新时期基建项目文件归档率提升研究

摘 要：归档工作是基建档案管理流程中烦琐而又关键的环节。本文以医院基建项目为例，首先分析了基建项目文件归档工作对基建项目管理、项目档案质量、基建项目审计和工程质量评定等方面的现实意义，探讨了基建项目文件数量多、归档参与主体多、跨度形成时间长和涉及门类多等主要特点，并从基建项目资料员档案意识、业务素能、体制机制以及归档保障条件等方面，进一步讨论了影响基建项目文件归档的因素。针对影响基建项目文件归档因素，提出了提升基建项目文件归档率的对策措施，为进一步做好新时代基建项目文件归档工作提供参考。

关键词：归档率；基建档案；医院

概述

天津市第三中心医院始建于1957年，是一所集医、教、研、预、管于一体的综合性三级甲等医院，是天津市五大市级医学中心之一。随着医疗卫生事业发展，已有建筑面积不能满足事业发展及市民健康诊疗需要，历经数次改扩建。随着医院基建项目的推进，相关基建项目档案资料众多、时间跨度长，出现在日常管理中极易造成资料收集不全、内容质量低、归档不及时等问题。因此，归档工作成为基建档案管理流程中烦琐又关键的环节[1]。为进一步做好项目档案管理工作，国家档案局陆续出台《建设项目档案管理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等行业标准，为医院基建项目档案管理，尤其是归档工作提供精准指导。

1 基建项目文件归档的意义

建设单位工程管理部门及勘察、设计、施工、总承包、监理、设备制造、第三方检测等参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件，经系统整理交建设单位档案管理机构，即为项目文件归档。从项目文件归档的定义来看，归档的主体有建设单位、参建单位，归档的实质要求是办理完毕且具有保存价值的文件，归档的形式要求是经系统整理并移交给建设单位相关档案管理机构。医院档案归档率=实际归档的档案项目数/应当归档的档案项目数×100%[2]。

做好医院基建项目文件归档工作具有重要的现实意义。一是基建项目管理的重要依据。医院基建项目文件经归档，是基建工程项目建设从投资完成，成果转入后期项目实际使用，在此过程中基建项目活动的真实历史记录。可作为基建工程质量鉴定的重要凭证，也是医院基建项目后期改建、扩建、维修、管理的重要依据。二是项目档案质量的重要保障。医院项目建设周期长，产生的项目文件数量多，涉及工程勘察、设计、施工、监理、设备及安装等多个环节，项目文件收集工作贯穿项目建设始终，严格按照项目档案管理的相关标准和规范做好项目文件资料的收集，并按照项目文件形成规律及要求进行系统整理、归档，也是基建档案管理质量的重要保障。三是基建项目审计的重要支撑。医院基建项目是上级主管部门对医院财务工作进行审计的重要内容。如东丽院区新址扩建项目，总投资约314055万元，项目建设完成后，需要对整个工程项目进行审计，归档的立项文件、招标文件、施工合同、财会凭证等归档资料的查詢，为审计工作顺利进行提供了重要的资料支撑。四是工程质量评定的重要保证。医院基建工程项目质量直接关系到项目的运行，以及患者安全和财产保障，做好基建项目文件及时、完整归档，使其能够成套、系统地归档，反映了工程质量的好与坏。在工程建设中形成、积累的基建档案资料的质量控制着工程项目质量[3]。通过基建项目文件的归档，按照项目档案管理规范进行整理，作为工程质量评定的重要保证。

2 基建项目文件主要特点

医院基建项目文件是一条重要的信息链，贯穿于基建项目申报、立项、评估、勘测、设计、施工、竣工及运行等各个环节，是全部工程项目的真实反映。基建项目本身具有建设项目规模大、建设工期长、参建单位多等特点，这也使得基建项目文件呈现出一系列显著特点。

2.1 文件数量多

医院建设项目规模大，建设环节多，在勘察、设计、施工、监理等过程中都会形成大量的项目文件资料。这些文件资料价值高，涵盖了项目立项批复、可研报告、建设工艺技术应用，还有各种交桩记录、隐蔽工程检查验收记录、质量检查台账、设备及管线安装施工文件，具有很强的整理归档现实应用价值。

2.2 参与主体多

医院基建项目文件从其形成、积累、整理、审核以及移交和归档，不仅由建设单位负总责，还需要参建单位，如勘察单位、设计单位、施工单位、总承包方、监理单位、设备制造方、第三方检测单位的积极参与。因此，医院基建项目文件归档需要建设方、监理方、施工方等所有参建单位共同完成，才能确保基建项目文件归档及时、完整、系统和准确。

