新时代学校档案管理与创新策略研究

摘 要：管好用好档案资源是推进国家治理体系和治理能力现代化的必然要求。教职工人事档案、科研档案、学校文书档案、学生学籍档案等各类档案资料，汇聚了学校发展的全过程，对查考利用和学校发展具有重要意义。当前，学校档案管理面临着新的发展形势，存在着管理方式落后、能力不足、手段单一、服务水平不高的问题，迫切需要按照新时代档案事业发展要求，不断创新档案管理的发展思路和方式，着力加强四个体系建设，推动学校档案管理水平提升。

关键词：学校；档案管理；创新策略

基金项目：北海市教育科学 2022 年度立项一般课题：《创新师资队伍发展需要加大中小学教师人事档案管理开发的可行性研究》，课题编号：2022B27。

数字时代为档案管理开拓了新的发展空间，提供了跨越性发展的历史机遇，也是当前和今后一个时期推进档案工作高质量发展的战略抓手。学校要立足实际，结合长期实践积累的宝贵经验，抓住机遇、应对挑战，推动档案管理工作更好地发展。

1 学校档案管理面临的形势和任务

信息技术已经渗透到社会生活的各个领域，信息化正深刻影响着人们的生活方式。推动形成数字化生活成为未来发展的必然趋势，学校档案管理工作也面临着新的发展环境。

1.1 信息化作用更加突出

信息技术发展快、渗透性强、影响面广，引发新一轮技术革命。得益于档案存储资源、大数据积累、人工智能等方面的快速发展，信息技术与档案工作加速融合发展，不断从网络空间向实体空间扩展，驱使档案新业态层出不穷，管理方式不断升级换代。信息化在档案事业发展中的战略性、基础性和先导性作用日益突出[1]，信息基础设施不断完善，以信息化驱动现代化，档案工作面临难得的机遇。

1.2 档案服务更加高效

学校档案数据共享和平台建设方面进行诸多探索和创新。全国教师管理系统、全国学生资助管理信息系统等，依托管理部门专网和档案数据库，使档案资源实现了部门间的互联互通，流动速度大幅加快、过程管控更加合理，部分学校档案资源利用已率先进入信息化新阶段。

1.3 管理方式更加细化

档案管理不再局限于传统的收、管、用，档案数据保全、跨行业共享利用、新媒体宣传等领域需要更加多元的知识背景。学校档案工作的从业门槛提高，需要具备复合型知识结构。资源管理的规范化就包括档案信息化建设、电子档案管理与运行、智能库房安全管理等方面，涉及档案学、计算机、信息技术等多重知识，档案管理的专业化、职业化特征日趋明显。

1.4 管理对象更加多元

档案管理对象呈现模拟态、数字态、数据态三种形式，模拟态主要是各种传统的纸质文件、照片等，数字态则是电子文件、数码照片等，数据态的管理对象是关系型数据库文件、GIS数据、三维数据等。从发展的眼光看，未来档案资源结构中三态并存将是常态[2]。档案管理者应充分了解三种类型的结构、边界、特征和管理方式，提升驾驭能力。

1.5 保护技术更加丰富

档案安全保管技术日益丰富，实现了全生命周期的安全保护。库房管理实现人工智能无死角管理，保障库房环境安全。各单位依托档案数字化改革，探索实现对档案业务数据实行精细化管理，开展大批量电子档案异质备份，走出学校档案安全保管的新路子，突破传统档案管理的弊端，实现重点档案保护全程跟踪与质量监控。

2 学校档案管理的现实困境及变革要求

面對新形势新任务，学校档案管理治理转型不够及时，与数字时代档案管理存在较大差距。

2.1 管理主体能力不足，需要强化治理体系建设

管理主体是确保档案工作有效运转的基础和前提，对档案事业发展起着引领作用。在学校档案管理日益细化的背景下，决策层对档案管理部门层级设置偏低、人员编制不足的问题成为普遍现象，导致管理主体治理效果偏弱。一方面，档案管理人员级别较低、无话语权，缺少参加重要会议和决策的机会，未能将档案管理与教学工作有机融合，档案管理两张皮现象严重；另一方面，档案管理人员虽然被赋予一定的权力，但是受制于层级低等原因，对学校档案指导和督促作用难以发挥，使之具有较高价值的教学档案未能及时收集。加之许多管理人员同时兼任多项工作，对档案管理很难投入较多的精力，导致管理效率较低、资源利用和数字化工作标准不高等问题，档案管理体制与管理标准的结构性矛盾成为重要制约因素。在新时代，学校需要提升管理人员地位和层级，赋予相应的指导、监督权力，提升综合治理能力，为档案工作高质量开展提供组织保障。

