体育院校档案的信息化管理与开发利用策略研究

摘 要：体育院校档案的信息化管理与开发利用，其重要意义在于降本减耗，提质增效，同时为深化素质教育改革提供重要参考。但是由于受到多种因素的影响，一些体育院校对于档案信息化管理及开发利用仍然存在重视程度相对有限、局部性、片面化等问题。这些都对档案信息化管理与开发利用造成了负面影响。新时期体育院校档案的信息化管理与开发利用需要提高认识水平，强化源头治理，还需要落实责任主体，细化管理标准，同时立足实际，提高个性特色以及密切沟通交流，保持弹性优化。只有着眼于工作思想和管理模式的同步优化，体育院校档案管理信息化才能基于技术支持深化开发利用，进而推动档案信息资源实现价值最大化。

关键词：体育院校；档案；信息化；管理；开发利用；策略

信息时代背景下，技术日益深刻地影响越来越多传统行业的重要管理工作，包括体育院校在内，教育领域档案管理信息化正在成为大势所趋。尤其是基于信息化管理加快档案开发与利用也日渐成为体育院校管理工作的热点。不过，受到传统思想与管理模式的局限，一些院校在档案管理信息化及开发利用层面仍有缺陷与弊端。这不仅制约体育院校档案管理信息化与开发利用的品质与成效，还不同程度地阻碍体育院校管理工作整体提质增效。因此，新时期体育院校迫切需要深化档案管理信息化发展程度，全面提升档案开发利用的全面性、针对性与有效性。

1 体育院校档案的信息化管理与开发利用的重要意义

1.1 降本减耗，提质增效

信息技术自出现后便在短时间内得到全面普及，尤其在企业中得到迅速推广与应用。究其原因，帮助企业节约成本、提高效率和效益是根本原因。同理，体育院校档案信息化管理与开发利用的重要意义之一也在于降本减耗、提质增效。一方面，档案信息化管理极大减轻了人的劳动强度，使有限的管理人员能够更加从容地应对持续增加的档案体量。无论是从节约人力资源成本还是缩减时间成本及随机成本的角度讲，信息技术在很大程度上减轻了体育院校在档案管理领域的各项成本与费用支出。另一方面，强大的机器算力在提高档案管理质量与效率方面也具有难以比拟的显著优势。首先，使用技术手段管理档案及开发利用档案数据几乎不存在人为主观疏忽造成的错误或缺失。只要在原始档案的起步环节确保其真实、准确、全面、完善，其在信息系统的自动整理、计算、分析便可最大限度地避免人为因素的干扰或破坏。同时，信息技术具备光速传输与海量存贮的典型优势，可将绝大部分统计分析工作时限缩短至小时、分钟乃至秒。这使体育院校档案管理及开发利用实现了实时性、提升了时效性，也是传统模式下人工作业完全无法达到的程度。

1.2 为深化素质教育改革提供重要参考

档案是记录历史信息的重要载体。这些历史信息中既包括成绩、成就、功勋，也不乏失误、损失或事故。古人云“以史为鉴，可以知兴替”，也就是可以从历史资料中发现兴衰起伏的变化状态。同样，体育院校档案管理也能從中发现教学、科研、训练、竞赛等各方面的成与败、对与错，并总结经验。而这些历史资料及经验总结，显然可以为当前及未来提供规避错误、防止风险的数据参考或科学信息指导。尤其在持续深化素质教育改革的时代背景下，更加有助于优化改革措施，进而最大限度地确保教育改革沿着科学发展道路前进。

从这一角度讲，体育院校档案信息化管理与开发利用的又一重要意义就是为深化素质教育改革提供重要参考。换言之，利用信息技术改善档案管理、开发利用，档案数据如同为体育院校教育教学提供科学参照，以帮助当下及未来的教学、训练，比赛及科研等工作方向正确、路径可靠、措施有效。而这对包括教学双方在内的各领域、各环节显然具有毋庸置疑的积极意义与重大作用。

