教育基建档案管理中的规范化管理研究

宋建军

摘 要：随着近几年我国对教育重视程度的加强，我国教育事业的规模不断增大，这对各级各类学校的基建档案管理也是一种挑战，给档案管理增加了难度和要求，要求其更加规范化与科学化，因为基建档案是学校档案之一，也是其重要的组成部分，所以对各级各类学校的基建档案管理也应该着手加强，使其深入化，这也是完善高校管理的方法之一。

关键词：基建档案 档案管理 教育

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）08（c）-0116-02

1 管理基建档案的意义

基建档案是一种原始的数据和证明，每个阶段的工程建设项目都对其有详细的记录，基建档案包含普通档案的特点，但有着普通档案无法代替的特点，相对于普通档案来说，基建档案更具有整体性、实效性和原始价值性。

1.1 基建档案管理的整体性

在建立基建档案时一定要注意客观事实与基层建设的统一性，在基本建设项目中，只有各个环节的管理资料完整不缺失，才能保证整体的完整性，只有完整的基建档案才能发挥作用，才能为以后的学校建设提供科学的数据，成为借鉴。

1.2 基建档案管理的实效性

作为基建档案特点之一的实效性也是应该得到重视的，管理人员应该注意基建档案的实效性。基建档案的实效性应用在学校之间的学术交流上，为基层学校的建设提供依据，也是基层学校项目建设的科学依据和证明，也可以保证其项目建设的合理性，所以基建教育档案的实效性对于教育管理有很大的意义。

1.3 基建档案管理的滞后性

在基建档案管理中滞后性对其有很大的影响。在学校建设基层项目的过程当中，在完成收工时需要对其进行相关的检测和验收，而有关的验收资料和文件也许不全面，没有完全地收整、打理完善，正因如此在基层学校建设工程项目具有一定的滞后性。

2 基建档案在管理中遇到的问题

基建档案具有很大的价值，对于参与建设的双方、对其项目工程的建设工作具有重要的意义，正因如此基建档案的管理应该得到应有的重视。但很长时间以来，基建档案的管理并没有得到应有的重视，在其档案的整理、收集和归纳中由于种种因素，基建档案并不完整，这样对学校的后期建设是非常不利的，现阶段基建档案主要存在以下几种问题。

2.1 基建档案管理体制不完善

在基建档案的管理当中由于没有建立健全相关的管理制度，所以遇到问题时所知道的解决办法很少，问题得不到充分的解决，这对基建档案的顺利建立有阻碍作用。就像在某个基建档案的建立管理中，如果责任没有明确到单位或者没有明确划分的话，就会使基建档案在收集和整理中比较随意，各方人员没有正确的态度，所以基建档案应该建立健全管理体制，有明确的规定就能使工作人员在工作时有明确的职责，这样才能使管理效果突出出来，得到显著的管理效果。

2.2 没有深入了解基建档案的管理

档案管理人员在教育基建档案的管理中扮演着非常重要的角色，在建设中也有着非常重要的作用。正因为如此，档案管理人员应该重视基建档案的管理。有些参与人员对档案的管理不严谨，不重视基建档案的管理，这对于教育基建档案的后续使用是非常有影响的。有些管理人员在基建档案的建设时由于不明确自己的责任，所以出现很多随意性的行为，如：在基建档案的编辑过程中没有按照相关的规定进行排放；在建立基层学校基建档案时随便地把工程建设的施工计划放在一边，由于施工现场的环境非常恶劣，这会使档案沾上污垢，使得相应的数据不清晰，不利于以后查询，保证不了档案的完整性。所以档案管理人员应该深入了解档案管理的有关问题，充分认识基建档案的重要性。

2.3 提高基建档案管理人员的整体素质

基建档案主要包括的文件是项目建设过程中相应的文件和资料，记录的主要是参与方与施工方的文件资料，涉及的内容有很多，其中包括建筑设计、测绘图纸等多个领域的知识，因此基建档案整理的过程应该由专业的人员负责。因为专业知识的跨度大，所以应对其进行分类管理，这样做的目的是在需要的时候能够及时找到。基建档案管理人员应该具有相应的知识，其整体素质应该得到相应的提高，很多地方基层的管理人员对于基建档案的知識所知甚少，地方应该有计划地培养这些管理人才，如果缺少相应的管理知识，就会导致其在管理过程中出现各种问题，也会使工程建设项目的资料在工程结束后出现流失现象，导致在以后需要的时候没有相应的参考文献。

3 增加基建档案管理的相应对策

在以上的文章中提到的各种问题，基建档案管理部门应该在实际操作中考虑相应的办法和对策，增强对教育基建档案的管理，大体来说基建档案管理工作主要是基建档案的建立、收集资料整理文献及资料的归纳整理保管、鉴定统计等6个方面，所以在基建教育档案的管理中主要可以从这6个方面着手。

3.1 增强基建档案管理的收集与归纳

想要实现对基建档案的收集，应主要从档案信息资料着手，这些资料大部分是建设方与参建方在工程项目建设中所形成的有价值的需要保存的资料，所以基建档案管理人员在收集文献资料时需要有目的性地对基建档案资料进行收集，对一些零散的资料要学会信息收集与采纳。在普通情况下基建档案的资料来源一般是主管部门的上下级或者是对现场记录的信息收集与采纳以及外单位编制的信息资料。例如，建设方与参建方的一些资料，包括他们的上级单位、教育局、规划局、发改委等重要部门对项目工程的批准文件与批复文件，还有可行性报告、施工许可证、造价咨询合同、设计合同、财务监理合同和招标代理合同等原件，包括招标一系列原件资料及招标通知书等。施工合同、竣工验收单和环境检测等材料以及建筑施工图、结构施工图和水电设计等图纸，也是搜集的主要信息数据。

3.2 增强基建档案管理的整理与保管

基建档案的工程项目在建设收集当中工作量比较大，并且由于基建档案的信息资料比较零散，所以管理人员的整理工作有一定的难度，管理人员对基建档案的整理主要体现为把零散的资料整合为一个整体的过程，整体可以分为两个过程，一个是分类一个是编目，教育基建档案在分类时也有相应的分类标准，一个是根据工程项目的类别进行分类；一个是根据不同文件的性质实现对档案资料的分类。例如，教育基建档案中的文件，有许多种类，包括对文件初步设计和可行性研究、竣工的验收文件、设计文件和工程项目的施工管理文件等。档案管理工作人员在完成对教育项目建设中的工程竣工验收和文件收集之后，可以利用卡片的形式实现对整个教育建设工程项目施工情况进行著录和编目，实现对基建档案的完整保管。

3.3 增强基建档案管理的鉴定与统计

对于基建档案的鉴定是相关操作人员根据相关的规定对其进行有效的鉴定，对档案资料的真实性和价值性进行判定的一个过程。在教育基建档案的管理过程中，做好基建档案的鉴定工作，需要档案管理人员树立全面的观点和历史的观点，保护具有重要价值的教育基建档案，可以在一些突发事件的处理过程中，及时地采取有效措施进行应对。

4 结语

在基建档案的建设过程当中还有一些问题没有得到解决，这些问题需要建设方与参建方充分地了解基建档案的特点，只有全面了解才能在面对问题时做出及时的反应，只有这样才能提高教育基建档案的管理水平，使教育基建档案发挥其应有的作用。

参考文献

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