大数据时代文书档案电子化建设研究

周艳

摘 要：在现代社会中，档案是十分重要的资源，因此加强档案的管理是非常重要的。随着科学技术的发展，电子档案在档案建设中发挥着重要的作用，将档案文件用电子文件的方式进行保存，使得档案电子化，这样可以更好对档案进行管理。本文主要分析大数据时代档案电子化，并从档案管理角度提出以下合理的措施和建议，促进档案管理水平的提高。

关键词：档案;电子文件;大数据管理;对策

当前，在所有的档案文件中，电子档案占有重要的地位，是非常重要的档案形式，因此对于管理也要愈加重视。电子档案在管理过程中要想取得良好的效果，就需要与大数据时代相结合，形成对电子档案的大数据管理，使得档案的管理质量和管理效率可以提高，這样可以更好的满足档案管理的需要，提升档案管理的水平。

一、大数据时代文书档案电子化管理的特点

1.数据量巨大

档案数字化文件在形成过程中，会有大量的原生电子文件形成，这些文件是海量的，形成之后会以TB甚至PB的存储级别来进行存储，形成巨大的文件档案库。

2.数据类型多

大量的档案电子文件中也存在着数量众多的类型，有的是管理信息系统的结构化数据，有的是半结构化数据，还有一些是电子文件的非结构化数据，比如图片文件、视频音频档案、Word文件、PDF文件等。这些数据在类型上不同，结构上也是有很多差异的。

3.数据价值高

电子文件档案有很多优点，其一是可以更好的保证档案，使得档案的内容可以完好的保存;其二是利用电子档案可以将大量的档案进行储存，节省储存的成本和空间，还可以利用大数据对这些档案进行分析，使得档案可以得到更好的管理，为客户提供更便利的服务。

4.查询速度快

电子档案在大数据分析和管理过程中，可以实现快速的分析和查询结果，使得人们可以在第一时间找到自己想要的结果，还可以利用关键字词进行查询，将相关的档案都找出来，提高档案的利用率，有效的提高生产效益，推动档案信息化的发展。

二、文书档案电子化建设的现状和问题

1.档案管理基础设施落后

当前，还有很多档案室的设备陈旧，发展落后而缓慢。首先，档案库落后，在档案库建设过程中不能满足发展的需要，也不能满足档案信息化建设和管理的需要。办公区域在划分的时候不够明确，没有进行三方分离，对于电子档案所需要的电子化用房也没有实现。其次，档案的硬件管理设施落后，很多档案室只是配备一些简单的计算机、打印机，没有电子档案管理需要的设备，如扫描仪、档案刻录设备以及服务器等。最后，管理软件落后，管理的方式和管理的功能比较单一，不能满足大数据时代人们对于档案管理的需求。

2.文书档案管理体制落后

首先，档案电子化管理过程中缺乏完善的规章制度。在大数据时代，很多电子文件管理没有相关的制度，导致档案在管理过程中没有规章可依，没有制度可循，这会导致管理的规范性没有做好，使得档案在管理过程中容易出现一些错存或者是漏存的现象，对于档案管理不利。档案管理制度的完善可以使得电子文件的管理更加顺利，保证档案系统的平稳发展。其次，落后的管理理念，很多电子档案管理过程中，重视管理而轻视利用，这不符合大数据时代信息共享的需求，在档案利用这方面还要进一步加强，使得档案可以为更多的人服务，发挥档案的作用。

3.档案管理人员综合素质有待提升

大数据时代，档案在管理中应该结合信息化的技术，使得档案可以尽快的电子化，这就需要大量专业的人员来完成这项工作。对于档案的电子归档、管理、数据维护等工作进行有效的处理。档案管理人员提出更高的要求，不仅要掌握档案的相关知识，还要具有信息化管理知识、计算机技术，并可以将这些知识与档案管理有效的结合起来，熟练操作计算机对档案进行处理。然而实际上，现阶段很多档案管理人员的素质还不能够达到要求，主要原因是，第一，档案管理人员很多都是原有的一些管理人员，人员结构比较老化，这些人对于新知识的学习能力和理解能力比较弱，不能适应现代化的电子信息技术，不能够掌握好计算机的运用，不符合电子化档案的人才需求。第二，很多档案管理人员虽然具备丰富的经验和管理知识，但是在计算机运用方面还不是很熟悉，对于计算机软件的运用不熟悉，也就无法处理海量的信息和档案，使得档案电子化建设要求无法达成。

4.电子档案管理存在较大的安全隐患

当前，我国加强了对网络安全的重视，人们认识到网络安全的重要性，也开始采用各种手段来维护网络安全，然而网络安全体系和保障体系还没有完全形成，这对电子档案管理的安全性有着较大的威胁，再加上一些电子档案管理人员在工作中的疏忽，使得电子档案面临着较大的安全隐患和潜在的威胁。这会对电子档案管理工作造成不利的影响，甚至会造成一些利益上的损失。

