浅析如何做好档案保密与利用工作

冉海燕

[摘 要]档案是企业重要的信息资源，档案保密工作做的好与坏，将直接影响企业的安全与利益，本文针对档案利用监督、档案保密与利用、档案保管人员职责等方面，尽可能地提出了具体的措施和办法，以解决怎样做好当前档案保密工作。

[关键词]档案保密；档案利用；措施办法

中图分类号：G273.5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）20-0205-01

档案是一种重要的社会信息资源，对于档案信息既要重视档案的保管保护，又要注重其所含信息的开发利用，以共享其资源。如何才能做到档案利用率高且保密工作完善，经过本人多年的实践工作和深入细致的思考和交流，有了一些心得体会。

一、存在的问题

在以往的档案保密及利用工作中， 由于重视不够，制度措施不健全，档案管理人员素质参差不齐等因素，存在着诸多问题。（一）档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。这样做的弊端为：档案得不到充分利用，甚至有些很有价值的档案被长期搁置，造成档案资源的严重浪费；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现。（二）档案管理人员的素质有待进一步提高。目前，在我国基层单位，仍存在着档案管理人员队伍的文化程度、专业素质、理论水平、思想观念的方面的参差不齐。究其根源，首先，有的单位档案管理意识薄弱，只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案管理工作没能给予足够的支持。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足。以上所述严重制约着档案管理工作的发展。（三）档案保密工作有待进一步完善，在国企中普遍存在档案保密程度不高的问题，譬如制度与监督流于形式，职责不明确；借阅人员不遵守制度，借阅档案不能及时归还档案室；单位内部没有建立有效的监督机制，有的规章制度浅尝辄止，疏于对档案工作的管理等。

二、解决的办法

（一） 要切实解决档案工作中的重保轻用的现象。在档案管理实际工作中普遍存在“重保轻用，利用不足”的弊端。档案工作者害怕失密或者心存顾虑，不敢大胆利用，使很多有利用价值的档案被束之高阁，造成档案资源的浪费。这就要求档案工作者解放思想、端正态度，与时俱进，改变松进严用的传统观念。使档案得到充分的利用，不淹没在尘埃之中，也使得需要信息的人员和部门能够及时、有效、准确的利用和了解。同时，在利用中要根据不同利用对象的目的不同，实施重点监管，此时需要档案管理人员做到“三勤”：一是嘴勤，勤宣传利用档案的管理规定及制度，勤与利用者交谈，摸清利用档案的目的。二是眼勤，勤观察，置每个利用者在视觉之中，防止出现档案丢失等情况。三是手勤，勤检查被利用的档案，是否出现缺失单页或被涂改等情况，仔细查验被利用过的卷宗，发现问题及时在利用薄上登记说明，对于毁坏档案的行为及时告知领导，以便及时查处。通过上述办法，提高档案的利用率的同时完善了监督管理，档案管理人员的管理价值也在利用档案的效果中得以体现。

（二） 要进一步提高档案管理人员的各项素质。档案管理人员是档案管理制度的最直接的贯彻者和执行者，对档案的安全负有最直接的责任，因此档案管理人员必须进一步提升相应的素质：档案专业工作人员必须热爱档案事业，有较强的事业心和责任感，并具备一定的文书学、档案史、档案管理学、档案文献编纂学等专业基本知识，最重要的是档案管理人员必须熟悉自己所管理的档案的内容及密级。这就要求我们具备较强的信息素质、学习能力及记忆能力。所以这就要求我们档案管理人员，必须注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式来提升自己，熟悉档案工作的各个环节并按其基本要求努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率、提高档案质量。通过外出交流的方式，与其他单位进行学习、讨论、交流，将好的档案管理方法进行应用，促使档案管理工作更科学、更实用。

（三） 要加强制度建设，完善监督机制。档案保密工作是一个很严肃和谨慎的问题，需要健全的监督机制，所以在档案管理过程中，有效、良好的监督工作是使档案在利用过程中能够顺利、安全、完整的有力保障。（1）制定具有合理、科学性的规章管理制度。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要，档案规章制度一般有阅览制度、外借制度，复制制度等，根据不同层次的利用人员制定不同的利用范围和审批手续，使提供利用工作有章可依，确保档案在有效利用的同时不损坏、不泄密。（2）创新档案保密工作方法。《保密法》规定，档案划分为“绝密”、“机密” 和“秘密”三级，是为了让档案工作者根据不同密级采取不同的管理措施，最大限度地利用档案。同时，根据国家还规定了涉密档案的保管期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年，保密事项在其确定的期限内，受国家保护。但是涉密事项不是一成不变的，保密期届满，就失去了它的保密价值，这部分档案便可解密。对于涉密档案的管理，不仅要立足于当前的实际工作，还要考虑到长远，以往的制度还有些许不健全之处，适应不了现在的新形势，为满足需要，应建立以下三项制度：建立划定密区制度，以便届满自行解密。建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或者发生升降密级的文件，对企业其他下属单位进行告知，以便有需求的单位个人及时掌握最新信息情况。建立涉密档案接收标准，在接收档案方面进行规范化建设。（3）加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，有部分老卷宗把密与非密文件混合组卷、混合保管，混合提供，造成扩散机密的漏洞，对此我们可以采取分段管理的方法，对以前混订的卷宗我们只提供所查的内容，不提供含涉密文件的原件。外供卷时，可采取对所查文件无关涉密卷封存等措施。