企业基建档案管理工作中存在的问题分析及对策

李利芬

[摘 要]基建档案管理工作是基础设施建设工程中的重要组成部分，其管理水平直接关系到基建工程后期的各项运转，对城市规划与发展有重要的影响。本文分析了基建档案的作用，就基建过程中档案管理中存在的问题和困难谈一谈看法，并提出对策。

[关键词]基建档案 档案管理 问题 对策

中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）01-0190-01

一、基建档案的作用

（一）基建档案在项目建设中的作用

（1）基建档案使项目建设有据可依

基建档案是项目建设的重要组成部分，在项目施工之前，已经做好初步的档案建立，包括对项目立项、计划、方案最终确立的记录，进行了招投标、施工合同文件材料的积累，这对审批经费以及项目的具体落实提供了依据，使项目施工前，从设计、经费预算、招标、开工等程序有据可依。

（2）基建档案直接反映项目建设质量

随着项目建设的广泛实施，加之要求严格的全面质量管理，对项目质量评价标准越来越精细，所以基建档案工作需全面、精细。而其全面、精细的质量不仅反映了项目的质量，也反映了项目管理规范、管理人员的高素质。由于工程竣工后很多隐蔽工序未能看到，而基建档案记载项目施工中采集的照片、数据、图像等资料，展示隐蔽工程真实面貌，体现基建档案原始性、真实性、信息性、完整性等特点，起到凭证和参考作用，因此，认真细致对待档案的整理，使项目在测评验收时更加全面，有据可依。

（3）基建档案必须系统完整

在项目建设中，基建档案不能孤立存在，为使其质量控制最优，需对施工组织和施工现场进行质量控制，而影响其质量控制因素包括客观和主观两方面。主观包括技术人员的专业技能，材料的检测是否合格，施工设备是否先进，施工方法是否合理。客观主要指施工过程中所处的环境。

（二）基建档案在项目管理中的作用

（1）基建档案是项目建设过程中积累的原始材料，对项目管理有着重要的参考意义和重要的指导作用

归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。基建档案是基本建设工程规划、设计、施工和使用、维护活动中形成的科技档案，而高校基建档案则反映了自建校以来学校走过的辉煌历程，是学校发展的最好见证。

（2）基建档案能提高项目管理的效率

现阶段，项目从建设到竣工，其基建档案的信息多次被重复利用，并在利用中获得检验，加之，使项目在管理过程中更加精确、迅速地完成任务，节约了劳力、财力、时间，提高了经济效益的同时出色地完成了管理目標。

（3）基建档案为项目管理提供依据

基建档案，其真实记录的文字、数据、图纸、照片、声像等档案可为后者提供科学依据，作为校史研究探索规律、鉴往知来的依据，能启发后来建设者，从中总结经验，为项目的图纸设计、项目的总体管理提供参考资料。

（三）基建档案在项目试运行中的作用

（1）加强对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作的监督、检查和指导，能有效提高档案质量，杜绝档案资料存在复印件、漏项、不成套、事后杜撰补做资料现象的发生，有效减少项目试运行中的难度。因此基建档案资料的收集与归档，必须与基建项目同步进行，档案人员必须全过程跟踪监督指导。

（2）加强对基建档案的成套性、原件凭证性、监督主体的鉴证（签章）手续、报批建备案手续、技术档案和施工管理资料完整性监控。核查是否有勘察、设计、施工、监理单位分别签署的工程质量合格文件，是否有建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告以及施工单位签署的工程质量保修书等。完整、规范、手续齐全的基建档案能对项目运行实行标准化管理，提高效益。基建档案形成的资料对技术人员、材料质量、设施设备等各方面都有完整系统的记录，为项目固定资产投资统计、资产报增提供原始凭证。做到了专业化科学的管理，有利于项目运行的标准化管理，提高项目质量，实现运行的可持续发展。