2 体育院校档案的信息化管理与开发利用的常见问题

2.1 重视程度相对有限

在信息时代背景下，信息技术越来越广泛地应用于社会各行各业。不过，一些体育院校的信息化发展并不完全均衡。特别是对处于档案管理来说，包括院校领导在内的许多机构及人员常常对其欠缺足够重视，认为档案管理仅仅是后端管理工作，对院校教育教学、训练、比赛或研究并不具有直接关系。这种工作理念上的忽视往往导致档案信息化管理与开发利用遭遇诸多掣肘。包括对信息化基础设施建设缺乏投入、建设进度滞后、人员配置不到位、制度设计不完备等。

不仅如此，由于在管理思想的高度没有形成对档案资源开发利用的系统性要求，不少体育院校档案信息化管理长期停留在以存贮保管为主、开发利用不足的初级阶段。这种不利局面不仅严重制约了档案信息化管理水平的提高，也使档案开发利用流于口头、表面，并未真正将档案潜在的信息价值得到充分挖掘与使用。

2.2 局部性、片面化

思想上不重视给体育院校档案管理造成的不良后果还包括信息化与开发利用出现局部性、片面化问题。即这些体育院校档案信息化管理限于档案管理部门里或后勤行政范围内，也就是未能形成覆盖全局的整体框架，无法与包括教育教学等其他业务形成融合与联通。由此产生的结果就是档案信息化管理仅仅是小范围的局域网，不仅无法将信息化管理实现全面覆盖，也不能从根本上实现对信息技术的充分利用，更加无法针对档案资料潜在的信息资源加以挖掘和利用。本质上，局部与片面的信息化就是人为制造数据壁垒，这不仅是信息化管理的最大障碍，还是阻挠档案资源开发利用的根源问题，是体育院校在信息时代迫切需要加以突破和超越的瓶颈之一。

3 体育院校档案的信息化管理与开发利用的主要策略

3.1 提高认识水平，强化源头治理

档案管理信息化与开发利用是具有较高技术性要求的专业工作，不仅需要管理人员具备足够全面的理论知识，还应当掌握包括档案管理及信息化技术在内的多种实用技术。不仅如此，由于对管理及开发的系统性要求，其在顶层设计环节也需要形成高度规范化的体制机制。总而言之，制度框架的完善性将在很大程度上左右档案管理信息化及开发利用的有效性。因而体育院校档案的信息化管理与开发利用格外需要完善顶层设计、强化制度供给。与此同时，档案管理信息化与开发利用都是与人息息相关的管理活动管理者的思想意识与工作观念也是决定管理品质与效果的核心要素。一些体育院校档案管理较长时期延续传统工作模式，对于信息化发展及开发利用档案缺乏应有关注。这是制约档案信息化管理与开发利用效果的重要诱因，也是新时期体育院校需要尽快突破的短板弱项。

因此，从主客观双重维度考虑，体育院校档案的信息化管理与开发利用既要提高认识水平，又要强化源头治理。一方面，院校领导及决策层当作出表率，应利用一切机会与场合阐释并强调档案信息化及其开发利用的重要性、现实性、紧迫性。只有自上而下形成重视档案信息化、关注档案开发利用的良好氛围，体育院校档案管理才能形成更加有利于信息化及开发利用的整体格局。这是提高管理有效性与开发利用可靠性的先决条件。另一方面，制度刚性保障是促进档案信息化管理与开发利用优质高效的重中之重。体育院校需针对档案管理信息化及开发利用不断完善制度设计。比如建立健全精细化管理标准，也就是确保档案形成精细化、精确化的标准体系。首要的是制定统一标准，也就是形成一套具有强制性的通用标准。在实践中，个别院校在原始档案填制的起步阶段就存在标准不一、模棱两可等混乱状态。一些机构及人员填制档案时随心所欲，缺乏档案管理基础知识与最基本的责任意识。纠正此类问题的突破口就在于标准体系的唯一性与强制性。只有在制度设计的高度突出刚性约束力，档案管理才能基于标准化源头为信息化管理及开发利用奠定扎实基础。

