一种财务报账智能数据库系统的建立

刘璐璐　李秀玉　强海丹　汪启明

摘要：高校财务报销困难是伴随高校财务管理发生发展的历史性、持续性难题，完善传统复杂低效的财务业务流程，推动财务报销智能化、信息化、便捷化成为当下财务管理工作的重中之重。本文基于时下高校财务报销的通用模式，建立财务报销智能数据库系统，健全高校财务报销体系流程，提高财务整体管控水平。

关键词：高校财务  智能数据库  财务报销

中图分类号：G647.5

一、前言

随着国家对高校教育事业的大力支持和计算机信息技术的愈渐成熟，面对不断发展增多的财务业务需要，高校财务智能也逐渐形成并逐步完善。近年来，伴随着高校的扩张，高校在教育、科研、基础设施等方面需求的上升，以及财政管理体系的改革和教育体系的发展等内外部环境的发展变化要求，高校财务工作更加智能化，财务数据高度信息化。高校财务也在政府会计制度改革、资金投入不断增长的背景下，进一步凸显对于财务报销效率的提升需求，和差错率降低的需求[1]。高校财务各部门应该充分结合自身的实际情况，对传统的财务报账流程进行改进和优化，建立健全功能、服务更加完备的智能财务报账平台，从而实现高校财务内涵质量的提升。

二、财务报销存在的问题

（一）审核标准不统一，退单率高

面对同一类报销业务，存在财务人员审核口径不统一的情况，从而导致退单率极高的现象。同类报销业务，极大可能由不同的财务人员接单，若财务人员内部没有及时的沟通、交流，审核人员因其自身专业水平和报销经验的不同，从而导致报销审核标准不统一、审核口径不一致等问题。没有统一、标准的改正改良建议，经常出现因财务人员口径不一致造成的退单问题，这严重影响了报销单的审核进度，也使报销人对报销的真实合理性产生质疑，降低报销人对财务服务的满意度。

财务报销制度有其特有的专业规范性，但大多数报销人员对报销相关规则制度不熟悉。对于高校而言，报账人员大多数是学生，变动性较强，对报账流程和细则把握不到位[2]，经常会出现因报销附件不全或报销单不合规而退单的情况，单据多次退回、修改、重新投递审核等繁复的返工流程，使反复跑腿的报账人员产生不满心理，从而促使报销人形成积攒报销单的习惯，一定程度也积攒了财务人员的工作进程安排，加重财务人员的工作量。

（二）报销过程繁琐，智能化程度不够

相比于传统的线下报销方式，当下高校财务引入了线上审批的环节，一定程度上促进了报销工作的便捷化，但报销流程依然处于繁琐状态。报销人员通过客户端提交单据，财务人员进行线上审批，虽然突破了时空限制，但是线上和线下依然共存报销流程繁琐且重复，并没有简化报销流程。例如当线上审批环节结束后，报销人将纸质报销单送至财务处时，财务人员还要再次翻阅检查附件是否齐全，反而加大财务人员的工作量。

大部分高校虽然引入了智能报账系统，但还存在手工操作的情况。如财务人员对差旅费等数据手工计算比对等情况，这种半手工半智能的工作模式降低了工作效率，没有稽查反馈系统的核实，增加了出错的风险，减少手工模式或者建立督察系统迫在眉睫。

（三）信息传递渠道单一

师生对财务相关政策知晓率低，知晓路径单一，财务“上传下达”覆盖面不足。财务政策变化快，以及财务部门内部信息沟通不畅、外部信息传递不通，导致信息传递受阻，加大报销难度。财务信息更新不及时，政策宣传渠道单一造成信息衔接出现问题，财务人员与报销人员之间存在信息不对称等问题。财务人员内部交流不畅，审核标准不统一，从而对报销的真实性产生影响。

工作中经常会出现报销政策先行实施，变更公告后发的情况，而且高校师生学习教学任务重，对这方面的关注度较低，再加上部分财务通知可能只在校园网或者财务窗口公布，这极大地影响财务报销的可靠性。

（四）报销功能有待完善

高校财务工作中，复杂繁多的经费类型导致财务报销审核要求存在差异。不同的经费类型有不同的支出规定，从支出口径到审批签字，仅仅依靠人工判断难免会出错，如果报销人员对报销业务不熟悉，很容易产生项目支出口径出错的问题[3]。另外，现有的线上审签功能并不完善，大部分报销单的签字盖章审批还是采取线下面签及线下盖章的形式，这种审签模式不仅延长了报销周期，还影响报销进度。特别在“新冠肺炎疫情”的影响下，线上审签的模式就显得尤为重要，这就要求预约报销系统内建立更加完善的报销功能，简化报销流程。

