关于做好基建档案管理工作的思考与探讨

倪儆

摘 要： 文章结合学校校区建设实际，就学校基建档案管理工作中存在的归档难、材料不规范、软硬件投入不足等问题作了一定思考，提出学校基建档案工作亟须规范制度、管理，搭建网络平台等改进措施。

关键词： 学校 基建档案 管理工作

学校基本建设档案是学校在基建工程项目活动中直接形成的有保存价值的历史记录材料，包括从校园建设规划、设计、筹建、实施到竣工的全过程中形成的文字资料、审批资料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式的文件材料。这些资料对学校来说具有较高保存价值。完善的基建档案是学校进行整体规划和管理的重要依据，也是保证学校稳定运转和日后改建、扩建、维护、设施使用、安全管理工作的重要凭证和依据，同时基建档案可以为历史查找、产权查证，经济纠纷及科学研究等提供素材。因此，基建档案管理不仅服务于当前需求，而且有利于未来发展。可以说，基建档案在学校发展的每一个时期均占有极其重要的地位。

近几年，随着我校校区建设的快速发展，基建项目的增加，基建档案的数量也随之增多。我经过多年实践工作，结合工作中的一些体会，对如何更加科学地管理好基建档案，充分发挥其在学校建设及发展中的重要作用，进行有益探索。

一、学校基建档案管理工作的现状

1.归档周期长，收集难度大。

与其他普通档案不同，一个工程建设项目从筹建到竣工验收需要经过很长时间，要经过工程建设管理单位、设计单位、建设单位、施工单位、监理单位、结算审核单位等很多部门的合作才能形成一套基建档案资料，工程竣工验收之后，基建档案室还需要一段时间的整理装订才能形成一套完整的基建档案材料。我校秦灶校区三期扩建项目于2008年7月经江苏省发改委批准立项，学校根据实际情况，决定整个扩建项目分扩建一期、二期、三期三个阶段实施。其中，扩建一期工程10幢建筑单体于2010年5月竣工验收并投入使用；扩建二期工程除图文信息中心大楼项目在建外，其余4幢建筑单体于2012年9月竣工验收投入使用；扩建三期工程尚未启动。因此，形成一套完整的基建项目档案需要两到三年，或者更长时间，导致基建档案管理工作难度很大。

2.基建档案自身的特殊性易造成归档难。

基建档案具有专业性、成套性和效益的潜在性特点，在一定程度上造成收集归档难。基建档案资料涉及各个建设环节与多种专业内容，资料间既相互独立，又相互联系，专业技术性很强。

我校扩建一期工程共10幢建筑单体，总建筑面积74564平方米，工程土建施工单位就有四家，分四个施工标段；工程监理三家，分三个监理标段；分项工程有62项；材料、设备采购分项有75项。基建档案资料涉及140多个项目和各种专业内容，致使扩建一期工程基建档案收集归档工作难度加大，对档案管理人员提出更高的业务技术要求。

首先，档案专业性就要求档案管理员既了解档案专业知识，又熟悉基本建设的相关知识，专业性特点使立卷工作难度大，要求高。其次，基建档案形成周期长，档案材料涉及很多方面，这些方面又紧密联系，环环相扣，其整体性要求又造成收集难。再次，由于基建档案的主要作用是为日后的管理、维修、改造等提供依据，没有立竿见影的效益，其效益的潜在性、滞后性会造成基建档案工作得不到学校和基建部门的重视，影响基建档案的收集归档质量

3.归档文件材料存在不规范现象。

基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，但在实际工作中发现：学校与施工单位或相关单位签订的工程合同、协议书，合同签订的日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些归档文件材料不规范现象不仅给档案管理人员归档工作带来一定困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。

4.学校投入不足，基建档案管理水平有待提高。

由于我校正处在新校区建设过程中，目前没有专门的基建档案存储库房，在基建档案设施、设备上的投入经费也不多，不能满足基建档案管理需要，基建档案保管达不到最基本的“八防”要求。硬件设施不到位，缺乏相应的基建档案管理软件，基建档案电子化，数字化管理水平有待发展和提高。

二、加强高校基建档案科学管理的有效措施

1.转变观念，完善基建档案管理制度。

将高校基建档案管理工作纳入日常管理工作，是确保基建档案管理工作标准化、规范化与制度化的前提。因此，完善基建档案管理工作过程中的各种规章制度，已成为做好基建档案管理工作的关键。应结合学校具体工作情况和工作经验，对现有的《基本建设档案管理实施细则》内容进行补充完善，并对各种规章制度的实施情况进行实时检查，督促。在实际工作中，因为基建档案形成周期长、涉及单位广，并且有较强的专业性，所以应当对所有与学校档案管理工作有关的单位进行及时指导与约束。在工作项目完成后，施工单位必须严格按照规范要求，将基建档案管理工作与工程建设、竣工验收等工作同步进行。对于档案部门而言，应加强对基建部门的交流与沟通，齐心协力做好基建竣工归档工作，明确在基建档案管理工作过程中的重要职责，确保项目施工、安装、竣工等技术资料建档归位。

2.加强业务建设，不断提升基建档案的科学管理水平。

基建档案只有经过一定的收集、整理才能形成，而这一最基础也最为关键的工作是靠档案管理人员完成的。因此，档案管理人员的综合素质对提升基建档案管理工作质量发挥着非常重要的作用。同时，基建档案的形成是否规范、分类是否科学、质量是否达到标准要求等将直接影响基建档案的管理水平。因此，组建一支具有较强专业水平与业务技能的档案管理队伍，已成为促进基建档案管理工作顺利开展的前提。

为此，应加强对基建档案管理人员综合技能的培养，提升他们的职业素养与专业技能。同时，基建部门不仅是档案管理工作的生产者，而且是使用者，这就要求他们具有较强的责任心。在日常基建档案管理工作开展过程中，应时时刻关注基建项目活动，主动收集与基建活动相关的各种活动资料，并及时归档。同时，随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，这就要求基建档案管理人员从项目管理到档案管理等多方面进行现代化知识的培训与学习，提高自身的业务素质和科学知识，不断提升基建档案的科学管理水平。

3.实现过程管理，将基建档案管理工作纳入基建工程项目管理中。

一是基建档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始基建文件的收集、整理、审查工作；建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。二是建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项，规定工程质量保证金中包含基建档案资料保证金，不提交齐全完整的基建档案不予验收不予付款，有效地控制、监督、规范基建档案的质量。三是落实基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，确保基建档案归档工作顺利进行，提升基建工程管理和档案管理水平。

4.提高档案信息化意识，搭建现代化管理平台。

在信息化时代，基建档案管理应该适应基建工程项目现代化管理模式，要进一步提高档案信息化意识，利用先进的档案管理软件，采用科学、先进的应用软件进行基建档案信息的存储和利用，完善基建档案信息资源体系，搭建基建档案现代化管理平台。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志，交存电子版竣工图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，在提升档案管理工作效率的同时，削弱档案管理工作人员的劳动强度。

基建档案工作是学校实现可持续发展的需要，只有不断探索基建档案管理工作中遇到的问题，才能促进学校基建档案工作的稳定发展。而克服基建档案管理中的困难，提升科学管理的水平也不是一蹴而就的，需要基建档案管理人员长期坚持不懈努力，不断探索新技术的应用，加强业务知识的学习，不断提升自身素质，更好地为学校长期发展与基础设施建设工作服务。

参考文献：

[1]陈传华.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济，2005（10）.

[2]李晶晶.对高校基建档案管理的思考[J].中国电力教育，2009（21）.