新时代医院档案精细化管理模式探讨折

摘 要：精细化管理已成为新时代医院档案工作的发展方向。通过目标管理和流程再造，能够提升医院档案治理能力和治理体系的现代化。目前，医院档案管理还存在着观念陈旧、人员素养不高、支撑体系不完善的问题。实施档案精细化管理要着重在制度建設、流程管理、服务能力、开发利用上下功夫，以精细化管理的实效推动医院发展迈上新台阶。

关键词：医院档案；精细化管理；路径选择

精细化管理是现代科学化管理的生动体现。实施精细化管理就是运用科学化管理理念，达到管理规范化、精细化和个性化的目标要求，这与医院档案管理的目标不谋而合，具有重要指导作用。

1 医院档案精细化管理模式的架构

1.1 岗位职责的精细化

精细化理论强调科学化的分工和专业化的管理相结合，实现人与岗位职责的高度匹配。依据岗位职责的设置，科学实现人力资源配置，实现人尽其职，最大限度地发挥人的主观能动性。医院档案类别分类细致、专业性强、要求高，要针对不同的类型，例如人事档案管理岗、财务档案管理岗、机关文书档案管理岗、病例档案管理岗、工程档案管理岗等，设置不同的档案管理人员。根据人才的能力分配岗位，将管理责任压到肩上、落到具体工作中。

1.2 管理运行的精细化

档案管理运行的实质是实现档案管理的科学化、标准化，避免出现职责不清、人浮于事、效率低下的问题。对于医院档案管理来说，就是要靠管理制胜，严格按照制度办事。从档案的前端收集、事中整理、事后保管到高效利用等各个环节，既要下足“细”的工夫，把细节之处做到精益求精，贯穿于档案管理的每一个环节，也要坚持问题导向，对管理中遇到的难题，善于勇于创新，破解管理难题。要建立台账管理，精细化流程重塑，提升档案管理的规范化。

1.3 职能发挥精细化

医院档案工作的基本面向是服务于查询利用，因此强调服务意识建构、完善服务机制是医院档案管理的基本取向。比如在面向患者的病例档案服务时，大力推行预约制度，提高服务的效率和精准度。在医院人事档案管理利用中，通过优化流程，满足职工在职称评定、职级晋升、退休养老等方面的需求，以精细化再造实现查询利用的便利化。

1.4 服务能力精细化

围绕医院中心工作、彰显档案时代价值是医院档案服务的核心要义。医院档案是医院历史和建设经验的直接载体，对现实工作有重要参考价值。深入开发利用医院档案资源能够为医院决策提供政策参考，发挥好参谋助手作用。做好专业档案的收集和整理，积极利用好专业档案，比如工程档案、设备档案等，为医院各行政部门的基础建设提供精准有效的业务服务。围绕医疗水平提升、科学研究，为医学工作者提供准确丰富的档案佐证材料，协助科研人员进行研究和实验，在新技术应用、医疗诊疗提升等方面发挥至关重要作用。

2 医院档案精细化管理模式的实践困境

2.1 精细化管理理念尚未真正树立

档案理念和思维的落后是制约精细化管理模式深入推进的最大障碍。在很多医院管理者看来，档案管理工作是一项边缘业务，难以为提升医院核心竞争力提供有效的支持，在思想中有抓不抓都一样的想法。没有真正把应该把档案工作记在心上、扛在肩上、抓在手上，没有定期把它纳入重要议事日程之中，尚未与医院核心工作同规划、同部署、同落实、同考核。档案管理体制不健全，有的医院业务档案长期未有效集中管理，造成了大量珍贵资料的流失，不利于科研和人民群众的利用。

2.2 档案管理模式单一

管理出效益、出成果。但当前，医院档案管理模式单一的现象较为普遍，由于管理模式的陈旧、粗放，造成了档案资源互联互通和高效利用举步维艰。主要表现在：档案归档范围更新不及时，对于新兴的一些档案资源没有纳入立即纳入归档范围，造成了归档的不齐全不完整；档案管理重视前端的收集与整理，忽视了开发利用，“重收轻用”思想尚未真正转变过来，档案的服务价值难以充分彰显；新技术应用不够充分，以大数据技术为引领的新一代信息技术已渗透社会各领域，极大地便利了人们的生活，但是有的医院尚未把信息技术纳入档案管理，造成了服务中心工作和诊疗服务的效率低下，阻碍了医院转型升级的进程。

