数字化档案信息资源开发利用路径探析

2023-08-29孔斌

兰台内外 2023年19期

摘要：档案信息具有其自身特性，对其开发利用需要找到合适的路径。大数据时代，为各行各业的人们提供了大量的信息，既包含有效信息，也包含无效信息，信息资源的开发与利用逐渐受到社会关注。在信息资源丰富的大数据时代，如何更好地开发与利用档案信息资源，使档案信息资源充分发挥其作用，具有深入研究的价值。文中将围绕数字化档案信息的特性，就其开发利用路径展开研究，希望数字化档案信息资源最大程度地发挥其价值。

关键词：数字化档案；信息资源；开发利用路径

数字化档案信息资源建设需要借助互联网与局域网、档案信息管理系统、档案数字化体系中的数据库、档案运用平台等，确保其能够实现对信息资源的良好管理。本文以企业发展为例，国家为推动数字化档案信息资源建设，出台了相关政策，企业领头人应充分学习国家出台的数字化档案信息资源建设相关文件，认识到数字化档案信息资源建设的重要性，借助大数据的优势，对自身档案信息资源管理方式做出改变，摒弃了传统的实体档案管理方式，转而应用数字化方式。新时代，数字化档案信息资源的开发和利用是企业生产经营和转型升级的核心力量。因此，十分有必要进一步了解数字化档案信息资源的开发利用路径，提升信息资源利用率。

一、数字化档案信息资源简介

企业收集到各类信息资源，经由专业部门将各类载体信息处理后，存储为数字化档案信息。企业的实体档案要想实现数字化存储，需要借助数字化扫描设备，对实体档案实施完整扫描，扫描后的信息经由计算机处理，存储载体转为数字。实体档案在转化数字档案过程中有两种方式，第一种是利用扫描设备，实体档案可以以图像作为载体，变为图像档案，或者是以文本作为载体，转化为文本档案；第二种是利用数码相机的拍摄功能，拍攝后还要借助胶片转化，数字信息转化成本更高，不如扫描方便。

随着我国经济社会的发展与进步，越来越多的群体需要利用档案信息资源谋求自身发展。当前，科学技术的发展速度非常快，用户的信息需求量越来越大，信息质量要求越来越高，数字化档案信息管理需要提升个性化服务。个性化服务代表了数字化档案信息管理的发展方向，所以，企业需要对收集的信息加以处理，选择最优化信息，对其进行数字化存储，提升数字化档案信息资源管理与服务水平，使数字化档案信息充分发挥价值。

二、开发利用数字化档案信息资源的意义

数字化档案信息资源在现代社会发展中具有很大的优势，能够为人们查阅信息、收集信息提供极大的便利，对于企业与社会的发展具有重要意义。

1.促进现代档案馆进一步发展

一方面，数字化档案信息资源的开发与利用能够使企业的档案管理现代化提升到新的层面；另一方面，是推动企业深入发展的基础。从宏观角度来看，整个大环境和信息资源使用对象不会发生大的改变，然而，信息资源利用情况显示，数字化档案信息服务非常局限，档案信息也较为单一，并没有将企业发展的大环境和关联信息考虑进去。从数字化档案信息开发利用的微观角度看来，旧的数字化档案信息管理方法已经与新时代发展不相适应，需要更新档案信息管理方法，为企业的生产经营打好基础。对数字化档案信息资源展开全面分析，有针对性地开发信息资源，考虑档案信息服务对象的需求，对其进行个性化处理，促进现代档案馆进一步发展，提升企业的发展质量。

2.提升企业档案管理现代化水平

数字化档案信息资源的开发与利用可以促进现代档案管理进一步发展，通过多种档案管理方法提升档案服务水平，实现档案管理工作稳步发展。大数据时代，数字化档案信息资源管理工作是必不可少的。企业内部各项工作的开展基本实现了智能化，智能化进一步推动了档案信息化建设，将智能化、信息化与企业发展相融合，充分利用档案信息资源，使得档案信息资源朝着智能化、信息化和数字化发展，还能够防止在管理过程中出现一些问题，提升企业档案管理现代化水平。互联网时代，信息资源传播速度非常快，每天都有大量的档案信息资源需要处理，数字化提高了处理信息的效率，实现了档案信息资源的个性化服务，充分发挥档案信息的利用价值。此外，借助大数据技术，可以建立系统的档案数据管理库，使得数据内容与数据结构相适应，实现电子档案信息的高效管理。