2.2 管理手段较为单一，需要强化治理方式转型

学校管理方式已实现信息化转型，电子档案成为主要管理对象，管理效率得到大幅度提升，但是管理思维未能与时俱进。主要表现在：一是流程再造优化程度不够。对电子档案的操作要求、利用流程、归档管理等方面细化不够，未能建立标准化文件管理规则，自动化工具应用不充分，信息共享平台未能充分发挥作用。二是档案安全管理存在漏洞。数字化外包规定落实不到位，有的外包公司逐利行为严重，追求数量忽视质量的问题较为普遍，未能将《档案服务外包工作规范落实到位》。有的单位数字化加工人员未规范审核，档案整理分件、目录著录、扫描处理等流程审核不严格。信息系统安全防护不到位，信息系统账号管理不严格，数据共享权限开放过宽，有的档案数据处于半开放状态。学校要着眼于档案工作长远，强化流程再造，引入数字化管理方式和行动策略，加强治理方式的综合应用，注重管理力量的培育。

2.3 服务水平较为落后，需要强化治理能力建设

受传统惯性思维影响，档案管理还未完全实现从“管”到“用”的转变，对档案工作的价值认识不深刻，未能意识到档案在服务教育和师生中的关键作用，档案开发利用水平不够。对教育改革和学生服务等重大问题关注不够，对档案结构不了解，难以找到档案工作与重点任务的结合点。档案资政育人的手段方式较为落后，还囿于传统的出版、展览等，吸引力创新力不足，档案价值无法实现最大化。查档利用方式数据化应用不足，数据赋能快捷查档落实不到位，利用流程烦琐，无法满足师生线上利用需求。要深入贯彻落实好“四个好”“两个服务”指示要求，着力强加档案服务能力建设，提高服务精准度和有效性，打造特色服务模范，展现档案在现代化建设中的重要作用。

3 新时代学校档案管理的创新路径

在新征程上，学校档案管理要按照《“十四五”全国档案事业发展规划》的要求，着力加强档案“四个体系”建设，创新工作理念方法，全面做好档案收集管理，强化风险管控，确保档案实体和信息安全，记录好、留存好中国式现代化的伟大实践。

3.1 全面优化档案治理体系

3.1.1完善档案管理机制。加强党对档案工作的领导，全面落实档案工作责任制，理顺工作流程，把档案工作列入单位议事日程。要紧盯档案人员力量薄弱、管理混乱的治理难题，充实管理力量，夯实治理基础。

3.1.2健全档案标准规范。加强业务领域档案标准规范建设，加大电子档案、教学档案、档案安全保护及风险防控、数字档案室建设等重点领域档案标准化实施，提升档案管理的规范化。

3.1.3优化供给要素建设。持续加强学校档案人员业务培训，特别是档案数字化、大数据、人工智能等方面，着力培养档案事业行家里手。要加大经费支持力度，在财政内预算保证档案经费，积极争取上级财政支持，夯实学校档案工作创新发展的基础。

3.2 着力推动档案资源提质增效

资源建设是档案事业发展的根基。要按照“四个好”“两个服务”的目标要求，扎实做好重大“记忆”资源收集整合。

3.2.1收集范围的规范化。要制定方案，有序推进“三合一”制度落实，明确归集范围和保管年限，围绕办好人民满意教育的目标，把重大教育改革、重要教学活动等作为收集重点，全面记录好单位发展历程。

3.2.2收集方式的科学化。严格按照《档案法》《教育法》等国家政策法规开展档案收集，不断加强学校教职工人事档案、特色档案、学生档案、重大活动档案等重点档案收集，为学校发展奠定基础。要广泛开展档案征集，对单位重大事件、人物开展定向征集，建立征集数据库和口述档案资料库。对各类新媒体、新介质等电子档案加大收集力度，将照片、视频、音频资料纳入范围，构建科学完备、形式多样的资源建设网络，更好地留存教育发展史。

3.2.3收集质量的标准化。优化管理工作流程，细化工作环节，做到档案分类科学、排列合理、编目规范、归档质量符合标准规定[3]。要坚持分类施策，对文书档案，要及时对接，参照《归档文件整理规则》定向质检。对特殊载体档案，灵活方式、跟踪收集，参照《数码照片归档与管理规范》。对专项档案，要整合资源、全链条收集，参照专业档案整理标准进行规范。

3.3 着力推动数字档案室建设

3.3.1列入工作计划。数字档案室建设是提高档案管理水平、满足电子政务发展需要的必要举措。要把数字档案室建设作为提高档案工作的重要保障，列入工作计划，纳入整体布局，稳步推进存量数字化。从人力、财力、物力上统筹安排，明确时间节点和推进措施，确保数字档案室建设有计划、分步骤地推进。将大数据、云计算、元宇宙等技术融入数字档案室建设，实现档案信息化向智能化迈进，增强数据挖掘和增值服务。

