新时代人事档案规范化发展趋势分析 ??

摘 要：在新时代，我国各企事业单位机构人才结构逐渐走向多元化、多样化，人事调整力度不断增大。社会经济水平实现跨越式发展，对人才的需求也不断提升，干部人事档案管理规范化管理的重要性逐渐显现出来。实现人事档案管理工作转型升级，对推动人才队伍专业化建设、完善人力资源结构和各企事业单位全面发展具有重要意义。本文从新时代人事档案规范化发展意义及必要性、存在问题、解决路径开展分析，在树立责任意识、优化人员综合素质、增强信息化平台建设、建立健全档案安全管理体系等方面提出完善方案，旨在为各企业单位领导者推动人事档案管理工作迈向新台阶提供参考。

关键词：新时代；人事档案；规范化管理

前言

现阶段社会是以信息时代为主的高速发展的时代，企事业单位分级层，单位多，驻外地公司多，用工形式不同，相对行政机关而言，人事档案管理工作较难，甚至于目前仍存在部分单位沿用传统人事档案管理模式，体现了人事档案管理发展的滞后性。在新时代企事业单位人力资源工作发展过程中，人事档案管理职能部门要深刻认识到科学化、规范化管理的重要作用，不仅要在制度体系、管理模式、人员结构上实现革新，更要借助信息化技术优势提高工作效率、加强安全管理，持续推进人事档案工作的科学化、制度化、规范化[1]，实现各项事业取得新发展、新突破，为推动新时代中国特色社会主义伟大事业迈上新台阶贡献力量。

1 新时代人事档案规范化发展意义及必要性

人事档案记载着一个人的身份、学历、资历等方面的证据[2]，与职工本人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩，是各企事业单位进行机构改革、人员调整、人事变动所依赖的最原始依据，也是人才交流中心为企事业单位提供人事服务的重要参考，具有极强的法律意义，在当今时代发挥着不可取代的作用。

1.1 提升档案工作质量、保证人事信息准确

企事业单位与行政机关不同，其发展关键在于生产、对外服务，人才与干部职工的规范管理是企业运转的重要体现。人事档案最为关键的作用是为企业人才配置实現科学决策和科学管理提供依据和参考，其规范化管理可以促使企业部门领导者获得干部职工思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等方面的准确信息，进而做到知人善任、选贤举能，推动相关岗位能够以最快速度找到合适人选。

1.2 直观呈现人事情况、促进政治生态健康发展

在新时代，企事业单位人员内部结构变得更加年轻化。年轻人居多有创新发展的优势，也存在不定性强、抗压能力弱、离职率高的问题，导致人员结构缺少稳定性，为人事档案管理带来了难度，企事业单位高效开展人力资源工作的任务也越发艰巨。在此背景下，人事档案部门紧跟时代前进的脚步，顺应人力资源的发展规律，创新人事档案规范化工作方式和管理模式，将数据挖掘、信息分析、人工智能等高科技融入到人事档案管理过程中，进一步优化工作流程和工作环节，使人事部门能够通过动态图表、分析报告等信息清晰摸透本单位人员结构情况和岗位信息。同时也可在人员招聘过程中直观了解报名人员个人经历、工作表现、奖惩情况等个人履历信息，进而实现岗位匹配，助力人事管理工作的有序开展。

2 新时代人事档案规范化发展存在的问题

2.1 规范化管理意识较为薄弱

企事业单位的工作以技术研发和生产为主，管理为辅，“重发展、轻管理”思想较为严重。企事业单位普遍认为档案工作就是保管纸质档案，没啥技术含量。同时在实际工作中，人事档案管理人员抱有看好就行的工作态度，服务意识和大局意识不强，业务知识不够全面系统，造成工作被动开展。

2.2 人员队伍专业化程度较低

随着机构改革的开展和新时代各单位企业的人员结构走向复杂化、专业化、多面化，人事档案需要收集、归档的材料越来越多，管理难度也越来越大，目前大部分企事业单位的人员综合素质无法满足新时代人事档案规范化管理的要求。一是思想观念较为传统，领导层面普遍认为档案管理仅仅是收集、整理、保管，对档案信息化管理、数据化管理的关注和重视不够。二是管理人员业务能力差，规范化管理水平较低，责任意识淡薄。缺乏对计算机网络、人工智能、云计算等先进技术的认知，在对人事档案进行规范化管理时难以充分发挥信息化优势，管理方式仍然选用过去以纸质档案管理为主、以人工查询方式利用为主的工作模式，与实现高效档案管理还存在一定差距。三是大多数单位尚未配备专职档案人员，基本上是由组织或者人事部门分级管理，负责的同志往往兼职其他工作，时间和精力难以合理分配，导致人事档案信息化管理工作进程缓慢。

