高校档案信息化建设存在的问题及有效策略

郭玥杝

摘 要 当前在社会信息化高速发展的趋势下，档案信息化建设应运而生，这同时也是档案事业发展的体现。高校档案资源的科学合理的开发与利用，极大地影响着高校各项工作的有序开展。本文对于现今高校档案信息化建设中存在的各种问题进行重点研究，并进一步提出了相应的举措。

关键词 高校档案 信息化建设 问题 策略

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.10.008

Abstract At present， in the trend of the rapid development of social information， the construction of archival information has emerged， which is also the embodiment of the development of archival undertaking. Scientific and rational development and utilization of archives resources in Colleges and universities， which greatly affect the orderly development of the work in Colleges and universities. This paper focuses on the existing problems in the construction of archives informatization in Colleges and universities， and puts forward the corresponding measures.

Keywords college archives； information construction； problem； strategy

0 引言

高校档案建设工作是高校各项工作运行的基础，实现档案信息化建设，对于高校整体工作的推进具有重大意义。其重点为充分应用当代信息网络科技，来达成汇集、整合、传输、存储的一体化档案信息管理，使得高校形成数字化档案信息。

1 档案信息具有的重要意义

加强档案信息化建设，是高校档案工作的既定目标。第一，档案信息化是社会科技发展趋势，高校档案是隶属于国家档案的一个重要组成部分，同时也是社会信息化的重点体现。第二，在高校当中开展档案信息化建设，可更好地对档案信息资源进行开发与利用，提升了档案信息的利用效率与服务质量，使得档案利用与馆藏发挥出最大化的社会效益。第三，高校档案信息化有助于档案信息资源的有效保存。由于存储电子档案的载体信息容量较大，存储电子档案的光盘具有存储数量巨大、可快速传输、检索查询便捷等多种特点，提升了保管档案信息资源能力与服务社会的能力。

2 高校档案信息化建设显现的问题

2.1 档案信息发展滞后

在高校档案当中所馆藏的丰富的档案与资料是高校当中实用性的信息。在高校的各项工作当中如果需要查询和利用相关文件与资料，档案部门应提供确切的资料，推广与应用多元化的服务形式，为档案需求者提供快捷、便利的服务，达成信息的高效利用。当前，在现代化档案管理中，计算机技术已经基本普及，但是在实际应用方面仍然还是比较滞后，难以实现与数字化校园建设同步发展。既体现出了档案管理发展的滞后，也体现出了在数字化校园建设方面存在着缺憾。在高校档案信息化建设当中，通常纸质形式的档案仅能够对文字类信息进行记录，而应用电子文件档案能够对多样化的信息进行记录，还能够存储海量的档案信息，并具有查询与应用的快速与便捷等特征。因此，档案信息化建设是档案工作的信息适时收集、多元化服务的功能升华。随着高校档案信息化建设层次的提升，可以快速与便捷地开发利用档案信息，进一步拓展服务领域，并增强社会效益。

2.2 标准规范体系尚需健全

标准规范建设是对产生与存档的电子文件、电子档案信息进行有效识别、精确表述、交互查询等多种形式。当前由于我国高校档案信息化建设归属于多个行政管理部门，难以进行集中性的归口管理，因此不能形成规范、统一的管理。在管理电子文件与档案、共享档案信息等方面的相关标准亟待规范与统一。另外，在高校当中的各个院系与部门所构建起的工作网络管理的信息系统，例如招录新生、教育与教学、人力资源、财务管理等系统相互之间并不具有相关性，这些管理系统功能不尽相同，彼此间不能够共享数据，因此难以实现信息的网络化共享。

2.3 档案管理人员素质有待提高

在档案信息化建设持续发展方面，高素质的人才团队也是一个具有决定性的因素。因此应引进和培养高素质人才，现今在较多高校当中缺乏档案与信息专业的综合性人才。第一，虽然管理档案的教职工具备深厚的专业理论知识与丰富的实践经验，但是，在应用计算机处理信息方面的能力不强；第二，所引进计算机专业人才，大多不具备实际档案工作经验，因此必须经过专业知识与专业技能的培训才能上岗；第三，高校重点关注教师与科研人员，但对于培养档案专业人才仍然不够重视。

2.4 亟待加强数字档案信息的安全性

由于数字档案信息是借助网络来运行，因此必须注重其安全性。以下问题对于数字档案信息的安全性构成了威胁：第一是预防由网络传播的计算机病毒；第二是预防网络黑客入侵信息资源，这同时也是较难防范的安全问题，因此必须引起高度重视；第三是一些黑客对于信息资源的入侵与攻击，对于信息资源的安全也构成了威胁；第四是在操作计算机当中出现的部分失误、计算机系统产生故障等诸多安全问题。

