电子档案管理存在的问题及对策

摘 要：随着经济社会的快速发展，计算机应用范围越来越广泛，在人事管理工作中出现了许多的电子档案，通过计算机进行存储、记录、浏览、传递、发布，一方面满足了单位在日常工作中的需要，同时也方便了使用者在就业、调资、升级、职称评定以及退休等方面的信息查找和时间认定；另一方面在使用过程中也存在着一些问题，比如，由于泄密、操作不当等原因，容易发生电子档案被随意访问、人为破坏、病毒感染、资料丢失等情况，在一定程度上制约了电子档案的科学化、规范化管理。文章对此进行了分析，并提出了相关建议。

关键词：电子档案 管理 规范化 科学化 问题 对策

中图分类号：G271；F240 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）10-261-02

档案管理从狭义来理解，就是档案业务的工作。是档案室利用一定的方法、规定、制度以及相关原则进行档案管理，从而使档案这一关系社会、单位以及每一个人重要的信息资料为社会进步与发展做出贡献。提高行政事业单位与企业的工作效率，保证这些单位的工作质量，同时能维护一段时期真实的历史面貌。档案管理工作具有现实性，因为它记录了过去和现在的工作情况和历史情况，是今后备查的依据。档案的真实性、可靠性决定了档案是第一手参考材料。档案真实记录了单位工作的开展和结果，完整的、系统的档案是一个单位、一个职工工作内容与成果的书面概括和客观的反映，为今后工作的开展提供真实的参考和凭证。档案管理信息来自单位工作的各个环节，包括单位上级主管对下级下发的指令、条例、规定等。这些信息都是通过档案管理这项工作来进行分门别类的管理，方便日后的查询。

随着经济社会的快速发展，我们已经步入了“互联网+”的时代，计算机应用范围越来越广，在人事管理工作中也使用了计算机技术为档案服务，出现了许多的电子档案，通过计算机进行存储、记录、浏览、传递、发布，一方面满足了单位在日常工作中的需要，同时也方便了使用者在就业、调资、升级、职称评定以及退休等方面的信息查找和时间认定；另一方面也存在着一些问题，比如，由于泄密、操作不当等原因，容易发生电子档案被随意访问、人为破坏、病毒感染、资料丢失等情况，在一定程度上制约了电子档案的科学化、规范化管理。笔者拟在本文中对此进行探讨，旨在引起相关人士对电子档案管理存在的问题进行重点关注。

一、电子档案管理的现状

电子档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的，21世纪60年代起，计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上，就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上，也相继对电子档案的产生和发展进行了热议，提出了在计算机上进行档案应用的新概念，之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程，近年来逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。21世纪初，国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》，对电子文档进行了明确的定义，把在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。

电子档案的概念与定义的共同的特点是，认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料，电子档案一般有以下几个特征：

1.电子档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递，所以相对来说没有固定的存储位置，并且能够经常变换存储环境，经常更换利用载体，但保持内容和信息形态的固定。

2.充分利用计算机设备。由于电子档案系统中的档案材料主要通过计算机来进行，所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强，无论是电子档案的制发、存储、处置，还是分类归档，往往均需要利用计算机来完成，所以一旦不依靠电脑设备，电子档案将失去存在的空间。

3.存在一定的安全隐患。电子系统中的档案是依靠计算机来完成的，由于计算机中互联网登陆非常便捷，任何人都可以使用，所以电子档案的修改、复制相对就非常容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹，这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题，如果原材料没有备份，在传递的过程中，如果计算机硬盘系统出现了故障，就很容易丢失或者遭到破坏。

二、电子档案管理存在的问题

正如前文所述，电子系统中的档案存在着一定的薄弱环节，一旦处理不当，就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在：

1.原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存，所以确保其真实、全面、完整地反映出来，具有很强的技术要求。

2.电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍，而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性，谁都能够非常方便快捷地登陆互联网，如果电子政务档案经由互联网大量的传递、发布、浏览，就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况，给电子档案管理带来严重的安全风险隐患。

