档案信息化建设在医院档案管理中的应用探究

宋燕 赵玥

摘 要：在高速发展的信息化时代，我国诸多领域发生了翻天覆地的变化，在医疗领域的改革创新过程中，档案管理的转型升级是极为重要的一部分。本文围绕医院档案管理信息化建设的内容及必要性、面临的突出问题和未来的发展策略进行深入研究，为医院构建良好的发展体系、促进创新型发展提供参考。

关键词：信息化建设；医院档案；档案管理

在“互联网+”的背景下，大数据、人工智能、云计算等新兴技术不断发展，极大程度改变医院的档案管理工作。如何真正意义上推动医院档案管理信息化，是各大医院未来创新性发展需要关注的重要问题。

1 医院档案管理信息化建设的内容及必要性

近年来，我国医疗产业不断发展，医学水平不断提升，医院数量也在逐日增加。《2021年我国卫生健康事业发展统计公报》显示，2021年末，我国公立、私立医院共约3.6万个，年诊疗人次趋近百亿，每天都在产生海量的数据。医院需要实施档案信息化管理，建设“互联网+档案”平台，对大量信息数据实现高效采集整理，促进档案管理工作更加便捷、规范[1]，进一步降低医院综合隐性成本，为社会公众提供更优质服务。

1.1 档案收集便捷化、多样化

医院档案的总量大、种类多、涉及范围广、内容复杂，包含病例、研究报告、处方记录等文书档案，还包括图片、录像、音频等半结构化非结构化数据。随着数字医疗技术的发展，断层影像技术和新型数字摄影技术生成数量庞大、种类多样、容量巨大的医学影像文件，传统档案收集方式无法满足现状，档案管理信息化势在必行。大数据电子档案替代了传统纸质档案，数据收集更具有针对性、全面性，系统平台可通过计算机网络、物联网、大数据采集等方式，将医院内所有设备与管理系统互联互通，在医生、仪器工作过程中实现对数据的分类采集、实时传送、及时更新，不再“等档上门”，大大提升档案收集的效率，并为医院档案信息整合和精细化管理提供重要数据保障[2]。

1.2 档案数据规范化、智能化

过去传统医院档案管理的载体以纸质档案为主，照片、录音、视频等材料为辅，需要大量的人力物力对其进行整理存放。档案管理实现信息化，主要管理载体成为数据文件，存储方式也变为服务器、硬盘、云盘等新型载体，并且能够对数据和信息按照不同的设定进行系统分析和归类整理，实现管理结构的模型化、模块化。

1.3 档案管理程序化、精细化

在传统医院档案管理模式下，需要人工完成资料移交、归档立卷、登记上架等工作环节；在查档利用方面，需要人工手动检索，检索准确率也比较低，一定程度上影响了患者的看病效率。档案管理如实现信息化，借助于大数据和云计算等技术，则可将档案服务流程删繁就简，档案资源突破时间和空间的限制。

2 医院档案管理信息化建设面临的突出问题

2.1 信息化建设没有得到充分重视

目前医院的领导者大多是医学领域的高精尖人才，在医学研究方面有着很深的造诣，对于医疗业务方面有着更多的关注，对档案工作相对忽视，所以当前许多医院“重医疗、轻档案”的思想问题严重。在顶层设计方面无法顺利开展信息化工作，系统规划颗粒度较粗，系统边界模糊、集成度低，即使要决定开展信息化建设工作，主要依赖外包人员，不做市场调研和业务需求分析，导致建成的档案系统管理平台仅仅是形式，与实际管理业务脱节，实用性不强。同时，由于存在对档案信息化相关项目的重视程度不够、资金投入不足等问题，导致信息化工作进展十分缓慢，无法跟上时代步伐。

2.2 传统管理模式制约信息化建设

传统的档案管理模式已运行了几十年，其所产生的影响严重制约了档案管理信息化转型升级。一是纸质文件数量巨大，数字化工作难以开展。多年来积攒的大量纸质文件，仍需利用人工的方式将其进行整理、分类、数字化，其中不乏不宜数字化、涉密程度高、垃圾成分多的文件，需要大量的人力和物力才能达到历史档案的精确数字化。二是过去管理人员在进行档案收集整理、查询利用时，难免会造成档案丢失、存放混乱，导致信息不连贯，对后续信息化管理造成阻碍。三是目前部分医院虽然会借助信息手段将资料、报告等文件进行传阅，到最终仍然会将其打印成纸质文件放入库房进行归档存储，使得纸质档案与电子档案并存，这样不仅没有充分利用信息化的优势，而且还会增加档案管理人员工作量和医院运营成本，从根本上还是难以实现医院档案管理水平的提升。

