大数据时代电子档案数字化转型创新的实践与探索

摘 要：随着信息时代的发展，各行各业档案面临数字化转型，逐渐由过去纸质文件管理、手動查询的被动方式转变为电子文件归档、在线利用的主动服务方式。尤其是社会进入大数据时代，更为电子档案数字化转型升级带来了较大的优势及机遇。这就需要相关部门逐渐由文件管理者向数据管理者角色转变，不断推进档案信息化建设，更好地融入数字生态。本文围绕大数据时代电子档案数字化转型创新的实践与探索进行深入研究，针对思想建设、数字资源建设、信息化建设、安全建设等方面提出建议，以期为广大档案工作者提供决策参考。

关键词：大数据时代；电子档案；数字化转型

档案作为机关单位、学校、企业、社会团体各项工作的最直接、最原始的记录，包含数据、资料、实物、照片、音视频等类型资源，具有较为重要的社会价值。在2021年6月国家档案局发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出，要创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。这也意味着大数据时代实现电子档案数字化转型已成为大势所趋，档案工作者应时刻牢牢把握当今时代发展机遇，积极推动档案工作实现创新性高质量发展，切实解决转型过程中遇到的难题难点，厘清现实困境，从而全面提升档案管理现代化、规范化水平。

1 大数据时代电子档案数字化转型创新的发展现状及重要性

在传统档案管理模式下，档案管理以收集与存放为主，在海量的纸质档案库中提取相关信息并加以利用，将消耗大量的人力物力，严重制约档案事业发展。同时随着时代的进步，相当数量的档案正以数据的形式记录和生成，加快电子档案数字化转型，是自身工作实现创新发展的根本性处理，也是未来强化业务建设的唯一道路。

1.1 电子档案数字化转型发展背景及现状

在信息数字化变革的时代，数字技术的深度应用对于生产方式、管理模式影响颇深，档案行业亦是如此。在竞争激烈的背景下，数字化转型工作任务迫在眉睫。一是档案管理对象发生变化。目前无纸化办公、“互联网+政务服务”的工作环境，使得多数部门的档案由传统载体形式保存的格式转变为电子信息数据，数字化程度逐年提升。同时，随着“单套制”归档模式的逐渐普及，使得档案文件与数据信息的边界越来越模糊，以电子文件格式保存的档案数据已成为档案部门未来最为主要的管理对象。二是自“十二五”以来，在大数据治理环境下，档案的收集、整理、归档等大多存在“双套制”“信息孤岛”的问题。档案数字化管理工作严重滞后，数字技术赋能不够突出，部门间协同合作力度不够，使得当前档案数字化转型、信息化管理实施路径面临严峻挑战，急需朝着部门单位协同合作、档案资源高度整合、管理方式快捷便利，利用范围广泛精准等方向治理变革。

1.2 电子档案数字化转型发展的重要意义

一是顺应时代发展。档案工作者肩负“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责，在国家大数据战略、数字中国等政策的推动下，在新时代推动电子档案管理与服务走向科学化、规范化、合理化已成为主旋律。加快完善档案数字资源建设，推进海量档案信息高度整合，促进信息化技术与档案工作高度融合，需要各部门将档案数字化转型工作融入数字社会，深入贯彻落实党中央指示精神[1]。二是提升工作效率。在实际管理过程中，通过将最原始档案文件进行数字化加工，并存储至服务器、存储器中，利用管理系统平台、计算机终端的方式加以利用，不仅将一线档案管理人员从过去复杂、单一的工作模式中解脱出来，更是节省库房利用空间和档案管理利用时间等管理成本，并且保护档案原始文件不会因为自然因素、人为因素而对完整性和真实性产生影响，从而提高经济效益和环保效益。三是有助于档案信息挖掘。通过大数据技术和计算进网络技术，使得电子档案资源得以在更大更广范围内利用，同时档案资源的共建共享，在一定程度上满足社会各界对档案利用精准性、实效性、便捷性的需求，让档案发挥更大社会价值，也为档案部门树立良好的社会形象。