3.提高档案资源的利用率和共享率

首先，数字化档案信息资源的开发利用可以提高档案资源的利用率。传统纸质档案需要人工检索和整理，耗时费力，而数字化档案信息资源可以通过计算机系统实现智能化检索，快速定位所需的信息资源。此外，数字化档案信息资源可以便于多种形式的共享和传递，可以快速提升档案资源的使用效率和效益，进而提高档案资源的利用率。

其次，数字化档案信息资源的开发利用可以提高档案资源的共享效率。传统纸质档案的传递需要邮寄或快递等方式，费用较高，而数字化档案信息资源则可以通过网络传输，实现多地协作、多部门合作共享，大幅提高档案资源的共享效率，促进档案资源的跨区域、跨部门共享。

最后，数字化档案信息资源的开发利用可以提高档案信息的使用价值和社会效益。数字化档案信息资源可以便于多种形式的利用，包括数字化展示、多媒体演示、数据挖掘等多种方式，可以为学术研究、社会文化传承、经济发展等领域提供更为丰富、全面的档案信息支持。同时，数字化档案信息资源的开发利用还可以促进档案资源的普及和推广，为社会公众提供更加便捷、全面的查询和利用服务，从而提高档案信息的使用价值和社会效益。

综上所述，数字化档案信息资源的开发利用对于提高档案资源的利用率和共享效率，提高档案信息的使用价值和社会效益具有重要的意义。数字化档案信息资源的开发利用可以为档案资源的保护、传承、利用和发展提供更为全面、便捷的支持，促进社会信息化和数字化进程的发展，推动经济高质量发展。

三、数字化档案信息资源开发利用的路径探析

1.人才路径：建设档案数字化信息队伍，培养数字化理念

企业若想实现长期发展，必须重视建设一支优秀的档案管理信息化队伍，培养人才的数字化理念，通过多种方式对数字化人才开展培训，提升其整体素质，为企业的高质量发展奠定基础。对当前一部分企业调查后发现，企业内部的档案管理人员普遍存在相同的问题，不能够熟练操作数字化仪器，对档案信息数字化建设形成了阻碍，针对此问题，企业需要安排专业人员，为工作人员讲解数字化仪器的使用方法，提升其实践操作能力。企业不仅要培训工作人员的实践操作能力，还要评估工作人员的服务水平，针对服务质量较差的工作人员，需要定期对其培训，培养其良好的服务意识，提升整个管理队伍的综合素质，建设优秀的档案管理人才队伍。在培训数字化档案信息管理人员时，培训人员要树立数字化管理理念，了解大数据时代发展的需求，使企业档案管理工作与时代发展相适应，摒弃传统的信息管理观念，逐渐创新管理方式，学习其他企业成功的经验与先进的技术，熟知档案管理理论，促进数字化档案管理工作的高质量发展。

2.基础路径：开展档案管理基础设施建设

数字化档案信息资源的开发利用需要一定的基础，最主要的是基础设施建设。若没有智能化、数字化的档案管理基础设施，就无法顺利对数字化档案信息资源实现开发与利用。因此，企业内部需要全面分析企业员工提出的建议和问题，购入数字化、智能化办公设备设施。而且，采购经费需要由财务部门提供合理预算，充分发挥资金的价值，购入数字化办公设备设施时，可以多方比较，选择质优价廉的产品，为企业的持续发展奠定基础。企业各部门之间需要建立和谐的关系，注重档案信息资源的关联性，使企业档案管理在健康的环境下发展。应用现代化的档案资源管理方式，在企业内部成立管理中心，赋予管理中心更多管理职能，发挥管理中心的作用，对档案信息资源实行统一管理。为服务对象提供一站式服务，企业内部可以同时建立档案资源开发与管理平台，根据服务对象的使用需求，在平台设置多项功能，充分利用档案信息资源。另外，对其他企业展开调研，了解其部门组成结构，可以使企业之间实现横向联合，充分利用社会资源，丰富档案信息资源数据库，开发具有价值的档案信息资源。简化数字化档案信息资源平台的使用方法，让使用者可以在短时间内查询到档案信息资源。