2.3 形成周期长[4]

由中交建筑集团有限公司承建的天津市中心医院（东丽院区）新址扩建项目作为天津市2023年重点项目，规划于2022年初建设，并于2025年12月完成建设并投入使用，建设周期长达4年。这还不包括前期的项目立项、项目可研报告、批复等用的时间。大型医院基建项目建设工期长，在此过程中产生的大量文件材料，从形成、整理到归档，时间跨度较长。

2.4 涉及门类多

医院基建项目文件涉及学科多、专业技术面广。根据《建设项目档案管理规范》的相关规定，基建项目文件主要涉及勘察、设计、气象、水文、消防、测绘、地震、环保、安装等不同行业、不同领域的不同专业资料，这就要求从事基建项目文件收集、整理和归档的人员要掌握过硬的专业技术，熟悉各个领域的归档资料范围。

3 影响基建项目文件归档率因素

3.1 归档意识

根据《建设项目档案管理规范》的相关规定，医院建设项目文件归档应及时。并且对归档的时间有明确规定，如医院建设项目前期的勘察、设计、可研报告、立项等文件应在“相关工作结束时归档”；医院建设项目的管理类文件，如建设项目管理规章制度、会议纪要等应按年度进行归档；医院建设项目的施工文件则是在项目竣工验收完成后及时归档；项目建设中的科研项目文件则在“结题验收后归档”；医院建设项目竣工验收环节产生的文件资料则应在验收通过后及时归档。

但是，从项目建设与项目文件归档情况来看，重项目建设、重项目建设进度轻档案管理的思想认识还较为普遍，具体从事建设项目资料收集整理归档人员归档意识不强，建设单位、承包及分包单位职责不清，档案人员流动性大，新进人员缺少系统档案业务培训，归档范围不清。

3.2 业务素能

从事基建项目文件收集的资料员的业务素能会直接影响项目文件的归档质量和效率。但从现实来看，重点项目建设在建设期，作为建设方的政府职能部门从相关部门抽调人员组成临时性的“×××工程项目建设指挥部”，通常是工程项目完成便会就地解散，移交管理权限。可见，一般重点基建项目建设中配备的专职档案员少之又少，而且建设期间大多忙于项目建设，也没有对具体从事项目文件收集、整理归档等进行专门的业务培训。从事基建项目资料收集人员的工程项目专业知识和档案专业知识缺乏，导致项目建设资料收集、归档与工程项目建设进度不一致，没有严格按照《建设项目档案管理规范》的相关要求及时收集、归档文件资料，导致归档资料缺项、漏项，隐蔽工程验收记录不完整、不规范。

3.3 体制机制

重大基建项目档案管理通常与项目建设同步推进，档案管理体制机制不健全、不科学也是影响基建项目档案归档率的重要因素，诸如档案领导机构不健全，相关参与方未纳入领导机构之中；工程技术资料及施工图表签报程序规定不规范，施工日志、施工图纸等缺少科学的管理办法；建设单位及参加单位的归档责任不明确，归档文件质量要求不符合《建设项目档案管理规范》的相关规定；重大建设项目档案验收规定不科学，导致施工文件、信息系统文件、监理文件和第三方检测文件审查环节未形成记录和整改闭环。

3.4 保障条件

基建项目建设周期长、产生的档案资料多，做好归档工作离不开必要的软硬件条件做保障。如存放档案的档案室、档案柜，建设单位的档案库房如没有按照“八防”标准，势必会影响项目档案的保管质量，埋下安全隐患。项目电子文件离不开计算机软硬件系统作为归档的重要手段，软硬件系统是否与新环境兼容、重要项目电子文件归档是否满足异地异质备份、必要的项目归档设备是否保障到位，这些均成为影响基建项目文件归档质量的重要因素。

