6S 管理在病理档案管理中的应用

王勤 李 韬 周宁

四川绵阳四〇四医院病理科，四川绵阳 621000

病理档案是医院档案的一部分，是对患者做出病理诊断的重要依据，是病理工作的重要组成部分，也是医院和有关医疗活动中的重要原始记录，在医疗、教学、科研中发挥重要作用。病理档案管理是一项多环节、严密细致的工作，需要科学管理、材料保持完整、保存妥善[1]。因此，科学高效管理好病理档案对管理人员的要求越来越高，将6S 管理法应用于病理档案管理不仅可减少失误、改善工作环境、提高工作效率，还可提高管理水平。

1 病理档案的内容及重要性

病理档案资料涵盖从病理检查申请单开具至病理报告单发出全流程的所有资料，包括文字资料（申请单、登记本、试剂使用、质量控制记录、病理报告单等)和实物资料（标本、蜡块、切片等），是病理医师对患者做出病理诊断的重要原始资料，也是为临床治疗或手术提供治疗和建议的客观依据；病理档案还可为病理医师提供学习和科研资料以及为解决医疗纠纷提供重要参考依据。因此，病理档案不仅是患者医疗病历中的重要内容之一，更是医院医疗、教学、科研的宝贵资料。此外，病理档案资料不断积累，可促进病理诊断水平不断提高，病理学科亦得到广泛发展[2-5]。

2 6S 管理的具体内容

5S 管理起源于日本，是指在生产现场对人员、机器、物品、材料、方法等生产要素进行有效管理的一种办法。它是日文中的五个单词Seiri、Seiton、Seiso、Seiketsu 和Shitsuke 的简写字母，分别为整理、整顿、清扫、清洁、素养。而6S 管理是基于5S 管理的扩展，在5S 管理的基础上增加Safety（安全），形成6S。6S 管理的内容如表1 所示：

表1 6S 管理的内容

3 病理科档案管理现状及实施6S 管理的必要性

病理档案具有类别多、分布广的特点，每日均需对各类资料进行登记、整理。由于标准的程序化档案资料管理系统还未在所有医院病理科投入使用，多数病理科仍延续以往的人工归档，人工管理无疑会加大管理的工作量和难度。在实际档案管理工作中许多科室尚存在以下问题：①缺乏完善的管理制度：部分医院更注重实际效益，缺乏对档案管理工作的重视，未制定相应的管理制度或制度不健全，导致档案管理工作落实不完善。如资料未及时整理、存放无秩序、标识不清、环境杂乱、查找困难等。②管理方式落后：部分科室仍采取粗放式管理，导致资料丢失、损毁。如文字资料长时间保存导致资料破损、字迹模糊，医院对此投入切片易褪色、黏灰、破损等[2]。③管理水平较低：绝大多数医院病理档案管理工作未受到足够重视，医院投入资金、人力不足，导致本岗位人才缺失[6]。目前，多数医院病理科档案管理工作均缺乏专业人员专职管理，大多由技术人员兼职，未接受专业的培训，缺乏科学的管理方式和先进的管理办法，基本延续科室的老旧方法管理，效率低下[7]。因此，现迫切需要探讨更先进的档案管理模式和方法，推动档案管理现代化，以促进医院档案管理工作质量和效率的提高，突显档案资源的作用。6S 管理贯穿于档案管理全过程，可确保档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作更加标准、规范和高效，提高管理人员的积极性、管理水平及工作效率，并改善工作环境，同时病理科也得到快速发展[8,9]。

4 6S 在病理档案管理中的应用

4.1 区分要与不要物，节约空间

病理档案无论是实物性资料还是文字性资料均是必要物，但各类资料的储存时间存在差别。因此，为使病理档案管理更为精简，达到节约空间的目的，首先需明确各类档案的储存时间，在此基础上充分利用空间[10]。如标本储存箱每2 周循环一次，保证储存时间的前提下充分节约空间。对需要保存15 年的档案，如蜡块及各类病理检查申请单放在专门的储存柜；对只需保存1 年的档案，如TCT 薄片或刷片中的阴性片则放入专用阴性片箱内，1 年后统一销毁处理，这样可节约大量档案储存空间。而对超过15 年的档案资料，销毁前应上报医院医务科，经科主任同意后才能实施销毁。销毁前应先检查资料的完整性、有效性，避免遗漏、误销，且资料销毁的形式、资料的年限、类别、销毁执行人等也应做好记录[11]，所以病理档案的整理是一个周期循环的过程，日常工作中应做好收集、标记工作。

