RPA 在企业财务数字化转型中的应用研究

2022-04-29季周慧沈佳璐吴晓涵

财务管理研究 2022年10期

季周慧沈佳璐吴晓涵

摘要：“大智移云”背景下，人工智能技术迅速发展，各行各业都发生着重大变革。在财务领域，大多企业正由人工向智能化转型。以RPA为代表的数字技术被广泛应用于企业财务业务活动中，通过人工智能来模拟人工操作业务软件的流程，将财务人员从大量重复烦琐的日常工作中解放出来，在减少企业出错成本的同时，还极大提高了企业内外部的管理效率。从RPA技术入手，首先对其概念原理及特点进行梳理归纳，再选取典型的RPA机器人财务工作应用场景来分析其在企业财务数字化转型中的价值，最后总结归纳。通过研究发现RPA在企业财务数字化转型中发挥中重要作用，不仅能保障数据准确性，促进员工职能转型，更能完善财务组织结构，全力提高企业竞争力。

关键词：RPA技术;财务数字化转型;财务机器人

0引言

随着科技的不断发展，人们对智能化的研究越发深入，新兴技术不断出现并融入社会，为企业经营管理提供了新思路、新方案。机器人流程自动化（Robotics Process Automation，RPA）是人类智能化探索的最新成果，作为企业实现流程自动化和规范化管理的有效手段，如今已被许多企业所采纳。故本文以RPA技术为切入点，简明阐述其原理、特点，引出在当前市场环境下企业借助RPA技术在典型的财务工作场景中的操作流程以及具体的案例分析，最后总结其在财务数字化转型中的应用价值，分析财务机器人对企业财务环节的影响。

1企业财务数字化转型现状

近年来，随着大数据、人工智能等“大智移云”新一代数字化技术深入各个领域，新技术在催生全新商业模式，改变社会生产生活方式的同时，也对企业的经营方式提出了进一步要求。如今市场环境变化莫测，在新的商业模式与运营体系下，传统财务职能的管理模式在获取有效业务信息的手段及效率方面，已经无法适应新业务的发展趋势，甚至影响到了财务信息的披露时效[1]。

为了适应这一环境，许多企业开始进行财务数字化转型。但大多中小企业受资金与技术的限制并没有实现真正的数字化，其在处理业务时主要依赖人工，存在费时费力还易出错的弊端，仍然受业务处理流程、原有IT系统等的影响，企业经营数据的持续性和完整性难以保障。基于此，以RPA为代表的数字技术革新了财务工具，在保证工作效率稳步提升、员工工作量减负的基础上，还为企业提供了更加简单高效的方案，RPA作为一个接口，在企业原有IT基础上赋能企业财务数字化转型。

2RPA机器人概述

RPA是基于软件机器人和人工智能，通过在系统中设定一段代码，实现操作流程标准化，以此对重复烦琐的日常业务进行自动化处理的技术。

目前大多RPA处于辅助性阶段，从最初的“虚拟助手”升级为多功能的“虚拟劳动力”，通过模拟简单人工操作，实现了业务流程自动化，代替或协助操作人员在平台完成大量重复性工作，帮助企业降本增效，提升创新价值。未来，RPA会向自主性和认知性不断发展，并逐步完善非结构化数据处理的功能，最终朝着AI目标迈进。

RPA在财务、人力、金融、政务等多个领域得到广泛运用，其中运用于财务领域的RPA机器人又称财务机器人。财务机器人具有重复性强、处理量大、多个异构系统、无须人工判断、规则驱动型流程的特点，在实际操作过程中依据RPA处理器程序代码编写和电子财务数据的录入即可自动完成工作任务，模拟人工进行数据填写、申报、保存和导出等一系列过程。财务机器人对会计核算中工作量大、规则清晰的业务进行规则梳理和流程整合，将其设计成自动执行的机器人，推动财务核算管理向全面协同化、精益化、智能化方面发展[2]。RPA财务机器人以7×24小时不间断地工作模式，全天候工作事宜，工作失误率接近0，使用和维护成本较人工成本低。

