网络时代高校档案管理信息化模式研究

刘岩 江燕

摘 要：优化档案管理工作是社会在发展和进步中不可缺少的一部分，面对人们日益增长的物质、信息等需求，我国的档案管理工作面临着全新的挑战。目前我国高校的档案管理情况较为复杂，发展进程较为缓慢，依旧延续过去传统的发展方式，因此存在一些制约因素阻碍了高校档案管理发展进程。基于此，本文首先简要分析了在网络时代进行高校档案管理信息化的必要性;其次，从几个不同的角度对目前我国高校档案管理模式的现实状况进行了简要分析;最后，结合上文分析内容，为在信息化时代高校档案管理实现信息化模式，提出了几点建议和措施，以此供专业人士进行讨论和分析。

关键词：网络时代;高校档案管理;信息化模式;建设路径

随着我国科技不断的发展与进步，互联网技术在各个行业各个领域都实现了较为普遍的应用，社会逐渐迈入网络时代。各个行业在互联网技术的介入下，实现了便利性发展，理论革新和技术发展推动产业进步，随着互联网思想的传播，档案管理被赋予了新的内涵，为了追赶时代的步伐，我国高校教师必须担负起责任和使命，针对网络时代高校档案管理的信息化模式进行不断的实践和研究，充分利用互联网技术，挑战目前所面临的各种困难，完成学校所面临的各种任务，找到最适合本校的发展路径。本文从高校档案管理信息化的重要作用入手，不断进行深入的分析和探讨，为实现高校档案信息化管理模式提供新思路和新看法。

一、网络时代高校档案管理信息化的必要性

我国的互联网技术发展十分迅速，在近几年来，与档案管理相关的软件和应用大量产生，为我国高校的档案管理，实现突破和创新提供了可能性。在目前网络时代下，实现高校档案管理的信息化势在必行，这是一条必须要走的道路，如何走好是每一位教育从业人员需要考虑的问题。从目前情况来看，网络发展已经为我国档案管理工作带来一些实际性便利，在信息留存和信息检索方面都有着明显的体现。首先，在信息的保留方面，在过去的档案管理过程中，通常使用纸质材料对档案内容进行记录，然后进行封装保存。虽然人们已经习惯了传统的信息保留方式，但是它存在一些无法避免的问题和缺陷，进行档案记录的纸质资料在保存的过程中可能实现纸张老化等问题，资料会逐渐不清晰，这对档案工作来说是十分严重的影响;其次，通过纸质资料进行档案保存，在进行档案抽取的过程中，很有可能出现人为档案损坏，严重的时候会产生无法挽回的影响;同时，在进行档案检索时需要工作人员，通过大量的时间进行档案查找，严重降低了工作效率，这些问题的存在都严重制约了档案管理工作的发展和进步。

但是，当信息时代到来时，通过构建高校档案管理的信息模式化，这些问题会迎刃而解，通过互联网技术，档案信息管理者及时的将每个学生的档案信息进行计算机录入，保存到云端或者大型数据库中，从根本上保证了档案的长久留存，解决了原始档案库在时间和空间上的局限性，电子档案不同于纸质档案，不会因为天气突变而受到损坏，也不会受到其他自然因素的限制，通过实现档案信息化存储，信息存储量得到了显著扩大，并且可以随着学校的发展实现更新;其次，通过互联网技术极大程度上减少了人为因素对档案的破坏，计算机在工作过程中，主要通过算法实现操作，是一個系统化的过程，失误的情况较少，同时还可以对档案信息进行备份，当出现操作失误时，可以及时的恢复原始档案，从根本上保证了内容的真实性和完整性;最后，在档案的检索速度上，通过互联网技术可以实现档案的快速调取，但管理工作者可以在较短的时间内查看或预览任何档案信息，极大的提高了档案管理者的工作效率，也提高了整个部门的工作质量，互联网技术的应用使档案管理行业实现了巨大的进步。

二、我国高校档案管理模式的现实状况分析

我国档案管理工作在近几年来已经实现了阶段性的发展和进步，并取得了一定的成果，这离不开相关技术人员的努力，也离不开教育工作者的不断实践与探究。但是，经过大量的文献调查和实际研究发现，在实现我国高校档案管理模式信息化的进程中存在一些因素，阻碍了档案管理信息化发展进程，主要在思想和设施两个方面。首先，在思想方面，虽然信息化时代已经到来，高校的档案资料管理者在一定程度上接受了信息化思想和信息化发展方式，但是并没有较为具体的档案管理工作改进措施，缺乏相关技术型人才，没有相应的理论指导和技术指导，在行动上较为迟缓，脚步跟不上思维，改革进程较为缓慢，档案管理工作的相关人员缺乏系统的培训，在改革的能力上存在缺陷，平时工作较为繁杂，缺乏进行相关内容研究的时间，很难提出较为科学的改革措施。不仅如此，甚至部分高校档案管理工作者缺乏创新和改革的勇气，为了减少不必要的麻烦，一味的延续过去传统的档案管理方案，思想较为禁锢，行动上墨守成规，导致学校在该方面跟不上时代的步伐，只能原地踏步，甚至产生落后，在行政管理工作方面与其他学校逐渐产生差距。其次，在基础设施建造方面，高校领导缺乏对信息化技术的重视，将档案管理的信息化改革，当作是管理工作者个人的事情，其实不然，档案管理工作者在进行档案管理模式改革的过程中，会遇到资金、技术、设施配备等多种问题，需要学校领导，甚至政府和教育部门的支持。要想实现档案工作管理的信息化，必须配备相应的计算机设备，目前高校的互联网基础设施建设较为迟缓，资金问题成为了阻碍其进展的最大因素，不仅是行政管理方面，在学生进行互联网实践操作的相关课程中，所使用的计算机也存在老化问题，实现不了及时的更新和换代，学校领导和相关管理机构必须重视学校新型技术设备的配套，在硬件设施上给予支持，使相关机构人员能够充分发挥自身的才能，利用互联网技术对档案管理工作实现创新、改革和进步。

