基于数字化经济的档案信息化转型策略探究

许秀凌　王宁

摘 要：档案信息化转型从数字化起步，逐步推动电子文件归档与电子档案管理一体化建设。尤其是在当前数字化经济快速发展的背景下，信息化逐步成为行政单位关键性工作的制高点，对档案信息化建设的要求也在不断提高。基于数字化经济，通过强化档案信息化建设，坚持战略思维与管理技术内涵创新，统筹整合单位内部优势资源，以此助力档案信息化转型。本文通过阐述基于数字化经济的档案信息化转型的重要性，深入分析当前行政单位档案信息化转型存在的问题，并根据实际情况提出档案信息化转型策略，有效提升档案管理的实效性。

关键词：数字化经济；档案；信息化转型

信息化时代背景下，各行各业均在信息技术的带动下呈现出极其迅猛的发展趋势。行政单位档案记录着各项活动、各类会议记录等，档案信息化转型是行政单位档案管理工作创新的关键点。尤其是在数字化经济背景下，推动档案信息化转型能够更好地实现档案信息数据共享，让档案管理更好地服务于单位发展，充分凸显档案资料的作用。

一、基于数字化经济的档案信息化转型的重要性

1.有利于档案信息数据共享

为了促进档案管理信息化，实现档案信息数据的无障碍交换与传输，需要对信息技术的使用给予高度重视，只有将现代信息技术的作用发挥到极致，方能将档案资料的作用凸显出来，在彰显档案资料重要地位的同时，提升其利用效率。

政务服务中心涉及的工作繁多，尤其是在当前新经济常态的发展背景下，工作人员每天都将面对海量的档案管理工作，若能借助信息化手段帮助完成档案资料的收集、整理、存储、利用，势必能更好地实现档案信息数据共享和网络查询，让数据多跑路，群众少跑腿，充分发挥档案资料的利用价值，为信息化档案资料更好地服务于社会、服务于单位工作奠定坚实的基础。

2.有利于提升档案管理工作效率

通常，政务服务中心档案资料涉及的内容繁多，需要规范档案资料的调用和管理过程。尤其是在当前数字化经济背景下，政务服务中心的审批事项也越来越多，档案内容种类繁多，档案管理也呈现出多样化的特点。档案管理人员的工作量较大，工作压力较高，在一定程度上导致档案管理效率偏低。通过推动行政单位档案管理向信息化方向转型，借助信息化软件，能有效提升档案资料管理的实效性，更好地将档案的价值发挥出来。

3.有利于提升档案资料的使用年限

首先，档案管理向信息化转型是要将信息管理系统引进档案资源管理工作中，利用电子数据的形式来储存并管理档案资料，一来可确保行政单位档案资料的完整性，二来能为后续的使用提供便利。其次，电子形式的行政档案不同于传统的纸质档案，在一定程度上节约了档案管理的成本，还可以提升档案处理的速度，相对于传统的档案管理工作来说，电子档案更加便捷，而且处理问题的速度更快。此外，促进档案管理信息化建设，还应避免因管理疏忽而导致的纸质档案流失，或因虫咬、潮湿等因素导致的档案损坏，影响档案的寿命。

二、基于数字化经济的档案信息化转型存在的问题

1.档案资源分散，影响后期档案利用

在当前政务服务中心日常工作的开展过程中，不同岗位负责不同的工作，审批事项差异也很大，本着“谁审批、谁负责，谁形成和谁归档”的原则，由经办人负责审批业务的立卷归档工作，将整理好的纸质版和电子版移交档案管理部门，由档案管理部门负责档案的保管利用等。由于业务事项多而形成的档案材料也多，产生的业务档案也较分散，故在文件传输过程中很容易遇到档案信息被篡改、档案丢失、备份密封不完整和文件页面损坏等问题，严重影响后续档案资料的质量和利用。

2.档案管理体系建设落后，制约档案信息化转型

目前，虽然部分单位在档案管理过程中引入数字化设备设施，但由于受到办公空间和资金的限制，让行政单位电子化服务与全流程网络办事出现脱节的现象。同时，行政单位档案管理部門人员的配置不足，使得档案中心往往只来得及处理部分档案事项，严重阻碍了档案资料的信息化转型。政务服务中心在日常工作中主要开展的是一些便民类的服务，不同部门的管控职责范围和办事流程各不相同，因此，需要明确各部门在档案管理中应当履行的职责和义务，制定统一的规范标准，有效避免行政档案资料混乱的现象。