2.3 管理人员水平无法适应信息化

档案管理人员是档案管理工作具体实施的主要参与者，其综合素质直接影响档案管理水平的高低。现阶段，医院档案管理人员在传统管理模式中具备丰富的经验，但是在信息化管理模式中缺乏扎实的相关管理知识，不能熟练操作计算机的技能，无法适应医院档案的信息化管理。有些医院的档案管理者年龄较大，或是借调或是兼职，精力难以集中，无法对数字档案进行有效管理和创新，影响了档案管理工作的有效开展。所以目前医院档案管理人员总体上存在专业水平较低、整体素质仍需加强的问题，导致医院档案工作虽然完成了数字化、信息化转型升级，但系统平台的作用和优势不能得到有效发挥，实际应用成效仍然不够明显。

2.4 档案管理系统平台建設需完善

一是医院人员多、工作涉猎广、分工精细，每天都在产生大量的信息资源，避免不了会产生大量的无用数据。大多医院已建成的系统平台不具备在线鉴定功能，使得医院一部分数据库空间被垃圾文件占据，造成资源浪费，并极有可能对系统的平稳运行和医院档案服务水准造成影响。二是系统在最初建设过程中往往没有结合自身工作实际，导致部分功能在日常档案管理过程中应用率不高，或者利用率高的功能建设有缺陷，造成资金和资源浪费，也在一定程度上降低了系统的实效性。三是各大医院系统平台基本独立建设，没有统一的底层构架、数据构架，各地档案资源库数据环境、数据模型异构，从而影响了数据迁移、交换和共享的实施。

2.5 档案安全性能得不到全面保证

面对档案数据量骤增的现状，如何充分运用先进的技术手段，保证档案数据资源的安全，充分长效发挥其价值，是当前档案信息化基础建设的重点。在大数据背景下，医院档案最为显著的特征是数据量大，且格式类型多样，数据之多，使用之乱，容易造成數据不一致，冗余重复的问题严重，给系统平台的数字存储增加了许多风险。当前，人民群众越来越关注个人隐私保护，给医院档案实现信息化提出了更高的要求，保证档案管理合法性、安全性是其需要尤为关注的工作[3]。目前，医院档案管理系统平台功能性较为低下，开发结构不够强大，建设过程中没有考虑到终端设备的安全问题，一旦终端设备遭到恶意破坏或攻击，在档案收集整理、查询利用、共建共享等工作中将无法保证数据的绝对安全可靠，后续的数据分析和备份流程也不能完全保证其安全性，严重影响档案管理信息化的顺利开展。

3 档案信息化在医院档案管理中的发展策略

3.1 创造良好医院档案管理工作发展环境

3.1.1转变陈旧思想观念。医院领导者要加强数字化、信息化、智慧化意识，准确把握时代脉搏，深入探索档案高效管理的新路子、新途径，要准确理解、正确把握数字政府相关改革政策，用活用好各项政府扶持方案，高位推动档案管理工作快速向信息化迈进[4]。

3.1.2健全档案管理制度。针对档案收集整理、系统权限设置、管理职能分工、数字化标准等方面配备完善严格的规章制度和规范标准，并根据实际工作开展情况对其进行不断的更新完善，细化具体工作流程和确定具体负责人员，让管理制度起到应有的效果，稳步推进档案管理信息化工作开展。

3.1.3加大资金投入力度。档案管理信息化建设方面投入相应资金，做好档案阅览室、库房、机房等软硬件配置，并划分部分款项对系统软硬件设备检查更新，保障系统正常运转，为医院档案的信息化管理提供物质资金保障。

3.2 促进传统档案与数字档案的相结合

传统档案与数字档案各有优势，在医学档案管理过程中，数字档案是档案信息化管理的基础，是对纸质原始凭证的保存，在档案查询利用过程中发挥着可视化的重要作用。而当出现法律纠纷的时候，原始凭证则是维护个人合法权益的关键武器[5]。所以要同时做好传统纸质档案与信息时代数字档案的安全保管工作。一是要对纸质档案存放的库房配置精密空调、七氟丙烷灭火器、加湿器、除湿器等设备，保证库房温湿度正常，减少因为外部原因造成档案的老化、磨损、缺失、混乱等不可逆损害。二是定期对数字档案做备份。备份是为防止系统出现操作失误或内部故障导致数据丢失，将全部或部分档案数据集合从应用主机的硬盘或阵列复制到其他存储介质的过程。尤其是重要档案应当选择与被备份档案不同介质的存储载体，采取异质备份的方法，包括硬盘备份、光盘备份。要做好数字档案异地容灾备份工作，防止、减轻自然或人为等各种不利因素导致的数字档案损失，可以更好地保障数字档案源头数据的安全和完整。三是做好档案数据共享利用的安全管理。在网络环境下，数字档案的共享利用会给档案带来一定的隐患，对数字档案进行备份可有效应对在数字档案共享过程中可能出现的人为破坏、系统崩溃的问题，也可以及时恢复被损坏或被篡改的数字档案数据，从而更好地保障数字档案的全方位和多途径共享。