三、在信息化时代高校档案管理的模式探究

1.加强基础设施建设

要想在网络时代实现高校档案管理信息化模式，首先要从基础设施建设着手，国家和政府和相关机构要意识到高校档案管理在高校行政工作中的重要性，给予一定的政策支持和资金扶持，为高校在档案管理方面的创新提供一些必要条件。其次，高校的领导也要充分重视学校的档案管理工作，及时的将资金进行下发，及时配备相应的计算机等硬件设备，解决在高校档案管理信息化模式开展过程中的基础设施建设问题，优化档案管理的模式结构，推动档案管理工作的快速发展。加强基础设施建设主要体现在以下几个方面，首先，学校必须配置一定的数据信息采集设备，例如扫描仪、文字识别软件等，能够将学生的档案信息快速、准确的扫描在计算机中，通过保证技术的先进性，使得档案信息在存储过程中尽量减少失误，保证档案信息的真实有效;其次，在档案管理的工作中要坚持遵守科学性、规范性的原则，保证高校档案管理工作先进性的特点，因此，要在相关技术人员的指导下建立较为系统的档案管理信息库和档案信息管理系统，保证档案管理的科学有效性;此外，还要保证网络系统等基础设施的支持，能够达到档案管理者使用互联网进行基本操作的要求。

2.重视在职人员培训

在保证了网络时代下高校档案管理信息化模式进行所使用基础设施的建设时，也要考虑到档案管理工作人员的思想和技术方面的培养。操作者是每项工作进行的根本，如果当管理工作者，没有足够敏锐的嗅觉感应到时代的发展趋势，没有勇气去迎接时代的挑战，没有足夠的创造力，那么高效的档案管理工作无法实现突破和进展。为了增强高校档案管理者的思想和能力建设，高校领导首先要给予充分的重视，按阶段进行思想培训教育，对管理者灌输将档案管理进行信息化的重要性，让他们明白改革和创新的意义，激发他们的创新热情，使他们不仅愿意去接受新思想和新事物，也愿意投身于自身工作的改革和创造，不断地去实践和探究，发掘全新的发展方式。不仅要对档案管理者进行思想上的培训，学校也要定期的聘请校外相关技术人员对档案管理者进行技术培训，使他们熟练掌握档案扫描、档案存储、档案调取等工作，减少他们对新技术设备的适应时间，同时也可以减少一些人为技术性的失误，让他们较快的融入信息化网络时代，只有当档案管理工作者具备了基础操作的能力后，才能够在原有的基础上实现创新和实践，寻找到适应本校档案管理情况的最佳管理路径。

3.构建一体化管理体系

档案管理工作要想实现突破和创新，必须实现较为系统的一体化管理方式，创建科学的管理体系。传统的档案管理模式已经不再适用，新时代的档案管理必须构建专业的管理平台和相对稳定的系统网络。目前各个高校基本实现了局域网络覆盖，甚至很多部门都建立了自己的系统局域网，在一定程度上实现了办公的自动化，高校档案管理工作离不开网络的支持，在进行信息扫描、信息处理与信息存储时，必须保证网络的相对稳定。同时，利用学校进行档案管理的互联网技术，可以对各部门的一些重要文件、图片等信息实现在线保存，在一定程度上可以为构建信息化档案室打下基础。在使用信息化档案管理平台进行档案管理时，要考虑到档案的物理归档方式和逻辑归档方式之间的联系和区别，每个学院上交给学校的档案一般为纸质资料，档案工作管理者要逐渐摸索到纸质资料归档和电子档案管理的连接性，寻找到最佳的转换方式，在一定程度上缩小转换时间，提高工作效率，保证工作质量。

四、结束语

高校档案管理工作存在一定的复杂性，需要相关技术人才通过系统科学的管理模式进行档案管理。在全新的信息化时代下，如何把握档案管理模式发展节奏，如何更好地利用信息化技术，是每一位相关从业人员所要考虑的问题，相信在教育各界人士的努力下，我国高校的各项工作将会取得前所未有的发展。

参考文献：

[1]吴 玲.地方高校档案信息化管理模式研究[J].中国集体经济，2019

[2]王 智，熊华琳，许 艳.网络时代高校档案管理信息化模式研究[J].兰台世界，2018

[3]徐 蔚，王颖蕤.新形势下高校学生党建档案管理信息化模式研究[J].档案时空，2017

基金项目：统筹管理形势下非全日制研究生培养管理改革研究与探索，课题编号：SDYY17067。