浅谈电力企业文书档案的保密管理

刘洋+张嵩+侯喆瑞+刘丽

摘 要：企业文书档案管理的保密性非常强，在进行文书档案管理的时候，要根据文书档案蕴含的特点进行，还必须重视保密。管理人员必须真正的认识到文书档案管理的重要性，真正的做好文书档案管理的工作。

关键词：企业;文书档案;保密管理

中图分类号： F426.61;G271            文献标识码： A            文章编号： 1673-1069（2017）01-19-2

1  文书档案保密管理的原则和内容

文书档案管理是企业信息化建设的重要部分，对各项业务决策起到支撑作用。文书档案具有稳定的传承性，为企业可持续性发展和自主创新提供可靠的数据来源，是推动电力企业发展的重要资源与企业实现商业管理的有效途径。一些重要的文书档案承载了企业的核心价值，对企业发展起到决定性作用，因其特殊性而需按照涉密级别进行管理，因此，做好电力企业文书档案的保密管理工作至关重要。为适应电力市场发展和信息化潮流，规范电力企业文书档案的保密管理机制已成为一种必然的现实需求。

1.1 文书档案保密管理要坚持全过程控制原则

对文书档案实行前端控制和全过程的保密管理，是要从文书档案形成的全过程考虑，包括定密、印文、收发文、登记、投送、借文、归档与销毁等环节，都要进行管控，确保档案管理的安全、规范。

1.2 文书档案保密管理要坚持分级管理原则

电力企业以安全稳定作为企业发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，严格划分保密等级，该保密的坚持保密化原则，将保密责任制落实到人，确保档案安全;该放开的部分要放开，使其获得最大化地推广利用，实现其社会价值。

1.3 文书档案保密管理要坚持标准化原则

既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循电力系统内相关管理制度，实施统一的标准，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值，促进机要文书档案管理扎实有序开展。

2  文书档案保密管理存在的问题

随着电力体制改革和企业结构调整的不断深入，企业档案工作者积极开展工作，取得了一定的成绩，同时还存在一些问题。

2.1 文书档案保密管理制度建设不到位

一些电力企业档案意识淡薄，既缺乏对文书档案保密管理原则、方式的制度性顶层设计，又没有做出文档管理的收集、鉴定、整理、保管、统计等环节的细化方案，缺乏健全的业务流程，文档保密工作规范化程度低。

2.2 文书档案保密管理信息化建设滞后

纸质方式查阅档案资料能够看到整卷档案内容，不符合文档管理的保密要求[1]，具备完整防御能力的信息化建设和系统管理，有利于文档资料的保密管理，然而在电力企业的应用中，存在信息化建设滞后问题，缺乏具体的制度标准与完善的档案数字化设施，文书档案的信息化管理不能很好地发挥作用。

2.3 管理人员队伍建设亟待加强

企业档案管理人员队伍不稳定，管理人员存在经常变更或缺位情况，一些管理人员身兼数职，根本没有时间学习档案业务知识，无法适应现代电力企业制度下档案管理工作发展的需要[2]，造成文书档案资料的准确性偏低;档案人员的专业素质不高，职业道德教育不足，缺乏专门的高素质管理人才，严重制约了电力企业文书档案管理工作的发展。

2.4 各部门对档案管理工作的配合不够

各部门对档案管理工作的配合不够，例如在工程档案方面，建设部门、技经部门以及资料管理等部门之间缺乏一定的协调度，模糊了文书档案的保管权限，建设部门的职责在于提供工程施工管理相关资料，技经部门的职责在于提供工程施工工作量、造价等相关的档案资料，而资料管理部门应该与各部门之间保持及时准确的信息沟通，从而有效整合相关资料，在使用和归档过程中，避免造成一些保密资料因得不到及时归档保存而遗失，制约档案管理水平的提高。

