新形势下做好高校档案管理工作的措施研讨

温振鹏

摘 要：党的十八大成功召开，使得各项国策得以落实与执行，我国社会和经济不断地向着现代化网络化的方向发展，我国的教育事业的发展也向着以人为本的方向发展，然而科技的变革带来的新一轮互联网革命新形势下的高校档案管理也面临着诸多问题。笔者将分析这些问题，并提出针对性的解决措施，以期我国高校档案管理工作不断规范化、科学化。

关键词：高校档案；管理；应对措施

中图分类号：G647 文献标识码：A 收稿日期：2016-04-22

一、高校档案管理中存在的不足之处

（1）高校档案管理工作人员管理知识储备不足。由于现有的学科建设方面存在问题，导致档案管理未被纳入高校专业中，致使从事高校管理档案的工作人员所学专业不对口，缺乏基本的档案管理专业知识。高校档案管理作为高校后勤保障的一部分，未能引起校领导的足够重视，招收档案工作人员以退休教师为主或者由教师接任，更加剧了高校档案管理队伍建设方面矛盾。

（2）档案填写、材料收集不规范。目前，高校档案管理并没有形成完整的规章制度。审核机制不健全，因此大多数档案完全根据个人意愿填写，填写的内容真实性存疑。同时档案上报环节较多，层层上报程序繁杂，致使材料收集不规范。这些问题致使档案不再完全真实地记录历史，而成为任人涂改的作秀，也就失去了档案所具有的参考价值。

（3）档案保护维护意识的缺乏。档案的保护工作是档案管理工作的重中之重。档案保护需要工作人员耐心、谨慎、细致入微。在实际工作中，由于高校档案管理工作人员的疏忽，导致档案丢失、损毁、浸水的现象时有发生。同时档案的材料多为纸质，需要工作人员经常进行档案的维护。

（4）档案管理权责界定不清，管理体制不健全。目前高校档案管理没有形成完整的规章制度与监督制度，工作人员存在不严格按照规章制度办事的现象，同时由于管理权责界定不清，监督机制不完善，出了问题工作人员互相推诿、人事倾轧的现象时有发生[1]。

二、高校档案管理的解决措施

（1）建立完整可行的高校档案管理规章制度。高校档案管理中出现的诸多问题根本上是由于高校档案管理规章制度的不健全导致的。建立完整的、可行的高校档案管理规章制度将是解决高校档案管理一切问题的出发点。档案的建立、填写、转出、复制等档案管理中的一切环节都需要细致入微地建立相关规范，只有符合规范的行为才合法。高校学生流动性大，所以高校档案的管理呈现出从入学到毕业的周期性，这就需要高校档案管理相关部门保证档案的真实性。此外，必须界定权责、完善监督机制，杜绝出现问题时工作人员互相推诿以及存在侥幸心理等现象。高校档案管理可以引进互联网的管理方式，在档案流通、填写方面进行实时管理、互联网监督管理[2]。

（2）加强高校档案管理人员教育培训，提高专业素质。高校档案管理人员多为退休教师或在职教师，专业素质较差，工作水平不足。但是由于各高校基本不设置相关专业，迫使高校不得不设立专门的培训课程以增强管理人员的专业素养。高校应该成立专门的档案管理职能部门，并给予足够的重视。

（3）推行高校档案管理数字化。随着科技的不断发展，互联网已经深入到生活工作的方方面面。但是高校的档案管理未能跟上时代的步伐，仍然采用人工操作，材料使用的是不易保存易腐蚀浸水的纸质，致使高校档案管理问题频出，档案后期保护维护工作必须投入巨大的人力财力。而数字化技术的发展为相关工作提供了便捷的解决之道。积极推进纸质档案的信息化，同时建立先进的档案信息管理系统，可以有效提高高校档案管理水平[3]。

三、结束语

综上所述，新形势下的高校档案管理面临诸多问题，这些问题致使高校管理档案混乱，停滞不前。笔者提出以下对策：①建立完整的可行的高校档案管理规章制度。②加强高校档案管理人员教育培训，提高专业素质。③推行高校档案管理数字化。希望更多的专业人士能投入到该课题研究中，为提高我国高校档案管理工作做出重大贡献。

参考文献：

[1]马 然.浅谈在新形势下如何做好高校档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2011（14）：106.

[2]马荣霞.适应新形势、新任务需要努力做好高校人事档案管理工作[J].档案天地，2011（6）：56-57.

[3]陈 敏.新形势下高校学生档案管理存在的问题及其应对措施[J].科教文汇（中旬刊），2015（8）：124-125.