基于信息数字化下高校档案管理新体系的构建

韦杨

摘 要：在高校教学管理实践中，档案资源是非常重要的“财富”。传统的档案管理不仅效率低下，也难以凸显档案资料的整体利用率。在信息数字化的大背景下，高校应该注重创新档案管理模式，积极构建档案数字化管理系统，综合性提升档案管理工作的整体成效与质量。

关键词：信息数字化;高校档案;管理新体系

1 高校档案管理信息数字化的背景

在高校教学管理等实践过程中，档案管理是非常重要的内容。不断优化档案管理的整体成效，科学优化档案管理的整体质量，既能够提升高校的整体教学管理水平，也能够充分发挥信息资源的重要指导作用。当前，高校在档案管理过程中仍采用传统的管理方式，不仅管理效率不高，还容易造成较为严重的信息流失。同时，档案管理人员的信息化素养也参差不齐，缺乏对信息资源的充分重视和利用，这些都影响着档案管理工作的整体成效。随着信息数字化的发展，档案作为高校教学管理的重要物质资料，高校在档案管理过程中，应积极利用信息技术手段，构建科学的信息化管理系统和完善的信息化管理机制，并不断提升档案管理人员的信息素养，从而才能综合性提升高校档案管理的整体成效与质量。

2 高校档案管理数字化发展的必然性

高校教育管理中的档案类型是比较多样化的，同时档案管理内容也是较为丰富的。传统的档案管理容易将档案变成陈旧过时的内容。以往的纸质档案因为检索不方便，所以利用率较低，无法将档案资源的实际价值全面发挥出来。在信息数字化的实践中，高校档案管理的数字化是发展必然，也是时代所需。

一方面，积极提升高校档案管理的信息化水平，将纸质档案转变为数字档案，能够整体提升档案资源的利用率，能够综合优化档案资源的应用成效。特别是在档案检索的过程中，依托于自动检索技术，可以实现高效快速的检索，这些都能够在很大程度上提升档案资源的整体利用率，充分发挥档案的价值。

另一方面，在高校教学管理实践中，积极采用数字化系统来实现管理档案，还能够整体提升档案更新的速率。比如在高校教育管理实践中，教学方案同样是档案的主要内容。但教学方案是时时刻刻都在变化的，若采用传统的纸质档案管理的方式，势必直接影响着档案更新的速度。相较之下，积极构建数字档案管理系统，能够实现档案信息的及时更新和补充。

3 基于信息数字化的高校档案管理新体系构建

科学的档案管理，离不开完善的管理系统，也离不开科学的管理机制。在实践过程中，高校档案管理部门应该审时度势，不断创新档案管理的方式方法，积极更新档案管理理念，充分利用信息数字化手段和技术，科学建构档案管理的数字化系统，推动高校档案管理迈上新台阶。

3.1 积极推动档案管理数字化进程

当前，高校应该注重纸质档案的数字化转换，切实提升相关人员的数字化意识，这是很有必要的。无论是在日常教学，还是在学生管理等工作中，都应该注重档案管理的数字化构建。高校档案资源的类型是多样化的，内容也是丰富化的，在档案管理实践中，需要全员参与，对于新的档案内容要加大推动数字化建设力度，积极开展数字资料的保存工作。同时，还应该着重丰富数字档案的类型，在以电子文档为主要载体的基础上，不断拓展数字档案的类型。比如积极构建视频档案，将学校的教学管理活动以视频的形式表现出来，不断丰富高校档案资料的形式和内容。也就是说，依托于科学的数字化档案管理，能够完善档案管理的工作机制，也能够整体提升档案资源的整体利用率。这是高校档案档案管理数字化进程的意义所在。

3.2 全面加强档案数字化系统的建设

在高校档案管理的数字化、信息化进程中，积极开发适合高校档案管理的信息模式和信息系统，可以有效提升高校档案管理工作成效。高校应该注重软硬件方面的投入。一方面，高校应完善档案管理数字化系统的构建。在实践过程中，高校可以直接采购现成的档案管理系统，不断完善高校档案管理模式的搭建工作，也可以开发适合高校档案管理特色的数字化系统，尤其应着重优化软件系统的建设，不断丰富和应用各类型的软件系统。如信息检索系统、资源共享系统、文件传输系统等等。依托于这些功能多样、技术过硬的系统，能够在很大程度上提升高校档案数字化进程，综合性提升高校档案管理工作的整体效率。另一方面，高校还应着重优化硬件系统的建设。硬件指的是由纸质档案转为电子档案需要的扫描仪及计算机等，存储电子档案的设备，及共享电子档案资源的网络设施。高校教学管理等过程中会产生大量的数据文档及档案资料，这些都是非常宝贵的档案资源。为优化这些数据资料的存储质量，应该努力扩大它的内存，不断优化它的存储效率，尽可能减少不必要的资源丢失。同时，高校在档案管理数字化进程中，还应该切实采用安全保密技术，有效防范数字档案的丢失或者失窃。

3.3 积极提升档案管理人员的综合素养

在高校档案管理实践中，不断提升档案管理的整体成效，科学优化档案管理的整体水平，全面推动档案管理的数字化进程，还应该着重优化档案管理人员的综合素养。相比纸质档案，數字化档案对于档案管理人员的要求更高。档案管理人员只有充分具备夯实的技术素养，能够科学使用信息技术手段来开展档案管理工作，才能综合性提升档案管理的整体质量。一方面，高校应该结合档案管理数字化的需要，全面构建科学的人才培养体系，不断提升人才培养工作的整体质量，构建科学的培训机制，积极优化档案管理人员的信息素养以及基本的计算机操作能力。另一方面，高校还应该科学配置专职性的档案管理人员，特别是在人才招录过程中，应该注重招录具备综合素养的新型管理人才。

3.4 构建科学全面的数字档案管理机制

在高校教学管理实践中，档案管理是一项相对严谨且细致的工作。整体提升档案管理的成效，离不开完善的档案管理机制。一方面，高校应该创新档案管理机制，明确数字化档案管理的相关流程。比如依托于科学的制度体系，明确要求相关人员及时进行档案资源的数字化建设。另一方面，高校还应该充分明确档案管理的方法，实现数字档案的全过程管理。比如明确数字档案的使用、调阅、共享等方法机制。

总之，高校档案管理信息数字化进程是一个系统的复杂的工程，需要多学科相互配合，也需要信息技术和管理新理念的支撑，更需要各类机制的完善支持，唯有与时俱进，我们档案管理将不再枯燥和繁琐，而是变得快捷和高效，期待高效档案管理信息数字化的广度和深度发展。

参考文献

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