新时代背景下的人事档案管理制度与模式

张丕荣

摘 要：本篇文章首先对新时代背景下的人事档案管理形势进行阐述，从重视力度不强、档案收集内容不足、信息系统开发不强三个方面，对人事档案管理存在的问题进行解析，并以此为依据，提出新时代背景下的人事档案管理制度与模式。

关键词：新时代;人事档案;管理制度

不管是国家机构，还是企业单位，人力资源中人事档案管理在其中发挥着重要的意义。为了实现人力资源科学管理，加强人力资源开发，做好人事档案管理工作是非常必要的。随着近几年我国社会经济水平得到了大幅度提升，大部分单位都给予人力资源开发利用高度重视，但是在实际人事档案管理过程中，将会面临各种问题，人事档案管理部门应结合新时代发展趋势，对现有管理模式进行创新和改革，以更好满足时代发展需求。

1 新时代背景下的人事档案管理形势

人事档案自动化管理是当前时代背景下单位人力资源管理的重要形式，为了实现人事档案管理信息化，需要把现代化技术应用其中，实现人事档案信息的整合和处理，将两者充分整合到一起，定期进行档案信息核查和分析，实现信息录入。人事档案电子化保存方式和传统纸质档案保存方式比较，不会受到外界因素的影响，同时也不会出现信息损坏，如纸质档案将会受到气候、温度等环境影响，缩短纸质档案应用期限。而人事档案电子化保存方式不仅保存周期长，同时也能实现重要人事档案信息的备份，有效保证人事档案信息安全。在信息查找上更为便利，可以让相关人员简单操作[1]。由此可见，在新时代背景下，通过人事档案信息化管理，能够更好满足各个单位人力资源管理要求。

2 人事档案管理存在的问题

1）重视力度不强。人事档案作为人力资源管理中不可或缺的一部分，是单位用人、管人的重要憑证。因为人事档案是一项不受人们重视的工作，部分单位管理层级人员对人事档案管理工作的关注力度偏低，对人事档案了解仅仅停留在查阅、信息传递等方面，没有把人事档案管理与单位运营和发展充分连接，使得部分单位没有安排专业人员负责人事档案管理工作，基础设施投放不足，造成人事档案管理水平较低，不满足时代发展要求。除此之外，部分职工没有认识到人事档案在自身职业发展中起到的作用，所以在今后工作及发展中形成的信息无法及时进行保存和处理，使得人事档案信息缺少完整性，时常会受到各种因素影响造成档案冻结或者档案断裂。

2）档案收集内容不足。近几年来，国家机构及相关部门在人力资源管理过程中，逐渐意识到人事档案管理在其中发挥的作用，在单位引进、选拔人才过程中，需要查阅相关档案信息，不但关注拟录用或选拔人才当前情况，也要重视去过去，但是在传统人事档案中，呈现的档案内容比较单一，只是包含了职工的履历信息、考核信息等。针对人事档案中包含的个人工作能力、工作绩效等信息没有真实展现，无法体现出职工自身特点和特长，使得人事档案应用效率降低，不能给单位人才引进和培养提供数据参考[2]。此外，随着时代的快速发展，档案信息采集依旧采取传统方式，注重信息采集，忽视信息开发，在这种情况下，不但不能满足单位人事管理要求，也无法对单位人力资源进行科学分配，造成资源闲置。

3）信息系统开发不强。在科学技术水平不断提升的当前，现代化办公系统得到了各个领域的普及，但是在人事档案管理过程中，依然采取纸质档案管理模式，计算机技术没有在人事档案管理中高效应用，对于现代化电子信息系统没有得到推广。部分区域存档单位或者部门受到各种因素影响，无法实施电子化档案管理系统。即便在经济发达城市的单位中，已经开发建设了现代化人事档案管理系统，但是普及度不强，且由于人事档案管理系统缺少统一应用标准，导致数据汇总水平偏低，不利于信息之间的传递和共享。

