新形势下档案管理工作面临的困境与对策探讨

池建英?张慧敏

摘 要：档案管理作为事业单位管理中的重要任务之一，与事业单位的发展有着密切的联系。然而档案管理不能直接反映在单位的直接性效益上，因此，不少事业单位对档案管理认识不足，未充分意识到档案管理的重要性与必要性，导致档案管理工作面临不少问题。为此，本文就新形势下事业单位档案管理工作面临的困境进行分析，并提出相关解决对策，以供参考。

关键词：事业单位;档案管理;困境;对策

档案资料是单位在发展进程中所形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，有利于再现工作场景，也为今后的决策实施提供了有效参考[1]。档案是事业单位的重要资源，加强档案管理对单位的发展有着积极的促进作用。然而从现实来看不少事业单位档案管理面临着不少困境亟待解决。为此，本文就如何跳出这些困境进行探讨。

1 当前事业单位档案管理面临的困境

1.1 得不到重视

目前，很多事业单位档案管理水平普遍不高，在一定程度上制约了事业单位的发展。长此以往必将阻碍档案事业的发展。究其原因就是档案工作得不到重视，不少单位领导认为档案工作属于一项基础性的简单工作，不是单位的主业，也很难获得直接的经济效益，因此，没必要投入过多的精力。他们简单地将档案管理等同于对文件的收集、分类、保管等工作，只要档案没被损坏，用时可拿出即可。在此背景下很多档案工作人员对本职工作也不重视，工作比较被动，导致档案管理效率低下，档案管理行为规范性不够。档案管理这项工作具有复杂、繁琐、工作量大的特点，由于不受重视经常存在归档不及时、收集归档工作被动、执行不严格等问题。

1.2 缺乏完善的档案管理制度

随着时代的发展档案管理工作呈现出很多新特点与新要求，而事业单位档案管理制度更新速度迟缓，略显滞后。在日常档案管理过程中经常存在无据可依、低效管理的问题，有时会导致部分投机取巧的行为发生，极大阻碍了单位的发展与革新。档案管理这项工作比较复杂、细致，若对应的规章制度缺乏针对性与实用性，则难以让档案管理的服务优势得到发挥。究其原因在于事业单位现行档案管理制度更新速度迟缓，现行管理制度滞后，不够细化，使得档案管理工作无据可依[2]。在此背景下应对档案管理制度加以创新，不然将不利于档案管理工作的有序展开。此外，档案收集、保管、调用、销毁等工作的难度会明显增大，导致档案管理工作难以有实质性进展，往往会停留在表面。

1.3 档案人员专业素养有待提升

目前，大多数事业单位已实现档案信息化管理，在一定程度上提高了档案管理效率。但档案从业者的专业素养普遍不高，安排的非专业人才从事这项工作，有的单位甚至让其他人员兼职负责。这使得档案管理工作过于松懈、随意，极大降低了档案管理质量，也不利于单位的长远发展。即便有的事业单位安排了专业人员负责档案工作，但由于缺乏培训、考核、考察等方面的配套管理机制，导致档案人员的职业素养得不得提升，极大制约了档案管理工作质量的提升。由于档案人员职业素养不高，可能导致档案管理不當、丢失、损毁，更有甚者利用档案资料干一些违法犯罪事情谋取私利，极大影响到单位与国家的利益。

2 提高档案管理水平的对策

2.1 转变观念，增强档案管理意识

作为一项基础性工作，档案管理工作的工作质量直接影响到单位管理水平与发展效果。在工作实践中单位领导应充分认识到档案管理的意义，通过创新管理理念，增强管理意识来推动档案管理的规范化建设，提升档案管理效率。同时，单位领导应采取相关措施向员工宣传档案创新式管理的必要性，纠正基层管理人员的错误认知，使其建立正确的档案管理理念，推动档案工作的有序化、标准化发展。待档案管理工作得到重视后，单位内部员工就能较好地处理本职工作与档案工作间的关系，档案人员也能根据需要调整档案管理计划，提高档案资源的有效利用率，使档案资源得到更好的利用。

2.2 进一步完善档案管理制度

要想开展好档案管理工作单靠提高单位人员的认知是远远不够的，更关键的是要有一套切实科学的健全制度去加以约束。只有科学合理安排规章制度，并明确工作目标，待出现问题时可依据给予惩处。在制定与完善规章制度的过程中要特别留意档案管理人员离职或调离后可能引发的相关问题，保留档案人员的联系方式，便于及时处理后续出现的诸多问题。定期检查档案内容，以便及时查出受损、毁坏的档案资料，实行责任追究制，并要求档案人员就那些已经受损的档案内容及时进行补救处理。此外，采取监管措施，成立监管小组，便于对档案管理工作的监督管理，就发现的问题应尽快制止。若档案违规管理行为多次出现，应按规定对监管人员进行批评教育，严重者开除，达到警示的目的[3]。

2.3 重视对档案队伍的建设，提高档案人员的专业素质

随着事业单位的发展，档案数量与种类也明显增多，档案管理的工作量也随之增加。从业人员的专业素养直接关系到工作效率。针对当前单位档案从业者专业素养不高的现状，应重视对档案队伍的建设，着力提高档案管理的整体水平。首先，事业单位应从高校、社会上招聘一些档案专业的优秀人才，为档案队伍输注新的活力。在筛选人才时不仅要求其具备良好的专业水平，更要看重其职业道德素养，一名合格的档案管理员要具备严谨、认真的工作态度与饱满的工作热情[4]。其次，事业单位应重视对档案人员的业务培训，形成长效的培训教育机制，采用形式多样的教育培训方式，不断提高档案人员的综合职业素养。比如，可邀请档案专家担任讲师，为档案人员进行培训，或者为档案骨干人员提供外出学习的机会。在开展教育培训活动时还应抓好职业道德教育，让档案人员明白自己工作的重要性，增强服务意识与责任意识，更主动积极地投入到本职工作中。

2.4 加强档案信息化建设，提高档案利用价值

近年来档案信息化建设已取得一定的成效，很多单位都实现了档案管理的信息化与自动化。不过档案信息化工作才刚刚兴起不久，还有很多值得完善的地方。首先，要加深对档案信息的挖掘程度。档案人员通过对档案信息的研究，可了解单位过往决策执行效果，然后及时统计出档案管理的相关数据。通过深度分析这些数据信息为单位的战略决策提供有效依据，从而充分发挥出档案资源的作用。为充分发挥档案资源的应有价值，某些对外的事业单位还可利用网络搭建档案资源的共享平台，除了满足单位内部对档案资源的使用需求，也可对外向公众开发部分档案资源，便于档案资源得到更好的利用。另外，在档案信息化建设过程中还应重视对档案资源安全性的管理，通过权限控制、加密处理等措施确保单位电子档案信息的安全性[5]。

3 结语

总之，档案管理作为事业单位一项基础性工作，对单位的长远发展有着积极的作用。对此，事业单位应从思想观念、规章制度、人才建设、信息化建设等角度去加强档案管理建设，不断提高档案管理水平。同时，要充分发挥档案资源的作用，更好地为单位发展服好务。

参考文献

[1]赵磊.档案信息化建设现状、问题与对策分析[J].办公室业务，2019，34（16）：89-89.

[2]佚名.浅议事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].现代农业研究，2018，27（3）：120-121.

[3]孟东梅.国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2010，19（4）：52-52.

[4]孙可.事业单位档案管理中的电子档案管理方法探析[J].黑龙江科学，2017，24（9）：114-115.

[5]武月庆.事业单位档案管理工作存在的问题与对策[J].中外企业家，2019，24（15）：104-105.