2.3 信息化管理建设手段缺乏

一是由于政策支持力度不够、财政资金投入较少、领导者信息化意识不强、行业发展观念陈旧，导致无法推动工作顺利开展。二是信息化总体应用水平较低，大多单位尚未建设人事档案信息系统，部分单位建设完成的系统平台仅仅是对一般失误的处理和简单的信息汇总，无法打破行业内外信息藩篱，“信息孤岛”问题较为严重，信息化建设优势整体效果不明显、不理想。三是“重建设轻维护”“重技术轻管理”的倾向和误区比较严重，不能保证信息系统平台建设、日常维护更新和档案资源开发利用协调发展。

2.4 档案安全管理体系有待完善

一是网络平台建设不完善。一些单位尚未配备较高等级的防火墙、漏洞扫描、杀毒软件等安全设备，网络系统容易受病毒和木马程序的攻击。在电子文件管理、存储、共享、传输、利用过程中极易导致数据泄密和信息受损，也会使社会不法分子利用网络对档案资源进行盗窃、篡改和损坏，给人事档案安全带来了威胁。二是安全管理制度不够完善。部分单位尚未制定《突发事件应急预案》《信息系统安全事故应急预案》《舆情处置应急预案》《安全保卫制度》《消防工作制度》《涉密网络保密管理制度》等档案安全工作制度，缺少对档案安全工作的制度保障。三是管理制度执行不够严格。单位对安全工作不够重视，没有具备高度的政治责任感和使命感担负起档案安全主体责任，缺乏对保密、消防安全等相关规章制度的严格执行，同时人事档案管理部门缺少对管理人员在实际工作过程中的实时监督监控，容易让非法组织或个人找到漏洞侵入系统，面临着数据被篡改和泄露的风险。四是目前大多档案管理部门的数字化工作由社会第三方完成，对于外包公司人员情况、涉密资质、数字化场所安全、技术水平等信息的了解和调研不够深入，在源头上增大了文件泄密的风险。

3 新时代人事档案规范化发展解决路径分析

3.1 树立责任意识，提高重视程度

人事档案管理部门要想提高人事档案管理水平，必须要加强思想建设，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，担负起 “为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责。一是高度重视人事档案管理工作，提高规范化管理意识，强化档案管理工作的风险意识。将档案管理工作的重要性深入人心[3]，凸显档案工作重要地位，推动人事档案工作走向科学化、制度化、高效化。二要发扬创新思维，持续深化档案工作改革创新，不断夯实档案工作基础。在管理制度、管理模式、流程优化等方式方法上，要通过与现代化信息技术手段的深度融合，着眼解决实际工作中遇到的新情况新问题，为推动人事档案管理创新性发展提供动力。三要强化工作作风建设，提升工作质效，抓实干部日常考核工作，严格落实“绩效考评”工作制度，进一步强化纪律意识、规矩意识和宗旨意识，同时畅通干部晋升渠道，健全完善容错纠错机制，更好地调动和保护各行业、各层级人事档案管理人员的工作积极性，引导干部主动积极干事、勇于担当作为、强化责任落实，不断提升工作精气神，着力打造风清气正的良好工作氛围。

3.2 不断优化人员综合素质，提升综合管理水平

作为新时代人事档案管理者，一是要转变工作思路，推动工作手段创新。要突破传统的档案管理办法和思维模式，努力培养适应新时代科技创新型社会必须具备的素养和能力[4]，扎实学习人事档案管理工作新法规、新技能，熟悉掌握各种现代化应用手段，包括档案数字化、系统平台应用等理论知识和实操技能，进一步提升自我综合工作素养。二是要注重工作手段的创新，引入搜索引擎式思维，不断推动人事档案电子资源的信息化和数据化，全面实现人事档案工作转型升级，使其具备可控化、标准化管理特性。三是要树立团队意识和协作精神，人事档案负责同志要与其他职能科室统筹协调、通力配合，形成工作合力，实时收集人员各方面信息，并及时更新，保证人事档案的真实性和准确性，发挥信息档案资源最大的共享效能，共同促进档案资源高效管理。四是优化服务质量，提升职业认同感和价值向心力，全力打造服务高效档案队伍，不断完善档案利用服务方式，定期对档案利用情况进行分析，不断提高群眾满意度，树立服务品牌标杆，为各行各业提供优质的人事档案查档服务。

