新时代社会保险业务档案的信息化管理探究

摘 要：信息化是新时代社保业务档案管理的发展方向，也是提升社保业务档案管理质量和效率的重要举措。社保业务档案信息化管理具有形成单套制、资源数字化、应用网络化和管理一体化等显著特征，新时代社保业务档案信息化管理应坚持“记录一生、保障一生、服务一生”的理念，抓好信息资源、应用系统、基础设施、法规标准和人才队伍等五个方面的内容建设，不断提升社保业务档案信息化管理能力和水平，为社保业务办理提供有力信息支撑。

关键词：社会保险业务；档案管理；信息化

概述

社会保险（Social Insurance）是指为丧失劳动能力、暂时失去劳动岗位或因健康原因造成损失的人口提供收入或补偿的一种社会和经济制度。我国社会保险包括养老、医疗、失业、工伤、生育保险。据人社部公布的数据显示，截至2023年底，我国养老、医疗、失业、工伤、生育保险的人数分别为10.66亿人、13.46亿人、2.44亿人、3.02亿人、2.38亿人，分别较上一年度增长了1.27%、2.37%、3.62%、-3.46%。除了生育保险下降外，其余参保人数均呈现增长态势。随着参保人数的不断增长，在社保业务办理过程中产生、具有保存价值的档案数量和规模也呈现出较快增长趋势。为进一步做好社会保险业务，人社部与国家档案局于2009年联合发布《社会保险业务档案管理规定（试行）》，就社保业务档案内涵、归档范围、分类、保管期限等做出详细规定。社保业务档案作为我国档案重要组成部分，既要认真贯彻《社会保险业务档案管理规定（试行）》，也要严格落實《档案法》《档案法实施条例》。其中，《社会保险业务档案管理规定（试行）》明确提出“各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定”“并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备”；《档案法》《档案法实施条例》均把“档案信息化建设”作为单独一个章节，就档案信息化建设的要求、内容等做出了明确规定。这为新时代社保业务档案信息化建设及管理提供了根本遵循。

1 社保业务档案信息化管理特点

随着网络的快速发展，档案管理正步入信息化的新阶段[1]。社保业务档案信息化管理，利用先进的信息网络技术，可扩大社保业务档案利用范围，提高查询检索效率及准确性。社保业务档案信息化管理是时代发展的趋势，也是新时代社保业务档案高质量发展路径的必然选择。

1.1 形成单套制

根据《电子档案单套管理一般要求》的规定，在社保业务档案信息化管理中，社保业务电子档案实行单套管理，即以电子形式归档电子社保业务文件和管理电子社保业务档案的方式。依托社保业务电子档案管理系统，全面应用电子签名等技术手段执行各类档案管理签批程序，并按要求整合养老、医疗、失业、工伤、生育保险等各项社保业务管理类、征缴类、待遇类、统计报表类、稽核监管类等电子资料，社保业务电子档案“单套制”使社保各业务板块数据连通及数据一键归档，实现社保业务档案全生命周期管理。

1.2 资源数字化

按照“增量电子化、存量数字化”理念以及单套制管理模式，新增的社保业务档案实行了单套制管理，实现新增社保业务档案电子化。存量社保业务档案则通过数字技术、扫描技术等，转换成数字资源，为信息化管理提供重要内容。即利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、CCD技术、数字摄影技术、数据库技术、存储技术等，将传统介质中的社保业务档案进行数字化加工，并将其转化为存储于磁盘、光盘、磁带等载体上的数字文件，并按照社保业务档案内在联系，建立目录数据与数字文件关联关系，进行数字信号处理。

1.3 应用网络化

计算机信息技术的应用以及互联网、物联网技术的发展，社保业务档案查询、检索、利用实现了网络化。突破了传统社保业务档案管理的时间、空间限制，打破了档案管理中经常遇到的“信息孤岛”现象，使档案管理效率更高，管理效益显著提升。例如，通过互联网技术应用，查档人直接登录社保业务档案管理平台，经过身份验证，可直接查阅其个人相关社保业务信息。通过物联网技术应用，赋予档案管理人员相应的管理权限，实现社保业务档案信息在线编辑、整理、归档，使管理更为便捷。通过互联网渠道，串联起社保业务，实现统一管理，使社保业务档案在不同部门、不同区域的信息传输和共享，档案信息数据无障碍传输。

1.4 管理一体化

以社保业务电子档案“前端采集，全程应用”为目标，为社保业务档案一体化管理提供有效平台，为就业系统、劳动系统、人事人才系统等预留接口，使社保业务档案从收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、归档等实现了一个平台管理，涵盖了社保业务档案全生命周期的一体化管理，极大地提升了社保业务档案信息化管理效率。

