大数据时代医院档案管理创新思考

2023-08-29王哲沈俊龙

兰台内外 2023年19期

王哲　沈俊龙

摘要：近年来，随着科学技术的飞速发展，以信息技术和大数据技术为核心的社会科学网络正在迅速普及。如何依托大数据技术和数据资源挖掘、建立和完善医院档案管理系统，构建数字信息系统，集中处理各种数据资源，已成为医院档案工作人员最为担忧的问题。依靠数字技术、多媒体技术和大数据分析技术对医院服务中产生的各种医学期刊信息、文档资源、数据和图像资源展开综合分析和处理，加强档案管理机制，优化医院档案资源结构，促进医院档案管理体系一体化建设。鉴于此，本文对大数据时代医院档案数字化机制的构建展开详细分析，并提出具体的研究思路，以供读者参考。

关键词：大数据时代；医院档案管理；创新；思考

进入信息时代，各行各业创造了大量的数据资源。大数据时代带来的巨大信息资源对医院的档案管理产生了长期而深远的影响，各个领域都必须面临如何有效收集、分类、分析和利用日常工作产生的大量复杂信息问题。随着大数据技术和医疗技术的快速发展，医院档案数量和类型越来越多，档案资源的收集、分类、分析和使用难度也在急剧增加。同时，在大数据时代，数据挖掘可以集成、高效地分析和利用相关的归档数据。因此，在大数据时代，档案管理既有新的挑战，也有新的机遇。

在医院档案管理中，结合大数据时代的优势不仅是对时代号召的回应，也是医院档案管理和医院发展的必要条件。一方面，数据的使用为医院的发展带来了经济效益，促进了医院工作效率的提高，这是社会发展的大好机会。另一方面，在数据的使用方面也存在不足之处，因为医疗信息档案管理存在安全问题，给医疗信息档案的管理带来一定的风险。避免数据的负面影响是医院信息化和数据文件管理的一大挑战，辩证处理数据的使用，趋利避害，取长补短，要严把数据应用安全关，降低数据应用风险，使数据应用效益最大化。

一、大数据时代医院档案管理数字化建设的必要性

在医院档案数字化之前，需要总结医院档案管理数字化建设的基本内容，以及如何利用大数据技术优化医院档案资源管理机制，提高档案数据管理水平。首先，文献信息是医院日常档案管理中档案资源保存的前提，文献信息的有效、快速和准确处理直接影响档案保存的质量和效率。在互联网时代，随着医院档案管理的开展，需要将日常物品存储和集中管理，重要物品登记，重要数据资源保存在计算机数据库中，并通过局域网连接实现高效通信和即时通信，从而减少档案管理人员的工作量。接下来，有必要创建一个信息集成系统，在医院数据管理中使用社交网络来规范和组织患者数据。集成信息系统不仅可以有效地收集患者数据，而且可以使用大数据分析准确预测患者发展的状态。它可以使用计算机可视化技术以数字和文本表的形式显示患者的病情，根据相应的数据分布矩阵，可以直观地显示患者未來病情可能发生的各种变化，以便医生制订相应的诊疗计划，为患者提供医疗救治。

二、大数据技术的内涵以及特点

1.大数据技术的含义

大数据是指在特定的空间和时间维度上使用传统软件和开源工具收集数据。它是一种信息资源，根据数据分析机制和数据收集方法的要求，可以快速、高效地决策以及理解数据组织机制。基于大规模分布和快速增长的信息资源，以及科学的信息技术和有组织的计算创造了一种人工计算方法，即“大数据技术”，它针对大数据的信息分布结构和类型，并以编程为指导。

在信息化场景中，信息资源的结构和格式变得多样化，生活中实用信息资源的相关性被削弱，并通过数据库和网络进行存储和分类。通过分析大量类似的数据，可以确定未来的趋势，并技术预测未来会发生的事情。

