国有企业数字档案馆（室）建设解析

摘 要：新时期，国有企业数字档案馆（室）建设应坚持分步实施、注重利用、符合规范的原则，从硬件、软件、资源信息和安全保障等四个方面加强建设和管理，使国有企业数字档案馆（室）建设达标验收，满足企业生产、经营、管理和研发需要，提升国有企业市场竞争力。

关键词：数字档案室;国有企业;解析

随着计算机、互联网技术的发展，以及信息化进程的加快，国有企业电子档案呈现出多内容、多数据来源、多形式特点，对电子档案资源管理提出新的考验。国有企业数字档案馆（室）建设是指国有企业利用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过互联网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

一、国有企业数字档案馆（室）建设特点

1.档案资源数字化

通过对国有企业在日常生产经营管理过程中形成的文档资料、图纸、视音频等各种信息进行数字化加工、著录等，以数字形式存储国有企业各种档案信息，实现档案资源数字化。

2.档案管理信息化

国有企业数字档案馆（室）建设，是利用现代信息技术手段，将国有企业档案收集、整理、保存、利用等档案管理流程进行固化，使其在电子档案管理应用系统中实现信息化管理，通过现代信息技术将国有企业档案进行收集、整理、保存和利用等全过程信息化管理目标。

3.档案利用智能化

国有企业数字档案馆（室）建设，将大数据、云计算，以及移动互联技术应用于国有企业档案管理中，开发个性化查阅APP，应用指纹/语音识别系统等等先进技术，使国有企业档案后期利用突破了传统的时间、空间限制，实现档案数据信息查询利用的智能化。

4.档案服务知识化

国有企业数字档案馆（室）建设的目的在于利用现代数字技术的应用，为国有企业的日常生产、经营和管理提供信息支持和帮助。即，利用现代知识管理和大数据管理理念和新兴技术，创新国有企业档案利用方式，对国有企业的馆藏档案信息资源进行深层次加工和知识化重构，并以国有企业档案需求为价值导向，从而为国有企业提供智能化、全方位、多层次的信息和决策支持服务，对提升国有企业市场竞争力具有积极的现实意义。

二、国有企业数字档案（馆）室建设原则

1.制定方案，分步进行

结合国有企业档案管理工作实际，制定《国有企业数字档案馆（室）建设方案》，并将该《方案》纳入企业信息化整体规划方案中，从数字档案馆（室）建设架构、组织体系、人员职责、系统建设等，档案部门、信息部门、业务部门加强沟通协作，有计划、分阶段、有步骤地推进国有企业数字档案馆（室）建设。

2.需求导向，注重利用

国有企业数字档案馆（室）建设的目的在于其利用，为国有企业的发展和决策提供信息支持。因此，国有企业数字档案馆（室）建设应紧紧围绕国有企业的生产、经营、管理、技术研发等中心工作，优先收集、整理、保存和利用档案资源，尤其是对形成年代早、价值高的档案进行数字化。通过信息网络技术的应用，实现传统纸质档案的数字化，实现档案信息资源共享。

3.注重安保，符合规范

数字信息网络技术的发展，使国有企业档案管理面临着诸多的非传统安全保密的威胁，建立国有企业数字档案馆（室）应将安全保密摆在首位，注重合规合法性。即，国有企业数字档案馆（室）建设要同步注重安全保密管理规章制度的建立，严格遵守《档案法》《保密法》等法规和标准体系，在安保、规范的基础上上进行电子档案管理应用系统的设计、运行和维护，为国有企业的生产、经营、管理和研发提供信息资源支撑。

