浅析文书档案管理中常出现的问题及解决措施

王衍营

摘要：文书档案管理的好坏可以直接反应一个单位档案管理的水平，也直接影响整个单位的决策与管理。企事业单位一定要有文书档案管理的历史感，一定要增强文书档案保存的意识，提高档案管理人员的素质与水平，建立有效的档案管理制度，除文书档案管理中的弊端，使文书档案管理规范化与标准化。

关键词：文书档案；档案管理；弊端；规范化；标准化

文书档案，能够直接反应一个单位的历史传承，有助于帮助单位更好地保持决策的历史性与传承性，具有极高的实用价值与史料价值。文书档案管理的好坏可以直接反应一个单位档案管理的水平，也直接影响整个单位的决策与管理。随着时代的不断发展，尤其是信息化时代的到来，文书档案管理在现代企事业单位、政府机关中的作用也越来越大。据调研，现在某些单位的文书档案管理还存在着很多的问题，这样对这些单位的管理会产生一定的不良影响。笔者认为，建立完善的文书档案管理机制，消除文书档案管理中的弊端对于单位的管理与长远发展有着很重要的作用。

一、文书档案管理中存在的弊端

（一）文书档案管理意识淡薄，缺乏相应的管理制度

在很多企事业单位，主管领导缺乏文书档案管理意识，导致文书档案管理人员对其工作不重视，出现文件管理混乱，甚至是文书文件到处乱堆、乱放，缺乏统一管理，更谈不上分类、分卷管理。这些单位往往是由于没有文书档案管理的意识，以致长期也没有制定相应的管理制度，这是文书档案管理中较为常见的现象之一。

（二）档案管理人员的素质偏低

在一些企事业单位，文书档案管理人员素质偏低，并不具备档案管理资质或档案管理文凭，没有经过专业的档案管理培训就直接负责管理文书档案。结果，他们对于档案的分类、立卷、编制等专业档案管理一知半解，最终导致档案管理出现管理混乱的现象。有些单位为了应付上级检查，也加强了对档案管理人员的培训，但是这些培训多数是流于形式，很少有人真正参加档案培训的深造教育，这些人员只是对档案管理工作有基本的了解和认识，对于现代化档案管理的理念，尤其是现代化档案管理的认知则不免空缺与不足，与现代单位的文书档案管理的步伐不能够亦步亦趋，同步发展。

（三）文书工作与档案管理出现错位

文书工作是企事业单位重要的工作之一，也是文书档案管理的主要负责人之一。文书工作与档案管理工作有着不可分割的联系，但又有不同的分工。理论上，文书工作与档案管理工作应该是相互配合，形成一个完整的管理体系。而在现实工作中，文书工作往往和档案管理分块管理，这就形成了文书人员很少参与档案的管理工作，导致了文书人员档案管理意识淡薄，加之由于文书人员的工作较为繁忙，也忽视了档案的管理工作，从而直接导致了文书工作与档案管理脱节。这就导致了文书档案管理的混乱与不规范现象。

二、提高文书档案管理水平的相应对策

（一）增强档案管理意识，建立规范的文书档案管理制度

一个单位文书档案管理意识的强弱往往取决于单位领导对此项工作的重视程度，这是做好这项工作的前提与基础。因此，企事业单位要想做好文书档案管理工作，首先是单位领导要重视此项工作，要意识到文书档案管理的重要性与价值。其次，做好文书档案管理，还要建立规范的文书档案管理制度，以制度约束人，用制度管理人。文书档案管理制度与规定要明细化，操作要简单、明确；要高效化，文件管理要令行禁止，要严格执行公文行文规则，严格文件审核、签发制度，禁止滥发无效文件与无用文件。文件管理要做好分门别类，要按照严格的档案管理规定执行。

（二）提高档案管理人员的素质，做好文书工作与档案管理工作的衔接

正如上文所述，档案管理人员的素质的高度直接决定着本单位档案管理工作的高度。要想切实地做好档案管理工作，除了建立规范、严谨的管理制度外，还有提高管理人员的素质，毕竟再好的制度也需要人去执行。笔者认为，可以从以下两个方面来提高档案管理的质量：一是，对本单位档案管理人员定期进行档案管理培训，可以报名参加档案管理培训班或培训课程，考取档案管理资格证书，以提高档案管理人员的素养；二是，可以通过引进档案管理专业的高学历人才来提高本单位档案管理人员的层次与质量。

再者，文书档案，顾名思义，是指机关、团体、企事业单位在日常的行政管理工作中产生的由各种通用文件档案，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。可以说，文件是文书档案的前身，文件的质量直接决定着档案的质量；高质量的档案管理是以规范的文件处理为基础的。因此，文书人员要有较强的档案意识，处理文件时一定要按照文件规范制度执行，收文与发文要及时、规范、准确。文书工作与档案管理一体化时，文书人员要做好档案的分类、分卷等归档工作，以便于后期查找与管理。文书工作与档案管理分块管理时，文书人员要与档案管理人员做好沟通工作，档案管理人员一定要及时把文书人员所处理的材料收归档案管理，及时归档，特别是单位所发的红头文件，如决定、通知、命令等。

三、结束语

文书档案管理是企事业单位重要的工作之一，文书档案可以记录单位发展的历程与重要节点，对单位的管理有着重要的史料价值与现实价值。文书档案管理水平的高低也直接影响其档案资料质量与价值。因此，企事业单位一定要有文书档案管理的历史感与责任感，一定要增强文书档案保存的意识，提高档案管理人员的素质与水平，建立有效的档案管理制度，使文书档案管理规范化与标准化，这样，才有利于单位的长远发展。