数字化技术在档案管理工作中的运用探析

崔娜 薛娜 张慧峰 朱少华 王峰

摘 要：传统的档案管理方式已经远远滞后于时代发展的步伐，伴随着社会需求模式的深度转变和技术推动，档案管理在社会管理当中的作用也体现得更加显著。强化档案管理不仅是提升档案部门工作水平的有效举措，同时也是提升工作效率，降低成本和时间损耗的关键。因此，应该在保障信息安全稳定的前提下做好技术规划，确保文书、档案的规范化管理运作与调用。

关键词：数字化技术;档案管理;运用

数字化技术的优势在于能够整体化地将档案信息做好记录，建设更加规范化和标准化的应用软件管理模式，确保档案的收集、整理、保管等各个环节都能维持科学的模式。在统筹规划要求下，数字化运作模式能够帮助档案管理部门更新现有的工作模式，强化业务监督和信息预测，确保各项流程的操作符合工作要求。

一、数字化技术应用的必要性

1. 保障经济效益

现代社会经济发展速度明显加快，传统的档案管理方式和庞大的信息量之间明显形成了比较尖锐的矛盾，而信息化管理档案模式和数字化技术的应用则给矛盾解决提供了比较稳定的发展方案，以传统纸质载体为基础的档案信息可以直接被转换为机读档案，且即便是纸质档案，在经过数字化管理之后也可以进行统一整合，在经济角度而言大幅降低了档案管理的成本，也延长了档案的使用寿命。现代档案数字化工作的原则本身也体现在投入和产出的规划方面。在数字化技术应用之后，可以大幅节约管理维护费用，将更多的人力、物力、财力投入到其他方面，始终秉承经济性原则，避免资源浪费或是重复投资等现象。

2. 提升办公效率

信息化档案管理能够保障重要的数据资料在短时间内可以得到归档和利用，且大数据时代下档案的规模也逐渐庞大，要想动态化、准确化地了解这些关键信息，就需要将传统的人工管理方法进行优化改进，借助网络计算机保障安全性、保密性和系统的完整性。因为某些档案的价值非常突出，以人防档案为例，人防工程具有特殊性，日常的人防建设工作当中也涉及了很多技术层面的关键信息，这些信息的有效保存可以确保国家利益不受侵犯，在日常工作当中也应保障原始档案和数字化档案信息的一致性。从办公效率的角度来看，数字化技术的应用势在必行。

3. 建立档案数字化长效机制

建立数字化长效运行机制能够减轻劳动强度，让专业技术档案在不同的领域发挥出应有的作用，满足社会需求。社会主义市场经济的纵深推进之后，传统档案管理工作的缺陷进一步体现，我国企业、事业单位和其他档案管理部门都需要建立长效化的档案管理机制，确保档案数据库能够记录并存储关键信息。例如，部门的各个内部工作人员都可以随时查阅并更新档案信息，克服传统管理模式存储性能差、信息获取速度慢的缺陷，实现资源整合共享，保障數字化档案管理效能。

4.确保档案信息价值

数字化技术应用之后大量档案信息可以被记录保存，并且可以在多平台内部进行反复利用，这无疑提升了档案本身的资源价值和信息价值，能够创造出更大的社会效益提供优质服务，真正成为档案管理部门、社会发展当中的“战略”资源。例如，档案部门可以在档案完成扫描之后建立专门的文书档案数据库，一方面加强了各个部门之间的工作联动、沟通机制。另一方面可以确保档案管理工作的各个环节有条不紊地开展。即便是一些涉及机密信息、重要技术信息的档案，也不会因为人为因素或其他外界因素出现损坏，导致档案磨损甚至毁坏，确保数字化档案管理工作质量的提升。

二、数字化技术的应用倾向

数字化档案从本质上看就是数字化传统档案活动的产物，即电子文件归档后的相关内容，借助数字化手段和技术设备来构建相应的数字化框架。数字化档案和档案数字化之间的关系非常紧密，两者的目的保持一致，都是为了促进现代信息的社会档案利用工作质量得到提高，并且让信息资源满足社会需求。在提供档案服务时，可以加快速度，最大程度体现出档案在信息资源角度的优势，产生社会正向作用。

1. 基本原则

从基本原则来看，需要从业务角度确定数字化技术的应用要求。未来的档案从生成——存档——利用的环节当中，需要考虑到业务层面、数据层面、性能层面的要求，满足基本原则。

数字化加工扫描设备将成为长效机制建设过程当中的重点，目的在于集中、一次性地将库存的关键档案信息进行数字化处理，必要时选择一些专业的数字化设备并配备技术人员参与到各项工作当中，结合档案工作岗位的特定能力要求，逐步构建数字化管理平台实现信息化管理。在档案部门的直接管理之下，可以委托服务单位提供设备、人员，将需要保存的电子档案全部至定制开发的数字化系统当中，完成图文数据的全方位应用管理，有效地配合现阶段的业务管理办公系统，在功能层面上满足实际要求。

2.管理方式与人员配置

从管理方式的层面分析，当前信息化管理速度主要受管理模式的缺陷和数字化发展水平不一等问题影响。为了解决这一方面的矛盾，今后的技术应用将围绕档案的关键信息和性能要求，将档案管理的具体内容纳入系统内部，所形成的技术档案体系也可以被认为是一个有机的整体，集中体现在档案管理人员的各项职能活动当中，保障连续性、系统性。当然，要完成这项工作也需要专业的技术档案管理人员储备，这是提升档案管理工作核心竞争力的关键。随着未来办公自动化建设工作的推进，相关的人员应该具备稳定的服务能力和档案管理水平，能够利用基础理论知识和数字化技术知识服务于档案工作，全面提升综合素养确定档案的技术开发目标，更好适应新形势，适应技术档案工作的发展速率。

3.技术管理模式

数字化档案管理为档案部门提供了更高更稳定的工作效率和全方位的技术支持，但也应考虑到人员投入和资金投入的平衡，尽可能地在安全稳定的前提下维持低成本运行，且系统在技术角度要具备可扩展和延伸能力，目的在于为子系统、内容增加一定的发展空间。基于这一层面的思考，在未来纳入式管理的模式之下，数字化转化相关的技术管理措施应该成为工作重点。以事业内部的文书档案为例，共享信息和私密信息都应该做好分类，在数据的上传、整体、统计等方面确保安全性、真实性，决策部门也可以根据这些数据内容进行参考。例如，将档案进行加工扫描之后，将任务数据录入数据库中心后，就可以完成质检工作，填写流转单，做好档案最终的整理、移交。信息化的迅猛发展，让数字化档案管理、现代化内容传播、纸质档案的数字化加工成为今后的管理重点，只有实现信息化管理才能让档案信息资源呈现出社会层面的优势和价值，保障数字化生存模式被社会所接受。在这一转变环节，要确保档案信息利用流程的一体化，采用专业设备建立系统平台，减轻劳动强度并提升工作效率，服务于社会主义和谐社会的建设历程，也能为国家积累关键的档案财富，创造社会层面的价值利益。