拓展节能档案数字化利用的探索

李伟旭+周鹏

【摘要】首先结合节能工作需求，提出了拓展节能档案数字化利用的意义；接着介绍了其总体框架和主要功能；然后从动力、技术、政策等方面进行可行性分析；最后从节能档案数字化、节能部门资源整合、按需编研、提升人员业务能力等方面对如何拓展节能档案数字化利用进行阐述。

【关键词】数字化 档案 利用 节能 宣教

在网络信息时代，在数字技术和网络电子设备普及的大背景之下，人们的工作、思维方式都发生了极大的转变，这些对传统的档案管理模式带来了巨大的冲击。作为节能工作的基础组成部分，节能档案管理面临着如何与节能工作紧密结合，更好地发挥信息指导作用的现实课题。

拓展节能档案数字化利用，将节能档案管理和节能宣传教育有机结合，利用数字化和网络化技术，在重点公共区域设立节能档案数字化查询终端，起到节能宣传教育的窗口作用，将推动节能档案的查阅利用向便捷化迈进，将开辟电子信息领域节能宣教公众平台，是节能档案融入信息发展轨道的有利契机，是增强节能宣传效果的创新举措，是服务节能工作的有效途径。

一、基本设想

（一）总体框架

利用公众场所现有的触摸查询一体机和互联网环境等硬件设施作为节能档案数字数据的载体，作为节能档案数字化查询终端、节能技术推广平台、日常节能宣传的公众展示屏，通过互联网定期更新升级节能档案数据，可以方便用户直接终端查询调阅节能档案资料信息，平时可作为节能资料的滚动宣传屏。

（二）主要功能

节能档案数字化利用终端兼具档案查询终端和节能宣传窗口双重作用，首要功能是节能档案的终端服务，主要包括资料检索、调阅、远程传输、后台管理等内容。第二功能是节能宣传的电子窗口，可具备宣传资料播放、知识问答等功能，还可引入趣味知识闯关游戏等，目的在于引导公众了解节能信息，掌握知识，增强意识，从而服务于节能宣传。

二、动力和可行性分析

（一）动力分析，节能档案的多元化利用需求与传统保守模式不相适应

节能档案面向多层次、多角度的利用者，利用需求是多元化的。而传统的档案管理模式，把节能档案放在文件柜里，利用者到节能主管部门查资料，看文件，已远不适应当今工作需要，造成节能档案资源分散，部门间无法互通有无，利用者有时无处可查。节能档案数字化利用终端则实现各主管部门节能档案资源全面整合，有效弥补了节能档案查阅利用不便的缺陷，实现自主、灵活、个性、多元利用，更加契合利用者的需求，贴近公众生活。

（二）技术分析，网络电子技术的发展已具备硬件条件

随着我国电子化、信息化的迅速发展，目前公众服务区域已基本覆盖互联网接入端口、触摸查询一体机已广泛存在于学校、商场、医院、政务服务部门等公众场所、节能档案的数字化程度逐渐提高、海量存储技术的飞速发展，这些都为节能档案利用终端提供了必备硬件条件。

（三）政策分析，在现有政策环境下具备可行性

2014年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》第十一条指出：“在服务内容上，既做好帮助有关单位建立和管理档案的服务，又做好为社会各方面提供档案利用及政府公开信息、其它信息的服务，特别要积极把涉及民生的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，优先提供利用”。节能档案数字化利用终端的宗旨正是亲民、便民、利民，让利用者方便快捷的自主查询利用，增强了节能的全社会参与度和融入感，是主题资源集中的服务模式，能够高度发挥资源利用效率。

三、条件论证

（一）节能档案的数字化是首要环节

目前，节能电子档案便于查找、存放灵活、传输快捷，已成为节能部门首选档案形式，但因节能档案利用率普遍不高，节能数字档案的归档存在很大的随意性。因此，节能档案数字化利用终端的拓展，将打破传统节能档案管理的应付懈怠状态，使节能数字化档案转向由公众监督，以利用为目的归档，从而必须具备规范性和系统性。数字化节能档案的收集需要节能主管部门有针对性地做好节能数字化档案的收集、整理、编选、发布等工作，定期提供节能档案源数据，实行数据更新升级。要从保密安全角度进行筛选，从用户需要方面进行分析，区别轻重缓急、突出节能宣传档案的时效性、突出节能技术档案的广泛性、优先对利用者感兴趣或急需的档案进行整理、分享。档案部门和节能主管部门要共同研究解决档案集中共享的软件环境，可参考政府信息公开模式，做到分别归档，统一共享。

（二）各节能主管部门协调整合资源是必要条件

节能档案资源是一个整体，需要各节能主管部门共同提供，这就需要进行资源整合。档案部门要将节能档案管理纳入统一管理体系，提供技术支持和监督指导，明确节能业务档案的规范和标准，由节能部门具体实施。节能主管部门之间，要增强协调配合，可定期召开档案协作会议，互通有无，信息互补，为档案工作的交流学习搭建平台。

（三）针对需求开展编研是推进手段

节能档案数字化利用终端为利用者与节能档案管理人员搭建了交流互动平台，有助于档案管理人员摸清利用者的具体需要，了解利用者需解决的具体问题和档案利用的兴趣点、时间点等。以此为基础，开展好档案编研工作。例如做好大事记、年鉴、总结、节能设备登记、工作纪实、技术产品图文集的编写、节能数据分析、发展趋势预测等[1]，满足利用者多样化需求，充分发挥节能档案的信息价值。

（四）提升人员业务能力是基本保障

加强培训交流，有效提升档案人员综合业务能力，是拓展节能档案数字化利用终端的基本保障。一要引入系统化培训。档案部门要将节能档案管理人员纳入培训范围，针对实际需要，开展档案业务、信息化业务和保密条例的系统化培训。二要增强实践操作能力。按照业务规范，结合节能工作特点，对节能档案工作的各个环节进行示范性培训，提高人员的实践操作能力。三要运用动态方式。要组织节能部门之间横向和垂直交流、节能与档案部门之间的工作研讨，让节能档案人员走出去，学习借鉴其它部门的经验，互动互补，不断完善。

参考文献

[1]李伟旭.关于节能减排档案正规化管理和创新实践的思考.能源技术与管理，2016.