3.3.2强化安全防范。围绕电子档案来源可靠、要素合规的要求，加强网络安全、系统安全和数据安全建设，解决好电子档案长期安全保存问题。提升物联网技术应用能力，拓展数字档案室的感知力，发挥数字化在档案实体和设施等安全要素上的管控能力，实现实体档案管理高效便捷。有序推进人工智能技术应用，开发数字档案系统新模块，如智能开放审核、自主编研利用、图文影像识别等，实现以人为中心的智能化提升，为档案利用提供灵活多样的服务。

3.4 深化开发利用体系建设

围绕教育事业和师生关心的领域，多渠道、多形式、全方位地提供优质高效的档案利用服务。

3.4.1提升编研质量。创新编研选题，找准档案工作与中心任务、师生需求的最佳结合点，注意选题角度的多样化和灵活性。在编研方式上要拓宽合作领域，加强社会团体、高等院校的合作，积极向各地市档案管理走在前列的学校学习交流，拓展编研的深度和广度。档案工作者要关注学术动态、跟踪利用需求，加强调查研究，寻找适时选题。要加强新媒体应用，主动参与档案记忆传播，拓宽和挖掘集体记忆再现的广度和深度，通過拍摄专题片、档案微视频等形式，展示档案资源丰富内涵，充分利用某信、某音、某手等传播平台，让档案记忆更好地走进师生视野。

3.4.2提升服务质量。要树立良好的服务意识，想利用者所想，急利用者所急，把主动为教师服务、为学生服务的意识渗透到学校档案工作的各个环节[4]。做好保密与利用的结合文章，积极开展档案利用需求调查，进一步加大档案开放力度，简化利用流程，不断加大“一网通办”力度，让数据多跑路，提高档案利用效率。

3.4.3有序开展档案宣传。利用国际档案日、教师节等节点，以档案为载体，充分利用现代化手段，多渠道、全方位地开展广泛、持久的档案宣传，提升单位的影响力和美誉度。

3.5 持续加强安全体系建设

3.5.1提高安全管理意识。信息安全是学校档案管理面临的首要问题。伴随共享利用程度的提升，黑客攻击、安全漏洞等严重威胁了信息安全，将安全管理纳入谁主管、谁负责、谁利用的管理体制中，夯实责任追究体系。

3.5.2加强风险防控。要将网络隔离、用户认证、访问控制、数据加密、病毒木马防范、非法入侵检测和网络安全态势感知等安全措施与档案信息化工作同步规划、同步建设，加强数据管理系统安全保护，防范信息被泄露与损毁。要练就过硬的网络安全防范技术，严格执行信息系统安全策略审核流程，强化访问控制，加强监测预警通报，定期开展风险漏洞排查、病毒查杀等网络安全专项检查[5]。

3.5.3加强风险处置。学校要与综合档案馆数据备份中心建立本地、同城和异地数据备份设施，重要信息应每季度至少对数据备份进行一次有效性验证。同时，要建立档案信息系统的故障备份设施和灾难备份设施，实施分级管理，根据档案分级类型，确定恢复目标，保障关键数据安全。

3.5.4加强新技术应用。积极探索应用人工智能、大数据等新一代信息技术推进档案管理模式变革的新方法和新途径，整合包括智慧档案管理和利用在内的各大功能，推动智能化、智慧化管理方式落地生效。

结语

学校档案管理关系经济社会发展和民生需求，处理好两者的关系，关键在于创新档案管理方式，以规范化、精细化、标准化重塑档案治理流程，着力加强档案“四个体系”建设，把信息化建设摆在更加重要的位置，为档案服务社会和师生提供更广阔的空间。要正确处理好档案安全与共享利用的关系，及时有效化解各类风险，为档案工作高质量发展创造安全环境。

参考文献：

[1]陈文智.CERNET是高校协作的成功结晶[N].《中国教育网络》，2019（12）：15-16.

[2]钱毅.在“三态两化”视角下重构档案资源观[J].《中国档案》，2020（08）：20.

[3]靳吉.中学档案管理标准化规范化建设研究[J].《大众标准化》，2023（07）：24-25.

[4]张永旺.加强档案基础建设推进电子化进程[J].《档案天地》，2020（07）：09-10.

[5]范迪 魏文.筑牢网络安全防线 夯实网络安全责任[J].《人民邮电》，2022（08）：25-26.

作者简介：马萍（1988—），大学学历，广西北海市学生资助管理中心馆员.主要从事教育系统干部人事档案管理，中小学学生资助档案管理，学校教师教育科研档案管理等相关工作。