新时期高校干部人事档案的风险管理研究

王洋

摘 要：数字时代，高校干部人事档案工作呈现出数据化、知识化、规范化等新的特征，在多轮干部人事专项审核工作全覆盖的常态机制下，干部人事档案工作的重要性不言而喻，如何积极推动高校干部人事档案管理与数字化有机结合是当前干部人事档案工作的重要议题。文章从高校干部人事档案新时期的两大特征出发，讨论人事档案工作危机风险的具体表征、成因拆解、解决并开展风险管理的必要性，并结合工作实践，提出高校干部人事档案风险管理的具体对策，为高校干部人事档案工作发展提供参考。

关键词：新时期，高校干部人事档案，风险管理

近年来，中组部为落实全面从严治党、从严治吏、选贤举能、知人善任的指导思想，开展并部署多轮多批次的干部人事档案专项审核工作。專审既巡查在干部人事档案工作中造假、篡改等破坏干部工作生态、威胁干部档案权威性、影响社会风气等严重问题，肃清并整顿干部队伍，维护干部人事档案的严肃性与公信力；也通过专审对全国干部人事档案管理的质量进行大摸底、大体检，并在问题发现中改进干部人事档案工作流程，强调和夯实了干部人事档案的重要性与基础地位[1]。

1 新时期高校人事档案管理的新特征

1.1 数字经济是时代命题

数字经济已成为社会发展的时代标签，作为驱动经济发展与转型的新兴力量，各行各业都在积极探索与各类数字要素融合发展的新模式和新业态，各种数据中心、基地等数字要素新基建也如火如荼地推进铺开。这对我国档案事业来讲，一方面通过档案信息化、数字化建设极大改善档案工作的软硬件条件、创新档案业务工作模式、丰富档案服务内容和体系，提升档案工作效率，使档案工作事业迎来翻天覆地的大变化；另一方面，也使档案作为信息数据的资源集合的价值得到重估，成为企事业发展的战略性资源且得到了顶层设计的高度重视。面对新的时代命题，现在和不久的将来以数字化的形式开展高校干部人事的文档管理将是不可逆转的大趋势，传统守制的干部人事档案工作将会面临巨大的危机与挑战，能否正视和应对关系到高校干部人事档案管理的生存发展。

1.2 档案业态的多元化

在公共服务等领域，档案信息化、数字化建设实践与示范项目，已被证明能够提高档案管理的效率；通过档案服务创造公共、经济、文化、历史等多维复合价值，并满足人民群众日益增长的个性化信息需求。档案价值的发现与供需市场的繁荣，使档案管理与服务的业态呈现开放化、多元化、个性化等共享共建共治的特征。档案资源在公共文化领域逐步开放共享、探索共建共治，不少封闭管理的涉密档案领域也逐步脱密、走向公众，开展高标准、快响应、深挖掘、个性化的档案信息服务，干部人事档案工作自身也处于档案业态多元多变的大环境。接受高校各单位和师生的监督，满足校内外的档案服务需求，主动通过档案编研和价值发现服务高校人才及发展战略等各类档案信息需求，为高校人事档案工作提出了更高、更多的需求[2]。

2 高校人事档案发展的危机风险

数字经济为档案事业插上了高飞的翅膀，而在展望与规划发展蓝图前必须清醒认识到数字经济在带来效率提升与发展机遇的同时，也给高校人事档案工作带来挑战与危机。危机的形成既是数字化发展不完全的伴生产物，也是干部人事档案历史遗留问题在新环境下的彻底暴露。相比档案数字化带来的便利性与益处，风险的形成和积累显得更加隐蔽、不易察觉。因此，在大力推进高校人事档案数字化建设进程的同时，也要时刻警惕潜在的危机与风险。

2.1 危机风险的具体表现

2.1.1部门边缘化风险。档案数字化对信息技术标准和水平是有较高要求的。这意味着更多信息领域的参与者会通过招标采购、联合研发、自主创新等方式跨界来到干部人事档案的业务工作领域，这就存在业务流程重组再造的可能性。而信息化建设并非传统的人事档案部门强项，很容易在技术单位或部门的改造下逐步丧失岗位履职空间或具体业务职能，导致相关部门和人员逐渐被边缘化。

2.1.2档案信息安全风险。依托高校的数字校园与档案信息化建设进程，高校干部人事档案完成基本的信息化基础设施改造。但由于限于整体性规划的缺失，干部人事档案信息系统在运行中出现了诸多安全性隐患和漏洞，产生诸如人工归档或录入时的遗漏、删改、泄密等安全风险，还有档案软硬件系统兼容性、稳定性、完整性、水电气暖的物理灭失等信息基础设施安全风险。档案信息安全风险一旦爆发，会给高校带来巨大的声誉、人才和经济上的损失，并有可能抹杀信息技术带来的诸多益处，从而影响和阻碍档案信息化发展前进的步伐[3]。

