智慧城市大数据平台下自然资源档案利用发展探讨

摘 要：自然资源档案是政府及社会对自然资源科学保护与高效管理的重要凭证，也是为土地资源管理利用工作提供参考决策的关键信息库，对于开展工作、解决土地纠纷、维护群众合法权益、保障社会公平和谐稳定发挥着重要作用。随着社会的不断发展和自然资源开发保护力度的不断增大，自然资源档案数量呈几何式飞涨，且涉及范围更广、内容更复杂、管理难度大，需要有关部门清楚认识到档案有效管理的重要性。依托智慧城市大数据平台，持续推进信息化、数字化建设，充分发挥新兴科学技术优势，彰显档案潜在价值。本文围绕智慧城市大数据平台下自然资源档案利用的意义、存在的问题与挑战、未来发展路径展开分析与研究，并提出建议及解决方案，为自然资源行业各部门单位提供参考。

关键词：智慧城市大数据平台；自然资源档案；档案利用

在大数据时代，信息资源电子化管理、网络化共享已成为各行各业发展动力，有效推进自然资源档案信息化管理，通过深入探索转型升级有效策略，不断完善档案系统管理利用平台建设，进一步强化自身职能和社会服务效益，凸显自然资源档案信息化管理的最大价值。目前，由于行业内对档案工作仍存在重视程度不够、系统平台构建不完善、管理体系不健全、档案人员不专业、数据共享不通畅等问题，导致整体档案资源利用率处于初级阶段。未来如何促进大数据技术与档案管理深度融合，充分开发利用档案资源，全面落实资源共享意识，更好地为自然资源工作发展和城市规划建设提供支持，发挥自然资源部门经济效益、社会效益与生态效益，是社会各界需要广泛关注的热门课题。

1 大数据平台下自然资源档案信息化管理和利用意义

1.1 提高自然资源档案管理和利用效率

在传统模式下，档案以纸质文件存储为主，主要工作是通过人工方式将内部各科室文件进行汇总、整理、保存，利用工作往往停留在表面。现阶段，依托智慧城市大数据平台，人工智能、计算机网络、操作系统、物联网等新兴技术与档案工作不断融合，取代人工收集、手动归档，精细化管理代替简单存放，档案管理人员已经从过去枯燥乏味、纷繁复杂、形式单一、效率低下的工作环境中解脱出来，工作流程得到优化升级[1]，可进一步提高自然资源档案信息的管理效率和利用水平。

1.2 推动实现数据信息共建共享

自然资源档案信息化平台管理能够有效避免传统管理的弊端，通过数字化、网络化、科学化管理利用，传统档案资料的载体由库房变为机房，传送介质由纸张转化为电子数据。进一步催化“死档案”变成“活信息”，让档案管理从传统的封闭式管理逐渐转变为开放式管理，更加方便、高效地运用自然资源档案。在共建共享模式下不断更新自然资源档案数据库，及时发现并清理垃圾文件、无效文件，修正错误文件，使得庞大的信息资源得到有效整合。撬动行业内外各方面各领域改革，建立一体化的办事规范和办理流程，从根源上破解了“信息孤岛”。

1.3 增强档案文件安全性能

纸质档案对保管条件环境要求较高，且在对外利用过程中容易造成丢失、泄露等不可逆伤害[2]。在大数据时代，在自然资源行业内，数字化、备份等技术转变了档案的保存形式，提高空间资源利用率，减轻档案管理人员的工作负担，节省大量的人力物力财力，实现档案信息资源的高效管理，提升档案数据的存储安全性与管理便捷性，切实保证档案的完整性、安全性、真实性。

2 大数据平台下自然资源档案利用存在问题

2.1 平台构建不完善

现阶段，自然资源行业的档案管理大数据平台建设速度较为缓慢，存在严重滞后性。一是已建成的管理平台功能较少、水平较低，仅仅能够满足于数据的存储，在信息共享、快速检索、安全存储等方面不能够充分发挥新兴技术优势。在大数据技术、计算机网络、人工智能等方面的科学技术应用较少，甚至存在单机运转的情况，系统平台对于信息采集、整理、利用的广度和深度不足，造成档案资源利用率低的问题难以解决。二是数字化工作跟不上信息化管理进度，面对不断增加的自然资源档案缺乏专业扫描、文件转化、信息录入，大多数字化工作往往依赖于外包公司，对信息保全、数据防护、防泄露等工作缺少必要的管理与监督手段，数字化工作安全性得不到有效保障。