三、关于设定一种智能数据库的构想

报账人报账的过程中，因为缺乏相关政策的指导，或者不清楚报账所需的具体材料使得报账材料缺项，导致报账人和审查材料的会计人员工作量增加、报账流程繁琐，亟需在报账人和会计人员之间建立一个智能数据库，进行基本政策告知和材料审查，减少报账过程中出现的不必要的政策不知、材料不齐等问题，提高报账效率。该数据库包括导航系统、报账系统、稽核系统和反馈系统四个模块。

（一）第一个模块：导航系统

建立智能查询系统，包含财务报销指南、注意事项、常见问题及解析、财政资讯查询（最新政策的调整变动及查询链接）等内容，以财务机器语言的形式嵌入到数据库中，并辅以视频操作、图文解析及语音识别等，对于操作不合规的地方设置详细的语音提示，实现RPA智能问答等，尽量满足师生精准、快速获取信息的要求。该查询系统将全天候提供在线答疑服务，自动执行反馈工作，拓展财务查询的渠道，可视化界面让报账流程一目了然。并设置人工服务功能，对于数据库无法答复的问题，可发起提问，待财务人员答复后推送给报账人。

（二）第二个模块：报账系统

1. 选择模块

对常见项目分类板块及其科目建立树状业务的选择模块，例：主科目如差旅费、会议费、劳务费…主科目下建立明细科目，如国内差旅費和国外差旅费，各科目从主科目至明细科目逐级填报，否则系统不予通过；不同的经费类型有不同的支出规定，据此也建立树状业务的选择方式，依靠人工判断难免有疏漏。

2.智能填报模块

报账人将发票拍照上传或将电子发票导入后，系统利用图像采集功能扫描和读取飞机票、住宿费发票等信息，通过发票类型、会计科目及部门项目间的勾稽关系，自动匹配会计科目并分别归类到日常、差旅、劳务和资产四大类中；同时通过报账助手识别、录入金额及收款人账号等信息，将相关数据自动统计汇总并显示到报销单上，实现“一键出单”，无需人工干预，减少人工犯错的概率，降低人工纠错的成本。

3.预算校验模块

网上预约系统和预算管理系统同步衔接更新，会计科目下注明资金用途并显示对应的预算余额，报账人根据金额填报信息，若报销金额超过预算余额，则无法保存，报账人根据提示申请预算调整或更换项目；对预算项目实时跟踪，方便相关人员随时查看项目执行情况以及各项业务的支付情况，必要时进行预算调整，实现预算实时有效地推进执行，加快学校资金支付进度。

4.费用标准模块

将培训费的综合定额标准、差旅费的报销标准等设置至系统中，统一各项业务的报销标准，方便报账人员提前进行预算控制。例如：差旅费根据学校相关标准，按照职称将出差地的住宿费、伙食费和差费补助等信息提前设置到系统中进行规则控制，系统根据报账人填写的信息自动还原出差行程，快速生成费用并能确保行程完整；通过设定的标准控制参数提醒差费是否超标，自动生成差费补助等，实现费用的自动计算与校验。

5.智能审签模块

系统内部建立一套完整的审批业务流程，根据后台设置的匹配规则以及报销项目和金额等，自动将审批任务推送到项目负责人的待审业务中。并设置电子签名库和部门电子公章库，实现线上全自动流转审批。智能审签流程可以改善“找错人、签错字”，实现“零跑签、零跑盖”，而且可追溯流程的审批管理机制，一定程度上可以缩短报销周期。

6.智能提示模块

系统内设置自动提示功能，并与经办人的手机关联绑定。如果某项报销业务超过预设的时间限制，系统可以及时给经办人发送处理业务的提示，督促相关人员完成审批手续或报销手续，提醒负责人审批，减少单据的积压。预约借款时，遵循“前账不清、后账不借”的制度，报账人按系统要求明确借款责任人和还款期限，若借款人未按期偿还借款，再借款时系统将自动锁定并显示其之前的借款情况，实现个人借款动态查询，督促借款人完成冲账手续。

7.预警监控模块

不同部门根据自身发展需要进行预算填报，系统根据预算表对预算额度进行固化设置，并将财务报销审核要求嵌入到数据库中，对频繁交易对象、频繁报销业务等隔空实时监控，防止年底突击花钱，实现项目事前把控。报账人根据系统提示，自行查看预警信息，必要时系统将预警信息发送给财务人员，待财务人员核实后解除预警或向报账人提出整改建议。