2 社保业务档案信息化管理内容

档案信息化建设是指利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统地组织成具有有序结构的档案信息库[2]。社保业务档案信息化建设资源、系统、设施、标准及人才建设各个方面，是一项系统性工程。

2.1 信息资源

档案资源是档案信息化的核心，社保业务档案资源是社保业务档案工作立业之本。按照《“十四五”全国档案事业发展规划》“存量数字化”“增量电子化”的目标要求，社保业务档案资源信息化建设及管理，首要的就是积极推动社保业务档案由传统载体档案为主导向档案数字资源为主导转变。一方面，要积极推动“存量数字化”工作。将养老、医疗、失业、工伤、生育保险及社保管理、稽核等传统纸质业务档案采用拍摄、扫描等方式进行数字化加工，将其转化为存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件，并按照《社会保险业务档案管理规定（试行）》中社保业务档案内在联系，建立目录数据与数字文件关联关系。另一方面要积极推进电子社保业务文件以电子形式单套归档。

2.2 应用系统

社保业务档案应用系统建设是社保业务档案信息资源开发、利用和社保业务档案信息网络建设提供技术保障的计算机软件系统。根据《电子档案管理系统基本功能规定》的相关要求，应用系统建设的主要内容包括社保业务电子档案接收、管理、保存、利用、鉴定与处置、统计、系统管理等若干子系统。应用系统要能够实现社保业务档案与其他应用系统的功能集成、数据共享和交换，建立若干社保档案业务数据库。应用系统建设要坚持先进、实用、安全和发展的原则，确保应用系统结构的开放性、功能的可扩展性、应用的灵活性和运行的安全性等要求。

2.3 基础设施

社保业务档案信息化中的基础设施建设，主要是指其物质条件。包括社保业务档案信息网络系统和档案数字化设备。其中社保业务档案信息网络系统，主要包括服务器（如Web服務器、电子邮件服务器、数据库服务器、应用服务器等）、网络设备（如网卡、路由器、网络安全设备、安全审计系统等）、网络布线（如管理子系统、工作区子系统等）；数字化加工存储设备，其中加工设备主要用来采集或转换社保业务档案数据，包括扫描仪、视音频数字化采集、转换设备、数码相机、非线性编辑设备等；存储设备是社保业务档案信息化硬件设施建设的重点，包括在线存储设备、离线存储设备和近似在线存储设备等。

2.4 法规标准

法律法规和标准规范体系是社保业务档案信息化建设的重要支撑，实现社保业务电子文件从其形成、归档到电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、传输、管理及利用的规范化、标准化，确保社保业务档案信息化运行安全、畅通。目前，社保业务档案信息化管理应落实《电子档案单套管理一般要求》《电子档案移交接收操作规程》《档案信息系统安全保护基本要求》《电子档案移交与接收办法》等工作规范。

2.5 人才队伍

人才队伍建设是社保业务档案信息化建设成功与否的关键，也是其他建设能否取得预期实效的关键。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出要“加快推进档案人才培养，提升档案智力支撑能力”“实施人才强档工程”，面向社保业务档案信息化标准体系建设及高质量发展的现实需要，要培育一支结构合理、政治过硬、素质优良的社保业务档案管理人才队伍。

3 社保业务档案信息化管理对策

档案工作的优势在于信息，档案工作的活力在于规模化的信息量[3]。加快社保业务档案信息化建设，要始终围绕社保档案业务信息化建设内容，深化管理体系，不断丰富社保业务档案信息化管理资源，完善业务档案信息化管理应用系统，夯实基础，健全制度，培养人才，立足社保业务档案管理实际，综合施策。

3.1 观念：加强信息思维培育

增强社保档案管理部门大数据管理意识，不断提升信息化思维力度[4]。在信息网络发展背景下，社保业务档案管理人员及其他人员要全面了解信息化在社保业务档案管理中的特点、优势，科学把握社保业务档案信息化内涵。树立信息化思维，增强把信息化技术应用到社保档案管理中的思想自觉和行为自觉，主动研究信息技术发展背景下社保档案信息化管理的重点和主攻方向，把宝贵的资源应用到社保档案信息化管理的关键环节、重点领域，循序渐进，结合社保机构业务档案信息化管理的实际，从社保档案信息资源、软硬件及标准规范和人才队伍等方面，做好档案信息化建设和管理。