2.大数据时代医院档案的特征分析

在大数据时代，医院归档数据的数量增加了，其类型和载体复杂多样。医院档案的来源更加广泛，收集方法也更加多样性，导致了档案数据量的爆炸性增长，与此同时，数据类型也在发生很大变化，变得越来越多，且更复杂和多样化。

三、大数据时代对医院档案管理的影响

1.医院档案管理的全面性

医院档案管理涉及广泛。在医学领域，它包括患者数据、药物、影像诊断、废物处理、科学研究水平和其他组成部分。医院管理服务包括采购、人员和图书等内容。随着医院规模不断扩大，如此庞大复杂的数据记录不仅需要详细的数据和明确的分类，还需要完整的保存。这就需要运用大数据思维来完成医院数据各部分的整合，从收集到开发利用，全面精简各部分，提高医院档案的整体管理水平。

2.医院档案管理的有效针对性

众所周知，有关医院档案的相关信息都是要严加保密的。例如，患者的病历、个人信息以及相关医院文件都是保密性较高的。所以，在处理相关档案信息的时候，相关部门应该积极学习和运用先进的大数据管理体系，采用信息化以及整体化的方式，有针对性地管理不同档案类别，从而保证医院档案管理的高效性、整体性以及及时性。

3.医院档案管理的科学性

随着医院的发展扩大，医院的档案管理工作量也随之变大，传统的档案管理方法只会增加工作量，并容易出错，应该利用在线数据和大数据技术实施管理，重点是根据档案的特点进行分类，并实施网络集成，以进一步提高医院档案的利用率。

四、大数据时代医院档案管理工作的问题分析

随着时间的推移，各行各业开始与网络建立紧密联系，通过这种方式，促进了整个社会生产力的进一步提高。作为保存各类医院数据的基础工作，档案管理的质量将直接影响医院其他管理工作及其未来的发展。在大数据时代，原有的档案管理模式并没有完全适用于当前的档案管理工作，实际管理工作中的各种问题也逐渐暴露出来。

1.管理责任不够明晰

一些医院对档案管理不够重视，管理混乱，主要体现在职责不清，存在职能重叠等问题。例如，由于管理责任不明确，案件卷宗等数据没有及时分类收集，很容易丢失，当需要查找该病历数据时，很难准确、快速地找到它们，降低了工作效率。

2.档案管理效率低下

一些医院虽然安排档案管理工作，但由于缺乏科学、有效的管理，在医院档案的报送上不认真、不负责，随意性较大，导致档案管理效果不佳。例如，由于档案处理不足，很难在医学研究中提供科学、有效的参考，档案管理效率低下，直接影响档案管理在医院科研中的积极作用。

3.信息化水平不高

由于医院缺乏档案管理意识，办公条件差，缺乏独立的档案管理场所，大多与办公室、仓库和档案阅览室混淆，安全风险较高。医院档案管理的信息技术相对落后，仅停留在纸质档案中，没有充分利用计算机及大数据技术。此外，纸质档案由于体量大和空间大而难以储存。

4.档案信息利用率不高

首先，由于制度原因，医院档案的管理方式是封闭式管理，主要由醫院管理人员和人事部门使用，一般不向公众开放。由于本人无法查阅自己的档案，因此，档案在医务人员心目中变得可有可无，致使有些档案长期存放一处无人管理，使用率也就大大下降。

5.档案材料收集不齐全

首先，医院员工缺乏对档案的了解，不具备档案管理意识，一些医务人员对档案管理缺乏基本的了解，不清楚哪些档案需要归档，甚至一部分档案，如获奖材料和进修材料，都是自己保留的。另外，在填写个人资料时，个人填写的数据与存储的最早数据相冲突。同时，医院有关部门对档案不够了解，档案部门没有及时交付创建的材料，导致有些档案归档延迟，甚至丢失、损毁。

