新基建时代下企业基建档案管理模式探析

摘 要：新基建时代下传统基建管理模式已不能够适应时代的发展，必须创新变革，这就给基建档案管理工作带来巨大挑战。本文以企业基建档案工作中的“收集”“管理”“存放“利用”四个环节为切入点，分析了新基建时代下基建档案工作现状和面临的挑战，从档案收集模式需要向智能化转变、加大档案信息化管理力度、探索档案数字资源长期存储模式、持续挖掘档案信息价值提供最优利用模式四个方面，探析新基建時代下企业基建档案管理模式的创新变革路径，并展望新基建时代企业基建档案工作新发展，期望为做好企业基建档案管理工作提供帮助。

关键词：新基建；企业基建；档案管理

引言

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。它不仅是历史的真实写照，同时也是涉及各方权益的凭证和依据 [1]。“新基建”即新型基础设施建设，相对传统基础建设而言，是指发力于科技端的基础设施建设，主要包含5G基建、特高压、城际高速铁路和城际轨道交通、新能源汽车充电桩、大数据中心、人工智能、工业互联网等七大领域[2]，是一种以新发展理念为引领，以技术创新为驱动，以数据为核心，以信息网络为基础，面向高质量发展需要，提供数字转型、智能升级、融合创新等服务的基础设施建设体系[3]。新基建的特征：建设主体更加多元化，建设模式趋向于产业和学术研究的紧密结合，建设重点放在构建科技平台上，并将其应用于支撑经济和社会的数字化转型。新基建已经成为传统基建的重要补充，不仅改变管理主体、建设方式和应用场景，而且还改变基建档案的内容、载体和收集手段。因此，基建档案的管理模式必须进行创新变革，以满足时代的发展需求。

1 企业基建档案主要内容及特点

1.1 企业基建档案内容

企业基建项目建设比较复杂，有的项目建设周期很长，根据项目在建设活动中不同阶段，可划分为五部分内容：（1）项目前期档案。是指基建项目立项申请报告、项目建议书、可行性研究报告、征地资料、规划设计文件、招投标文件、前期勘察和测绘所形成的文件、图纸及报告等相关档案材料。（2）监理档案。在施工监理过程中所形成的监理合同、监理规划、监理月报、监理总结等文件。（3）施工阶段档案。是指建设项目在施工过程中产生的相关档案材料，包含施工组织设计、开工报审、工程测量定位记录、各分步分项工程验收记录、设备安装调试与验收记录、工程质量报告图纸会审及变更、施工日志等文件。（4）竣工图。即项目竣工后由施工单位根据构筑物编制的竣工图等相关材料。（5）验收阶段档案。是指项目在验收阶段及试运行中所形成的相关档案材料，如单位工程竣工验收、“三同时”验收、各种验收检测结果、竣工决算等文件。

1.2 企业基建档案的特点

1.2.1基建档案具有成套性。基建档案能够全面反映工程项目各种活动的信息，在项目推进过程中，涉及几个阶段的内容：（1）规划期申报阶段，档案主要包括项目建议书，可行性研究报告书，申请上报文件，选址意见书，用地预审意见，环境影响评价审批文件等。（2）项目实施阶段 ，档案主要包括项目初步设计及批复，招投标材料、施工图，监理资料等。（3）竣工验收阶段，竣工图，各单项工程验收料档案等。而这些档案资料尽管是根据项目推进阶段依次产生的，但是有机地联系在一起，形成一个承上启下的资料系统，因此具有成套性。

1.2.2基建档案具有专业性。首先，基建档案包含着基建项目整个建设工程的相关信息材料，而基建活动在每个建设环节中均有十分显著的专业性，记录着混凝土工程、给排水工程、消防工程等环节的相关信息，每个工程阶段都有其特殊性和专业性，活动中形成的文件材料类型都不同，具有各自的特点。[3]其次，是档案形式的专业性，特别是图纸资料，由于图纸幅面大，整理档案时需要有专业的折叠方法才能既方便查看也能在存放时不被损坏。因此，基建档案也具有很强的专业性。

1.2.3基建档案具有复杂性。基建档案记录了基建工程项目活动的各种信息，内容涉及各种专业领域，比如建筑、结构、给排水、消防、设备等各个方面，汇总众多参建单位的资料；基建工程项目的不可控因素较多，在实施过程中可能会产生很多不可预测的问题，产生的文件随项目的进展逐渐增多，如各种类型的签证，变更资料等，因此，基建档案随着时间变更，条件变化而变得复杂多样 [4]。