4.2 明确四定原则，达到三易目的

病理档案具有动态更新、与日俱增的特点，如何在后续归档及档案利用工作中做到高效、省时，需要紧紧抓住“四定”原则。总体要求是按照档案的类型确定基础的数量或容积，明确归档方式及存放位置且在归档前做好标识工作。具体做法：①标本。标本储存箱容积恒定且标有序号，根据序号放在冰箱指定位置并在登记本上记录日期及对应箱号，冷藏保存2 周后冷冻保存，待回收人员回收处理。以此一一对应的方法循环，不仅可有序开展日常取材工作，也便于后续根据需要补取或进行科研项目时快速找到标本。②蜡块和切片。标识首先体现在包埋盒及载玻片上，目前采用打码机统一打印病理编号及专属二维码，这样可统一样式、规范美观，长时间保存后字迹仍清晰。诊断报告发放后需及时对蜡块封蜡，避免组织长时间暴露在空气中造成组织凹陷、性状改变，归档前封蜡可延长蜡块保存时间。定量是每盒蜡块周转柜和贮存柜内的蜡块数是相同的，归排蜡块时需对照取材工作单上的取材记录，核对蜡块数量无误后按顺序放置，且每盒均需做好标注，包括蜡块类型、蜡块起止号。对切片而言，医生会在刷片和TCT 薄片的标签上标注阳性片，其余阴性片均放入专用阴性片箱内，一年后统一销毁处理；对需要保存15 年的其他切片的归档与蜡块类似，按照分类、排序、核对、装柜、转移、标注的方法进行。③文字类资料。四定原则贯穿于整顿的全过程，包括分类、排序、标注、装订、贴标签、归档。为使后续装订过程更加便捷，分类和排序就要做到定量与定标，如申请单上附有冰冻检查知情同意书的冰冻申请单可选择100 张/袋，其余申请单为150 张/袋，排序过程中必须保证顺序正确，在档案袋上做好组织类型及起止号标注，后续归档可直接装订成册，并贴上封面，按照年限及类别放在指定档案柜中。因此，无论是实物类资料还是文字类资料的归档均需先做好日常收集、整理工作，始终坚持定量、定位、定法、定标四大原则，使后续归档工作高效、无误，才能在档案利用中易见、易取、易还。

4.3 清扫科室环境，保持整洁

档案管理是一项相对独立的工作，但与档案管理相关的环境清扫却是一项每日必需的工作。保持环境干净整洁不仅是一个科室的风气，还可调动员工工作积极性。每日工作完成后均需对现场环境打扫，包括台面、地面清扫，设备维护保养，保持档案室无垃圾、无灰尘、无闲置的良好状态。

4.4 建立清洁制度，巩固成果

除硬件改善、布局调整外，严格清洁制度是必不可少的，只有严格遵守清洁标准且有效执行，才能保证质量、提升档案管理员的工作效率[7-12]。因此，制定科室清洁制度，将其常态化并定期检查，维持清洁，明确整理、整顿、清扫的过程，做到标准化、制度化操作，为各环节打下良好基础。

4.5 养成规范习惯，提高管理水平

对管理人员全面培训，学习先进的管理模式，提升管理能力；制定相关管理制度，严格执行并形成规范；加强有关档案管理责任体系，明确分工及职责，有效、高效开展工作，提升管理质量。在实践中，对各种档案进行分类别保存管理，以利于档案资料的查找、搜寻和浏览[13,14]；创造整洁舒适的工作场所，铸造良好的团队合作意识。

4.6 加强安全管理，确保安全

档案管理需高效、科学地对各类档案整理、收集、归档、调用，确保档案安全。档案安全包括信息安全和环境安全，环境安全是基础，要健全科室安全管理制度，提高科室人员的安全意识，如档案室严禁吸烟和使用明火，且需定期监测以满足档案存放的要求，如温度、湿度、防火、防盗、防尘、防潮、防霉等，并做好记录，做到事事有痕迹；保持走廊畅通无阻；定期维修保养消防设施及器材，确保其处于良好状态。档案资料需根据类别分区分房保管，如病理蜡块和病理切片不能存放在同一房间、待整理与整理完的资料不能存放在同一区域[15]。随着计算机软件的大量运用，建立规范的电子病理档案管理模式在档案管理工作中扮演重要角色，当今患者病历信息不仅存在纸质档案，也录入医院信息系统，因此要确保信息安全，最重要的是加强计算机安全管理：如不擅自拆装计算机硬件，不擅自安装和卸载软件，接入互联网的计算机必须安装正版的反病毒软件，并保证反病毒软件实时升级；规范人员安全使用计算机行为等[16]。目前信息化尚不能完全代替传统蜡块、切片的存在，在实现电子病理信息资源在计算机网络环境下运转的同时，继续保存传统的纸质档案和切片、蜡块档案，既可解决电子病理档案提供的利用和共享资源问题，又可解决归档病理档案的凭证问题[17]。

5 效果评价

2015 年至今，本科室采用6S 管理法对科室档案管理后，归档的及时率、档案的完整率、查找耗时率、环境整洁安全性等均得到显著改善。具体效果：①归档及时率。随机抽查实物资料及文字资料各5 例，9 例均在报告发放后2 周内完成归档，归档及时率90%。②档案完整性：随机抽查实物资料及文字资料各5 例，10 例均完整、齐全，档案完整率100%。③查找耗时率：随机抽查实物资料及文字资料各5 例，10 例均在5min 内查找完毕，耗时较未实施6S 管理前明显缩短。④环境整洁安全性：实施6S 管理后各类档案均定量定位放置，废弃档案定期处理，环境清洁与安全定期检查，环境整洁安全性较未实施6S 管理前有所提高。

综上所述，为充分发挥档案资料的价值，前提是做好档案管理工作，高效的档案管理需要好的管理模式及规章制度保障。6S 档案管理是一种可实操的方法，将其应用于病理档案管理，科室环境会更加整洁，提高管理人员积极性，使管理工作更加科学、高效、规范。