8.智能汇总模块

系统根据不同年度、项目名称、明细科目等进行模块汇总，项目汇总模块由不同经费项目组成，科目汇总模块由印刷费、会议费等会计科目组成。例如：需要查询某年度印刷费时，直接在科目模块中点击印刷费，便可显示全年的印刷费明细账及其总账，便于后期相关人员进行数据采集和财务分析。

（三）第三个模块：稽核系统

1.报销业务稽核

针对报销时出现的超支、附件不全、签字错误等问题，可以提前将审批权限、支付方式、附件要求等报销制度嵌入到稽核系统中，系统根据报账人上传的材料，核实项目、附件和金额是否符合报销标准，实现自动稽核。

2.发票自动稽核

建立有记忆功能的发票库，并与国家税务平台对接，引入发票认证和核验系统，实现一键查伪、校重，防止发票重复报销等问题[4]；核实发票抬头、开票日期等是否合规；核实发票是否连号，避免人为拆分开具发票。

（四）第四个模块：反馈系统

报账人根据系统提示进行资料上传，数据库系统根据财务审核要点的稽核规则对金额和项目等进行初审。符合智能数据库的规定，数据库给报账人员输送审核通过的提示；不符合智能数据库的规定，则退回到报账人的失败业务中，报账人按照提示修改即可。

四、建立智能数据库实施保障

从系统服务器升级、报销业务的规范梳理和流程再造、系统环境测试试验到制定财务报销指南、业务培训学习等，智能财务报销系统从初步设计构想到实际实施运用，应该由学校多部门联动执行。根据智能数据库中的模块目录梳理每一个模块的相关内容，将日常的工作内容分类整合在各个系统中，重点应放置在财务部门与系统工程师合作上，将相应的内容通过后台管理程序导入系统中，保障智能数据库的完善和推行实施。

（一）健全规范报销制度

智能数据库的建立需要十分完善的财务报销制度做支撑。欲实现智能查询和智能填报“一键生单”，必须建立全面完整的财务规则和制度，包括经费项目与会计科目的关系、各类业务的审核要求、费用的综合标准等，只有细化细节，系统才能将采集的信息与系统内嵌入的规章制度相对应，进行报销业务的处理。因此，财务部门需要牵头规范完善财务报销制度，加强财务内部的沟通和与外部的协调，对报销细则做充分解释，对财务报销过程中遇到的难点进行分析，形成清晰、统一的财务报销制度和报销审核标准。

（二）优化报账流程

财务部门结合学校实际情况，在多年报销系统运行经验的基础上，以校内老师对系统的需求进行调研，在充分了解各项业务的前提下，以实际需求牵引系统设计，有针对性地对智能数据库建设目标，结合现有报销业务，对每一项经济业务进行全面梳理和优化设计，确保报销业务流程的合理设计和开发。

（三）推进系统升级

高校财务智能化信息化已然成为趋势，信息技术是财务报销模式构建的基础，为了推进高校智能化发展必须加大成本投入，包括资金成本、师资培养成本等。在数据库建设初期，可以派财务人员到高校调研学习，了解先进系统的操作流程、实施经验及难点突破。同时，以经济业务活动为主线，结合学校各部门的业务系统，从学校实际情况出发，制定出切实可行的实施方案。财务部门依据方案与系统开发公司对接进行服务器升级、规则嵌入等基础工作。

五、结语

随着科技的进步，经济水平的提高，人们也在适应快节奏的生活，顺应时代的潮流，会计审查工作更趋向于智能化发展，提供更便捷、高效、可远程操作的服务是未来财务工作者追求的目标。关于在报账者和会计审查人员之间建立一种智能数据库的设想成立后，可应用在各单位的报账系统，可方便报账人员查询相关政策，减少会计人员和报账人员因沟通不畅而出现的各种矛盾，保证数据的时效性、完整性和真实性，提高内控水平、报销效率和经费使用效率。

参考文献：

[1]陈魏伟.基于大数据智能化的H高校费用报销流程优化研究[D].石家庄：河北地质大学，2020.

[2]郭爱玲.高校财务报销系统智能化研究[J].管理观察，2019（18）：150-152.

[3]杨怡帆，张莎.基于高校智能财务核算平台的风控预警探究[J].教育财会研究，2022，33（2）：66-70.

[4]苟于权，谢岩清，郭宏宇，等.电子会计凭证应用研究——以高校财务管理为例[J].沈阳大学学报（社会科学版），2021，23（4）：410-415.

责任编辑：姜洪云

基金项目：本文系中國教育会计学会高等师范院校分会2021年课题资助项目（课题编号：GS2021Y18）的成果。

第一作者简介：刘璐璐，西北师范大学财务处，科员，学士， 研究方向：政府会计。