信息时代测绘档案管理路径探析

苏青丽

摘 要：测绘档案在国民经济建设中发挥着重要作用，文章对测绘档案的基本内涵及特点进行了分析，指出测绘档案具有类别多、保密性要求高的特点。测绘档案在实际管理中仍存在管理手段落后、服务理念陈旧、专业人才缺乏的问题，为更好地适应信息时代的发展，测绘档案管理应从四个方面着手提升水平，即完善制度、更新观念、改进手段及引入人才。

关键词：测绘;档案;测绘档案

测绘档案属于专门档案，具有较强的专业性，在国民经济建设中发挥着重要作用。信息时代的到来，信息技术的高速发展，测绘档案的管理面临着新的机遇与挑战，如何适应时代发展，充分利用信息技术服务测绘档案管理值得探究。本文拟对新时代测绘档案的特点进行分析，就当前测绘档案管理存在的问题进行系统剖析并据此探究解决策略，以期为测绘档案的有效管理提供参考及借鉴。

一、测绘档案的基本含义及特点

目前，尽管针对测绘档案的概念阐述略有不同，但其基本内涵是一致的。笔者参照档案的基本定义理解，测绘档案主要指在各种测绘活动中形成的对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录，目前较为常见的测绘档案主要包括大地测量档案、航空摄影档案、地形图档案等类别。而从不同的产业来看，测绘档案包括海洋档案、房地产测绘档案、城市测绘档案等等。总体而言，新时代，测绘地理呈现出以下特点：

一是类别多。从上文的描述中可以看出，测绘档案所涉的类别多，信息数据量大，载体丰富。从类别来看，根据《测绘地理信息业务档案管理规定》，测绘业务档案主要包括十大类，如基础测绘项目档案、工程测量档案、应急测绘保障服务档案、公开地图制作档案，等等。细化业务档案，包括立项文件、检验验收报告、合同、图例簿等纸质材料，还包括DEM、正射影像DOM等电子数据。此外，还包括磁盘、视频、音频、光盘等物质载体。总体而言，测绘档案种类多、数据量大，特别是进入信息时代，信息呈爆炸式增长，信息技术愈发先进，加之纸质档案逐步实现数字化，数据信息成为测绘档案的重要组成部分。

二是保密要求高。前文已经提到目前测绘地理信息业务档案划分为十大类别，相关的测绘数据、成果关系到国家主权、国家机密与国家安全，从事测绘工作及测绘档案管理的人员必须具备高度的保密意识，确保测绘档案实体与信息的安全。譬如，地理国情监测（普查）档案，运用GNSS、RS、GIS等现代测绘技术，对地形、交通、水系等要素进行动态监测，从地理的角度分析国情、研究国情，辅助政府决策，为社会提供权威的地理国情信息。又如，测绘档案中的技术设计涉及主持单位的知识产权，合同设计双方隐私，等等，一旦泄露可能造成难以逆转的损失。因此，测绘档案的保管应严格遵循《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律，提高保密意识。

二、信息时代测绘档案管理存在的问题分析

信息时代，测绘档案数字资源与日俱增，纸质档案与数字资源共同发挥着重要作用，當前，国家档案事业总体遵循“存量数字化，增量电子化”的宏观战略，测绘档案也遵循上述战略，逐步推动档案信息化建设，但从测绘档案工作实际分析，测绘档案管理仍存在以下问题：

1.管理手段落后

当前，档案管理整体遵循“存量数字化，增量电子化”的发展战略，为推动数字化进程出台了系列政策法规，总之，档案行业正逐步推进档案信息化建设。测绘档案是专门档案，紧随国家政策方针进入全面信息化建设阶段，但从测绘档案管理的实际工作来看，部分机构测绘档案的管理仍以传统手工管理模式为主，信息化管理方式运用程度不够。测绘档案管理的信息化起步较晚，系统功能不够成熟完善，存在管理效率低下、数据不准确的问题。如何运用信息技术优化管理流程和手段是今后测绘档案信息化建设需探究的重要问题。此外，管理手段落后还体现在设备配备方面。管理设备陈旧仍是当前阻碍测绘档案信息化建设的重要因素。测绘档案的信息化建设需配备专业化的软硬件设施，包括运行系统、管理软件、存贮环境、标准库房及安全设施等，但实际档案管理过程中仍存在库房设施老化、安全设施缺失、电脑运行环境不安全、运行速度慢等问题。

2.服务理念陈旧

提供利用是实现档案价值的根本路径，测绘档案专业性强且保密性要求高，因此其服务模式和管理方式也不同。受传统管理模式和传统观念的双重制约，测绘档案的服务仍处于“被动服务”阶段，管理人员主动服务的意识薄弱，很大程度上影响档案作用的发挥，影响档案价值的实现。随着信息技术的发展和公众档案意识的逐步强化，公众对档案的利用需求逐步增强，这就为档案价值的实现提供了良好的机遇。但受到传统管理模式的制约，档案信息化程度相对较弱，用户获取测绘档案信息的途径和渠道有限，获取信息的便捷程度也较低，这将削弱用户的利用积极性。此外，测绘档案管理对于档案管理人员综合素质要求较高，但实际中缺乏此类复合型、应用型人才，导致档案管理人员难以满足工作需求。加之测绘档案工作者缺乏主动服务的意识、创新意识和创新能力较低、竞争意识和忧患意识缺乏等等，也制约了测绘档案工作的发展。