3.技术路径：促进档案管理与企业业务系统相适应

以建设高质量数字化档案信息管理系統为出发点，需要促进档案管理与企业业务系统相适应，注重两者之间的关联性。制订方案或计划时，可以设置相应的查询功能，实现企业档案信息资源的长效管理。企业需要不定期检查数字化档案，分析其开发利用过程中出现的各种问题，针对问题制定解决方案，实时更新管理方案，使得档案管理方案与实际发展情况相适应，保持系统的科学性、合理性。企业档案具有两个特性，一是特殊性，二是保密性，需要使用科学的方法对其实行加密保护。数字化档案硬件与软件都需要安排专业人员统一管理，设备载体的时长需要严加控制，避免外界温度对其造成影响，软件的密码和权限管理需要十分重视，避免档案信息遭到破坏。

（1）数字化档案信息资源的采集是数字化档案信息资源开发利用的第一步，包括对纸质档案的扫描或数字拍摄以及对数字化档案信息的整理、分类、标准化等。数字化档案信息资源的采集要注意信息的准确性、完整性和可信性等因素，确保数字化档案信息资源的质量。

（2）数字化档案信息资源的存储是数字化档案信息资源开发利用的关键环节，应该遵循信息安全的原则，包括数据备份、防病毒、权限控制等，还要考虑数据的可持续性和可访问性，保证数字化档案信息资源的长期保存和使用。

（3）数字化档案信息资源的建设是数字化档案信息资源开发利用的重要环节，包括对数字化档案信息资源的加工、整理、标注、分类等，还要设计合适的信息检索系统和用户接口，以便用户快速、准确地查询所需的数字化档案信息资源。

（4）数字化档案信息资源的共享是数字化档案信息资源开发利用的目标之一，应该遵循信息共享的原则，包括合法性、安全性、合理性等，还要考虑信息资源的访问控制和使用权限，确保数字化档案信息资源的正当使用和利用。

（5）数字化档案信息资源的利用是数字化档案信息资源开发利用的最终目的，包括数字化展示、数据挖掘、学术研究、文化传承等多个方面，需要通过合适的技术手段和方法实现。

综上所述，数字化档案信息资源的开发利用路径包括数字化档案信息资源的采集、存储、建设、共享和利用等方面。通过对数字化档案信息资源的全面开发利用，可以为社会提供更为便捷、全面、高效的档案资源服务，推动档案管理数字化、信息化的发展进程，促进社会持续、稳定发展。

四、结语

数字化档案信息资源的开发利用过程并不简单，需要对数字化档案信息资源的开发利用具有整体认识，充分了解在大数据时代，档案信息资源的发展方向，使得档案信息资源管理朝着数字化、智能化、信息化的方向发展。企业应主动营造档案资源开发利用的良好氛围，充分认识信息资源，挖掘其资源价值，发挥其最大作用。所以，需要具备数字化档案信息资源管理理念，在理念的指引下，深入开展档案信息管理工作。档案信息资源既包括有效信息，也包括无效信息，非常有必要整合档案信息资源，而档案信息资源也需要由专业人员去做，以确保其整合效率，整合后的档案信息资源具有更高的利用价值，能够为用户提供更便捷的服务，避免查询过程中出现的许多问题，有利于整个大环境的改善，档案信息资源的利用率也得到提升。

基于以上讨论，开发利用数字化档案信息资源，需要充分认识数字化理念，在数字化理念的引导下，实现数字化档案信息资源的有效整合，发挥数字化档案信息资源的最大价值，提高其利用率。

参考文献：

[1]毛旭楠.档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究[J].兰台内外，2022（35）：7-9.

[2]连志英.数字档案资源社会化开发内涵及模型建构[J].档案学通讯，2019（06）：27-34.

[3]张蕾.数字化档案信息资源开发利用路径探析[J].办公室业务，2021（06）：79-80.

[4]赵莹，李冬梅.试析档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].黑龙江科技信息，2017（13）：263.

[5]赵生辉，胡莹.档案领域本体数据集衍生证据价值实现机理探析[J].浙江档案，2021（1）：19-21.

[6]吴志杰，王强.组织机构视角下的业务系统电子文件归档：问题、理念与策略框架[J].档案学通讯，2020（4）：79-86.

[7]于淼.数字化档案信息资源开发利用研究[J].兰台世界，2019（S1）：123-124.

[8]陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策，2006（02）：101-102.

[9]张荣华.探讨档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].黑龙江科技信息，2012（28）：129.

[10]焦丽燕.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].企业文化（中旬刊），2018（3）：240.