2.2 管理体系不健全

在自然资源日常管理过程中，制度体系建设是确保各项工作顺利开展的重要保障。现阶段，部分单位不重视档案管理工作，未配备相应的硬件设施，档案材料没有按照要求分门别类存放，导致在查档、调档时无从下手、毫无头绪。大多部门往往是由办公室人员兼职档案工作，导致档案工作存在“没人管、无法管、衔接慢、利用少”的问题。同时管理理念滞后、缺乏专业知识和技能、制度建设较为缓慢且落实不到位、缺乏长效的管理措施，没有明确、完整、通畅的工作流程，缺乏严格工作規定和完善、统一的标准指导，规范性文件支撑较弱，在自然资源档案保管、利用、安全方面存在较大的隐患[3]。

2.3 档案人员不专业

一是目前行业内档案管理人员的年龄较大、学历较低，专业能力较差。在长期传统档案管理模式下工作，对档案材料仅仅停留在收集归档、人工整理、分类利用层面，缺乏大数据信息化思维和专业技术能力，不能熟练掌握科学化、现代化、规范化、便捷化的信息管理技术，导致工作开展较为缓慢。二是专业培训不到位、不被重视。由于领导支持力度不够、单位开展专题培训活动较少、人员岗位流转较快等原因，管理人员严重缺失信息化管理实践技能，对大数据平台的应用及认知缺口越来越大，整体人员综合素质水平停滞不前，整体呈现出档案管理优秀人才缺乏的现象。三是档案管理人员受工作性质影响，档案意识淡薄，抱有敷衍、应付的工作态度，工作模式满足于常态化，主观能动性和创新观念意识不强，大局意识和服务意识不够深入，缺乏工作激情，造成工作被动开展。

2.4 数据共享不通畅

实现自然资源档案共建共享，需要行业内各级单位领导者与管理人员更新传统管理理念和转变管理模式，为信息共享准备必要的传输渠道。但是目前仍存在各种问题，一是资源共享意识不够，自然资源档案涉及单位较多，行业内尚未制定统一规划方案，各单位没有经过行业内外多层次、多角度调研，导致系统平台建设参差不齐，兼容性较差，无法实现数据的共享和传输，信息整合不足，远不能达到平台数据共建共享的目的。二是各单位涉及自然资源业务存在差异、体系较为分散，形成的档案信息文件类型不同、存储方式各异，使得信息无法流通、传递、共享，“信息孤岛”越来越多。

3 大数据平台下自然资源档案管理利用未来发展路径

3.1 软硬件建设双管齐下促发展

一是领导者要积极对接上级部门，了解政策信息动态，把握项目进展情况，力争上级专项资金倾斜。同时要结合工作实际梳理项目需求，按照“科学”“超前”“细化”的要求，策划包装项目，完善符合申报要求的基础材料，切实将各阶段工作做细、做扎实，加强衔接、跟进，有效指导项目申报文本的规范化，提高专项资金申报质量。二是紧扣大数据平台“一网通办”目标方向，扎实开展市场调研。结合自身发展实际，与外包软硬件公司积极衔接，根据业务需求和发展需要，有针对性、有侧重点地研发系统功能。在数据汇集、系统集成、联勤联动、共享开放功能上下功夫，全面发挥信息化体系优势，探索走出一条区域内自然资源档案精细化、多元化管理的新路子，为推动高质量发展、创新自然资源工作提供有力支撑。三是坚持数字赋能。要明确专门管理人员及时收集档案资料，集中开展数字化工作，上传数据至系统平台，实行数字档案资源及时整理、及时更新、实时动态展现的管理模式。逐步完成存量档案数字信息采集，在技术上达到高效归档、科学管理、利用便捷、共建共享的软硬件建设目标，为后期挖掘信息资源价值打下良好基础[4]。

3.2 建立健全档案管理利用体系

一是加强组织领导，明确工作责任。要坚持把自然资源档案管理纳入工作重点，并严格按照上级工作规定和要求，成立档案管理领导小组，明确档案管理分工，确保单位内部机构均配置专职档案员，专项负责档案收集、整理、归档、利用各个环节，搭建起主要负责人负总责，分管领导亲自抓，档案领导小组具体管，各个档案员同努力，纵向责任明确、横向有人抓的管理网络，提高自然资源业务办理的质量和效率，进而实现全员、全方位、全过程档案工作体系。二是完善各项制度，促进规范整理。要根据新修订的《中华人民共和国档案法》，针对自然资源档案的整理、鉴定、立卷、归档、保密、利用等多个环节进行严格规定，及时更新立卷归档、档案保管、借阅等档案管理各项制度，进一步加强档案制度化建设，确保档案管理工作的每个环节有章可循、有法可依。三是树立服务意识，优化利用流程。要做好档案利用服务工作，及时、准确地为利用者提供所需要的档案资料，认真细致做好对外服务工作，把提高服务态度、服务质量、办事效率、办事群众的满意度作为服务窗口工作的重中之重，让群众期待而来、满意而归，办事办出幸福感、获得感。同时要严格执行档案借阅、查阅和复印制度，档案的借阅、查阅和复印一律要出示个人有效证件、相关证明材料并履行登記手续，确保档案业务规范化、制度化，切实做到管理好、利用好自然资源档案资料。四是强化日常管理，保障档案安全。按照工作标准和流程定期收集整理各类档案材料入库，实现档案管理的集中统一。做好档案防光、防潮、防火、防虫、防盗、防有害气体等“六防”工作，确保档案存放的安全性。