3.档案信息共享率不高，降低了档案资料利用效率

在行政审批档案向信息化转型的过程中，要想真正实现政务服务中心业务档案数据在行政审批各系统中无障碍传递、查询和共享，必须借助于信息化管理系统来完成。由于各部门的行政审批事项分别在不同的业务系统中办理，归档范围、审批流程、材料规范各有差异，不同业务系统的数据标准不尽一致，因此，所有业务系统与档案管理系统对接到一起存在很大困难，影响系统数据的整合利用，降低了档案共享利用率。

4.档案信息安全性保障低，制约档案资料作用发挥

档案信息化是时代发展的趋势，利用信息化管理档案具有数据传输、保存和整理快的优点，但是，行政档案管理信息系统的数据监测、恢复等技术有待加强，尚未实现档案信息的权限和加密管理，很容易造成档案信息出现被泄露、丢失或者是遭受黑客、病毒的入侵，从而严重影响单位档案的安全性，制约档案作用的发挥。

三、基于数字化经济的档案信息化转型策略

1.明确档案信息化转型目标，做好档案信息化定位

在当前数字化经济背景下，为了推动行政审批档案管理朝着信息化转型，档案管理人员必须掌握档案法律法规、政务服务事项电子文件归档规范、纸质档案数字化规范等标准，制定档案信息化方案，根据业务需求确定归档范围、数据采集、业务流程等信息，制定统一的电子档案规范标准。搭建档案信息化管理平台，明确归档配置信息、基本信息、办理流程、电子文件组件等元数据标准，确定档案目录包含的基本信息字段，优化检索功能，积极做好档案信息化转型定位，为提升数字化经济背景下档案信息化管理的实效性奠定坚实的基础。

2.完善档案信息化转型制度，健全行政档案管理机制

基于数字经济时代背景，档案管理部门要想真正构建完善的档案信息化管理模式，除了要依托于先进的档案信息管理系统外，还要建立一个统一的业务平台，将各业务部门的业务系统统筹到一起，以便于档案管理系统和业务系统的对接，方能对档案信息化转型起到有力的推动作用。在此过程中，各业务系统不仅要遵循协同运作模式，还要对传统条块分割式的档案管理模式予以革新，在互联网的连接作用下形成统一的档案管理工作凭条，让无纸化的档案管理得到全方位推行，建立出一套契合时代发展要求的电子文件单套制归档与电子档案单套管理流程，在提升档案管理效率的同时，最大限度地确保档案安全。

在行政单位档案数字化转型的过程中，一方面，需要借助信息技术一体化的档案管理服务平台，大力研究电子文件单套制归档方法，以打通系统间的数据通道，实现电子文件无纸化闭环管理。按照电子文件单套制归档技术规范，整合开发电子文件预归档功能组件，建设涵盖电子文件单套归档和电子档案单套管理的档案管理服务一体化平台；另一方面，可以将纸质档案采取高速扫描、数据库等技术生成电子档案，并将其存储到档案信息库中，实现电子档案的长久保存、共享利用，让其成为重要的公共信息资源。在数字化经济的背景下，为了让电子政务信息公开，需要根据档案保密等级的要求分级公开档案信息，让档案资料更好地服务于政务服务中心的工作。

在统筹整理行政单位档案信息化转型的过程中，健全管理机制是保障档案整理的关键，构建完善的管控体系是推动行政档案信息化转型的重要保障。同时，通过严格按照相关规定做好行政档案信息化转型工作，严格要求各个工作流程遵循相关国家规范标准，能够有效推动行政档案顺利实现信息化转型。

3.树立档案信息化发展战略思维，助力档案信息化转型

在数字经济的基础上，为了有效促进档案数字化转型，必须有超前的档案信息化战略眼光，为档案数字化转型提供科学指导，推进档案信息化转型，加快档案的数字化。同时，档案管理人员要具备过硬的综合素质，提高档案信息化战略思维，才能成为推动档案信息化的动力和重要保障。通过打造档案信息化系统工程，让部门形成协同合力，对推动行政档案信息化转型具有重要的作用。