3.2 落实责任主体，严格监督考核

档案管理是与人的能力素质密切相关的管理工作，档案管理信息化与开发利用更加需要每个相关人员切实履行协同合作的职责义务。倘若其中任何一环存在差错或漏洞，则最终开发利用的结果必然存在缺陷或错误。而这就需要体育院校落实责任主体，严格监督考核，从而在档案信息化管理与开发利用中确保有关各方履职尽责。一方面，落实责任主体的单一性，即便存在直接责任与间接责任的多重责任关系，直接责任方也需切实避免重叠或交叉问题。这是杜绝逃避、推卸责任的关键，也是在原始档案形成阶段保证品质、防范风险的重要措施与策略。另一方面，确定且落实责任追溯制度。责任追溯是大幅提升管理质量、强化制度刚性约束的有效策略，也是帮助每个责任人时刻保有责任心、杜绝侥幸心理的有用手段。特别是在人员流动日益频繁的时代背景下，责任追溯制度不仅有助于增强责任人履职尽责的主动性，也有利于优化管理业态、构建更加健康完善的管理环境。

在此基础上，体育院校档案信息化管理与开发利用需与绩效考核紧密联系，并保持常态化考核与评价。一方面，考核责任人在完成基础性管理方面的准确性、完整性。另一方面，考核责任人在协同合作层面的主动性、及时性。前者主要包括填制原始档案时对各项标准的执行程度与完成质量。这是考察责任人基本业务能力和工作意识的重要环节。后者则主要体现在档案开发利用环节，也就是非档案管理部门人员在主动配合进行档案开发利用中的态度、意识与能力。只有结合两方面、全过程深化监督考核，体育院校档案信息化管理与开发利用才能基于每个部门与成员的协同合作而有序推进、健全发展，才能从根本上确保各项管理工作切实有效、真实可靠。

3.3 立足本地实际，提高个性特色

檔案信息化管理与开发利用受到档案类型、内容及开发利用目的、形式等多方影响，大多数体育院校往往难以获得可完全照搬的参照或模板。只有立足本地实际，提高个性特色，体育院校档案信息化管理与开发利用才能恰如其分、恰到好处，才能在满足要求的同时实现对档案信息潜在价值挖掘的最大化。

比如，应用大数据、云计算、人工智能技术为学生“画像”，帮助学生在职业生涯规划等领域提高针对性、准确性。在传统模式下，不少体育院校对学生职业生涯规划等较为主观，往往以定性评估的方式确定一个相对模糊的方向或路径。这不仅容易增加师生双方对于未来发展的盲目性与不确定性，还不利于提升学生的自信心、自主性。而在信息化管理模式下，利用大数据分析等技术可在更大程度上实现全样本统计的量化分析，从而使学业与职业发展等有据可循、真实理性。而减少盲目性则有助于学生增强确定性，进而以更加自信的状态应对繁重复杂的学业与求职就业。

又如利用信息技术手段将平面、静态的档案数据立体化、动态化演绎。综合各类图片、照片、影像、音视频等档案资料，借助图像制作等技术手段，结合文字说明，将体育训练档案进行动态转换，使教师或运动员更加直观地掌握训练方式手段。这种较长时间段的积累分析有利于各方形成整体观念，使体育训练在更加宏观、战略的高度统筹规划，进而帮助教学双方更加有针对性地执行训练项目或创新训练方式，达到理想的参赛成绩。

结束语

体育院校档案的信息化管理与开发利用首先需要在硬件基础设施方面扎实基础、铺平道路。这是基于技术发展深入挖掘档案数据潜在信息资源的先决条件与根本保障。然而，基于信息化技术开发利用档案也不仅限于技术优化与创新。唯有切实形成信息化管理思维，技术才能基于科学发展理念导向而充分发挥其内在价值及作用。体育院校档案信息化管理与开发利用始终需要坚持思维方式与行为模式的同步优化。尤其在转变传统工作意识方面，体育院校当充分认识到原地踏步、闭门造车思想的巨大危害。只有尽快摆脱习以为常的思维定势、主动跳出舒适圈，体育院校档案管理才能切实消除陈旧工作模式的短板弱项，才能最大限度地发挥出信息化管理的技术优势，进而在开发利用档案数据资源时有的放矢、卓有成效。这既是新时期体育院校档案信息化管理与开发利用的根本途径，也是新形势下基于信息化发展推动传统行业管理加快转型升级、提质增效的重要措施与手段。

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作者简介：于守娟（1972.07—），女，大学学历，烟台市水上运动学校（烟台市水上运动训练中心）副研究馆员。研究方向：档案管理、开发利用研究等。