3.3 提升医院档案管理人员的素质水平

一是加大专业人才引进力度。在档案管理人员招聘过程中，要重点起用拥有扎实档案管理专业知识、信息化理论素养、可熟练操作应用系统、具备创新发散思维的优秀人员。二是加强管理队伍素质培养。定期开展培训或者外出参观活动，通过“引进来”和“走出去”的方式持续强化信息化管理意识、理论知识水平和实操技能，同时要培养职业道德，倡导求真务实工作作风，打造责任心强、忠诚干净担当的干部人员队伍，促进档案管理质量得到有效提升，也为今后档案管理信息化创新发展提供人才保障。三是建立健全监督管理制度。要制定全面的考核办法，成立监督小组，结合管理人员的工作实际、任务认领、完成实效建立监督台账，做实做细日常考核，并将其融入日常工作中，形成“制度+清单+调度”工作机制，定期聚焦中心工作、重点工作、重点问题开展专项监督，使管理人员能够得到良好的约束和正向激励，最大程度发挥其才能，推动工作平稳有序开展。

3.4 推动医院数字系统平台智慧化建设

一是要根据办公一体化原则，立足互联网技术和网络化管理，构建适合自身发展的档案管理系统平台，推动OA系统与之相结合，实现日常行政与档案资源同步网络化、数据化管理。二是利用数据分析、网络技术，将各个独立的档案信息系统进行融合，构建“物理分布、逻辑统一”的档案信息资源融合系统[6]。实现院际间信息资源的共享，推动医院与医院之间、医院内部各科室之间能够实现无缝衔接，既减少了人力物力成本，又促进了档案资源整合，方便了信息数据的调取与利用，为医院和患者提供更为科学的决策保障。

3.5 加强医院档案管理工作的安全性能

一是在管理系统平台的建设过程中，要坚持走法治化道路，管理人员要始终坚持档案管理的保密原则，遵守相关的法律法规和部门的安全工作部署，把握好市场有规律的竞争趋势并增强安全意识，高度警惕一些违法人员利用网络盗取、损害档案信息的行为。医院要注重管理人员对法律知识的学习，在档案数字化、收集管理、调取利用过程中严格坚守法律底线。二是要借助加密技术提高档案数据的保密性、安全性、隐私性，利用身份识别、权限设定、数字签名等技术对数据加以保护，防止档案在查询利用过程中被不法分子恶意篡改。同时要配置高水平杀毒软件和防火墙，避免电子档案数据被病毒侵染[7]。三是要根据现代化档案信息管理的新形势来建立比较完善健全的安全保密制度，借助于信息安全保密的相关法律法规有效地处罚破坏档案安全的违法行为。

结语

医院档案的信息化管理对档案事业的整体改革创新具有重要意义，其满足了社会民生需求，极大提升了病人的诊疗体验，整合了医疗研究能力，促进我国医学行业的发展。随着时代不断变化，未来医院档案的管理也需要与时俱进、不断优化更新，领导者要树立大局意识、服务意识、责任意识，探索可行性强的发展策略，树立先进的档案管理理念，为新时代医疗事业的高质量发展贡献档案力量。

参考文献

[1]孙立梅，胡志波，李欣.“互联网+”视域下医院档案管理创新策略探究[J].黑龙江档案，2022（05）：243-245.

[2]肖兴宾.大数据对医院档案管理发展的影响与建议[J].兰台内外，2022（32）：34-36.

[3]李文华.档案信息化建设在医院档案管理中的价值与发展研究[J].商讯，2022（24）：151-154.

[4]段艳丽.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公自动化，2023，28（02）：53-55.

[5]孙宏伟，赵婷.基于互联网时代加强医院档案管理的有效对策[J].黑龙江档案，2022（04）：198-200.

[6]杨婷婷.数字档案在医院档案管理中的使用情况研究[J].黑龙江档案，2022（04）：109-111.

[7]江云连，李海祁.新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路[J].嘉应学院学报，2022，40（05）：108-112.

作者简介：宋燕，青岛大学附属山东省妇幼保健院馆员，研究方向：医院档案管理。