一是注重全局性。在数字化经济下，为了推动档案管理信息化转型，需要顶层设计和高层推动，并置身于信息化的宏观发展战略中，明确行政档案信息化建设的方向性和目的性，有效破解行政单位档案信息化与信息设备无法呼应的“信息沙滩”现象。在行政档案的管理上，一些单位对档案工作不够重视，存在“重业务、轻档案”的现象，档案管理方面没有更多的标准和要求，导致行政档案信息化建设工作搁浅。基于此，在行政单位档案信息化转型的过程中，还应该建设更加系统且全面的信息化档案管理体系，重视档案信息化建设工作的开展，指定专门人员开展档案信息化建设工作，逐步实现档案信息的共享与应用，为单位各项工作的开展、管理水平的提升奠定良好的基础。

二是强调协调性。通过构建良好的沟通协调机制，有效避免行政档案信息化建设陷入“单兵作战”和“信息鸿沟”的被动境地，以便能够更好地顺应数字化经济发展的情形。

三是重视科学性。科学性是数字化经济下推动档案信息化转型的重要战略内容。因此，需要紧密结合行政单位档案管理的实际特点，优化资源配置，建立科学的评价体系，立足于科学的角度克服“信息孤岛”的难题，坚持做到先进性和适用性统一的目标，推动档案信息化转型。

四是保障前瞻性。在行政档案信息化转型的过程中需要加强档案信息化建设，始终着眼于长远谋划，准确把握行政档案信息化转型的趋势，坚持不囿于一时一事。只有这样才能够避免重规模效应、轻风险防范的现象，统筹考虑技术协调与单位档案信息化建设的可持续性，从而有效提升档案信息化建设的实效性。

4.构建良好的档案管理系统，提升档案信息化管理水平

在数字经济快速发展的背景下，为了能够更好地开展档案数字化转型工作，必须建立良好的档案管理系统，确保档案与政府服务中心电子处理系统的兼容性，以此促进档案管理信息化水平的有效提升。与此同时，档案信息管理在坚持高效、智能化的发展同时，也要保证工作开展的规范性，尤其是电子档案归档与移交更是要严格按照相关要求来执行，并尽可能减少手动操作，从而确保管理中心档案资料归档的准确性。

同时，适当加大信息化建设中的资金投入量，在行政审批业务系统中开发归档模块，通过档案管理系统与业务系统对接，统一归档规范和标准，实现业务数据“一键归档”，全面推动各项业务专网系统数据整合共享。另外，通过积极引入计算机、扫描仪等现代设备设施，以便为档案信息化转型提供重要的基础设备设施支持。尤其是通过建立功能齐全的信息化档案管理系统，制订科学、合理的计划，能够让单位档案信息化管理的实效性得到全面提升。此外，还应该制定统一的数据规范标准，在各个业务系统对接的过程中实现数据整合，能够让行政单位档案管理的过程真正实现透明化、规范化，从而更好地满足社会各界对档案资料的需求，服务于社会，营造良好的营商环境。

5.重视档案信息化管理人才培养，助力档案信息化转型

在当前政务服务中心档案管理的过程中，管理人员的思想和经验直接关系到档案信息化转型。然而，当前行政服務中心档案管理人员的信息化素养有待提升，所掌握的档案管理技术不够先进，缺乏丰富的管理经验与方法，不利于数字经济下档案信息化转型。因此，在面对数字化经济的宏观要求时，为了有效推动档案信息化转型，需要注重档案管理人员的选拔和聘用，并需要组织档案管理人员积极参与专业的信息化知识培训。同时，通过采取线上与线下相结合的培训模式，让档案管理人员系统地学习档案信息化管理的方法和技能，以此增强档案管理人员的信息化管理水平。

档案管理人员还需要不断解放思想，始终秉承“活到老、学到老”的精神，统筹结合数字经济时代的发展趋势，合理分配时间学习档案信息化转型的内容与方法，切实增强自身档案的信息化管理能力，为推动档案信息化转型建言献策，从而逐步建立起全面、系统和高效的档案管理信息化体系，更好地凸显出行政档案信息化建设的效果，让档案资料能够更好地服务于行政单位发展。

四、结论

总之，基于数字化经济背景，推动档案信息化转型是一个持续性的过程。通常，这个过程是动态的，且在这个转型的过程中需要得到上级部门的关注与支持，并需要制定完善的制度来规范档案信息化管理。只有当档案信息化转型成为一种必然，不断推动档案信息化转型，积极探索档案管理的新路径，才能推动行政单位档案管理工作更好地发展。

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作者简介：许秀凌（1971—），女，汉族，山东日照人，本科，高级经济师，研究方向：经济管理、档案管理；王宁（1974—），女，汉族，山东日照人，本科，高级经济师，研究方向：经济管理。