机关事业单位档案管理信息化建设的策略探究

陈浩

摘 要：档案管理是一项烦琐而复杂的工作，机关事业单位作为重要的组织管理机构，其档案管理的重要性不言而喻。现阶段，信息化技术已成为各领域发展的重要助推工具，档案管理工作也不例外，对机关事业单位档案进行科学化管理，更是有助于现代信息化建设的稳步前行。本文立足机关事业单位档案信息化建设实际情况，探索性提出机关事业单位档案信息化建设策略，以期为机关事业单位档案管理工作的长期发展增添助益。

关键词：机关事业单位;档案管理;信息化建设

网络技术的出现和应用，打破了时间和空间对信息获取、保存、应用的阻碍，使管理工作变得更加严谨、高效，网络技术的更新换代引发了信息化发展的浪潮。机关事业单位的档案是记录、收集单位各项组织活动信息的重要载体，既是单位历史和发展的“活化石”，更是宝贵的无形资产。通过推进机关事业单位档案管理信息化建设，提高档案管理和利用的现代化水平，是机关事业单位档案事业发展的必经之路。

一、机关事业单位档案信息化建设概述

作为重要的社会信息资源，档案在机关事业单位履职服务中发挥着重要作用。《全国档案事业发展“十五”计划》提出：要加快我国档案信息化建设的步伐，接受电子档案进馆，加快现有档案的数字化进程 。从20世纪80年代至今，我国的档案信息化脚步还在继续，全面做好档案信息化建设将是目前乃至今后一段时间档案现代化进程中的重点工作。

作为机关事业单位的基础性工作，档案管理将管理、服务与政治融为一体，在社会职能的发挥中起到了重要的促进作用。档案信息化建设是一项持续性的工作，当前，各级行政事业单位着手档案信息管理建设的阶段性目标是管理系统化、信息收集整理智能化和应用专业化。机关事业单位应当开发并应用符合本单位需求的信息系统，重视对于信息化建设的跟踪和效果检验，最终实现档案的全面信息化。

二、行政事业单位档案信息化的意义及作用

信息化建设具有创新性、渗透性、带动性、增值性等多重特点，随着机关事业单位档案管理工作的任务不断加重，传统的档案管理方式已经无法满足当前职能发挥的需要。利用现代化信息技术，推动档案信息化建设更快更好发展，是新时期机关事业单位档案工作的重中之重，對机关事业单位社会服务职能的发挥具有重要作用。

1.有效弥补管理漏洞，提高档案质量

传统依靠人工进行信息采集、整理、加工、存储的档案管理模式，受人员业务专业度不同、个人对档案信息审查的理解程度不同等因素影响，在实施的过程中存在一定的差别，如归档立卷、分类不准确。机关事业单位档案具有材料分散、内容全面、管理主体稳定、立卷方式具有强制性、管理事项机密性强等诸多特点。依靠传统的档案管理方式对机关事业单位档案进行管理，容易出现手动操作失误，造成档案信息不准确，影响其应用。通过开展档案信息化建设，借助计算机程序进行档案管理，能有效避免人为损害或恶意篡改，确保原始档案的完整度和真实性，同时提升管理质量。此外，将计算机作为信息资源整理、传播的载体，能够减少人员使用，从而降低了手动操作错误发生的概率。

2.转变载体应用手段，提高管理效率

现阶段各级机关事业单位存储的档案多以纸质为载体，纸质文件的保存对环境、湿度、温度都有较高要求，一旦存储环境发生改变，就会出现发霉、变质、损毁的情况，导致档案信息缺失。借助信息化技术，信息资料将由纸质形式转化为数字化档案，仅需计算机存储器便可长期储存，不再受环境条件制约，更加不用担心纸张损坏问题和空间不足问题。此外，机关事业单位在进行纸质档案管理时流程烦琐，查找不便，常常耗费大量人力、物力。通过档案的信息化建设，所有内外部的使用者都可以借助平台系统快速完成查找、借阅，不需要再拘泥于工作时间，使查询效率和查询准确度大幅提升，加速档案信息的流通速度，有效提高档案管理效率。

3.变革档案管理方式，提升管理活力

一方面，全面推进档案信息化管理，可以将档案管理队伍的工作重点从档案的基础管理转变为档案的应用服务，提高机关事业单位的公益服务职能，促进群众满意度的提升。另一方面，智能化平台的使用，有助于更好满足群众需要，提高对外服务效率，树立服务于民的政府形象，为机构职能作用发挥奠定更好的基础，激发管理活力。

4.避免资源浪费，促进可持续发展

在传统的档案储存纸质化模式下，档案管理工作人员常常会为存储空间不足、储存环境不达标，档案用纸年久变质等问题发愁。通过开展档案信息化建设，纸质档案逐渐被数字信息化档案替代，不仅节约了档案存储空间，释放更多的可利用办公场所，还减少了档案存储过程中所需要的纸张、印刷设备以及装订设备的投入，与当前提倡的绿色环保理念不谋而合，切实响应了可持续发展的管理理念。

三、现阶段机关事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题

机关事业单位大多存在档案管理方式陈旧、档案管理载体陈旧、档案管理技术陈旧、档案管理人员业务滞后等问题。随着《机关档案管理规定》的发布，国家对于机关档案信息化建设的工作内容和建设思路给出了明确的指导意见，机关事业单位档案管理信息化也陆续进入了实质性建设阶段，并取得了一定的成绩。在肯定成绩的同时，还要清醒地认识到，机关事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，只有深入分析这些问题，才能更好探究档案信息化建设的实施策略，实现档案现代化的目标。

1.理念普及度不高，认知程度不足

现阶段，部分机关事业单位的管理人员还没能摆脱传统管理思想的束缚，没有意识到档案管理信息化建设的重要性，仍想继续沿用落后的纸质化管理办法，没有从根本上接受信息化建设工作。主要体现在三个方面：一是对于信息化建设的资金和人员投入不足，影响了信息化建设的总体进程;二是建设推进浮于形式，没有建立自上而下的责任机制;三是规划及制度完善，缺少推动信息化建设的指导性、指引性文件，工作不系统、不具体、不规范。