1.2.4基建档案具有真实性。基建档案记录基建项目从立项申请到竣工验收过程中的每项支出、每张图纸、每项工程都是真实的，都能找到发生的具体位置及实物，准确、真实、完整地反映项目建设及设施设备的真实情况，并将直接影响到工程投产后的生产、维护、改建和扩建等工作的进行状态。

2 新基建时代下企业基建档案工作的管理现状与挑战

一直以来基建档案管理工作依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》以及原国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328）等法律、法规和规范，并制定具体档案业务管理标准和制度。新基建时代下，参与者的规模、种类及其相关的技术手段都有所提升，而且在施工的同时也会产生大量的原生的电子文件，从而给档案的收集、管理、存放、利用带来了挑战。

2.1 基建档案收集工作的现状与面临的挑战

随着企业规模的不断扩大，基建档案的收集工作面临着越来越大的挑战。企业基建项目的参建单位有勘察、设计、施工、监理、设备制造、第三方检测等诸多单位，设置的机构和管理人员也比较多。由于兼职档案管理人员变化频繁，对档案的制度和规范不了解，基建项目档案资料管理接续不顺畅，直接影响档案的收集工作。基建项目在前期形成的文件材料，大部分保存在个人手中，不能及时归档形成档案，又因人员的频繁变动，极易造成文件材料的丢失，最后导致归档材料不齐全。在新基建时代下，基建项目产生大量电子数据，由于许多企业硬件设施跟不上，不利于数字资料的收集归档工作。

2.2 基建档案管理现状

2.2.1档案的关联度较低。基建项目建设周期长，前期各门类各种载体的档案管理相对分散，内容方面缺少关联性，不利于后期档案的检索和利用。新基建时代下基建项目的参建单位增多，产生档案的数量和载体类型剧增，这就增加了基建档案关联工作难度。因此，提高档案的关联性变得尤为重要。

2.2.2信息化程度较低。在信息时代下，一些企业依靠基建档案目录来管理，较少应用档案管理系统进行全文管理。这样导致档案查找和利用变得非常困難。因此，加快基建档案信息化建设步伐，加大基建档案信息化、数字化和网络化管理力度，是当下档案管理人员的重要任务[5]。

2.3 基建档案保存现状与挑战

新基建时代到来，基建档案纸质保存方式已经不能满足当下的需求。存量档案数字化、增量档案电子化是基建档案面临而且是急需解决的问题，必须采取更先进的技术，如采用数字化的存储方式，采用硬盘、服务器等，来实现档案的数字化，寻求能够长期存储档案数字资源的方法。这就需要档案管理者持续地努力和探索。

2.4 基建档案开发利用现状与挑战

传统企业基建档案的作用主要是为企业后续的扩建、改建、维修等提供证据。而新基建时代下，基建档案存储大量的数据资源，为新基建项目的研究和建设提供信息资源服务、为开展企业文化建设提供素材将成为档案利用的主要目的。传统基建档案的载体是纸质的，利用频繁的档案会造成不同程度的损坏，为解决这个问题，部分企业档案部门会根据基建档案内容撰写编研材料来提供利用。未来，针对新基建科技含量高的特点，基建档案管理者需要积极探索如何加大基建档案的关联性，提高档案的利用率，把档案价值最大化。

3 新基建时代下企业基建档案管理模式创新转变

3.1 档案收集模式需要向智能化转变

3.1.1企业需要建立全新的工作机制。要建立一套健全的管理体制，使得档案管理与项目建设同步进行。在档案的收集过程中，众多的参建单位需要配备相应的兼职档案人员，工作系统网络化，每个参建单位既要明确各自的责任，又要积极参与合作，了解基建项目的归档范围。对不同类型的人员进行相应的档案制度和规范的培训，充分落实档案管理责任制，调动相关人员的积极性，增强其责任感，以确保基建档案的完整、真实、有效。

3.1.2需要推广智能化的档案收集方式。在新基建的环境下，要培养在线归档的习惯，因为大部分文件材料数据都是在电脑系统中直接产生，要通过文本识别、语义判断等智能技术对档案文件的收集进行质量把控，从而提升档案收集的智能化水平。

