高校学籍档案管理以及信息化建设路径

赵元昊

摘 要：伴随着我国高校教学改革的持续深入与科学技术快速进步，信息时代已经悄然来临，自由市场经济竞争逐渐激烈，高校若想提升学生毕业就业能力与竞争力实现可持续发展目标，必须加强学生各方面管理。而学生学籍档案作为记录学生平时各项数据的有效载体从自身学籍档案管理出发。但是，学籍档案管理作为高校日常管理重要组成部分，校方领导应该重视对其管理水平的提升，尤其是在新时代信息技术广泛应用背景下，更应该加快网络信息化校园学籍档案管理工作，进而满足高校改革发展的实际需求。基于此，笔者结合自身数年高校文学籍档案管理工作经验，在查阅大量信息化档案管理文献基础上，对当下高校学籍档案建设存在的问题进行细致描绘，总结其中工作特点问题，提出全新的优化改进意见。

关键词：高校教学;学籍档案;档案管理;信息技术;创新

学籍档案是学校或其他部门直接获取学生个人信息重要途径，学籍档案管理工作是一种系统且复杂的管理工作需要真实记录下学生在校个人行为与接受教育的过程，其中不仅包括了学生的个人成绩、学籍异动记录、学生个人信息、家庭信息等个人基本信息，还包含学生在校期间的信用记录、惩罚奖励记录、学生校外表现评分记录、学生参与社会公益记录、党团组织关系等信息，这些信息能够充分地彰显出学生的个性爱好与人格特点，对于教师与招聘企业了解学生有着极为重要的作用。因此，强化学生学籍档案管理及信息化建设，对于促进教学管理与学生管理工作规范化、信息化、科学化、现代化有着极为重要的意义。

一、高校学籍档案的特点

学籍档案管理工作一般是由学生、任课教师、辅导员、班主任、学生处工作人员、教务处工作人员、招生就业处工作人员等互相配合，共同完成的信息收集、整理工作，随着时间推进校园学籍档案管理也逐渐形成了全新的规律与特点。

其一，数量庞大。随着我国高校在近几年招生人数不断增多，招生范围也逐渐扩大，学生毕业人数也随着增多，在大学教育开始转变成普通高校的教育的同时，学生档案数量也越来越多，直接严重影响了高校传统档案管理工作，无形中增加了高校档案管理的负担。尤其是在传统档案管理工作已经无法满足新时代发展需求，而且纸质档案占地面积较大，还容易发霉、变质，十分不方便保存。

其二，来源分散。学籍档案形成与学生日常表现与各项管理活动中，由于多个不同部门组成的汇报材料构成。很多情况下，高校都会为学生办理校园一卡通，一卡通的信息涵盖了学生自身信息内容，寝室情况、专业分院情况等基本信息，但是这种一卡通的信息一般来源于教务系统、辅导员工作系统、专业学科系统，这些系统在信息核对过程中，一旦存在偏差问题，势必会给学生日常生活带来不良的影响。而且随着高校招生的范围逐渐扩大，学生的个人信息也变得复杂很多，学生的家庭背景与学习经历差异较大，信息采集工作也更为复杂，若以单一的信息采集方式，无法建立完善的学生学籍档案。

其三，内容复杂。学生学籍档案一般都会包括学生基本情况、家庭情况、考试成绩，以及学生的专业名称、学分内容、学时情况、学位等级等等。但是随着高校档案管理工作改革需求发展，档案建设工作必须包含更多的学生信息，如学生学年评价、自我鉴定、班级考评建议、各类荣誉登记表、处分登记表、党团发展记录以及辅修专业等信息内容。这些档案信息在需要情况下必须在第一时间就找到全部内容，这对于传统档案管理而言，基本是不可能实现的，只有利用信息技术的便捷性与高效性才能满足此类需求问题。

其四，形式多样性。从新生到入学再到毕业，这一系列过程会形成多样性档案内容，记录形式必然也有不同之处，有的学校采用的A3紙记录学生档案，而有的学校用的却是普通A4纸，而各个学生档案采集部门采用的档案记录模板也各不相同，而这对校园档案整合管理工作有着极为重要的意义。

其五，保密性与专指性。学生学籍档案所涉及其个人隐私，与其奖励、处分、自我考评有关的某些事件在相当长时期内是保密的，不能对外开放。而个人学籍档案内的文件应反映特定的情况，其中不能夹杂或混入别人的材料，也不能将一个人的材料分散割裂。

二、高校学籍档案信息化管理的意义

伴随着高校招生规模的进一步扩大，招生人数持续增加，学生学籍档案管理工作难度日益增加，档案类型也愈加复杂，面对这种情况，高校档案管理人员必须重视档案管理工作，创新管理模式，从而提升高校档案信息利用率。

1.便于整理查阅

学籍档案管理所需要的信息材料是来自不同部门采集人员，资源整合与信息收集难度较大，而且学生学习档案内容是学生在校期间所有行为的具体记录形式，时间横跨长度一般为3～4年，若没有科学式的档案管理办法，档案建设工作将会变得极为复杂，信息精准性与实效性会持续下降。为此，高校学生学籍档案管理工作人员若通过信息技术，建立线上学生档案收集、展示系统，可以及时实现学生档案编著、纠正、标引等工作内容，而且管理人员还可以向学生开放档案浏览权限，让学生对自身档案内容进行及时的审核，这样就可以显著提升学籍档案的精准性与实效性，实现学生学籍档案现代化发展变革，增强学生学籍档案的影响力与利用力，突破传统档案管理的“期限归档”问题，及时反映出学生在校学习的状态。

2.提升使用效率

根据有关数据调查显示，学生学籍档案信息是高校学生信息使用频率最高的档案内容，使用利用率高达88%以上。但是传统学生学籍档案管理工作十分复杂，人力、物力资源消耗巨大，查询方法与查询手段十分落后，严重制约了学生学籍档案的适用范围，很多高校导员甚至不会去学校档案部门收集学生信息，而是采用班级统计的方式，让学生亲自录入学籍档案，逐渐形成以班级为个体的档案信息形式，校园档案系统也将逐渐被忽视，无法满足时代发展进步，最终被学校领导所抛弃。但是，放弃校园档案管理工作也势必会降低学校对于学生的掌控力度，赋予班主任更多责任之外的权利，出现很多其他形式的问题，为此，校园档案管理工作必须得到应有的重视。