三、大数据时代文书档案电子化建设研究

1.加强文书档案基础设施建设

大数据时代，传统的档案在管理过程中存在的严重滞后性，在使用过程中也不方便，没有办法满足信息社会对于档案管理的需求和对资源的需求。首先，要建设和配备现代化的档案管理库房，建设满足档案数学化和电子文件的基础设施设备，以满足档案电子化的需求。在建设档案库房过程中要将各种设施配备齐全，包括系统硬件、安全保障系统、基础软件等。比如可以配备进行全文识别的扫描仪、档案专用刻录机等。档案部门也要做专业的服务器，配备专用的储备设备。其次，要引进先进的设备和管理技术，构建高效的档案查询系统，提高档案的利用率，实现档案的资源共享。对档案的数据进行更深层次的处理，构建强大的档案管理系统，实现档案管理的信息自动化，实现档案的互动连通、资源共享。

2.科学合理利用相关技术手段

在档案管理过程中要使得信息更好的保存，实现资源更好的利用，就要对先进的科学技术进行合理的运用。第一，签署技术应用，就是在档案电子文件中实现数字化签名，这些电子签名可以作为重要的依据，检验电子文件的完整性、安全性以及原始性。当前，电子文件应用签署主要包括光笔签署和数字签名技术。第二，要采取一定的防范措施，对于一些重要的电子文件要将其设置成为只读模式，这样用户在查询使用过程中不能够对文件中的内容进行更改，只能进行阅读，这样大大增加了电子档案的安全性，使得电子档案在管理过程中可以更加安全。第三，使用加密技术，要对电子档案使用一些合理的加密技术，特别是一种保密性比较强的文件，这些文件不是对外公开的，要进行加密，保证其安全性，防止出现泄密。这种技术就是通过数字技术对这些需要加密的文件进行数字伪装，可以采用双密钥法来进行加密，防止普通用户的访问，对用户的操作进行合理的限制。

3.制定完善的文书档案

在电子档案管理过程中，要制定和完善相关的管理制度，而电子档案在建设和管理中相对比较复杂，区别于纸质档案的管理，这些电子档案在管理中要进行有条不紊的展开，就需要一套统一的制度和规范。国家档案局颁布的《数字档案室建设指南》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等制度在其中起到非常大的作用。在实际的管理落实过程中，要严格按照电子档案制定的规范制度来进行，才能有效的实施，发挥应有的作用。首先，要按照国家颁布的档案管理规范，将电子文件、文档等电子档案进行规范化，使其可以达到质量标准。其次，要对电子档案产生的流程进行规范，包括纸质档案如何转化为电子档案、这些文件的产生、收集、流转、鉴定、分类、存储等都要有明确的规定。此外，对于电子档案的查询、传输和利用也要有一定的制度来进行规范，使得电子档案在运用过程可以更加规范，实现电子档案合理的运用和管理，推动电子档案文明化管理，从而为人们提供更多的资源，使得资源利用率可以得到提高。

4.重视文书档案安全保密工作

在电子档案管理过程中一定要重视其安全性，对电子档案进行安全性的管理，主要从人的角度和物的角度来进行合理的防范。一方面是从人的角度而言，要加强对档案管理人员的培训，使得档案管理人员的安全意识可以得到提高，树立起安全意识和责任意识，严格遵守档案管理的相关制度，严格按照一定的程序来进行管理工作，防止自己在管理工作中存在失误;另一方面来说，要通过引进先进的档案设备来提高档案的安全性，从科学技术层面来对档案进行保护，维护一些保密档案的安全性，使得纸质档案和电子档案都可以更加安全。在电子档案防护过程中还可以对其进行隔离，使得这些电子档案可以在一定范围内进行传播，防止文件流向外部。对涉密的文档要进行加密，有专门的技术人员做好防范的措施，对文档进行电子化的加工;不仅如此，还要做好文档的电子化分类，将这些电子档案按照一定的类别做好分类，从而在查询使用过程中可以更好的进行利用;在电子档案中还要进行一些网络安全软件的设置，防止网络病毒和网络黑客的攻击，定期进行安全维护，对于使用者做好权限的设置;建立标准化的档案库房和机房，配备专业的设备，防止电子存储过程中受到电磁波的干扰，防止文件和档案受到破坏。

四、結束语

总而言之，在大数据时代，电子档案成为一种趋势，电子档案有着非常大的优势，在存储过程中会更安全，使用过程会更方便，因此电子档案在管理过程中就非常重要。档案管理工作者要加强自身计算机和网络技术的学习，紧跟时代的步伐，提升电子档案管理的水平，为发展提供有力的支持。

参考文献：

[1]赵一荣，梁 媚.大数据时代高校文书档案电子化建设研究[J].山西档案，2019

[2]王 莉.大数据环境下高校档案电子化管理研究[J].中国多媒体与网络教学学报（中旬刊），2019

[3]吴园园，刘 玥.大数据环境下高校档案电子化管理研究[J].科技资讯，2019