3.专业人才缺乏。从整体上分析，测绘档案管理对管理人员的要求较高，测绘档案本身具有较强的专业性，需对测绘专业知识有一定的了解;而档案管理也是一项专门性强的工作，需要管理人员经过系统专业的训练才能适应各类载体档案、各种类型档案的管理要求;此外，加上信息社会档案信息化建设的发展需求，档案管理人员还需掌握基础的信息技术，如办公软件的使用、OA系统使用、信息检索及系统开发等，还需具备一定的大数据技术，如数据分析、数据挖掘等。可以看出，信息时代测绘档案的管理对人才的综合素质要求较高，而从当前的工作实际来看，完全满足测绘档案管理工作要求的复合型人才较少，部分机构尚未设立专职人员进行档案管理工作，这在一定程度上影响测绘档案管理的工作效率。因此，如何全面提升综合素养以适应工作要求值得探究。

三、信息时代测绘档案管理的路径分析

前文已经对测绘档案管理过程中存在的问题进行了分析，信息化时代，测绘档案管理面临新的机遇与挑战，为更好地适应信息技术的发展，有效满足社会对测绘档案的信息需求，笔者认为可以从以下几个方面着手优化测绘档案的管理。

1.完善制度。规范档案管理需要完善的制度作保障，测绘档案的管理主要参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国测绘法》《保密法》等法律，测绘业务档案的管理主要以《测绘地理信息业务档案管理规定》和《测绘地理信息业务档案保管期限表》为依据。《测绘地理信息业务档案管理规定》共七章三十五条，包括总则、机构与职责、建档与归档、保管与销毁、监督管理及附则等七大内容，为测绘档案的有效管理提供了参照依据。但随着信息化进程的逐步推进，测绘档案的信息化建设缺乏有效的参照标准，档案行业与测绘行业的主管部门应加强联合共同探究出台相应的标准规范为测绘档案的信息化建设提供强有力的制度保障。

2.更新观念。更新观念主要针对测绘档案从业者，测绘档案管理者应从三个角度出发，更新观念：一是改变“重藏轻用”的传统观念，尽管测绘档案保密性较高，但提供利用是实现其价值的重要途径，要根据信息公开的要求将可公开的测绘档案进行提供利用;二是改变“被动服务”的固定观念。传统的档案管理工作只有在用户提出利用需求时才开展档案利用服务，这就在很大程度上阻碍了档案价值的发挥，档案工作者应树立主动服务意识，积极开发测绘档案资源，通过档案编研工作将有价值的测绘档案用于社会服务中;三是树立档案工作“信息观念”。测绘档案工作者应客观认识到信息时代测绘档案管理的新特点、新趋势，客观分析个人适应信息时代的优势与劣势，着力全面提升自身综合素质，以更好地适应岗位的需求。

3.改进手段。加快测绘档案的信息化管理进程，改变传统的管理模式，改进管理手段已成为适应信息时代发展的必然趋势。改进手段应关注两个方面：一是配备完善的软硬件设施。如开发或采购符合单位实际需求的档案管理系统;构建完善的數据库系统;建设智能库房，配备完备的温湿度控制系统;配备性能良好的安全防范系统;等等。二是逐步推进测绘档案的信息化建设进程。一方面是传统载体档案的数字化建设，有步骤有规划地对纸质档案进行数字化加工;另一方面则是充分运用现代技术开展测绘档案管理工作。如将档案管理系统与单位OA系统进行有效对接，实现电子文件的即时归档;此外，积极开展档案网站建设，积极主动为用户提供信息服务，网站开通互动交流板块，实现两者的互动交流。

4.引入人才。信息时代，测绘档案工作对于复合型人才的需求愈发强烈，提升人才综合素养是适应信息时代测绘档案工作的必然要求。从档案机构来说，一是注重专业人才的引进。在人才引进阶段，应注重引入档案或测绘类专业人才，设置专职的测绘档案管理工作者，避免以兼职档案员管理档案。二是鼓励档案工作者继续深造。为测绘档案工作者提供良好的学习机会与平台，如行业类的业务培训、继续教育，出台相应的政策鼓励档案工作者通过在职或全日制的方式提升学历。而从档案工作者来说，首先应提升档案业务水平，熟练掌握测绘档案管理的流程与要求，按照相关法律法规制度规范管理测绘档案，并积极探究策划档案信息化管理的有效策略。其次，注重学习，培养创新意识与思维，能够灵活地处理测绘档案管理过程中存在的问题。再次，积极参与行业开展的各类培训，包括业务培训和学术研讨，掌握行业内前沿动态，更好地开展档案服务工作。

参考文献：

[1]测绘地理信息业务档案管理规定[EB/OL].[2019-12-24].http：//www.zgdazxw.com.cn/news/2015-03/26/content_92560.htm.

[2]地理国情监测[EB/OL].[2019-12-24].https：//baike.so.com/doc/445102-471304.html.

[3]张瑶瑶.信息化时代测绘档案管理工作机遇与挑战[J].山东档案，2019