2.3 档案人员素质有待提高

档案管理人员的能力素质直接决定了档案管理质量和发展方向。精细化理念的推进离不开高素质档案人才支撑。目前来看，精细化管理模式的要求与医院档案管理人员能力之间的不平衡，成为需要解决的体制性问题。档案人员素质的差异主要体现在：传统管理模式依然占主流，信息技术掌握不全面，难以独立有效开展档案信息化操作；档案管理职业倦怠明显，对工作缺乏热情，工作错误率较高，档案管理总体质量不高；创新意识不足，难以向行业的高标准看齐，新思想、新理念接受程度低；档案人员职业晋升渠道狭窄——档案序列在有的医院属于副序列，晋升通道狭窄，造成了档案管理人员进取意识不足。

2.4 档案支撑要素不到位

精细化管理既需要理念的更新，也需要资金的投入。在大数据时代，信息系统的建设、数据库建设、网络平台的运维，都需要强有力的资金投入作为保证。从现阶段看，公立医院基于投入和产出比的考量，对档案工作投入的主动性和积极性不高，难以投入大量的资金推动档案精细化管理工作。档案工作发展的外部环境不够优化，支持档案工作的体系尚未完全建立起来。医院工作人员的档案意识不够，平时收集整理档案资源的自觉性不强，造成了资源建设路径不通畅。档案工作宣传组织不到位，好经验、好做法没有及时宣传，档案管理工作还处于默默无闻状态。

3 医院档案精细化管理模式的路径选择

3.1 打好“制度牌”，以精细化的顶层设计提高推动力

没有规矩，不成方圆。精细化的制度安排是一个组织内成员共同遵守的行为规范，可以保证组织有效运转，是达成组织目标的可靠保证，也是实现公平、公正、公开的必要条件[1]。为使制度更科学、更合理、更适用，管根本、管长远，提升档案工作规范化精细化管理的层次和水平，需要以精细化制度规范为主线，推进规范化精细化管理向纵深发展。

3.1.1医院管理层要加强对精细化档案管理的重视。医院管理层应充分认识到精细化管理在档案事业发展中的关键作用，把精细化理念融入档案工作的规划、设计和督导落实。要制定精细化管理目标任务，因地制宜将长远规划和短期目标有机结合，使精细化理念更好地融入医院档案管理的全流程、各类别。

3.1.2加强对精细化档案管理的组织领导。要建立以院长为组织的领导小组，构建扎实有效的组织网络，提升推动实效。

3.1.3加强精细化档案管理制度设计。档案管理者应综合考虑医院档案管理现状，科学制定档案管理“三合一”制度，确保档案资源齐全、完整、有效。比如，对医院软实力和竞争力提升有直接推动力的病例档案，要从患者的病情分析、治疗过程、后期跟踪、经验总结等方面进行全方位记录。

3.1.4要加强督导考核。精细化理念的落实不是一蹴而就的事情，需要久久为功。要将档案管理的纳入医院行政绩效考核，强化资料留存保管的力度，避免出现归档不齐全、不完整的问题，以高质量的资源建设提升精细化水平。

3.1.5加强宣传教育。要借助新媒介、专题讲座等形式，把档案工作的重要性讲深讲透，使职工从思想深入充分认识档案工作的极端重要性，提升全院职工的档案意识，尤其是重要档案资源的留存、归档意识，为服务全院中心工作打下坚实基础。

3.2 打好“流程牌”，以精细化的流程再造提升规范化

施行精细化管理需要结合医院发展现状，把握矛盾的主要方面，将精细化管理目标分解细化到档案管理每个流程中，分阶段完成落实，以流程化再造提升医院档案的管理水平，使档案能够在医院治理体系和治理能力现代化中发挥独特作用。

3.2.1科学划分医院档案管理门类。结合医院发展方向、业务流程、患者需求动态调整划分档案管理门类。近年来，随着电子病例的推行，患者诊疗档案形态发生了转变，医院需要对这些新形态的档案资源进行有效管理，单独划分门类进行集中归档。

3.2.2科学确定档案管理的流程顺序。医院档案管理包括收集、整理、保管、统计、利用等流程性的工作，要从精细化角度出发思考档案业务的本质，按照高效科学的原则，确立合理的业务流程。其中，建设精细化流程的关键是保证流程接口输入和输出的精确性。医院要以提高实效为标准，建立一整套的分类方案、归档流程，提升档案归集效率。构建以需求为导向的资源和服务利用体系，更好地满足医院和患者需要。

