高校校友档案形成与管理研究

潘君

关键词：高校校友;档案;档案管理

一、引言

高校校友拥有的关系、人才、产业和信息等资源能够源源不断地支持母校的发展，因此，许多高校都非常重视校友资源的利用和开发[1]。高校校友档案作为见证母校与校友情谊的文件载体，完善重视其工作建设不仅能够更大发挥校友资源的作用，还能丰富高校校园文化[2]。现在，对于高校校友的档案收集管理并没有一个标准的体系，档案馆虽然资源多种多样，但其构成极不均匀，大多都是宏观、综合性的行政类档案，典型而具体的微观材料较为少见。因此，探索高校校友档案的形成与管理具有非常重大的意义。

高校校友档案承载着校友育人模式，贯彻好校友档案制度，既充分利用学校资源，又是推行德育教育的创新举措[3]。高校校友档案要充分发挥其文化价值和社会价值，就要展现多方面的功能，努力提升档案的利用率[4]。要想做好高校校友档案的建设工作，开发利用其潜在价值，不仅要认识到此工作的意义所在，还要加强高校建立校友档案的意识、提高人员专业程度和资金投入[5]。建立校友档案，除了借鉴其他高校或企业的档案管理经验，还要考虑现代化的辅助手段，比如校友档案服务平台，就是集合数据库系统、触屏查询系统、多媒体宣传等于一体的创新举措[6]。但是，由于高校校友档案管理制度并不成熟，在投入、归档、执行和利用等方面还存在着较多问题[7]。校友档案管理工作严重滞后于校友工作的进度，也是高校校友档案管理落后的一方面体现[8]。因此，从形成与管理的角度来研究高校的校友档案，对于进一步完善高校校友档案的工作制度具有重要的借鉴意义。

二、高校校友档案的形成

（一） 高校校友档案的形成部门

1、教务系统。教务系统是高校的重要部门，专门负责与教学相关的事务。因此，由教务系统所产生的学籍档案是校友档案的主要组成部分，它包含了各个校友在校时期的具体学习状况。

2、学工系统。学工系统的主要职责是对全体学生进行思想道德教育和日常生活学习的管理，全面了解高校学生在思想、学习、生活上的具体情况。在学工系统运作中所产生的学生档案，大多是与学生日常学习、生活及思想相关联的。

3、学校社团。高校社团是学生大学生活的重要体现，对校园运作有着不可忽视的作用。五花八门的社团活动会随之产生许多与之相关的文档，记录着高校学生的课余生活状况。

4、班级内部。班级是大学里最重要也是活动参与度最高的集体单位，每个学生的表现情况一般都收录在班级档案之中，每个班级档案的收纳保管、移交等工作由各班班委负责。等到毕业，班委还会作为各班的校友联络员，负责毕业后联系校友，记录和上传校友活动等。

5、校友会。校友会能帮助联络世界各地的校友，可以调度校友的资源，将各个校友的力量凝聚起来，加强对于在校学生的培养。这个部门的主要职责是与学工部门、档案处、班委会成员等一起组织一些校友档案的收集整理和评价等活动。

（二） 高校校友档案的形成过程

作为高校档案的主要组成部分，校友档案客观地记录了学生读书时期的学习、生活和各类实践活动[9]。在形成高校校友档案的过程中，通常需要多个部门进行合作，最后将产生的文件移交给档案部门。

（三） 高校校友档案的形成要求

1、主动生成。高校档案应在学生学习、生活等各类活动中自然产生，它们应表现出主动性，即要有意识地在不同的实践活动中留存下来，并早日将其转变成档案。

2、系统完整。高校校友档案需要保持系统完整，但由于档案馆的存储容量有限，且需要保留有价值的文件，所以这种完整性是相对的。为了系统的完整性，不仅需要收集学籍类的档案，还要采集有关教师和学生的科研成果，除此之外，有关校友和老师之间的互动等材料也是校友档案不可缺少的一部分。

（四） 高校校友档案的形成特征

校友档案的产生是学生参加各种实践活动的自然结果，因此，校友档案的形成存在着规律[10]。校友档案的形成是由其历史、研究以及记忆价值所引导的，具体来说，高校校友档案是学生在日常学习及生活中形成的，有些是由校友自身所产生的，有些则是由各个部门机构联合或独立生成的。高校校友档案形成了具有主体多元性、状态系统性、载体多样性以及过程动态性等特征[11]。在进行档案保管时，不仅要使高校中的校友档案与其他档案相互联系，又要使校友档案保持自身的相对完整性。