3 新时代背景下的人事档案管理制度与模式

1）创新管理理念。在开展人事档案管理工作时，不但需要确保人事档案信息的安全性和完整性，同时还要实现人事档案资源的高效应用，发挥应用价值。对于人们对人事档案管理的错误认知，管理工作人员应该在单位内部做好人事档案管理宣传工作，让每个人员都能意识到人事档案管理的意义。在新时代背景下，各级单位需要了解当前人才流动趋势，明白人才流动不应由于人事档案管理槟城一种限制因素，反之必要的流通可以促进人才之间的交流，这对单位发展有着重要意义。

2）完善管理体系。人事档案管理作为一项系统性工作，需要给予高度重视，要求严格按照单位标准进行人事档案管理，防止工作失误。在进行人事档案管理过程中，要求单位结合实际制定一套完善的管理体系，引导人事档案管理工作顺利进行，提升人事档案管理水平。以某单位为例，该单位在落实人事档案管理工作过程中，要求相关工作人员结合新时代背景要求，建设档案信息采集和管理机制，不但需要明确人事档案管理范畴，还要合理划分人事档案管理职责，防止出现归档渠道不通的状况[3]。此外，该单位要求根据《鉴别归档制度》内容，对人事档案管理人员进行专业培训，提升其档案甄别及管理能力，及时找出人事档案中虚假信息，并补充完善，保证人事档案信息的真实性和完整性，提升人事档案管理水平。

3）加强信息收集。为了更好迎合新时代发展要求，档案管理工作人员应该做好人事档案信息采集工作，通过扩充人事档案内容，提升人事档案应用效率。首先，建设展现个人能力的人事档案，除了收集职工基本信息之外，还要把再教育、培训考核等信息融入其中。其次，在人事档案中适当添加展现个人特长和价值的信息，例如用人单位对职工工作表现的评价、职工信誉情况等，将其当做职工职业生涯的考核依据。最后，构建可以展现职工工作业绩的档案，及时把领导干部工资表现、绩效等信息记录到档案中，特别是其在参与重大活动中的工作表现等，给单位今后人才选拔和考核提供参考。

4）档案信息化建设。从目前情况来说，部分单位在人事档案管理过程中，工作方式依旧停留在纸质档案管理上，使得人事档案管理工作量比较大，工作效率偏低，这与现代化社会发展标准相背离。随着科学技术的快速发展，现代化办公系统及软件得到了广泛应用，存档部门或者用人单位需要转变传统人事档案管理模式。首先，把计算机技术应用到人事档案管理工作中，通过建设电子化档案，及时更新档案信息，实现动态管理，保证电子档案信息的真实性和完整性。其次，加强电子档案一体化系统建设，构建数字化人事档案管理平台，全面消除存档机构或者用人单位中存在的各自为政状况，实现人事档案管理信息化和自动化[4]。与此同时，通过建设人才信息服务网络系统，促进人事档案社会化管理，让档案信息应用更加便利，形成一套有效的管理体系，保证人事档案管理工作顺利进行。

4 结束语

总而言之，引进现代化人事档案管理理念，实现人事档案信息化管理，能够有效提升单位人力资源管理水平，增强单位人才分配能力。在传统人事档案管理过程中，部分问题在人力资源开发和管理中展现出来，这给人才流通带来了直接影响。所以，相关部门应结合时代发展，改革创新人事档案管理方式，加强人事档案管理信息化系统开发，更好迎合新时代发展要求，提升人事档案管理水平，促进各单位健康发展。

参考文献

[1]胡潇潇.新时代背景下干部人事档案管理工作研究[J].山东行政学院学报，2019（03）：55-58.

[2]姚珊.大数据时代电子信息人事档案创新管理研究[J].兰台世界，2018（S1）：129-130.

[3]何景星.人事制度改革对人事档案管理的影响分析[J].智库时代，2018（21）：35-36+59.

[4]胡健.浅谈新时代如何做好人事档案管理工作[J].黑龙江档案，2018（03）：69.