探索现代文书档案管理新路径的重要作用

周玉敏

【摘要】文书档案是一个单位发展轨迹、文化积淀、管理水平的重要凭据，具有很高的保存或参考价值，它能很好地反映一个单位在各个历史时期的工作和活动情况，在单位工作中起着承前启后的重要作用。

【关键词】文书档案；档案管理；重要作用

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题。文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。

一、当前文书档案管理工作中存在的问题

目前我国企事业单位中的文书档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的复合型专业人才十分匮乏。

（二）档案管理机构和职责不明确。目前文书档案工作在单位中的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的地步。在机关机构设置中，不少档案管理机构的地位被削弱，甚至被裁掉，其职责功能严重被弱化。

（三）档案管理不够规范。在一些大的企事业单位或是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三，大部分案卷缺少卷内目录。第四，组卷混乱现象比较严重。

二、提高档案管理效率的对策

针对目前文书档案管理工作状况，提高文书档案管理水平，实现文书档案管理的规范化、健康化发展，本人认为需从如下几个方面做起。

（一）领导重视是做好文书档案工作的前提。文书档案是展示一个单位发展轨迹和建设成果的重要载体。目前，很多企事业单位领导对文书档案管理工作不够重视，要真正做好文书档案管理工作，单位领导必须立足于单位事业发展的全局，把档案管理工作纳入单位事业发展的长远规划中，让职工充分认识到档案工作的重要地位和作用，形成人人重视档案工作的良好风气。

（二）制度健全是做好文书档案工作的保障。完善的档案管理工作制度，是做好文书档案工作的有力措施和可靠保障。针对当前档案管理机构的地位和职责功能严重被弱化的现象，各企事业单位要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，成立以单位主要领导为组长，相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专兼职档案管理人员。制订制度，促使职工都来重视档案工作，并认真研究落实本部门的文书档案工作任务，使文书档案工作保质保量限期完成。

（三）提高档案管理人员素质是做好文书档案工作的关键。文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开阔的视野、优化的知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员能够适应工作的需要，就要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文书档案管理人员知识水平和管理能力。一是可通过各种形式宣传《档案法》《档案人员职业道德》《文书学》和国家有关文档工作规定，使档案管理人员充分认识搞好文档管理工作是自已应尽的法律责任和义务。二是要把住人才入口关，注意招聘一些有档案专业知识，有专业技术技能的人才充实文书档案队伍。同时加强现有人员的继续教育，积极组织文书档案管理人员参加档案业务知识培训，提高其管理水平，使文书档案管理工作与单位业务同步发展。

（四）牢记服务是做好文书档案工作的根本。文书档案工作的根本目的在于服务利用，在于通过认真收集保存好第一手资料，为单位做好翔实的历史记录，积极开发利用档案资源，为单位各项工作提供更加便捷的服务。这就要求我们强化服务功能，创新服务机制。使得文书档案工作更好地为领导决策服务，为单位事业服务。

三、应用办公自动化的文书档案管理的优点

（一）提高办公效率，降低档案管理成本。以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了办公自动化后，文件归档工作只需将文件拷贝到档案部门统一归档，这样既节省时间，档案管理部门也不必花费大量人力、物力来进行纸制文件的归档。同时电子文档保存空间小，调用时方便快捷，只要通过检索查询就可以将相关文件查阅出来。

（二）提高文件信息交流，实现资源共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。而今实现了文书档案管理的网络化以后，就不再需要查阅档案的人到档案保管部门查了。法令性的文件，不需要设密码，建立一个共享网站，任何人任何时候都可以点击、查阅。有密级的文书档案，在符合查阅条件范围的人通过联系后，以核对密码的形式由档案管理部门对其授权查阅，通过网络服务这个宽广的平台，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率。

（三）依赖成熟载体，实现长期保存。电于文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易遭受到破坏，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

四、针对在实践应用过程中遇到的一些问题提出几点方法

（一）办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤网络的数据；管理网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

（二）提高档案人员的综合素质。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。运用网络、现代通信等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善的管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从而根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。

【参考文献】

[1]陈逸辉.试论文书档案管理的特点和趋势.中国科技博览，2010 （ 2 1 ）.