3.3 打造“高精尖”档案人才队伍

为了有效实现在智慧城市大数据平台下自然资源档案的高质量管理利用，确保未来实现可持续发展，建设一支政治觉悟高、业务素养好、服务能力强的干部队伍是重中之重。一是部门单位领导者要统一思想，提高政治站位，深刻学习领会习近平总书记对档案工作重要批示的丰富内涵，切实把握四个“好”、两个“服务”的目标要求，认识到实现档案资源大数据信息化管理利用对于城市建设规划安全有序运行、推进自然资源治理体系和治理能力现代化的必要性及重大意义。二是要在日常工作中加强各级部门关于档案管理、信息化应用、信息保密、对外共享利用服务的学习，多举措、多路径、多方式举办教授讲座、外出研学、技能比武等活动，转变滞后理念，学习并熟练掌握先进的信息技术，具备更强的信息素养，提高实时感知发现问题、快速有效处置问题的能力，提升科学化、精细化、智能化水平。三是建立完善自然资源档案管理人员的考核 机制，加强日常调度反馈、检查督促，细化量化目标任务，紧扣时间节点定人定岗定责，坚决有力落细落实各项措施。要求每个档案工作人员端正工作态度，加强工作责任心，严格按照各个岗位责任要求办理各项业务，主动学习业务知识，熟练掌握操作程序，促使其提高政治站位，牢固树立甘于奉献意识，激发工作热情从而激发潜能，提高服务创新能力。

3.4 创新资源共建共享联动机制

一是要对标当地政策要求，深度研究现有智慧城市大数据平台功能与自然资源工作的契合度、兼容度。建立本地区共建共享信息平台接入档案和统筹调度机制。深度融合、有机衔接、一体推进，加快形成畅通的跨部门、跨层级、跨区域运行体系，更好实现信息共享、相互推送、快速反应、联勤联动[5]。二是共建共享利用平台推行过程中抓好数据共享、系统整合和标准统一。进一步提高数据汇集效率和数据质量，切实解决信息互联互通难题，打破传统各自为战的信息孤岛局面和困扰群众档案利用的技术壁垒，加快形成互联互通、协同高效的大系统。三是要高度重视自然资源档案信息的安全利用。在软硬件上配置杀毒软件、防火墙、漏洞扫描、利用审计等设备，同时要求平台具体管理人员签订保密协议，在查阅利用过程中不断加强人员登记、共享监控、功能限制等安全管控工作，推动档案利用工作更加精准、更加科学、更加有效。四是提高群众服务意识。采取召开座谈会、现场考察等方式，深入基层、深入群众，尽可能多听取各方面对自然资源档案大数据管理平台建设使用的意见和建议，不断优化服务流程。指定专人协调群众提供综合咨询、信息查找、业务指导、帮办代办等服务内容，尽快实现自然资源档案面向社会共享。五是紧紧围绕政务服务发展新方向，大力提升服务水平和服务效能。以办事群众满意为目标，提升服务水平和质量，进一步简化利用审批流程，持续打造“一网通办”“一窗通办”服务模式，打通为人民服务的“最后一公里”，进而深化“数字政府”改革成效[6]。

参考文献

[1]赵丽辉.机关事业单位档案管理数字化存在的问题及对策[J].兰台内外，2021（36）：38+31+60.

[2]梁丽坚.大数据时代下的自然资源部门档案管理创新[J].城建档案，2021（12）：74-75.

[3]雷国雅.资源共享视域下自然资源档案数字化管理策略研究[J].兰台内外，2021（34）：1-3.

[4]王瑞.自然资源档案管理信息化的现状及应对策略研究[J].科技资讯，2022，20（07）：4-6.

[5]上海：数字赋能 让交通更“智慧”更安全[J].汽车与安全，2022（06）：38-41.

[6]陈升.建立统一的编码体系打造全国一张清单[J].财经界，2019（34）：19.

作者简介：孟祥英（1978— ），莒县自然资源和规划局馆员，研究方向：自然资源档案管理。