中学文书档案创新发展的研究与实践

刘通雪

摘 要：本文针对中学文书档案管理工作需解决的问题进行了大体分析，围绕推进管理制度体系重构、创新文书档案管理机制、增强工作人员业务素质、完善文书档案检索系统四个层面，探讨了推动中学文书档案管理工作创新发展的具体实践策略，以期为中学文书档案的创新发展提供借鉴思路。

关键词：文书档案;立卷归档;单件归档法

文书档案是中学开展各项工作计划与教学活动的重要参考依据，承担学校发展、教学活动推进、人事变动等多方信息载体功能，能够为教学计划调整、教学考核评估等活动提供重要参考依据。通过针对文书档案管理工作进行创新，有助于提升档案信息资源的开发利用价值，进一步辅助教学管理工作的顺利开展。

1 中学文书档案管理工作需解决的主要问题分析

1.1 管理意识缺乏创新

在办公电子化全面推行的背景下，当前中学文书档案工作已呈现出显著的信息化管理趋势，然而部分中学在管理意识上仍缺乏创新，难以认识到信息技术对文书档案工作的利用价值，局限于沿用传统管理模式、办公形式，诸如文书档案立卷归档制度、OA办公系统等各项新制度和新技术难以在中学得到有效落实与利用。

1.2 未能实现统筹规划

部分中学在文书档案管理上缺乏系统规划，虽已引入电子档案系统，但仍缺乏与之配套的管理制度、整体规划，导致在实际管理工作中呈现出运作不协调、分类归档不精确、透明化程度不高等问题，对于文书档案信息化管理水平与工作效率的提升造成了一定阻碍[1]。

1.3 人员素质有待提升

文书档案管理对于管理人员的专业度要求较高，其职业素养、业务水平将直接影响到文书档案管理实效，当前部分学校在文书档案管理工作队伍建设上缺乏合理性，部分管理人员尚未接受过专业化与定期培训，缺乏对文书档案最新管理制度、管理模式的正确认识，在人员接替上岗、专职与兼职人员协调等方面缺乏一定缺陷，一定程度上阻碍了文书档案管理工作的顺利开展。

1.4 难以挖掘档案价值

部分中学尚未针对档案评估与利用进行系统优化，未能充分认识到文书档案管理工作的重要价值，在信息化系统、技术设备的配置上缺乏动态更新，保密措施不健全、管理系统不匹配，无法实现对学校内部档案与资源价值的最大限度利用与挖掘，难以真正为学校教学管理、党团工会等业务工作的开展提供参考依据。

2 推动中学文书档案管理工作创新发展的具体实践策略探讨

2.1 推进管理制度体系重构，树立现代管理意识

一方面，应基于规范化管理理念推进文书档案工作的创新发展，依托制度重构推动管理理念的创新，改变传统以党政机关工作为参考的管理模式，由以往重视档案收集与整理逐步过渡到重视档案的实际应用、挖掘档案资源价值层面，为文书档案管理工作的创新提供制度保障。例如针对中学原有档案管理中涵盖的档案收集、整理、分类、借阅等环节进行重构，细化各项工作环节的具体制度要求与责任界定问题，将学校综合类、党团工会工作类、组织人事工作类档案信息深加工制度进行完善，督促文书档案管理人员树立规范化管理意识，为文书档案信息转化与利用提供重要指导。另一方面，应树立现代化管理意识，将文书档案管理工作列入学校日常检查、学期考核等范畴中，确立具体分管领导、落实责任制，组织管理人员加强对《档案法》及相关法规制度的学习，完善档案室管理制度、岗位责任制、保密制度等规章制度的建设，实现对档案材料的规范化管理。

2.2 创新文书档案管理机制，实行档案分类归档

一方面，应针对文书档案管理方式进行创新，基于定岗定责原则强化对管理人员的约束力、落实文书档案管理责任，完善内部分工制度，避免在档案管理工作出现疏漏与问题时难以追究到具体责任人。文书档案管理人员应充分利用单件归档法，减轻中学档案管理工作的复杂性、降低档案受损概率，通过以件为单位能够实现档案整理流程的简化、减少管理人员的工作量，避免产生大量文件堆积问题，并基于文件形成规律把握不同文件间的内在关联、针对录入信息进行详细处理，采用立卷法组卷，实现对文书档案的跟踪归档，更好地提升档案管理的完整性、保障档案利用的有效性。另一方面，中学文书档案工作应秉持“以我为主”原则进行立卷归档，以月、学期为单位针对本校形成的文件资料、上级部门發放的文件资料与公务活动形成的重要会议资料进行收集、整理、立卷与归档，结合不同档案的时间、类别、载体进行整理与归档，坚持实行软硬件同构、完善档案管理条件，更好地推进中学文书档案工作的顺利开展。

2.3 增强工作人员业务素质，健全监督抽查制度

一方面，文书档案信息化管理的发展对于工作人员的职业素质提出了更高的要求，对此中学应着力加强自身文书档案管理工作的建设，定期针对档案管理工作人员进行职业技能培训，提升工作人员业务素质，配合考核与激励机制的创设充分激活档案管理人员的主观能动性、培养其创新能力，推动文书档案管理工作的高质量开展，真正将信息化成果运用于实际管理工作中。另一方面，还应完善监督抽查制度的建设，采用定期与不定期相结合的方式进行文书档案的抽查与检查，例如在查阅某一文书档案资料时针对其他资料的管理情况进行抽查，并每月或每季度针对重要文书档案的管理、借阅情况进行检查，将检查结果汇总作为文书档案管理人员职业能力考核的重要依据，更好地督促管理人员提升自身职业素养与业务能力，自觉接受新理念、新技能的学习，提升文书档案管理工作质量与效率。

2.4 完善文书档案检索系统，提升档案利用价值

一方面，现阶段中学已普遍引入OA等平台建立文书档案检索系统，但仍需针对档案检索系统的功能与使用要求进行创新，确保结合学校实际需求与情况进行系统模块设计，针对普通文书档案、重要文书档案进行检索系统的差别化设计，并依据报批程序针对过期文档、失去效用文档进行定期清理。例如针对普通文档，应确保检索系统页面与操作的简洁化，输入文档名称、时间、经手人姓名等相关文档信息，在档案查找、档案借阅时仅需输入关键字词即可检索到相应档案资料;针对重要文书档案，需加强对其保密级别的合理设计，并通过文档扫描建立电子备案资料，加强对纸质文档、电子文档的分别管理，严格设置借阅标准，未经主管领导签字不得外借[2]。另一方面，还应针对文书档案的再加工与利用进行创新，例如将展示学校历史沿革、优秀教职工事迹的文件材料进行汇编，借此增强教职工对学校的认同感与责任感;依据部门、级别差异进行职称晋升人员的统计汇编，为相关人力资源等部门的管理工作提供参考;还可以推进共享平台的建设，完善访问权限、分配密钥，进一步提升文书档案的利用价值与利用率。

3 结论

当前文书档案管理工作的规范化、专业化与信息化程度正不断加深，对于文书档案管理人员的职业素养、业务水平提出了更高的要求。对此需围绕管理观念、管理机制、人员素质、信息系统建设等层面进行系统创新，提高分类归档的精确度、增强档案资源利用率，更好地为学校教学管理工作提供辅助支持。

参考文献

[1]黄莉莉.关于对中学档案管理信息化建设的分析[J].黑龙江科技信息，2017，（2）：166.

[2]刘晓艳.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].办公室业务，2017，（12）：158.