3 应对高校档案信息化建设的有效策略

3.1 深化对高校档案信息化建设的认识

第一，要实现现代化的档案管理，首先高校领导应对此工作高度重视，并给予大力支持。持续推进档案信息化建设，增强发展动力，逐步实施数字校园建设与档案信息化建设的共同进步。第二，应进一步加强档案意识，在档案信息化建设方面构建起全校共建的统一认识，并在全校加大宣传力度，来推进此项工作的持续开展。第三，应建立健全档案信息化的各项管理制度，并做出立足于学校实际情况的策略，例如：档案保密、档案存储、档案专用室管理制度等一系列的相关制度，来规范化应用档案。

3.2 完善档案信息资源管理标准

国家档案行政管理部门应进一步完善档案信息化建设的体系的标准化程度，使之能够更加规范。在高校档案部门应按照国家档案信息建设的相关标准，来制定适合高校使用的编码标准以及数据传递标准，并且立足于校园网，使档案管理系统能够连接校内的教学、人力资源等管理系统，让档案部门能够借助于高校的官网汇聚各个系统产生的相关数据，并形成全校数字化档案信息资源的网络共享，使得档案信息化获得高效的应用。另外档案部门也能够在档案管理系统当中设置访问权限，让档案管理者与档案查询者都有着各自不同的访问权限，这样有助于加强电子档案分类保管的保密性，从而规避了涉密电子档案出现泄密的情况发生，能够使得电子档案的存储与管理更加安全。

3.3 促进档案管理人员的素质的提升

在档案工作当中，档案管理人员应积极主动地参与档案信息化建设，建设起一支专业性较强、实践经验丰富的高素质人才团队，是高校档案信息化建设的工作重点之一，高校应建立起良好的人才培养机制，致力于打造一支专业性较强、实践经验丰富的档案管理人才团队。

第一，档案人员的职业道德建设。档案工作由于涉及的机密文件和资料较多，所以从业人员必须具备较强的保密意识，应该持续提升自身的政治理论素养，严格执行相关的档案保密的管理制度，对于机密档案的内容必须严格保密。作为一种具有较强服务性的档案工作，要求工作人员建立起良好的服务意识。提供给用户优质与贴心的服务。同时档案工作也是一种细致性工作，要求工作人员在实际工作当中，工作态度认真细致。档案工作作为一种讲求奉献精神的工作，要求工作人员在实际工作当中做到爱岗奉献。第二，档案人员的业务知识培训。当前的档案管理已经递进到了专业化的层次，要求工作人员既要掌握档案理论专业知识，也应该掌握必要的文字应用能力、数字化应用能力等。因此，档案管理人员需要加强档案知识的学习与培训，有效提升其信息处理能力。第三，培养档案人员的实际应用能力。档案工作者既要对于档案业务进行处理，也要切实掌握相关的多媒体技术与网络技术来较好地处理信息。

现今的档案工作的管理者，应提供给用户网络数字化档案的服务，并指导用户进行档案检索与利用，因此必须确实提升自我的网络知识与专业水平。档案管理工作应不断发展创新，在工作当中要有创新发展的思维方式，以科学发展观来指导具体的档案工作，促进档案信息化的进一步发展。

3.4 提升数字档案信息的安全性

在档案信息化过程当中所形成的数字信息，应注重其安全性。一为长期性保存。通常而言，档案利用者仅只是注重于便捷使用档案数字信息，却忽视了长期性保存档案信息。因此，档案工作者的工作重点有以下三点：一为预防产生档案数字信息的消失。应与时俱进地学习最新的信息技术，并对存储方式适时进行研究，寻找运行良好的方式，备份存储所有的数字信息资料。二为预防由网络传播的计算机病毒、预防网络黑客入侵信息资源。置之于校园局域网以及社会公共大网络当中，为了加强自身的网络环境安全，应强化相关管理制度，档案管理人员上网时应严格按照相关制度与规定操作，养成良好的计算机应用习惯。有效防范各种形式的计算机病毒感染以及黑客恶意攻击。可充分应用多重设密的安全技术，并备份应用备用系统，即使主应用系统失效或产生故障，确保备用系统正常使用。三为设置限制访问权限。在使用者进行登录时应验证使用者的身份，按照档案的保密层级的不同，来划分并确定不同用户的访问保密层级档案的权限。

4 结语

总之，作为现今社会科技发展的重点趋势，信息化技术日益受到广泛关注，在高校档案建设过程中，应持续进行深入系统的研究，促进档案信息化建设的发展与进步。

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