3.2 加大基建档案信息化力度

3.2.1建立电子档案管理规范。依据国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），结合企业具体情况，档案部门应建立一套基建档案电子档案管理标准体系，规范电子档案的信息资源。建立电子档案管理规范以及元数据规范等来满足实际需求，通过元数据来提高档案的关联度。

3.2.2加大基建档案信息化力度。企业档案信息化建设要与企业的信息化建设同步进行，建立电子档案管理系统，与其它应用系统诸如OA、CAD等系统衔接，争取早一步实现在线归档；强化档案管理者的数字化意识，对信息化档案管理模式、数字化档案管理工作方式以及智能化管理发展趋势有清晰的认知，不断加大大数据技术、云计算技术、物联网技术、人工智能技术等现代信息技术的深度应用，进一步强化企业基建档案信息化建设意识和数字化管理思维。另外，电子档案管理系统的配置需要专业的硬件作支撑，通过现代化的信息技术对基建档案进行科学的整合和储存，同时系统要有较强的保密性，要能够自动化识别及搜索基建档案详细内容，以实现档案远程传输、保管、查阅等相关功能，有效提高档案管理效率。

3.3 探索档案数字资源长期存储模式

在保证传统基建档案信息资源足够安全的条件下，寻找档案数字资源长期存储模式，利用数字化的存储技术来实现档案资源的存储，从而达到档案的集中统一存储。利用数字备份、数字迁移等方式，解决档案资源长期保存困难的问题。

3.4 持续挖掘档案信息价值，提供最优利用模式

要想持续挖掘档案信息价值，就需要建立跨载体的知识集成服务平台、专题数据库等。新基建环境下，档案信息资源整合显得尤为重要，谁能更好地整合档案信息资源，便能为档案的利用提供更好的渠道。因此，档案管理者需要利用现代技术不断地深度挖掘档案信息资源、不断地整合，对多元化档案资源进行集成，从而更好地为利用者提供最优的利用模式。

此外还需要建立智能推荐系统。人工智能技术、信息挖掘技术是档案管理者的有力工具，这些技术可以揭示大量档案数据中蕴含的有价值信息，通过资源的重组，能更好地为利用者提供服务，为智能决策作参照。

4 新基建时代下企业基建档案工作新发展

4.1 丰富档案数字资源

新基建时代和环境下企业应该重视和强化基建档案数字资源的收集。首先，需要建立健全基建档案数字资源收集、归档管理的制度和规范，强化企业基建项目档案的前端控制和全流程管理的思维模式；通过充分利用现代信息技术，不断地探索和创新档案数字资源的在线收集方法、收集手段，提高档案数字资源的收集效率，丰富档案数字资源。

4.2 运用智能化技术

新基建给我们带来了信息技术的进步，档案部门应利用新基建所创造的智能化技术手段，建立智能化的档案工作平台，把智能化的技术手段应用于基建档案工作的收集、管理、保存和利用等环节，提升档案工作人员的效率，保障档案安全的同时丰富档案资源 。

4.3 提供知识服务

新基建时代企业基建档案利用的目的不仅仅是为企业提供法律凭证，更重要的是提供知识服务，为新项目的研究和立项提供参考，为新项目的建设提供可靠的借鉴。企业内部档案管理者需要探索和利用新技术，深度挖掘基建档案信息资源，提供良好的知识服务，开展档案利用调查活动，收集利用效果反馈，不断创新和提高服务形式，达到用户利用效率最大化。

结语

总之，新基建给企业基建档案管理既带来了机遇也带来了挑战，作为企业的一名基建档案管理者，我们必须持续提升自己的专业技能，提高整体水平，跟随时代的发展步伐，根据丰富的工作实践，从基建档案存在的问题出发，抓住基建档案的工作要点，不断探索和研究适合新基建背景下企业基建档案管理的模式，从而更好地为企业的发展提供档案支撑。

参考文献

[1]黄福如.高校合并后基建档案管理探析[J].科技经济市场，2006（12）：88.

[2]《北京档案》编辑部.何为“新基建”[J].中国总会计师，2020（3）：22-24.

[3]陈雨.新基建背景下基建档案工作模式变革与发展[J].北京档案，2021（1）：43-45.

[4]姚庆群，严琳玲.农业科研单位基建档案科学管理初探[J].北京档案，2019（4）：110-112.

[5]和兴兰.基建档案数字化工作初探[J].北京档案，2019（4）：30-32.

作者简介：岳素芳，工程硕士学位，中国船舶集团有限公司第718研究所副研究馆员，主要研究方向：科技档案管理。