五、优化大数据背景下，医院档案管理的策略

1.加强档案管理人员的素质培养

随着社会的发展，传统的档案管理方法已经不能满足当前医院发展的需要。因此，未来医院将不得不创新医院档案管理方法，在这个过程中，培养管理者的自身素质也是不可或缺的重要因素。作为档案管理的主体，档案管理人员的素质将直接影响档案管理工作的质量，这就需要医院培养管理人员的专业知识。同时，还必须有针对性地培训应用计算机、大数据等先进技术，以提高他们的档案管理专业知识和计算机等操作技能，并为进一步提高档案管理工作质量创造有利条件。

2.加强医院档案管理信息化建设

医院档案管理信息化水平在一定程度上影响着其未来的发展和管理。一方面，大数据时代医院应该改变传统的人工管理方式，将各种数据输入计算机，并实施电子存档。同时，还需要加密电子档案，以确保数据档案的真实性和准确性，为档案管理人员和医院调查提供便利；另一方面，应注意定期检查和维护计算机硬件设备设施和软件系统，以避免计算机硬件损坏或受到病毒的威胁，必须加强档案管理信息化建设。

3.适度公开档案信息

除了某些机密文件外，个人数据库中包含的其他非机密信息也应予以保密，如简历、年度评估表和其他自行填写的表格，以及学术培训材料、专业（岗位）资格材料、评估材料（聘用）、专业技术职称（职务）材料和反映学术水平及科学研究的材料等。医院应建立档案管理信息服务平台，实现网络查询和信息共享，借助密钥申请和身份认证，适度公开相应的档案信息，可以实现档案的远程搜索和使用，提高档案信息的利用率。

4.加大对档案资料的利用程度

档案管理受到传统保守意识的影响，医院档案服务仅限于单位管理员和内部人员，档案利用率很低，档案的经济性和社会价值利用效率降低。随着社会的发展和市场经济的变化，医院档案工作者释放思想，更新观念，积极参与开放服务，将“死亡档案”转化为原始数据，最大限度地发挥档案在当代医院建设中的作用，将档案工作纳入医院临床、科研、管理等工作中。医院档案将临床资料、科研和管理结合起来，不断收集医学档案和科研资料，为医院科研提供科学的数据。首先，必须确保数据收集的安全性。医学研究和临床文献的收集是从使用角度的需要出发，尤其是那些图书馆没有收集，但对临床、科研和管理都有参考价值的档案信息。其次，归档数据必须及时数字化。同时，建立并推广分布在医学和行政领域的基础设备设施和科技档案数据库。最后，需要深入学习以了解用户的真正需求。医院档案工作人员深入到底，认真学习，真正了解临床医务人员和行政人员的需求，根据用户的不同需求，为其提供优质的档案管理服务，以适应新形势下档案管理工作的要求。

5.加快医院档案信息化建设的进程

首先，在大数据背景下，医院档案管理应始终以数字化为重点。档案数字化的目的是发展医院档案管理，在医院档案联网的基础上，实现医院档案数据存储的集成和可视化。其次，由于数字资源是中心，相关部门必须不断改进医院档案的管理，重点是改进档案管理信息化系统，增加医院档案信息的可用性。此外，档案管理数字化的出发点是实现医院各部门信息资源的共享。然而，为了确保内部数据资源后台的安全，可以建立适当的安全机制，有效加强大数据的安全管理，加强云服务的应用，构建安全的信息系统机制和完整的云安全体系。此外，数据安全是一项正在实施的工程，因此，必须切实加强档案管理信息化建设，以满足新时代发展的需求。

6.加强软硬件及基础设备设施的管理

在大数据背景下，医院档案管理信息化必须加强软硬件及基础设备设施的管理。一方面，医院必须大力开发新软件和新技术；另一方面，从技术上解决各种IT问题，有效解决相关的数据管理延迟问题。

六、结束语

总之，构建医院档案管理信息化系统，可以将不同科室的医患信息有效连接起来，实现数据同步管理和交互共享。利用大数据技术，可以在加强数据使用和医生搜索习惯的基础上，实现对多个数据资源的优化管理和同步挖掘，使其具有标签管理的特点，从而满足医院数据资源综合利用和综合管理的需要。

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