高校档案信息化管理工作改革及创新分析

苏和

摘要随着现代科技信息的发展与进步，每个行业都将信息化作为其基础管理方式。只有对其不断创新，才能达到对应的管理效果。如何对信息化进行管理应用，是当前很多单位发展过程中的重点问题。高校作为创新的主力，也在不断引进信息化管理。其中，档案是信息化管理的重点部分，就高校的档案来说，主要包含学生档案、研究档案、学校档案等多个内容。这些档案的私密性较强，因此，注重信息化管理的效果尤为重要。因此，需要对当前高校档案信息化管理工作进行现状分析，提出实现高校档案信息化管理的必然性。在必然的基础上，必须要采取一定的措施来对其进行管理工做的改革与创新，以更好地推动高校发展。

关键词高校档案；信息化管理；创新

社会与经济的不断发展，使得信息时代的变化性较强，无论是变化速度还是变化内容，都让人觉得不可思议。高校档案管理作为高校管理的一个重要内容，对于高校的发展具有十分重要的意义。然而，在传统的高校档案管理中，存在很多的问题。这些问题使得高校与时代脱节，人才培养受到制约。因此，要实现高校的进一步发展，就必须对其档案管理加以创新。信息化管理作为当前新型的管理方式，受到了社会各个领域的应用重视。如何将高校档案信息管理深化，并且对其管理方式加以创新，使之更加符合高校的特色，是当前高校管理的主要问题。

1高校档案管理现状

随着信息技术的不断推进，我国很多高校已经引入了信息管理，来对档案进行整合。然而，受到传统管理的制约以及高校管理中本身就存在的瑕疵，使得高校档案信息管理存在诸多不足。其主要表现为以下几个方面。

1.1高校档案管理效率低下

传统的管理方式多以人力为主，且信息也以纸质版作为主要的储存路径。这就导致高校档案管理的整个过程相对来说十分缓慢，管理人员必须要不停地在资料整理中来达到对应的管理效果，其整个整理都是人力化。而就高校管理来说，其用于档案管理的人员有限，使得整个工作过程效率低下。

1.2高校档案管理制度缺乏

传统的高校档案管理并没有作为一个独立的管理项目，而是将其与一般的管理事务等同。然而，一般的管理制度在档案管理上，缺乏应用基础。例如，档案管理需要一定的严谨度。而一般管理更侧重于整体的完成度。两者的基本理念不同，自然制定的规章制度也缺乏实用性。

1.3高校档案管理缺乏对应的人才

我国目前的高校档案管理实际上仍旧被等同于常规管理。因此。在人员的聘用上，也采取与一般管理人员一样的制度。然而，高校档案中的很多信息都具有私密性。如果管理人员的工作严谨度缺乏或者说不具备管理专业的素质与技能，就可能会造成档案的丢失与缺损。再者，我国当前本身也没有专门的档案管理教育，而是认定其简单程度，将其作为一项基础性的管理内容。因此，在高校档案管理中，人才十分匮乏。

2高校档案管理信息化的必然性

信息技术已经深入到社会的各个角落，也必然会进入高校的管理之中。而高校档案管理本身具有的复杂性，以及管理方式的落后性，要求一种新的方式来对其进行取代。高校档案管理信息化本身也具有较多的优势，而我国当前阶段的高校档案管理存在诸多的不足，主要表现为以下几个方面。

2.1信息管理的便捷性缺乏

传统的管理方式，多是纸质稿件的管理，其本质属性就是通过纸质档案的填写、收集与保管来完成信息的存储。这类信息在使用过程中相对来说十分麻烦，也就是说，如果要对这部分信息进行使用，就必须要通过手动查找来实现。尤其是，在管理过程中，如果对于学生档案存在调动，就必须要通过层层批准才能实现。信息收集与管理的难度极大。