2 大数据时代电子档案数字化转型创新存在问题

2.1 电子档案管理认知存在偏差

主要体现在档案部门领导者及管理者档案意识不够。“重建设，轻管理”“重保存、轻开发”思想严重，认为档案工作仅仅是将散落在各处的文件统一汇总到库房即可，无需进一步的开发利用，导致工作仍然以传统模式下的纸质文件管理、人工查询利用的方式开展；在思想上对于现代化科学技术认可度不够，仍然存在“档案工作边缘化”思维意识，认为档案工作无法为单位及社会带来巨大经济效益，而导致在宏观层面对其支持力度不够。与此同时，部分单位虽然已开展档案资源数字化加工、信息化管理等相关工作，但仅仅是将其作为数字档案馆（室）的落脚点，只是满足于自身工作需求、电子文件的保存上，没有在开发利用、共建共享层面上多重发力，“信息孤岛”问题严重制约单位档案工作未来的高效发展。

2.2 档案数字化加工流程不明确

一是数字化转型发展不平衡。在整体规划上差距越来越大，部分单位没有将自身数字化目标规划转化为可执行、操作的常态化发展机制，使得相关数字化战略、数字化技术、数据安全能力难以落实落地。在全国国家级数字档案馆中，山东、江苏、浙江三个省份占据百分之八十以上的比例，并且档案开发利用编研次数逐年降低，档案资源建设、开发利用存在严重不平衡、不充分的问题，在一定程度上阻碍了国家转型计划的推进。二是顶层设计上转型战略规划尚未形成。虽然在《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》上强调档案信息化建设的重要性与电子档案的法律效力，但是对于具体部署、计划安排、执行方案、管理模式尚未作出具体规定，大多由地方档案主管部门制定方案，形成多省份、多地区星罗棋布、多种多样的点状区域转型政策，不利于档案数字化转型升级相关工作的建设。三是部分单位档案数字化工作没有借助第三方公司，仅由自身工作人员完成。由于大多管理者尚未接受过专业档案数字化业务培训，在具体工作实施过程中没有严格参照标准制度，对于庞大数字化成果的质量难以实现规范化、精细化，在未来管理、开发、利用上无法适用，返工问题严重，不仅耗费了大量人力物力，还对档案数字资源建设带来了较大影响。

2.3 信息化转型要素供给不完善

部分单位在组织、制度、人才、资金、技术等方面尚未为档案信息化工作提供足够支持和准备。在组织方面，非档案主管部门的档案工作大多是由办公室人员代管，职能职责不够明确，任务措施不够细化；对于上级出台的政策文件、指示精神执行落实不够及时；没有设置专门的管理机构或者领导小组负责本单位档案数字化转型的发展规划与日常监督指导，使得整体工作较难推进。在制度方面，没有参照《中华人民共和国档案法》及文书、会计、科技、民生等档案数字化加工、信息化管理相关政策、制度、标准制定合理的档案管理条例，使得工作流程、难点问题无法通过专业制度文件规范处理，存在无章可循的问题。在人员方面，开展定向人才引进、专题培训相关工作较少，干部队伍长期处于人员少、专业性差、存在感低的水平状态；部分单位让即将退休的老员工或者刚上班的新员工负责档案整理工作，甚至没有接受过档案管理业务培训便直接上岗，使得电子档案管理混乱，各单位水平参差不齐，对于后期开发利用造成不利影响。在资金方面，没有划拨档案数字化、信息化专项资金，在工作开展过程中需要随申请随用；对于硬件设备采购、先进技术应用、基础网络布置、后期运行维护没有提供足够的资金保障；建设的系统平台往往只是档案文件介质的转变，大数据、云计算、人工智能相关技术没有应用，使得档案工作“巧妇难为无米之炊”，难以实现现代化整体推进[2]。

2.4 电子档案数据安全难以保证

一是安全设备软硬件设施采购不齐全。在档案管理系统建设初期没有配套相应安全设备，对系统硬件设备的老化、运维不够全面，容易导致社会不法分子趁虚而入，对电子档案资源数据库造成破坏。二是安全制度制定不足。管理人员安全意识薄弱，对外利用、共建共享流程不够安全可靠，没有对外来用户进行技术与制度上的身份验证、路径跟踪、访问限制等安全手段，使得容易出现关键信息被泄露、重要信息丢失等问题。三是对电子档案的安全存储、备份机制设定不够完善。在实际工作中难以落实对数据的备份，尤其基于知识产权、安全防护及经费等因素，开展异地备份工作较少，容易因数据库损坏或者数据清空等重大安全事件造成不可逆转的损失。

3 大数据时代电子档案数字化转型创新优化路径

档案数字化转型是一个长期、常态的过程。为了解决当前工作开展面临的困境及问题，领导者要及时转变思想观念，坚持改革理念，积极顺应时代发展，营造档案转型浓厚氛围，不断满足日益增长的社会对于档案工作的需求，制定本单位发展战略规划，强化转型能力，持续做好数字馆（室）建设，切实保障各项工作顺利开展[3]。