二、档案管理中存在的问题

（一）基建档案管理人员专业理论知识缺乏，管理水平低。建设项目档案管理执行标准模糊，收集资料不及时、整理规范不明确。有时也会出现工程验收不科学，结算不准时以及归档时间漫长等现象。没有科学的监管机制，岗位职责就难以被落实下来，一旦出现问题，追究起来就会混乱。目前，很多从事基建档案管理工作的人员并非专业人员，兼职及半路改行的现象较多，这现象急需改变，他们缺乏正确的理论知识，这些是很多企业普遍存在的档案管理现状。企业中，系统的分类是实现档案管理专业化，高效化重要举措，企业档案管理专业化水平还不够，档案细化分类还没真正落实。

（二）基建档案管理涉及到的部门比较多，管理难度比较大，而管理档案工作的人数少。档案管理部门的日常工作，一般都会涉及到工程、技术及经营计划等。各部门对档案管理不重视，档案管理工作混乱，这必然阻碍档案管理工作顺利开展。工作中，同业务部门沟通匮乏，使得归档管理工作出现问题。当下，企业内部横向档案管理工作网络，企业档案管理集约化、管理自动化和存储数字化，借助网络化实现档案高效能力还比较低。同时，企业缺乏软件设计、软件分析等高素质人才，档案信息系统开发缓慢，也导致系统维护工作跟不上国际先进水平。

（三）档案管理手段单一缺乏高科技管理设备。在某些企业的档案管理工作时，没有健全相应的设备管理工具，档案信息更新速度缓慢，特殊的档案载体需要有特殊的存放地点，如光盘的存放需要有的防磁柜，实物档案根据管理规范也要有专门存放的地点，但是有些企业对小规模特殊档案的存放并不重视，这种情况普遍存在，也致使这类档案管理的缺失。不论是以何种形势存在的档案类型，都是承载了历史的真实性，都是不可或缺的，在档案管理的规范中都需要有同等的重视。

三、档案管理措施

（一）领导树立起科学管理档案理念，动员全体员工明确档案管理重要性，能够科学的去看待档案管理事业。因此，争取获得领导重视和支持，这是提升企业档案管理重要举措之一。当领导层都达成了共识，并且明确了档案管理工作的重要性，在工作进程中，他们便会积极协调，使得档案管理工作进一步提升。要严格根据制度开展档案管理工作。制度是档案管理工作主要依据，也是硬性指标要求。档案管理部门根据我国制度的《档案法》对单位的档案进行管理，将其纳入日常管理工作中。另外，建立起专门负责监督档案管理的机构，分配责任，落实责任制。还需加强工程技术人员以及档案人员业务沟通工作，为档案管理开启新道。进行基础档案管理工作，对档案资料进行收集，整理归纳，做好验收工作文件整合。分类管理工作至关重要，要将其分门别类的放置好，集中归档，使得单位档案管理形成体系。各项资料实现逐级分管，对档案的归档时间，归档周期以及归档部门都要动态跟进，保障归档工作顺利开展。

（二）坚持每月学习制度，学习的内容主要是《档案法》和公司制定的《档案管理办法》、《技术档案管理实施细则》、《合同管理办法》等管理制度。坚持学习教育活动富有成效，可以全面提升档案管理人员的业务素质和档案管理水平。

（三）完善各项规章制度，在实际工作进程中，要将归档工作落到实处，严格根据国家档案管理标准执行，创新完善档案编目、使用、保护等方面工作。同時，提升档案管理透明度，档案管理使用效率提高，真正做到落实责任。同时，需要加强档案宣传工作。档案宣传工作毋容置疑要跟进，宣传力度落实之后，还需开展多次人员会议工作，集中学习档案管理内容，学习其他企业优秀的档案管理方法，这能获得极大的进步。

四、结束语

当前经济发展水平快速提升，人们生活在物欲横流的社会里，档案管理工作却发展缓慢。社会新闻时常报道，各类工程质量出现问题，例如：垮塌、地基下陷、发生裂缝倾斜等等。一旦出现问题需要究其原因，各方便开始推诿责任，工程质量问题没有承担方，无法追究责任。想要确定哪方面的质量问题，还需要投入大量的人力、物力以及财力。从中可以看出，如果每一步的工程建设资料都是齐全完整准确的，入档验收也是按规守则的完成的，那么在问题发生时就能节省多少不必要花费的时间金钱，由此可见建立健全档案管理的规范是如此的重要，它重要到关乎民生，因此，作为档案管理工作中的一员我们更是责无旁贷。

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