三、高校档案馆校友档案管理方法

高校校友的档案由不同部门、班级和个人形成，尽管现在已经有不少高校形成了校院两级的管理模式，但在实践中，常常会出现校级紧、院级松的状况，为此，应重视高校校友档案二级管理体系的完善。首先，要建设健全二级管理模式的网络体系，校级的档案机构由校级领导直接管理，其他各个部门也都设置档案管理职位。同时，建设双向流动体系，不同职能部门要积极配合校级的档案机构，校级档案机构也要关注各部门的档案归档状况。其次，改善当前档案员工的管理体系，做好对档案人员的领导和管理，加强绩效考核强度，把档案工作的完成状况作为考核指标之一，增强员工的档案整理积极性。

（一） 增强高校档案馆校友档案的实体管理

目前，高校檔案管理具有两项基本职能，一是行政管理职能，即管理高校档案工作;二是档案业务职能，对高校档案实行存放和利用。但实际情况是校友档案在档案整体规划、档案实体信息整合等方面没有得到应有的重视，而高校档案馆应根据本校发展状况及特色，开展针对性的实体档案管理工作，更要将具有收集价值的校友档案进行分类。全面完善档案结构，将校友及高校的历史记忆更加完整全面地保存下来。在形成具有本校特色的校友文件后，高校档案馆应主动接受相关校友档案管理权，并做好校友档案的实体管理和信息开发利用工作，通过收取、鉴证、整合及编研，充分发挥校友档案的记忆和使用价值[12]。

高校档案馆应作为校友档案形成与发展过程中发挥管理控制作用的核心力量，通过主持修订完善相关标准和规范，进行检查和指导;同时，加强对馆内人员和二级档案职能部门人员的管理培训，使各位工作人员更深刻地了解校友档案形成的内涵、重要性及内在要求，使校友档案更具前瞻性和科学性。一是要进行校友档案管理职责划分。从各学院、班级、辅导员、团学组织、机关单位等不同主体出发，将校友档案规定分类制定，使各单位明确职责，档案馆等主管部门督促执行。二是要明确归档范围，掌握归档方法。高校作为人口流动最大的场所之一，每年都会接受数量庞大的新生，且学生档案形成数量不同，要掌握合理的档案收集方法，就要有明确的收集目标，比如，以校友所在的班级为最小单位进行统一收集，不但可以留存个人的信息记录且能完善集体记忆。除此之外，还可以统计到校友在校期间参加各类社团及其他职能部门所安排的活动，因此，除以班级为单位的校友档案外，还需接收社团档案等，明确校友档案接收范围。同时通过制定《校友档案管理办法》，对校友档案的管理涉及到的一系列工作做出具体的规定和要求，并纳入相关部门和人员的职责范围，使用正确的归档方法。

（二） 推进校友档案数字化平台建设

通过数据媒体平台搭建起现代化的校友资源交流和校友信息交互系统，建立高校校友数字化平台，是除了实体档案存放和利用之外，收集、管理高校校友档案的重要途径和方式。数字化档案管理平台可以确保网站建设当中信息资源的时效性以及准确性，对数据进行实时更新，帮助校友随时随地通过网站了解到高校发展状况以及其他校友情况，高校档案管理部门和相关校友会可以通过建立集成化、现代化的校友档案数据库系统，促进校友之间更加亲密的交流，加强高校与校友之间的联系与合作。

高校档案信息化系统是校友档案数字化平台建设的重要依托。第一，要先行完整收集、保存纸质校友档案，输出为相应电子档案，确保校友档案数字化。第二，要逐步建立可实现校友档案信息的校友档案系统和网络信息平台，确保校友档案管理的信息化。第三，推进档案管理系统与办公自动化系统相结合，实现校友档案各方面工作的集成化，提高工作效率。

结束语

校友档案是高校档案馆资源的重要组成部分，是独属于本校的宝贵财富，更可以为编撰校史提供資料支撑。目前，各高校已逐步意识到校友档案建设的重要意义和必要性，却缺乏一个系统科学的归档和管理方式。要通过实体档案管理的建设、数字化档案平台的建设多角度推进校友档案的管理，从而推进校友档案信息最终的开发利用，为高校发展打下人才基础。