三、国有企业数字档案馆（室）建设内容

国有企业数字档案馆（室）建设是一项复杂、系统性工程，需要从硬件、软件、信息内容和安全保障等方面全面实施。

1.硬件：网络基础设施

国有企业数字档案馆（室）建设的硬件方面，主要为一些基础性设施建设，包括数字档案馆（室）专门的办公场所、技术应用平台建设，如档案数字化设备、计算机、扫描仪、摄录机、打印机、安全保密防护设备等等，保证局域网、广域网和互联网建设的物理隔离，相互独立。首先，局域网建设。要结合国有企业生产、经营、管理实际，建立涵盖企业内部各业务部门的局域网系统建设。其次，广域网建设。国有企业档案广域网又叫行业专网，属涉密级网络，多应用于国有企业内部各科研、生产、设计、经营、即时通讯及视频会议等管理系统建设。再次，互联网建设。将国有企业数字档案与互联网链接，提供在线查询、浏览、打印等服务功能。通过“三网”的建设，夯实数字档案馆（室）基础，实现基于局域网向国有企业档案人员及企业内档案提供收集、归档和查询;基于广域网实现向国有企业系统内各成员组成部门及下属单位的电子文件归档及信息共享服务;基于互联网的普通公众及企业间馆（室）际间档案信息交流。

2.软件：应用管理系统

国有企业数字档案馆（室）应用管理系统应涵盖档案收集、管理、 保存和利用四项基本应用功能，构建两大应用管理系统：采购成熟的档案管理应用系统，以及根据国有企业实际需要定制研发出相应的档案管理应用系统。前者，应符合《档案管理软件功能要求暂行规定》标准和要求;应保证系统管理员、安全审计员及保密员的用戶管理要求;应用系统应具有可扩展性，保障国有企业发展的现实需要;应用系统还需要具有较强的数据导入、导出功能，支持Dbase、MS Access数据库等。目前，购置较多、较为成熟的有紫光档案、量子伟业、世纪科怡等。后者，则是指根据国有企业档案管理实际需要开发出相应的应用系统，注重应用系统的版本升级功能。目前，开发相应的应用系统多建立在较为成熟的档案管理应用系统中进行，保证系统的稳定性和实用性。

3.信息：档案资源建设

信息资源建设是国有企业数字档案馆（室）建设关键和核心，主要包括目录数据库、存量和增量档案数字化三个方面。首先是目录数据库建设。可通过人工录入方式，对传统载体档案进行数字化信息的采集，建立目录数据库，另一种则是对办公OA系统中产生的电子文件，实现自动化数字信息采集，并经数据信息整理、审核、完善后建立相应的目录数据库。其次是存量档案数字化。就是指将国有企业馆藏纸质、缩微胶片、照片、声像及实物档案进行数字化信息资源采集。其中纸质档案数字化主要采用数字化扫描实现，技术稳定;缩微胶片数字化则利用专门的缩微胶片扫描仪实现;照片则利用数码相机或底片扫描等实现;声像档案则利用专门的设备及视音频软件进行数字化信息资源采集。再次是增量档案数字化。积极利用办公OA系统，将生成的电子文件及时转化成为数字档案资源。

4.保障：安全标准规范

安全方面，通过分级保护，从数据窃听、电力中断、计算机病毒、系统超载、身份冒用、数据篡改、权限扩散、电磁泄漏等方面加强安全防范，保障系统运行的稳定、可靠和可控。从数字档案馆（室）管理、业务和技术三个方面制定相应的标准规范。其中，管理性标准规范主要是数字档案管理条件下的计算机安全及应用方面，如《计算机信息系统安全保护条例》《保密法》等;行业性标准规范，主要是针对国有企业数字档案建设的专门性行业标准和规范，如《磁性载体档案管理与保护规范》《电子文件归档与管理规范》;技术性标准规范则主要是指国有企业档案管理中的数字加密、水印、交换等技术性管理标准和规范，满足《数字档案馆达标验收评审细则》的相关标准和规范。

结语

数字化档案馆（室）建設有利于促进国有企业档案管理方式迈向更加精细化、智能化和网络化。数字化档案馆（室）建设能够显著提升国有企业档案管理的信息化水平，有利于发挥国有企业档案在国有企业经营、管理，以及国有企业改革中的服务价值。国有企业数字化档案馆（室）建设一项基础性工作，应做到分步实施、注重应用和符合规范原则，夯实硬件基础设施，完善应用管理系统，拓展档案信息资源，严格安全标准规范，构建符合新时代国有企业发展需要的数字化档案馆（室）。

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作者简介：谭小勤（1982-），女，四川，硕士研究生，馆员，企业档案管理。