3.3 提升服务效能，加强信息化平台建设

新时代人事档案实现规范化、科学化、高效化管理的重要因素是信息化的应用程度，为此，各企事业单位要紧跟时代发展脚步，明确行业发展趋势，在实际工作中加大各方面对信息化技术的应用，推动流程再造，从而减少管理人员工作量，提高管理质量。一是单位领导和相关负责同志要积极深入市场开展调查研究，学习行业先进单位实践经验，根据自身实际高标准采购信息化设备，同时寻找专业的外包公司对系统平台进行全面研发，做好系统运维保障工作，为开展人事档案规范化管理工作提供便利，提高人事档案的利用效率。二是针对实际工作情况，有目的性地应用计算机网络、区块链、数字摄影、数据库、数字签名等新兴技术，逐渐克服自身在传统档案管理中存在的管理效果差、安全性能低、利用范围窄等弊端，切忌无方向、无计划开发应用功能，造成资源浪费。三是加大基础设备建设力度，积极寻求政策资金支持，以人事档案数据的录入、保存及检索为中心去采购相关设备，多措并举提升信息化终端专业化水平。四要持续开展档案数字化工作，大力推进“增量电子化”、继续做好“存量数字化”，不断加快档案资源数字转型，进一步充实信息资源数据库，为后续人事档案数据整合、完整录入、检索查询奠定基础。

3.4 建立健全档案安全管理体系

人事档案记录了个人工作和学习经历、社会关系、思想品德、考核奖惩等各方面信息，涉及个人隐私和单位用人信息秘密，其安全性的重要性不言而喻。一是要强化档案安全主体责任。筑牢档案安全工作思想防线，增强档案安全责任意识，要以档案安全的红线意识和高度的责任感来正确对待档案实体和信息安全工作。二是要完善和规范各项档案规章制度。做到制度管人、流程管事、标准做事。督促档案从业工作人员严格遵守制定的各项规章制度，按照正确的操作流程来开展档案业务工作。制定规范合理的电子设施设备使用管理制度[5]，采取科学精准的管理办法，具体管理到科室，追究责任到个人，坚决杜绝因为互联网电子设备造成人事档案泄密事件的发生，坚决做到存储人事档案信息的电脑不上网，从源头遏制住人事档案电子数据泄密的漏洞。三是坚决做到有法必依、执法必严、违法必究，确保人事档案安全工作得到具体落实，有关部门要定期开展档案执法检查工作，坚决打击影响和破坏人事档案安全的违法行为。例如，加强对档案整理数字化外包公司的规范和管理，做好公司人员审查备案工作，定期开展业务指导和培训，督促企业与整理单位签订保密安全协议，在电子档案形成过程中切实做好各项安全防护措施[6]。

结语

新时代背景下，单位领导要牢固树立档案意识，加大对于人事档案管理的重视程度和力量投入，综合分析本单位人事档案实际管理工作中现存的主要问题，厘清工作思路、明确工作重点、细化工作任务。要按照“项目化、时间化、责任化”的要求，加快推进人事档案数字化转型，优化人事档案管理利用平台，提升信息资源安全管理利用水平。作为档案管理者，要根据企业发展要求不断创新，做好企业人事档案管理工作，为企业选人用人提供准确、翔实的信息，使人事档案在各项关键工作中发挥更大、更好的作用，为企业带来效益，奋力谱写新时代新征程崭新篇章。

参考文献

[1]褚丽娜.事业单位人事档案管理的必要性与具体策略[J].兰台世界，2019（S1）：154.

[2]谭炳权.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].科技风，2013（21）：251.DOI：10.19392/j.cnki.1671-7341.2013.21.221.

[3]吴偕林.学批示 优服务 补短板 强保障 进一步推动档案事业创新发展[J].秘书工作，2022（07）：4-7.

[4]姜海龙.浅谈科技创新促进档案管理工作高质量发展建设[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2021（09）：19-21.

[5]陈慧娟.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].环渤海经济瞭望，2021（03）：98-99.DOI：10.16457/j.cnki.hbhjjlw.2021.03.044.

[6]戴丽娜.事业单位涉密电子档案安全管理风险与对策研究[J].国际公关，2022（24）：106-108.DOI：10.16645/j.cnki.cn11-5281/c.2022.24.027.

作者简介：马爱萍（1976— ），大学学历，东营市人力资源和社会保障局副研究馆员，研究方向：人事档案和人力资源档案。