从档案利用的主流方向谈高职院校档案服务理念

王小娟

[摘 要]任何一个单位的档案管理部门的档案，都有它所面向的主流服务人群。高职院校的档案室主要服务于教育教学所涉及的各个部门及具体人，这些人包括走向工作岗位的学生人群。文章结合鄂尔多斯职业学院档案室的基本情况和日常工作，阐述职业院校档案利用的主流方向及档案服务工作的基本理念。

[关键词]档案利用；主流方向；档案服务理念

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.32.216

“转变档案工作重机关团体利用，轻个人利用的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系”。[1]这段话已经很好地说明了档案的价值和意义所在，同时也为我们职业院校档案服务工作指明了方向，即服务师生（包括走向社会的）注定是职业院校档案服务工作的必然方向。本文主要结合鄂尔多斯职业学院（以下简称“我院”）档案室的一些基本情况，查询档案的相关数据统计，浅谈一下职业院校档案建设的服务理念，以期在日后形成更优质的服务，为我院的改革发展保留历史，提供决策依据，为需要的个人提供更有效、更便捷的服务。

1 鄂尔多斯职业学院档案室的基本情况

鄂尔多斯职业学院是2007年在鄂尔多斯教育学院、鄂尔多斯广播电视大学和伊盟师范的基础上合并组建的。所以我院档案室的档案性质可以追溯到三校合并之前的三校档案。这些档案经历了时代变迁、三校合并、人员调动、校址搬迁，虽然有个别遗失，但三校档案的主体基本保留了下来。经过整理、分类、扫描，很快我院档案室就可以提供日常的档案查询和利用服务了。如今，在学院领导的关心和支持下，在档案室工作人员几年的辛苦努力下，我院档案室在极短的时间内就被评定为自治区机关档案工作一级单位；还被自治区档案局遴选为国家数字档案建设试点单位，该项目的承担将有利于提高学院档案工作水平，对维护档案信息的真实完整，提升工作效率和公共服务能力，实现资源共享具有重要意义。

2 鄂尔多斯职业学院档案室档案服务的主流方向

档案馆是查询相关信息的最正规的主渠道，但由于单位性质的不同，隶属于单位的档案管理部门的档案往往都带有一定的性质，也即任何一个单位的档案管理都有它所面向的主流服务对象，我院档案室也如此。经过梳理分析，笔者发现，我院档案室档案主要有如下几个服务方向或功能。

2.1 为我院留住历史

为一个单位或部门保留历史，这是档案工作最基本的功能，也是为日后的工作提供更多的依据。我院档案室工作人员凭借多年的工作经验和工作的基本原则，在这些方面的工作可以说做到了严谨细致，大到我院涉及的相关文件、会议记录、各种通知、荣誉，小到教学部门的教学计划、教材、光盘，再到各类基建图纸、校园照片、财务报销单据等，可以说学院发展历程中的每一个脚印都留在了档案室中。

2.2 为在校师生提供相关的查询复印服务

为在校的老师和学生提供具体的查询和复印工作，在档案室的所有工作中是比较具体的。如教师在评定职称的时候需要的相关获奖证书、培训证书、课题申报和结项材料等，为学生查询自己的录取花名册等，我院仅2015年查阅人达到152人次，查阅档案290卷。

2.3 为校外人员提供在校期间的相关材料

这是我院档案室近年来最日常的工作，我院三校合并之前毕业的学生早已走向社会的各个工作岗位，现在正处于职业中的上升期，面临着加薪、升职、补岗竞聘，都需要毕业学校的相关证明，包括录取名单、学籍情况、成绩单、在校证明等，这些都需要在我院档案室查询并复印盖章。平均每日都会有4～5名校外人员来查询档案，经过统计，仅2015年一年我院档案室接待校外查阅、复印档案人员400多人次（部分人员会查询多次），查阅档案1000余卷。

3 高职院校档案服务的基本理念

上述档案室服务的主流方向虽然是以我院档案室为例，但是经过笔者调研走访，有一大部分高职院校都经历过校校合并或转型，所以各高职院校档案室的工作流程基本上是大同小异，鉴于这些服务方向，笔者认为，要发挥好档案室的功能，发挥档案的应有价值和作用，档案室服务工作必须坚持以下三个基本理念。

3.1 认真严谨的理念

职业院校档案室作为档案资料收集、整理和管理部门，担负着保存学院档案的重要任务。所以，在传统的档案收集、整理、利用模式的基础上，更应该强调档案的归档数量和实效性、档案的完整性以及归档的准确率，实现档案管理工作的规范化和科学化。为了实现这一目标，档案室工作必须要有一种认真严谨的理念在里面。试想，如果把不该归档的材料错误归档，或者把档案归错门类，都是对档案工作的不负责任，是对档案使用者的不负责任。所以我院档案室在收集档案方面虽然发展了一部分兼职档案员，鉴于他们的专业性不强，对他们交回的档案，档案室要做认真的甄别鉴定。同时，档案室工作人员还要定期到各部门收集档案，避免因上交不及时而造成档案遗失等不必要的情况发生。

3.2 严肃保密的理念

档案的最基本属性就是它的保密性。职业院校的档案同上级档案部门或人事档案部门的档案性质和利用价值相比，有着它自身的特点，更多的是带有学校的因素，它的主体、核心、重点是教学档案。但是保密性是相同的，职业院校也有人事任命文件，工作调动文件、重大决策文件。职业院校档案的保密环节是国家档案安全体系建设的重要组成部分，是从事档案工作的基本准则，这项准则应该贯穿于职业院校档案工作的整个过程和所有环节及涉及的每一个人，并以制度加以完善。所以严肃保密的理念也是每一位档案室工作人员所必须具备的最基本的素质。

3.3 甘于平静、热心服务的理念

在我们的生活中，好多部门的日常工作都是以为别人提供“服务”为主体的，所以我们现在每每强调各种服务理念。笔者要讲的是档案室的服务，档案室的工作纷繁复杂，面对的人性格迥异，往往为找一份档案需要在阴暗的档案库翻阅几大柜、无数卷。找到则好，找不到则还需要向查询人做耐心的原因解释。在没有查询人员的时候，档案室就是一个安静的角落，档案人就在那里默默地整理、鉴定、分类档案，进行档案理论学习、档案的统计、档案室的维护等；有查询人则忙得不可开交。笔者认为，作为档案人既要耐得住这份寂寞，甘于平静，又要坚守热心周到的服务理念。

4 结 论

职业院校档案管理从大的方面讲，档案工作是一项关系着学校长远发展的重要环节，它是学校建设发展的历史记录，它在学校体制改革、转型发展、教学评估、教学改革、职称评定、政策依据和编撰校史等方面，发挥了极大的作用。从小的方面讲，职业院校档案工作为每一位从学校走出去的学生保存他最完整的在校档案，任何时候在任何需要的情况下，他都可以回到自己的母校，找到自己的相关档案。而档案工作人员则为他们提供最高效、最便捷的查询服务。这其实就是职业院校档案工作的最大价值所在，也是档案工作人员的最大坚守，为了这份坚守，他们将上述三份理念时刻牢记于心，贯穿于日常工作的始终。

参考文献：

[1]陈艺娟.职业院校档案利用体系建设的探讨[J].科技信息，2011（33）.

[2]李君.浅谈职业院校档案服务机制的创新[J].职业，2007（33）.