2.5 文书档案的开发力度不足

文书档案的保密管理并不意味着将涉密资料束之高阁，相反，具有较高的开发价值和传承意义，形成宝贵的资料库。电力企业在管理中存在重管理、轻利用的误区，在进行经营管理决策时，缺乏对文档资料的分析开发，造成损失。

3  如何改进电力企业文书档案管理

3.1 健全文书档案保密管理工作机制

根据国家电网公司档案管理办法，结合单位实际情况，健全档案工作机制，明确原则和管理方式，完善收集、鉴定、整理、保管、统计等各环节的工作要求。规定文书档案的收集、编制的范围，界定文件形成、归档职责，确保涉密档案保证文书档案归档率、完整性和准确性，为管理人员做好文书档案保密管理工作做出指导。

3.2 优化文书档案保密管理业务流程

文书档案的保密管理涉及收发、登记、送批、传阅、归档、销毁等工作环节，工作程序性强，在保密管理制度中，各单位应制定工作标准化程序，形成操作性强的工作规范，细化各项目标任务，为岗位人员提出指导，以便严格按照标准化管理的要求，完善各项档案管理制度，制定科学的运作程序，实现档案管理各个环节的科学化、规范化。

3.3 强化文书档案的信息化管理

档案信息化是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，在制度范围内实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程[3]。根据文书档案管理的要求，加强研究，加大科技投入，引进文书档案接收、保管、利用的技术方法，对各种不同类型载体的档案（纸质、录音、录像等）进行数字化处理和转换;严格按照制度规定，制定信息化档案管理办法，明确档案级别，形成数据化档案;必须做到档案管理软件的慎重选择、推广，提高保密防范能力和技术水平，加快推进信息系统防护体系建设，既确保推广性，又保证保密管理的安全性。

3.4 加强管理人员队伍建设

加强教育培训，提升业务能力，是做好档案工作的根本保证。一方面，从人才引进的角度，甄选优秀的档案管理专业人才加入企业，提升专业化人才当量;另一方面，从人员培训的角度，组织岗位人员参加国家档案局等专业机构的理论业务知识培训，坚持把文书档案基础业务、信息化知识和应用技能作为岗位人员培训的重要内容，提升业务能力，做好对重点人员的资格审查，形成稳定的档案队伍，实现从杂业型转向专业型转变;此外，以文书档案管理为载体，以同业对标为抓手，与兄弟单位进行业务交流，开展调研，不断促进业务能力提升。

3.5 建立相关部门间的沟通联系机制

建立一个完善的责任保证体系和监督管理网络，其中档案管理部门起到中枢和主导作用，全过程参与管理，即管理坐标的原点;横向由岗位责任制来约束各部门其相关人员的行为，保证所经办文件责任落实到人，保密工作有据可循;纵向由相关领导牵头，协调规范各部门人员行为，确保严格按照制度规定，完善资源整合，落实文书档案保密管理工作。

3.6 深化文书档案的开发利用

对于具有较高的开发价值和传承意义的文书档案，应按照其保密定级，在一定范围内建设资料库，在进行经营管理决策时，结合对文档资料的分析开发，实现其使用价值。对于重要的专题性档案，如在国家重要活动（奥运会、APEC会议等）期间形成的专题档案，应根据利用者的需要，有针对性地进行编研，合理保存开发利用，在保密制度框架内，在企业内部合理范围内实现工作经验的积累与共享;对于向企业公布开放的专题档案，使专题档案发挥出应有的社会价值，提升档案文化品牌。

文书档案的保密管理是一项系统性、长期性工作，明确机制、流程是实现管理标准化的第一步，重点是以标准明确管理目标，以流程固化管理程序，以人员作为规范保证，以部门间的协同配合提升管理效率，推动文书档案保密工作管理水平再上新台阶。

参 考 文 献

[1] 鲁丽娟.关于文书档案信息化管理问题探究[J].东方企业文化，2012（1）.

[2] 邱怀红.浅谈电力企业文书档案的管理及利用[J].中国科技博览，2011（26）.

[3] 孟世恩，王颖，何芳.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学研究，2004（5）.