3.1 优化加工流程，实现档案加工流程再造

一是当地档案主管部门要切实发挥“领头羊”的引领作用。抢抓机遇、扛牢责任，逐项梳理指标任务，结合国家层面制定的关于数字中国、档案信息化建设的宏观政策文件以及当地出台的推进政府信息数字化转型工作总体方案，制定本地区档案数字化转型工作发展规划，进一步厘清工作思路，锚定发展方向。同时，各部门单位要坚持目标导向、问题导向、结果导向，找准工作重点，对档案信息化建设重点任务、重点工作早谋划、早部署、早行动，确保顺利推进。二是在行业内寻求口碑良好、专业性强且具有涉密资质的第三方加工公司负责本单位档案数字化加工工作。档案部门管理人员要做好日常工作监督及数字化成果质检工作，不断健全完善馆（室）藏电子档案数据库。要明确工作流程，以档案整理、著录标引、文件扫描、图像处理、OCR识别、质量检查、系统挂接等规范化程序，确保图像顺序正确、质量完美、可实现无障碍的全文检索，进而提高档案数字化加工精细化、科学化、合理化水平。

3.2 多方提供支持，打造档案管理崭新格局

一是建立电子档案数字化转型升级工作领导小组。明确专人专班负责相关工作任务，全面加强组织领导，明确工作职责、夯实工作责任，全面推动相关工作顺利开展。根据自身发展需求，制定切实可行的档案信息化建设工作方案及未来发展规划，要做到档案事业的发展与单位职责职能高度契合。要积极争取人才引进政策支持，面向社会、高校、人力资源中心通过招聘、选调、借调等方式，引进既懂得现代档案管理知识又了解数字化、信息化管理技能的高精尖人才，不断为干部队伍注入新的活力[4]。二是要完善工作机制。（下接32页）

（上接29页）按照《档案法》《保密法》《政府信息公开条例》等法规文件，结合自身发展需求与当前存在问题，完善档案数字化标准、电子档案管理、网络及安全保密等方面的管理规定，逐渐梯次推进，按照“科学规划、分步实施、递层推进、常态发展”的方针，明确任务目标，细化流程事项，实现规范化科学化管理，制定“电子档案信息保密制度”“档案信息化注意事项”“共建共享业务流程规范”等。三是档案部门要定期向上级汇报当前档案数字化转型工作进展及面临的难题，积极争取财政资金支持。进一步加强档案信息化管理系统平台建设，不断引进数据挖掘、云存储、机器学习等先进技术，进而快速构建档案文件数字化、管理模式自动化、对外利用智慧化的创新发展格局。

3.3 坚持多点发力，构建安全可靠发展环境

一是加强安全工作基础设施建设。在系统建设初期要配置安全网关、漏洞扫描等安全设备，也要在系统平台开发过程中加入密钥管理、身份认证、电子签名等安全防护功能，同时保证全部的服务器、存储器、计算机终端安装杀毒软件，并保证病毒库实时更新，全方位、多角度筑牢电子档案数据信息安全防线。二是加大档案管理人员责任意识、保密意识的培养。重点从档案数字化的重要性、常见的失泄密情形、保密管理要求等方面开展教育，坚决避免各类安全保密事故的发生。三是做好电子档案数据的异地异质备份工作。利用网络数据备份技术确保档案资源库实时形成副本备份。要与上级档案主管部门明确本地档案容灾备份中心位置及备份流程，扎实开展异地备份工作。

在大數据背景下，档案数字化转型工作面临着崭新的机遇与挑战，但是从宏观角度来看，整体工作仍在向好发展，作为档案管理从业者要及时发现数字化转型存在的问题与不足之处，及时采取可行性方案调整、改进、优化、升级，不断进行自我革新，为打造数字中国战略新引擎贡献档案力量。

参考文献

[1]任瑛.创新服务机制发展档案事业[J].档案天地，2014（S1）.

[2]马双双，谢童柱.数字中国建设背景下档案工作数字化转型：内涵、困境与进路[J].档案学研究，2022（06）.

[3]刘梦洁.大数据时代档案数字化转型的思考[J].办公室业务，2022（20）.

[4]田园.大数据背景下会计档案管理工作的数字化转型[J].国际商务财会，2022（17）.

作者简介：韦秋玲（1973—），大学学历，南网超高压输电公司南宁局档案管理专责.主要从事档案管理工作。