3.2 内容：加强信息资源建设

社保业务档案的管理以及后续社保职能的实现，均离不开社保档案信息资源支持。严格按照“增量电子化、存量数字化”的原则，持续加强社保业务档案信息资源建设，按照《档案法》《档案法实施条例》《社会保险业务档案管理规定（试行）》中有关社保业务档案及档案信息化建设的要求，一方面，要做好馆藏纸质社保业务档案数字化，以社保管理类为例，要重点做好参保单位登记材料、参保人员登记材料、社会保险个人账户管理材料等永久、100年等较长时间的社保业务档案信息扫描，及时录入业务档案管理信息系统及相应数据库。另一方面，要严格落实单套制管理要求，将社保业务系统与档案管理系统衔接起来，实现社保业务一经办理完毕就实现及时归档，确保新增电子社保业务档案归档的常态化，使社保业务档案信息化管理有载体、有抓手。

3.3 软件：加强应用系统建设

应用系统是社保业务档案信息化建设及管理的重要技术保障。按照全局性、协作性和安全性原则，立足社保业务实际，购买或者委托第三方开发专门的社保业务档案应用系统，重点是要加强社保业务电子文件归档管理系统、社保业务数字化处理系统以及社保业务在线发布、部门间信息交换系统建设。此外，还要建立符合数据仓库标准的各类档案数据库。             （下接22页）

（上接19页）如目录数据库，包括社保业务档案管理数据库、征缴数据库、社保待遇数据库、统计报表数据库、稽核监管数据库等。搭建社保业务档案信息化利用服务平台，为社保业务档案信息查询、检索、利用提供便利。

3.4 硬件：加强基础设施建设

社保业务档案重要性不言而喻。要加大社保业务档案信息化管理经费投入力度，围绕社保业务档案信息化管理所需，持续加强基础设施建设，重点要配置好计算机、交换机、路由器、服务器、存储器等[7]。同时，要做好档案库房的硬件建设，按照“八防”的标准和要求，改善社保业务档案库房建设，确保库房功能齐全、设备先进，为社保业务档案信息化管理提供过硬保障。

3.5 制度：加强法规标准建设

重点要从社保业务档案信息化基础共性标准、资源建设标准、信息服务标准和信息保障标准、应用标准等方面持续加强。其中基础共性标准主要是指社保业务档案信息管理标准，如社保业务档案数据库转换标准、社保业务档案离线载体管理标准等；资源建设标准是重点，主要健全和完善社保业务档案数字化标准、电子档案标准、社保业务档案数据整合标准等；社保业务档案信息服务标准主要包括网络标准、服务平台标准和数据共享标准等。除了标准外，还要严格按照《档案法》《档案法实施条例》的相关规定和要求，建立健全社保业务档案信息建设法律法规、规章制度，为社保业务档案信息共享、互联互通提供制度保障。

3.6 人才：加强人才队伍建设

人才队伍建设是社保业务档案信息化管理成功的根本保障[8]。社保业务档案信息化是时代发展的趋势，对从事社保业务档案人员专业知识、专业素能提出更高要求。一方面，要做好现有从业人员的信息化业务知识的培训，重点是要熟练掌握各种操作系统、应用软件的运行和维护。通过邀请专家授课、组织档案人员参加业务培训等“请进来、走出去”的方式，开阔视野，拓宽知识面，提升信息素养。另一方面，根据社保业务档案管理需要，做好复合型人才引进，重点是要招录具有档案学专业知识背景，并掌握一定信息技术的复合型人才。此外，要从改善工作环境、提供培训学习机会等方式，留住人才，为社保档案信息化管理贡献智慧。

参考文献

[1]王雯旎.关于档案信息化管理的探讨[J].城建档案，2019（2）：14-16.

[2]王丹.浅谈档案信息化建设的主要内容[J].兰台内外，2015（5）：31.

[3]王敏.浅析高校档案信息化建设的内容及模式[J].机电兵船档案，2007（5）：55-56.

[4]崔冠栋.大数据背景下构建社保档案信息化管理体系的思考[J].陕西档案，2021（6）：34-36.

[5]安生永.基于云计算的城建档案应用系统[J].河北省科学院学报，2014（1）：19-24.

[6]黄寅桓.社保经办机构档案管理信息化建设现状、趋势及对策[J].现代商业，2011（36）：117-119.

[7]王庆悦.威海市社保业务档案管理现状的审视与思考[J].山东档案，2017（3）：70-71.

[8]李建明.新时期如何提高社保档案管理者的综合素质[J].办公室业务，2014（3）：54-55.

作者简介：张泽宇（1979.1—），汉族，大学学历，滕州市社会保险事业中心中级职称。主要从事档案管理研究。