2.2信息整合难度较大

纸质稿件存在一个十分明显的缺陷，信息的分散性，一张纸其所能够包含的内容具有有限性，在这个背景下，如果要将高校的档案进行整合，也需要花费很多的人力与物力。

2.3信息调取缺乏灵活性

纸质档案如果想要使用，就需要去寻找，就如同早前的图书馆没有对应到管理系统，在查找书籍时，只能针对其基本分类来进行。这就导致整个查找的过程效率十分低下。而且在这个过程中，还可能会打乱原本已经整理好的顺序，从而导致管理存在一定的难度。

2.4信息管理安全性难以保障

纸质档案具有易损坏的特性。尤其是在近年来，各地灾害频繁，不少高校也受到了各种灾害的侵袭。纸质稿件本身保存难度就较大，一旦在这个保存的过程中，受到意外因素的制约，就会使得其信息存在泄露的问题。在管理的过程中，如果学习因为搬迁或者清理，需要对档案库进行搬动，就会使得原本已经整理好的信息档案混乱，而搬迁的过程中，如果工作人员的责任心缺乏，就会使得其信息具有较强的泄露风险。这些问题的存在，都会导致整个档案管理存在风险性。

面对纸质档案管理存在的这4个特征，实际上反向看就是信息化管理存在的优势，这些使得高校档案得到极大的保障，容易让高校产生信任感。因此，高校档案管理信息化是高校发展的必然途径。

3高校档案管理创新与信息化建设的对策

3.1提高人才的培养

管理不是一项简单的事务处理，而具有其内在规律。因此，在高校档案管理信息化建设中，对于人才的要求也相对较高。尤其是信息化档案管理，本身具有一定的限制性，要求管理人员的信息技术水平达到一定的操作标准。因此，在我国教育发展的过程中，也需要设定对应的信息管理型人才的培养专业，从技术操作到信息分析都能够相对专业化。

3.2转变传统管理理念。重视高校档案

高校档案不是简单的信息储存，而需要对其进行储存、收集与分析。在整个过程中，必须要转变传统校领导者对于高校档案的偏见，让其认识到高校档案对于一所高校发展的意义。根据高校实际状况，进行思想引导。在引导的基础上，再对其进行管理规划。

3.3制定完整的管理制度

管理制度是针对整个高校管理系统而言。然而，在传统的管理制度制作后，却并没有得到相应的实施，这就导致我国高校档案管理力度严重缺乏。在信息管理建设的基础上，必须要对其进行适当的制度调整。明确档案的生成程序，并且针对档案的管理标准也需要进行制定。另外，还需要制定对应的监督程序，来落实整个工作的实施，保证高校档案管理制度的落实。

3.4档案管理开放化

档案本身具有一定的私密性，但是，档案也是属于信息的一个范畴，信息对于社会发展永远具有不可磨灭的作用。而高校档案库的信息量相对一般的信息储存来说，存在一个绝对的优势。因此，在高校档案信息化管理后，笔者认为可以适当将其开放，从而满足社会的需求。当然，这些档案不是绝对开放，而是部分开放，由系统来对其进行一个有效的筛选。

3.5及时更新高校档案信息管理技术

信息技术本身具有的发展性表明当前的信息管理技术必然存在一定的缺失，而这个缺失会导致信息管理存在障碍。要想提高管理效益，就必须要不断对其信息管理技术进行更新，保持与时俱进。

4结论

高校档案管理工作是高校发展中十分重要的一环，其运用得好坏直接与发展前景挂钩。档案管理服务师生是其本质属性，高校的发展与档案管理具有一致性。然而，传统的高校档案管理制度存在严重缺失，导致高校发展过程中，对其应用缺乏或者应用程度不够，制约着其发展进度。在信息化背景下，将高校档案管理加以改革是最好的契机。本文分析了高校档案管理信息化的劣势，也针对这些不足提出了意见，希望能够有效地推动我国高校管理工作，满足其长期发展需求。