3RPA与公司财务数字化的结合

3.1RPA在企业财务数字化转型中的应用场景

RPA的推出为企业完成数字化转型提供了一种更加快捷简单的思路。基于RPA的优势及功能充分挖掘财务机器人在数据检索与记录、图像识别与处理、平台上传与下载、数据加工与分析、信息监控与产出等方面可实施RPA的应用场景[3]，结合OCR（Optical Character Recognition，文字识别）、NLP（Natural Language Processing，自然语言处理）、ML（Machine Learning，机器学习）等AI技术，帮助企业优化财务人员结构、提升工作效率和质量、加速财务数字化转型。

企业活动中常见的财务流程包括员工费用报销、税务组织管理、固定资产管理、财务预算管理、公司绩效管理、企业资金管理等，基本上都符合RPA机器人的适用标准，本文通过选取几个典型的应用场景来分析RPA在企业财务数字化转型中的作用。

3.1.1费用报销

RPA费用报销流程见图1。该流程是日常最常见的业务流程，也是RPA运用最为普遍的流程。主要包括报销单据识别、费用报销审核校验、自动付款和财务处理及报告4项子流程。为了解决报销流程中重复度高、简单易错的痛点，企业引入RPA技术，打通业务流程，保证财务处理时效性。财务机器人通过自动识别各类发票单据，依据结果分类汇总，自动生成报销单并申请审批。之后，RPA机器人自动按照预先设置的报销审核规则进行审核校验，检验发票真实性与是否二次报销，予以通过的报销单下一步自动生成付款单并请求支付。最后，财务机器人进行付款操作，在此过程中会自动生成凭证，形成财务报告，并上传至管理层，极大地释放了劳动力，有效解决了人工录入效率低下且易错的问题。

3.1.2税务管理

RPA税务管理流程见图2。主要包括涉税信息校验、自动纳税申报、增值税发票查验等项目。财务人员将收到的纸质发票放入指定文件夹，通过扫描仪扫描之后直接上传SAP系统，内置的OCR技术对上传的电子发票与纸质票据影像进行真伪验证[4]，识别后的信息自动录入增值税发票查验平台。RPA机器人可以自动登录查验平台，在输入账户密码、完成发票查验后导出最终数据，编制纳税申报表底稿。对于需要调整的税会差异、进项税额抵扣差异、企业所得税扣除差异等涉税数据，RPA机器人通过预先设定好的税法准则调增调减，自动进行纳税申报，并将处理结果反馈至相关人员。引入RPA财务机器人之后，可以实现多种票据的自动识别和审核点的校验，替代人工完成报账单的自动录入和自动审核，实现单笔报账单填报效率提升900%，审核准确率100%。

3.1.3资金管理

RPA资金管理流程见图3。主要包含收付款处理、银企对账、支付指令查询、现金管理等项目。在这一过程，运用RPA机器人可以自动输入账户密码登录各大网银平台，自动下载各个银行或第三方支付流水单和对账单。之后将银行流水数据与企业账面余额数据进行比对，出具银行余额调节表。利用Excel统一格式处理，自动分类并生成对账结果，并对其中存在的异常情况进行汇总，最后审核结果以邮件形式及时反馈给指定人员。正常情况下企业的对账单数量庞大，工作机械重复且烦琐乏味。PRA技术的运用，将传统的手工对账流程时间缩短至2～3分钟，效率提升80%～90%，将财务人员从大量重复的工作中解放出来，减轻资金管理风险，提升系统自动化水平，极大解决比对整理过程耗时费力，人力搜索难度大的痛点。

3.1.4预算管理

RPA预算管理流程见图4。主要包括全面预算编制和调节、预算执行与监督等。预算管理是企业战略执行的保障和风险控制的重要组成部分，对企业而言有着不可忽视的重要性。在业务活动中，要实时把控和监督预算执行情况，并进行信息汇总和异常情况的通知。在这一过程引入RPA技术后，RPA机器人可以借助预先设置的模型决策自动处理事项。在预算编制环节，财务机器人按照全年统筹预算、各季度滚动预算、每月预算调整对期间费用和项目费用进行自动分解;在预算执行环节，通过实时监测预算使用情况，对预算进行定时和不定时的审计[5]。数据是企业分析和预测的基础，RPA借助算法检验收集到的内外部数据信息的有效性和实用性，实现数据全面可视化，为管理层制定企业全面预算编制提供有力支持，极大地提高了工作效率。