4 基建项目文件归档率提升对策

4.1 增强意识，明确归档责任

将建设项目归档工作与项目建设同步推进，组织基建项目档案管理工作领导小组，专门负责项目资料的归档工作。切实提升基建项目档案管理工作的重要性认识，尤其是归档意识，自觉遵守和贯彻落实《建设项目档案管理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等相关的标准和规范，将归档工作纳入标准化归档管理范围，让重视基建项目文件归档成为一种行为自觉。要切实明确相关方的归档主体责任，如建设单位、建设单位档案管理机构归档责任，以及勘察部门、设计部门、监理部门、施工部门、总承包、检测部门、供货等单位的文件归档责任和要求，尤其是归档资料的“完整性、准确性、有效性和规范性”“四性”审查责任。要畅通各责任主体之间的沟通渠道，以合同形式将各方需要移交归档的文件数量、文件类型、文件质量标准和归档时间加以明确，确保基建项目文件在完整、准确、有效、规范基础上及时归档。

4.2 提升素能，强化归档培训

根据基建项目建设进度，实时组织专兼职资料员、档案员，以及参建方人员业务培训。具体来说，可从项目前期、中期和后期分阶段开展有针对性的业务培训。例如，在基建项目正式开工建设前，就要同步推进档案员的业务知识培训，重点培训基建项目归档的范围、标准和要求；在基建项目建设过程中，要定期不定期组织档案员进行业务培训，此时的培训重点是要根据基建项目的具体建设进度，培训各个环节重点归档的范围和要求，以及需要注意的事项。在基建项目建设后期，要重点围绕项目竣工验收的相关标准和要求，有针对性地组织业务培训，确保归档质量。

4.3 健全制度，规范归档流程

按照医院基建档案的性质划分，大体可以分为设计资料、施工资料、依据性资料、竣工资料以及基础性资料等[5]；按照医院基建档案的时间阶段划分，又可以将其分为项目前期档案资料、施工阶段资料和竣工阶段资料。可见，基建项目文件归档量大、类型丰富，要求建立一套行之有效的体制机制，规范归档流程。首先建立健全规范的规章制度，尤其是归档方面的制度，明确基建项目文件归档的范围、归档的条件、归档的质量和归档的时间要求。其次是签订合同等约束机制。与施工方、监理方等签订基建归档合同，建立激励约束机制，在签订合同时就明确需要移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项[6]。最后是规范档案工作流程。通过相应的规章制度，使基建项目归档工作流程更加标准化、规范化。

4.4 投入，改善歸档条件

随着计算机信息技术的发展，以及基建项目文件归档的现实需要，项目建设参与方要加大投入，改善归档所需的人、财、物等条件。首先是加强人的投入。根据项目规模大小，以及归档文件的多少和任务情况，选派一定数量的专兼职档案员。其次是加大财的投入。根据基建项目归档工作的实际需要，编制专门的档案管理经费预算，并根据实际情况，实时增加预算，确保档案管理所需经费充裕。再次是加大物的投入。根据基建项目归档需要，建立专门的档案场所，并按照“八防”的标准和要求添置必要的物件设备。为做好建设项目电子文件归档工作，还需采购一定数量的计算机、扫描仪、照相机等，购买专门的档案管理软件，切实改善基建项目归档条件，夯实归档工作条件基础。

结语

医院基建项目归档工作是整个基建档案管理流程中烦琐又关键的环节，是做好基建项目档案的基础性工作。为切实做好项目档案管理工作，尤其是项目档案归档工作，要始终坚持集中统一管理的原则，实行统一领导、统一标准和制度[7]，要重视临时设施档案归档利用[8]，要严格执行《建设项目档案管理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等标准规范，在思想上要重视，在业务素能上要提升，在制度机制上要健全，在归档条件上要改善，切实做好医院基建项目归档工作，不断提升归档率，夯实基建项目档案管理根基。

参考文献

[1]康红岩.医院基建档案应坚持的归档原则[J].中外医疗，2013（21）：134-135.

[2]王伟平.科研设计单位档案“三率”浅谈[J].科技档案，2002（3）：6-8.

[3]沈丽娇.如何提高医院基建档案的归档率[J].中国医药指南，2011（3）：39-40.

[4]马迎秋.医院工程基建档案收集归档中的问题与对策[J].城建档案，2021（2）：50-51.

[5]张丽娜.医院基建档案归档的常见问题及改善措施[J].城建档案，2021（3）：106-107.

[6]田滨海.基建档案管理工作刍议[J].黑龙江档案，2010（1）：50.

[7]王小媚.基建项目归档难点与对策研究[J].陕西档案，2021（4）：44-45.

[8]郭南震.基建项目临时设施档案的归档利用亟待关注[J].档案与建设，2014（10）：84-85.

作者简介：杨琳琳（1977— ），天津市第三中心医院馆员，主要从事档案管理研究。