2.1.3档案服务满意度风险。作为高校内务工作部门，干部人事档案工作通常具有严肃、封闭、保守的特征。但在各行各业档案开放共享的大趋势和移动互联网的传播效应下，高校档案部门也积极探索面向高校管理与师资的档案服务功能，开展主动服务和个性服务。在这一过程中，无论是高校干部人事档案既有的业务工作还是服务创新，都面临学校各级单位和师生对其时效性、满意度的全面监督与评价。

在上述危机风险中，以档案的信息安全风险权重最高、潜伏最隐蔽、次生影响与灾害最大，是所有危机风险中最优先和迫切需要解决的议题。只有做好安全风险管理，才能维护干部人事档案的权威性、客观性、严肃性；才能保障干部人事档案的发展在正常的发展轨道，这是解决高校人事档案发展危机风险的关键性问题。

2.2 危机风险的成因拆解

2.2.1机制角度看。涉及高校干部人事档案的法律法规、规章制度建设与更新远远滞后于档案信息化建设进程，常常出现系统、权限或数据在缺少完整约束的情况下运行，制度上的空白漏洞往往成为安全风险的高发地。制度建设被技术迭代牵着鼻子走，尤其是在安全问责与惩戒机制上，数据泄密往往具有隐蔽性强、持续性久、损失难以估算的特征。在安全事故发生后一般很难快速进行定损和问责，而一旦问责与惩戒机制失灵，制度体系就难以发挥约束、引导与规划的作用。

2.2.2信息技术角度看。一方面，由于干部人事工作的严肃性与保守性，在信息技术的应用上是持保守稳健的态度。囿于传统的业务模式，涉密、守密与解密共享间的争论冲突没有很好地得到化解，在数字化建设的积极性方面不够。另一方面，数字技术代替下的单套制模式还不成熟，并不适配于高校干部人事工作，不仅技术的路线选择存在兼容性、替代性问题，建设盲目缺少系统规划和对系统设备的依赖也使档案信息安全漏洞问题频发。

2.2.3档案业务人员角度看。与档案信息化进程相比，传统的人事档案人员在档案数字化认知、知识技能储备、保密意识、法律风险等方面的能力有限、提升缓慢，技术、制度、人的发展不均衡导致档案数字化的推进困难重重。

2.3 解决危机风险的必要性

危机风险的提出，一方面来自数字时代背景给传统高校人事档案工作带来的三重压力；另一方面也是源于社会对档案价值的重新认知不再局限于保管收藏和客观凭证，而是作为单位重要的战略资源，具备了个人立体画像、知识发现与数据决策支持、文化历史传承与个性化呈现等多方面的新业态和利用新场景，档案价值能否辐射甚至影响到高校管理各个层面和领域，全方位助力高水平院校的建设规划[4]。为有效发挥高校干部人事档案资源的价值，就需要把掣肘发展的档案安全问题摆在优先解决的位置，在规划发展路径的同时也要探讨以档案安全问题为核心的档案风险管理对策。

3 高校人事档案风险管理的具体对策

3.1 后端管理向前端控制转型

传统的干部人事档案通常遵循项目任务模式和后端管理的业务模式，即通常以专项行动、任务或人事年度考核、调动时点来推动干部人事档案的整、编、研工作。通常在项目任务期雷厉风行，整治成效显著，但专项行动在人财物的投入上很难做到常态化。这就意味着干部人事档案的工作强度和任务发现与解决的进度效果有快有慢、有强有弱，在日常工作状态下遇到问题通常会选择等待专项集中处理。这种后端管理模式问题解决的时效性偏弱，被动的工作模式也不适配当下档案价值发现工作的要求，问题漏洞被发现却不第一时间着手解决也是酿成数据安全风险的重要成因。

无论是干部人事档案价值发现效率还是档案数据安全防范上，都需要业务工作变被动为主动、变后端管理为前端控制。在干部人事档案生成之前，即做好整个流程的科学合理规划，提前做好功能标签、数据格式与漏洞缺陷风险查验工作，将潜在问题解决在工作开展之前。