3.1.5绩效管理

RPA绩效管理流程见图5。包括产品绩效分析、客户收益分析、经营分析标准化报表等。在这一流程引入RPA技术，RPA机器人可以根据原材料的采购价格和产成品的销售价格自动计算产品的投入产出比，生成产品绩效分析数据，从中计算得出效益最高的产品定价。不同定价针对不同的客户群体，RPA机器人依据客户信息库来分析客户特征，评估客户价值，量身定制不同群体对应的促销策略与价格定制，实现客户收益最大化。同时，RPA机器人通过收集到的销售量、定价、成本信息自动生成销售业绩报表、利润表等，直观反映企业的销售盈利情况。统计数据最终以邮件方式上传至管理层，为管理层考评公司绩效、制定公司经营战略做出贡献。

3.2RPA在企业的具体应用

为促进企业财务数字化转型，许多大型企业利用“RPA+AI”技术打造企业未来发展的新业态。但由于许多企业数字化基础较薄弱，大多会选择与财务软件供应商合作，引进新技术，打造适合本企业的数字链。其中较典型的案例有国药集团和云扩科技、浦发银行与来也科技的合作。

3.2.1国药集团与云扩科技

云扩科技长期以来为各行业企业提供RPA技术支持，帮助企业加快实现财务数字化转型。云扩科技与国药集团进行合作，运用“RPA+AI”技术减少企业在人力、财务、采购等部门的重复性业务流程。在工资核算方面，云扩RPA自动对国药集团信息系统中的数据进行整理核对，实现企业员工薪酬核算的自动化处理，自动生成员工销售业绩单以此来解决因为员工数量较多而每月工资核算工作量大的问题。在财务核算方面，云扩RPA的应用就更为广泛，如发票的自动化处理、应收应付的处理、报表的编制、费用报表的审计等。在物资采购方面，云扩RPA承担着发票查验、采购付款、账务处理和对账的工作，整个过程利用OCR技术进行自动化处理、审核等。

云扩RPA对国药集团的几十个核心流程进行自动化处理，每月可以处理几十万单交易，使企业的每个相关流程的平均成本节省50%以上。在大大提升国药集团重复性业务流程工作效率的同时，将员工从简单烦琐的业务中释放出来，促进财务人员转型升级，重复利用智能化生产力为客户持续性创造价值。

3.2.2浦发银行与来也科技

来也科技致力于利用RPA技术为客户降本增效提供专业全面的流程自动化解决方案。浦发银行与来也科技进行合作，利用“RPA+AI”技术全力实现浦发数字银行转型。针对浦发银行的现有信息系统、业务特点以及业务流程为其专门定制了一套自动化流程方案。

RPA财务机器人在浦发银行的应用场景主要为：银行同业对账、银行与企业对账业务、银行增值税申报、内部账户余额查询等。在银行同业对账中，浦发银行使用“RPA+AI”技术引进“UiBot”按键盒子，在保障网银登录安全性的同时，能够同时储存30组不同密码，解决了必须对元素进行识别和软键盘输入的弊端，实现了密码的自动化输入。在银企对账业务中，RPA通过预先设计的信息配置表，自动核对企业内部与银行对账单金额是否一致。在银行申报增值税中，浦发银行每月需要处理的数据量在5万单以上，引进RPA财务机器人后，可以自动下载进项转出表并生成报表，能在65～90秒内实现增值税主体表和税项分配表的数据处理。在内部账户余额查询中，借助“RPA+AI”可自动进行账户余额的查询和报表的生成，可代替人工完成电脑上批量重复的操作，有效提升现行办公效率，大幅降低了浦发银行的人力成本投入。

3.2.3小结

RPA技术在国药集团的应用范围较广，涉及人力、财务、采购等部门，在工资核算、财务核算、物资采购等多个方面都实现了流程的标准化和处理的自动化;而浦发银行应用RPA范围较小，主要应用于企业的日常金融业务，其利用RPA技术主要着眼于信息的安全性和流程的自动化。虽然RPA技术在二者中的具体用途有区别，但都充分利用了自动化技术，大大提升了企业的运行效率，降低了企业经营成本，并解放了大量人力，促进了企业财务人员的转型升级和完善了企业内部财务组织结构。

