电子会计档案管理的现状与分析

亓凤兰

摘 要：对于会计人员而言，实现会计档案管理工作的有效落实，能够在经济总结工作中，以当前发展为基础来实现满足未来各项工作的运转，因此它能够有效规避贪污腐败问题的出现，并且也能为企业的长期发展做好准备。与此同时，在信息时代下，电子技术以及信息技术的普及，使得电子会计档案管理工作的开展能够进一步优化会计档案工作开展的实效性，但是在进行转变的过程中，必然会使过去的应用模式与现行应用方式存有冲突。对此，本文主要探讨了电子会计档案管理工作开展的现状，同时对其问题进行分析并给予相应的解决对策，希望能够以此来提高电子会计档案应用的有效性。

关键词：电子档案管理;会计档案管理;现状

对于会计档案工作开展，它是在会计核算工作开展中，以各项工作运行为主所形成的一种数据记录，它能够有效反映出企业的经济业务实际情况，并且能够以文字保留的形式来实现对会计资料的统计，这时就能够以现有统计内容为主来满足企业后期的运行与发展。在当前阶段中，电子技术以及信息技术的应用能够进一步加快对会计档案管理工作的落实，同时也能在数据整合上，提高数据应用的真实性。对此，对于企业的运行与发展来看，实现优化电子会计档案管理，就是确保企业正常运行的一种手段。

一、电子会计档案管理工作的目标与内容

1.电子会计档案管理工作的目标

对于会计管理工作的开展来看，在各项基本工作运行时，必须按照我国档案法的内容来实现依法管理，更要以企业发展为重点，实现将各项具体业务进行系统化建设，这样才能通过信息化建设工作的落实来实现以信息化技术为主进行基本操作，以此通过管理组织体系的建立，并通过财务工作的全面落实，就能加强会计档案管理工作的开展力度，从而才能保证企业的长久运行。与此同时，在基本工作运行上，也要明确财务部门的内部工作流程，并通过权责机制的有效应用来匹配内控制度，进而才能以管理体系的建设为主来保证为企业的各项经营活动提供全方位的服务。

2.电子会计档案管理工作的内容

从会计档案管理工作的开展来看，它包括了基础会计内容，同时也要以档案收集模式来实现对所有经济运行中所产生的数据进行全面应用，这样通过定期的收集、整理，并通过利用与保管，就能够为企业的运行做好保障。与此同时，针对企业的会计档案管理工作开展，也需要通过定期销毁来实现满足对数据的更新与保护，所以对于会计档案管理工作的落实而言，它是会计工作当中的重要组成部分之一，必须要遵循相关准则制度的应用来满足各项基本工作的运转。毕竟，对于档案管理工作的开展而言，需要通过统一执行国家的法律法规来实现满足基本工作的运转，更要以企业发展为主来实现结合企业实际情况进行会计档案的统一整合，这样才能保证在各项基本业务流转的过程中，既能够实现满足企业的长久运行，又能通过监督、检查工作的落实来确保会计数据应用的真实性。除此以外，对于可以持有会计档案资料的单位，也需要对会计档案的管理工作进行全面落实，并通过信息化建设来满足电子化发展，这样才能以全新的技术模式进行会计档案的利用与分析，并通过妥善保存与应用来避免出现会计档案泄露的问题。

二、企业电子会计档案管理的工作流程

对于电子会计档案工作开展来看，在前期制作流程过程中，必须要实现以下几点工作的落实：首先，在进行原始凭证确认上，必须要进行统一格式的确认，更要以电子表格进行应用来保证各项工作的流转可以更具统一性。同时，在进行发票粘贴的过程中，必须要与原始凭证相一致，还要保证发票的重要信息与原始凭证相一致，这样才能保证数据在应用的过程中，可以避免出现数据不一致的问题。对于纸质发票的应用，必须要保证在体现重要信息的前提下进行原始凭证的粘贴，更要保证在装订线区域内进行整理，以此才能规避后续装订后产生的视觉影响。除此之外，对于支票存根等一系列粘贴内容，也需要按照既有规定进行装订，并以扫描形式进行电子数据储存，这样才能确保各项数据的应用具有真实性。其次，档案管理人员在基本工作完毕后，需要确认会计账户信息的完整性，更要将已确认完毕的资料进行流转，这样由监管人员进行统一处理，并通过对账簿的封面来保证数据的真实性与有效性才能进入下一环节工作。与此同时，在此过程中也需要实现电子数据上传，这样才能确保电子数据的应用与现实数据相一致。对于已核对完毕的账簿，要由财务人员进行审核，并在审核之后由专门管理人员实现对内容的确认与装订，这样才能有效避免数据不真实的现象出现。最后，在报表确认与装订工作的开展上，必须要确认信息的真实性与准确性，并且也要保证所有记录内容的数量与名称相一致，更要以序号对应为主实现对排序的确认，而此时也要实现与电子数据进行同步存储，这样才能有效保证数据应用的安全性与保障性。

对于电子会计档案的后期管理工作开展来看，需要保证在基本工作中，按照现有法律法规内容来实现基本操作的执行。同时，在管理工作开展上，除电子档案以外，也要实现对纸质档案的保存，这样由专人进行看管并收藏，以此才能保证由专人进行负责，并降低由于多人经手而带来的数据丢失问题。除此以外，对于电子档案管理与纸质档案管理工作开展来看，既要保证纸质档案管理的规范性，也要保证电子管理时要实现权限设置，这样才能有效避免由于越级查看而带来的数据丢失等问题出现。值得注意的是，对于财会负责人与管理负责人而言，在会计档案销毁工作开展上，必须要实现在各项基本工作运行后进行确认与签字，这样才能有效保证在销毁材料时，可以避免出现对重要文件的销毁，并且也能实现为追责工作做好保障。

三、当前电子会计档案管理工作的现状与问题

1.电子会计档案管理的现状

依据我国会计行业当前的发展情况来看，在基本工作开展中，即使实现了现代化信息建设，并通过电子会计档案管理工作的落實来加快企业的运转，但是在基本工作开展中，仍然只能够以过去的模式进行运转，这就会导致在基本工作开展时，会忽略对电子数据的收集与管理。同时，在各项工作开展上，由于在进行文件资料交接时，需要以数据保存与传递来实现向财务部进行转交，而这时由于财务部在进行工作开展中，只认为此类档案资料是一些普通的数据资料，这就会导致在基本工作运行中，也忽视了对于数据的管理。因此，这就会导致在后续工作运行上，一旦出现需要阅读此类资料时，却无法实现对资料的应用，甚至由于系统设置等问题会导致原始资料的消失。