3.2 科学规划技术路线

信息技术对档案工作来讲并非新兴事物，但技术的快速迭代与传统高校档案工作者的认知之间确实存在不小的差距。近年来，在推崇信息系统与共享网络建设的过程中，不少从业工作者怀有“唯技术论”或“纸质无用论”的观点，主张用数字档案全面取代纸质人事档案工作。这种偏见不仅无视新《档案法》等上位法律对电子文件的认可鼓励与保留意见并存的现实，而且非此即彼的粗暴改进模式也不适应档案高质量发展的要求。面对数字经济的革新驱动，想要做好干部人事档案的风险管理，必须对干部人事档案的涉档技术做科学规划。

3.2.1恪守“技术理性”。无论技术变革到达何种地步，工具本身都应是职能适配人、管理和制度的，各类信息技术百花齐放的当下，评估高校干部人事档案工作应选择哪一种技术路线或产品不应只考虑技术先进性，应该通盘考虑成本产出、学校规划、使用目的、迁移和存管的兼容性等现实依据，综合选择最适合高校干部人事档案需求的技术产品。

3.2.2坚守底线思维。干部人事档案是事关党和国家以及高校人事人才工作的重要战略资源。在信息化建设上有的单位选择业务外包或全部外采的模式，节约投入成本。这种模式在投入产出上确实有立竿见影的效果，但在资料数据有涉密问题上，必须坚守安全可信、技术自主可控的底线思维。这是战略性贯彻落实总体安全观，预防重大档案泄密风险的必要举措，包括档案信息基础设施、信息网络、档案业务人员在内都必须经受安全审查。

3.3 建设全流程风险识别能力

3.3.1在档案收集环节。通过设计标准化的文档填报及附件系统来杜绝错写漏写、遗失的可能性；并通过系统的访问权限管理和日志监控系统，在档案资料的收集和电子化转化之初就做好标准化和一一对应工作，使归档的人事档案文件添加标记，所有针对档案的行为都无所遁形。

3.3.2在整理保管环节。一方面借助大数据技术提升档案整理的效率，并通过标准化的标签体系做好分类归档为查阅利用与编研工作提供便利性，也方便进行标注和编研工作；另一方面借助物联网技术实现人事档案的室、人、物全面互联与动态感知。即通过业务效率的提升，将档案业务人员从海量文档的事务性工作摆脱出来，抽出时间精力专注专业技能提升和安全风险的检查工作；也通过动态感知实现随时随地掌握档案资源现状，针对发生的物理性、虚拟性安全风险都能第一时间获得并及时处置，将风险损失降至最低。

3.3.3在档案利用环节。建设云平台、虚拟镜像系统等接口，确保人事档案的本体存管安全与档案资源合理利用的有序性，重点监控档案信息的脱密、解密和泄密问题[5]。

3.4 加快业务队伍转型

无论是面对人事档案的安全风险问题还是履职空间缩小和边缘化的风险，高校人事档案工作人员必须意识到自身业务能力与数字时代要求间的巨大差异。这种差异不仅体现在数字化认知、档案意识、专业知识结构的不足，还包括服务意识、专业技能、年龄与技术背景的差异，急需在关键岗位上引进知识、技能、管理复合型的专家人才来负责高校人事档案的建设工作，只有强大的复合型业务能力才能统筹发展规划，驾驭技術换代，重视档案资源价值与安全风险问题；针对一线业务人员可以考虑从专审行动中筛选、竞聘和淘汰；此外还要加强业务培训，从综合专业技能、信息技术、法律法规、档案产学研前沿、档案服务全方位组织培训学习，以此打造一支精兵强将的业务团队。

结语

自2017年全国档案安全会议以来，以国家总体安全观为指导，积极稳妥推进档案安全与风险管理体系的研讨与建设已成为档案数字化建设的必要议题之一。对于档案数字化时代下档案安全问题的负作用，应该有客观清醒的认识，这也是高校干部人事档案工作在新时代背景下必须面对的现实问题。只有积极拥抱数字化时代变革，高校干部人事档案管理工作才能迎来高质量发展的新局面。

参考文献

[1]程丽丽.基于管理生态学视角的高校干部人事档案管理研究[J].兰台世界，2022（2）：78-82.

[2]陆冬梅.数据化时代高校干部人事档案价值实现路径研究[J].档案管理，2022（1）：81-82.

[3]段新宇，王志丽.高校人事档案信息资源共享安全风险及防控对策探讨[J].赤峰学院学报（自然科学版），2022（7）：48-51.

[4]何宗哲，黄晓云，赵群，黄春蓓.基于全面风险管理理论的高职院校人事档案管理研究[J].兰台内外，2022（23）：13-15.

[5]朱兰兰，段燕鸽.总体国家安全观下电子档案单套制风险治理研究——基于“理念-主体-行动”的三维分析框架[J].档案管理，2022（6）：31-38.

（作者单位：河南信息工程学校）