3.3RPA在企业财务数字化转型中的业务价值

3.3.1提高数据准确性，保障业务时效性

大多数企业的财务处理流程较长，从发票获取与录入、银行流水单获取、纳税申报等环节，需要财务人员加班加点，在短时间内完成巨大的工作量。一旦出现差错还需要花费大量的人力物力成本去修正，得不偿失。在引入RPA技术后，可以联动多个业务系统，通过预先设置的操作流程和步骤，实现业务流程自动化，高速、高效地完成任务。财务机器人在处理数据时，程序化地依据预先录入的标准处理数据信息，避免了人为主观因素的干扰，数据准确率接近100%，降低了企业纠错成本，极大地保障了财务工作质量。相较于人工操作，RPA可以更快速地完成高耗时的任务，保障数据处理时效性。

3.3.2节约人力成本，促进财务人员转型

如今不少企业采用RPA来替代一些基础的、重复烦琐的工作，改变了原有财务工作方式和工作观念，极大地提高了工作效率，推动了财务工作向系统化、智能化、自动化进程。财务机器人凭借自身优势，能够高效地实现员工费用报销、企业税务组织管理、总账到报表、预算管理等财务流程的自动化处理。以自动化手段替代基础的手工操作，辅佐财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务，不断优化财务业务流程，预防人为错误，提升工作质量[6]。在节约人力成本和资源的同时，还能解放财务人员，减轻其工作量和工作压力，为员工提供了探索更多创造性和生产性途径的机会，加速财务人员由核算会计向管理型会计转型的速度，实现财务对企业业务的有力支撑。

3.3.3完善财务组织结构，提高企业竞争力

基于财务人员的转型，RPA的应用会带来财务组织架构的层次化调整：一方面，RPA通过消除重复性任务中的人为干预来缩短周转时间，极大地提高业务准确性和可预测性，在一定程度上提高了运营效率，也为企业通过降本增值获得更好的投资回报率做出贡献;另一方面，被解放的财务人员能够将工作重心转移至服务业务、决策支持等内容，进而形成业务、财务、IT深度融合的辅助业务决策、参与战略制定的业务财务和战略财务结构。此外，自动化端到端流程本身的行为将加强员工之间的互动——为了实现流程自动化，部门之间需要开展跨团队合作，确保流程的完整性和准确性[7]。资源上节约，效率上提高，结构上完善，PRA在一定程度上能提高企业竞争力，加快企业财务数字化转型。

4结语

随着人工智能技术的深入研究和发展，RPA被广泛应用于各个领域，尤其是财务业务场景，逐渐成为企业降本增效、提升效率的关键因素之一。RPA作为企业财务数字化转型的新兴基建技术，通过人工智能来模拟人工操作业务软件的流程，可以高效地完成企业日常运营中耗时枯燥的周期任务。

尽管财务机器人为企业财务数字化转型做出了特殊贡献，但于企业而言也是一把“双刃剑”。首先，运用财务机器人的首要问题便是资金。当前，财务机器人运用程度低，价格不具备竞争优势，对大多中小企业而言仍是一笔不小的现金支出。其次，云计算和大数据的整合将大幅提高传统财务人员的可替代性，因此，如何推动企业中这部分人员的转型，是需要考虑的重要问题。最后，数字技术的使用带来的数据安全问题也需要引起重视。企业在利用RPA促进财务数字化转型的同时也要加强风险管控，确保数据安全性，促进财务人员职能的充分发挥，全力推动企业向财务数字化、智能化发展。

参考文献

[1]赵丽锦，胡晓明.企业财务数字化转型：本质、趋势与策略[J].财会通讯，2021（20）：14-18.

[2]闻子捷，王磊，张牧聪，等.基于流程智能化的财务管理机器人应用探索[J].财会学习，2020（26）：41-42.

[3]田高良，陈虎，郭奕，等.基于RPA技术的财务机器人应用研究[J].财会月刊，2019（18）：10-14.

[4]贺顺.基于财务共享服务中心的财务机器人应用研究[J].财会通讯，2021（19）：139-144.

[5]唐琦，姚晓林，官毅.“大智移云”背景下RPA在财务共享中心的应用探索[J].商业会计，2019（24）：118-121.

[6]田高良，陈虎，赵旖旎，等.财务机器人的选择和实施方法探究[J].财会月刊，2019（19）：9-14.

[7]王厚明.RPA助力企业财务数字化转型[J].中国注册会计师，2021（5）：93-95.

收稿日期：2022-04-04

作者简介：

季周慧，女，2001年生，本科在读，主要研究方向：财务管理理论与实务。

沈佳璐，女，2001年生，本科在读，主要研究方向：财务管理理论与实务。