高职院校文书档案收集归档中存在的问题与对策分析

王丽

摘 要： 学校文书档案是记载学校发展历史及确定未来发展战略的重要资料，也是学校档案管理工作的重要组成部分。随着我国现代教育的不断发展，学校文书档案资料的内容和形式都发生了较大的变化，对文书档案管理工作的开展提出了更高的要求。本文以高职院校为例，对高职院校文书档案管理中存在的问题进行分析，并且提出改进建议，以期促进高职院校文书档案管理工作持续、有效地开展。

关键词： 高职院校 文书档案 档案管理

近些年来，随着我国职业教育体系的不断发展与完善，高职教育受到了社会和教育部门越来越多的关注，关于高职院校文书档案管理工作的开展也面临一些新的形势。同时，科学技术的不断发展推动了高职院校文书档案管理工作技术的不间断更新，这为传统的文书档案收集归档工作带来了更大的挑战，高校院校现有的文书档案管理工作不断呈现出一些新的问题，对档案管理的质量及档案资源的开发和利用都产生了较大的影响，因此对高职院校文书档案的收集与归档工作进行客观的分析，是十分必要的。

一、高职院校文书档案管理工作的特征

职业教育是我国教育体系的重要组成部分，在教育体制及课程管理方面都具有一定的特殊性，从高职院校的角度来看，其文书档案管理工作具有一些明显的特征，主要体现在：

1.综合性。高职院校以培养应用型人才为主要的教育目标，工学结合及校企合作是其教育活动开展的重要形式，因此高职院校的文书档案中包含的内容十分繁琐，如教学档案、教师业务档案、财会档案、人事档案、学生学籍档案等，这些内容体现了高职院校文书档案的综合性。

2.共通性。高职院校与普通高校虽然在教育模式及课程体系方面存在一定的差异，但是在教学目标、教学观念及人人才培养观念等方面都与普通高等教育存在很大的共通性，这使得高职院校的文书档案与普通高校的文书档案管理工作仍然是共通的，而且可以与普通高校进行必要的资源共享与交流，相互学习和借鉴，促进文书档案管理效率的提升。

3.社会性。高职院校是技能型人才的培养基地，为了实现学生技能的强化，通常需要在学校与社会之间为学生建立起学习的渠道，因此增强了高职教育的社会性，在这个基础上形成的高职院校的文书档案，具有更强的实际性，除了学生基本的学籍档案以外，还包括学生的技能、品行及综合素质等方面的体现，只有这样的文书档案才能充分发挥文书档案的重要性，增强了高职院校文书档案的社会性特征。

二、高职院校文书档案管理存在的问题

1.档案管理意识薄弱。档案管理是高职院校管理工作的一部分，其本身不能直接创造经济效益，也不能为学校的管理部门带来管理效率，所以很多管理人员都不愿将过多的精力放在档案管理工作方面，现有的档案管理人员大多数由其他部门的管理人员兼任，具有很大的流动性，所以对于文书档案的管理工作无法有效保证。同时，各个部门之间缺乏有效的沟通，各自为政，缺乏专业的档案管理程序，很多资源和信息无法及时共享，这在一定程度上影响了档案管理的效率。

2.学校文书档案资料管理制度不健全。由于思想上缺乏足够的认知和重视，档案管理工作的开展显得十分混乱。高职院校现有的管理制度中，缺乏专门针对文书档案管理的规章制度，现有的制度中没有对文书档案管理工作开展有针对性的制度建设，所以使得档案管理工作显得无章可循、无人监管，很多管理政策和方针都无法得到执行，档案资源的开发和利用都受到极大的影响。

3.缺少学校文书档案专业技术人员。高职院校现有的档案管理部门的设置，通常是从其他管理部门中分离出来的，而且档案管理人员没有经过系统的培训，主要由一些后勤人员组成，所以在专业素质和技术能力等方面都无法与专业的档案管理人员相比。同时，由于文书档案的收集与归档工作中涉及很多不同类型的档案信息，档案管理人员对业务不熟练，很容易将不同的信息内容混淆，不仅影响了文书档案的规范性，还给文书档案信息的使用者带来了很大的麻烦，无法为学校管理者提供及时、准确的信息依据。

4.缺乏完善的文书档案资料管理设施。高职院校现有的文书档案管理部门在基础设施的建设方面存在一些不足之处，如资料的收集与归档仍然以人工操作为主，计算机信息技术的应用十分有限，这也拖慢了档案管理的信息化进程。另外，由于档案管理技术手段的滞后，使得很多档案信息都不能及时进行评估和归档，时常发生文书档案资料丢失的现象，无法保证档案信息的完整性与真实性，这些问题都对高职院校的档案管理工作造成很大影响。

三、高职院校文书档案管理工作的改进建议

1.强化档案管理人员的意识培养。档案管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，学校的管理者和档案管理人员都要给予足够的重视，认识档案管理工作的重要性，将档案管理工作渗透到各项管理工作中，并且加强档案管理部门与其他管理部门之间的有效衔接，明确档案管理部门及档案管理人员的工作范围和职责，只有每个参与人员都充分重视档案管理的重要性，才能促进档案管理的有效进行。

2.促进档案管理制度的完善。完善的管理制度可以为档案管理工作的有效开展提供依据和保障，首先将档案管理纳入学校的管理制度中，对其工作职责和范围进行明确；其次应规定文书档案的范围，按照党政资料、教学资料、学籍档案等不同的内容进行分类归档，保证档案资源的完整性与准确性；最后对档案管理工作内容进行明确，按照文字、图形、视像等不同的形式进行归档，可以为学校管理者的决策提供准确的依据。

3.提高档案管理人员的素质培养。高职院校档案管理工作的持续开展要求档案管理人员不断提高自身的综合技能，一方面要强化档案管理人员的理论知识和技能的学习，不仅要具备专业的档案管理知识，还需要将其运用到工作实践中，才能获得良好的效果。另一方面要加强档案管理人员的思想意识培养，正视并且重视档案管理工作在高职院校管理工作中的重要性，强化自身的责任感，既要做好文书档案收集与整理等基础工作，又要强化自身管理能力的增强，提高档案信息资源的开发和利用效率。

4.加强档案管理基础设施建设。基础设施的建设与完善是提高档案管理效率的重要途径，通过引进先进的信息技术，可以提高档案管理的现代化水平，促进档案管理效率的提升。同时，高职院校需要为档案管理部门工作的有效开展提供必要的设施，包括管理技术、管理设备等，要对档案管理工作的顺利开展提供足够的支持和配合，各个管理部门要配合档案管理工作的需要，构建档案管理信息的共享平台，促进档案管理效率的提升。

四、结语

高职院校的文书档案收集归档工作具有明显的综合性、共通性和社会性特征，当前的高职院校文书档案管理工作中，还存在着档案管理意识薄弱、学校文书档案资料管理制度不健全、缺少学校文书档案专业技术人员、缺乏完善的文书档案资料管理设施等方面的问题，需要采取强化档案管理人员的意识培养、促进档案管理制度的完善、提高档案管理人员的素质培养、加强档案管理基础设施建设等有效措施，促进高职院校文书档案管理工作的有效开展，提高档案管理的效率。

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