三、解决电子档案管理问题的措施

针对上述问题，为了有效地防范电子档案管理中存在的风险，确保电子档案的安全、科学、规范、高效，结合档案管理工作实际，笔者认为可以通过采取以下方法解决：

1.规范电子档案管理体系的建设。随着电子档案使用的逐渐增多，档案管理部门应当充分考虑到这种现实情况，加强电子档案管理体系建设，建立与健全统一、规范的电子档案管理标准，细化电子档案管理流程、工作人员职责、操作方法、以及相关的纪律，进一步明确档案中的技术难点以及电子档案材料的类别，从而保证电子档案的规范化、标准化与科学化。

2.完善电子档案管理技术手段。在电子档案接收、鉴定、存储、应用等环节，提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险，并且提前做好备份在有条件的情况下，还要坚持纸质档案与电子档案“两条线”，防止出现因电子档案管理发生问题，技术操作失误将全部档案资料丢失的风险。

3.健全电子档案管理相关法规。强化法律法规建设，在现行档案法中修改完善电子档案管理的有关条款，为建立健全电子档案管理营造一个比较宽松的和谐环境，做到有法可依、有法必依，增强电子档案管理的法律效力。

4.提高电子档案管理人员的整体水平。“魔高一尺，道高一丈。“在信息变化气象万千、大数据、高科技极速发展的时代，只有真正掌握并拥有最尖端、最全面的信息技术的人员，才能做到“防患于未然”，杜绝一切可能发生的安全风险，一切皆在掌握中。因此，要切实加强对档案工作人员的后续教育工作，采取多种方法，进行培训，努力提高他们的理论知识与技术水平，特别是要对员工动手能力和风险防范能力进行全面考核，促使他们都能够严格按照相关要求，非常熟练地进行计算机各种程序的操作。要邀请计算机公司与工程技术人员定期抑或是不定期地对档案管理人员进行计算机培训，加强业务指导，从而使大家都能够成为合格的计算机操作人员。

四、结束语

档案管理是反映社会信息、记录历史发展的基石，是国家文献系统地重要组成部分，对整个社会、单位以及每个人都有着非常重要的意义，绝不是一些人认为的“可有可无”、“有时重要有时不重要”。特别是在“大众创业、万众创新”人才流动频繁的当今社会，无论是行政事业单位抑或是企业用人部门，对职工的人事档案都非常重视，既要了解每个人的经历、家庭情况、社会背景、文化程度、技术职称等，也要掌握其政治、信仰、爱好、专长以及相关信息。因此，人事部门要做好“两条线”的工作，一方面要做细做实档案的基础工作，依靠原始的纸质档案，维护人事档案原始的、可信的档案公信力；另一方面要采取现代化的电子计算机技术，将员工的档案信息重新整理、录入，从而达到长期保存、使用便捷、科学高效的目的。切实保护每一位员工的合法权益与应有的政治待遇、社会待遇，避免由于档案遗失或是信息不清而造成的各种麻烦，从而调动广大干部职工的工作热情，有力地推动单位和社会的发展。

由于计算机普及程度的日益提高，今后电子档案将会越来越普遍，在方便工作的同时，也出现了一系列的管理与风险防范、有效抵制黑客攻击、病毒传播等问题，因此对于档案管理机构和工作人员来说，确保电子档案的真实、完整存在，便于日后参考利用便成为一项重要任务。在日常管理中，应当科学地了解和把握档案管理中存在的各种问题，并且及时采取行之有效的措施加以解决，从而保证电子档案管理更加安全、科学。

参考文献：

[1] 全国人才交流中心办公室郑述飞，徐青青.别拿人事档案不当回儿事.中国档案报，2010.2.18

[2] 杨大鹏，丁静.论电子文件迅速发展带来的档案管理模式变革. 山东档案，2015（8）

（作者单位：内蒙古医科大学附属医院 内蒙古呼和浩特 010050）

[作者简介：曹文波（1975—），男，汉族，本科，研究馆员，研究方向：劳动经济，档案管理]（责编：若佳）