3.2.3确定档案流程的标准和目标。要按照国家档案管理规定和医院现实需要，确立好流程的作业标准和目标。同时，根据流程的内控要求和质量，制定档案各流程的管理和控制要素。提前预估好在档案资源建设和开发利用中需要预防和控制的风险都有哪些，要对风险发生的原因进行预防，制定相应的解决方案，对风险发生的结果进行监察。

3.2.4加强资源的优化配置。认真分析医院档案管理的影响因素和组织架构，确保组织和流程相互匹配。根据情况发展，动态调整、优化组织的架构和职能，实现档案管理流程与组织结构相互匹配与适应。

3.3 打好“利用牌”，以精细化的开发利用提升档案影响力

高质量的开发利用是新时代做好医院档案管理的必然要求。当前医院综合实力的竞争既是科研水平硬实力的竞争，也是人文关怀与文化建设等软实力的竞争，患者对就医环境、健康服务的全方位要求提升，因此要着力加强医院档案的开发利用，提炼更多更优质的人文素材，构建良好的就医环境。

3.3.1以新媒体提升健康宣传力度。医院档案资源是提升公众健康水平、普及健康知识的重要载体，比如诊疗手稿、古书典集等，使医院从事健康知识宣传具有先天优势。随着“抖音”“快手”等小视频平台火爆，群众获取健康知识的途径得以拓展，医院要锁定这一群众喜闻乐见的大舞台，依托档案资源，使各科室按各自不同专业拍摄健康宣教小视频，寓教于乐。

3.3.2开发形式多样的档案文化产品。目前来看，医院通过编制健康手册等形式，在传播医学知识上取得一定成效。为更好满足群众的医疗档案文化需求，需要创新文化传播方式。有些医院开展 “做有温度的医者”活动。大力弘扬“厚德守责、精医为民”的医院文化精神，在医院微信公众号推出了150余期“做有温度的医者”专题报道，积极培树医护先进典型，倡导良好医德医风。在北京卫视收视率颇高的“养生堂”栏目，以传统的医疗知识为载体、普及文化养生知识，让患者在娱乐中获取丰富的知识，逐渐延伸为一个全新的跨媒体、多元化、互动式的健康养生综合服务平台。

3.3.3出版档案编研精品。就传统上来看，医院对科研著作的重视程度远高于对文化出版物的重视，而档案文化出版物对于医院文化软实力的提升具有重要作用。新冠疫情发生后，有些醫院征集了一线抗疫人员的日记、物品、入党志愿书等，出版《抗疫英雄图谱》《一线的故事》等档案文化编著，对弘扬抗疫精神、凝聚奋斗力量、展现医院精神风貌起了重要的宣传作用，也提升了医院的品牌度。

3.4 打好“服务牌”，以精细化的服务提升档案工作质效

医院档案更好服务人民群众、服务于医院发展和科研工作是档案精细化管理的必然要求。目前，人民群众对医学知识、医院服务的要求越来越高，需要进一步挖掘医学档案资源，提炼好经验、好做法，启迪思维，推进医院服务转型。同时，作为医院核心竞争力的医疗水平和科研能力，同样需要档案资源提供更为优质的智慧支持，提升医院的竞争力和美誉度。

3.4.1精细化服务于科学研究。医疗档案大多数属于机密资源，医院档案室在利用过程中，要加强管理人员保密教育。档案管理人员要根据医院发展需求，研判医院优势学科和科研发展任务，对室藏的科研档案及时进行有效挖掘，依靠先进的信息管理技术，使静态的档案医院档案资源动起来，借助互联网技术，以更为便捷的手段为利用者提供精准的资源服务。同时，医院档案室要着力强化科研资源建设，对重大的科研成果及时收集整理研究，为后期利用奠定坚实基础。对于利用者来说，要加强与档案室的沟通与合作，使得档案室明确资源建设方向，以便提供更为精准有效的服务。

3.4.2精准服务于人民群众。医院首先要明确人民群众的所思所盼，可以通过留言板、服务台、微信公众号、网站等，广泛收集群众的意见建议。同时，要及时梳理总结涉及档案工作方面的群众咨询、查询较多的问题。要加强形式的创新，积极应用新技术，为群众快捷高效地提供服务。医院档案室可以与院宣传部门合作，在微信公众号设置病例自主下载打印程序，实现让数据多跑路，患者少跑腿。针对电子数据成为诊疗趋势的情况，档案管理机构可在院网站等设置电子数据下载平台，方便患者跨院就医，提升人民群众的获得感。

参考文献

[1]战立军.浅谈精细化管理在项目管理中的应用[J].价值工程，2018（05）：09.

作者简介：折小燕，西安市胸科医院科员，研究方向：档案管理。