以档案管理提高学校管理精准度的实践探索

章雷芬

摘 要：高精准度的学校管理对于促进学校高速发展的意义是毋庸赘言的，而要达到这样的管理境界需要多方面因素的综合作用，其中，档案室所能提供的系统而快捷的信息服务是一个十分重要的因素。以档案管理提高学校管理精准度主要应从以精准信息促进精准化决策、以递进的轨迹促进教师的成长、以信息的智能化促进管理的迅捷化等三方面入手。

关键词：学校管理;档案;精准度;策略

精准化管理最早由我国著名的管理专家陈向航先生提出，其把人作为轴心，追求管理技术与手段的最适宜与最科学，强调对管理对象、管理流程、管理机制等管理要素的精准的管控，目标是管理命中率与正确度的最大化。这既是一种对管理境界的理性期待，也是在科学技术发展到一定程度必然产生的与时俱进的新的理论成果。

长期以来，即便是在学校这样的知识群体中，管理也是在很大程度上依靠经验去进行、依靠惯性去推动，这就在一定程度上造成了管理的盲目性与不科学性。现代管理学强调通过对数据的搜集、分析与处理来做出决策，这样才会最大限度的提高管理的精准度。那么，数据从哪里来呢？作为学校，通过档案管理以精准信息促进精准化决策，通过档案管理以递进的轨迹促进教师的成长，通过档案的快速提取为科学管理提供动力支持，就可以有效实现管理的精准度。

一、以精准信息促进精准化决策

在信息时代，档案管理决不能仅仅满足于把应该保管的资料整理归档，而应该肩负起时代赋予的新的职责。其中，为学校决策提供数据支持是档案管理不容忽视的一项重要工作。

1.提供全方位信息参考

（1）信息收集

应该把学校的档案室建设成学校的信息中心。国家的方针政策、教育行政部门的纲领性文件、各级科研院所、培训机构的各种信息都应该由档案室分门别类的整理好，随时备检。同时，对于兄弟学校的发展信息、学校内部的有关后勤管理、人事管理、教育教学管理等方面的信息也都要有秩序的按年份与种类汇集起来备查。

（2）信息整合

作为学校的档案管理者，要摒弃以前那种只知整理、存档的观念，变整理为整合，及时而准确的把最新的政策方针、教育改革信息与当前教育发展潮流等信息搜集起来，与本校的实际进行有机的整合，与本校发展相关的筛选出来，并变成一种程序化的信息存放状态。例如，国家对教师私自补课行为的措施、对应的省市配套措施、学校的实际情况，按照这种方式呈现出来，可以帮助学校决策快速、准确的找到有用的信息， 可以帮助领导精准的把握宏观大局与微观的现有状况，做出精准化的决策。

（3）信息递延

学校档案室客观的记录了学校发展的全过程，记录了每一次决策的背景、决策结果以及后续的效果等信息。学校档案管理人员要有计划有目的的把学校发展中的重大决策事件整理好，对于每一次决策中的成败得失进行认真梳理， 使信息具有递延效应，为学校的精准性决策提供科学的信息支持。

2.提炼创新因子

任何创新都要有基础，管理创新也一样，所谓推陈出新指的也是通过对原有基础的加工提炼、对过往历史的总结提升，提炼出创新因子，让学校决策富有新意。为此，作为档案管理人员就要注重从诸多的原始信息中看到规律性的内容，提炼出能对领导创新性管理思想形成有帮助的素材。此外，还要在平时的工作中，善于捕捉学校领导的管理智慧，通过信息搜集与整理放大学校领导的决策闪光点，使点连成线、线扩展为面，让学校决策充满创造性。

作为学校档案管理者，一定要有辨别信息价值的能力，还要树立起大局观。为了达到这样的目的就要多学习、勤思考，党与国家的方针政策要学习，必要的档案学、管理学知识也要学，还要思考信息与实际的结合等问题。这样才能有能力做好发现挖掘、整理提炼等工作，进而有效地促进学校的精细化决策。

3.营造人文氛围

决策的精准度也需要一个氛围的烘托与支持，一个适宜的氛围还会对决策的产生起到催生或阻碍的作用。良好的氛围会使决策者动力满满，会吸取良好氛围的精神力量，做出精准化的决策。反之就会阻碍决策的产生，或者使决策的质量大打折扣。为此，学校的档案管理者要从档案管理角度为良好校园氛围的形成做出自己应有的贡献。因为良好的校园氛围是一个逐渐积淀的过程，而很多积淀的物质形式就是档案，通过对档案材料的整理发掘，学校的文化底蕴与内在气质就会展现出来，并与广大教师、学生产生共鸣，形成良好的校园氛围。

为了使这项工作落到实处，除了档案管理人员树立起以档案建设营造氛围的理念，并在自己的工作中付诸实施以外，还要通过开展活动来强化这项工作。例如，可以举办学校发展进程图片展，把学校各个时期的辉煌以图片的形式展览出来，引导教师、学生观看，甚至可以要求学生写观后感。还可以举行优秀校友汇报会，让优秀的校友用他们的奋斗精神激励在职的教师与在校的学生们，为培育良好的校园氛围助力。

二、以递进的轨迹促进教师的成长

学校管理的一个十分重要的任务就是促进教师的专业成长，一所学校是否能够在社会上立足，是否能够最大限度的创造教育价值、产生良好的社会效应在于其有多少名师，甚至大师级的教师。因此，最能体现学校精准化管理的就是一所学校能在多大程度上促进教师的成长。而档案工作恰好可以通过记录、展现教师递进式的成长轨迹的形式促进教师的专业成长，为学校通过教育管理激励教师迅速成长提供精准的一手资料。

1.以成长档案引导教师的人生成长

档案室可以通过为教师建立成长档案的形式实现学校管理的目标，即学校用记录、呈现的方式精准的引导教师的人生成长。可以在档案中设计教师成长规划的项目，档案室引导教师设计好自己的阶段性目标，把短期目标与长期目标结合起来，每一名教师要根据自身的基础性情况，比如教育背景等情况、教育实践状况以及自我期待，要认真思考，使制定出的目标既有引领成长的价值，又切实可行，而且目标本身就具有很强的价值引导性。例如，有的教师根据客观的自我分析，制定了三年成为教學名师的目标，并作出了详尽的发展规划。然后又对这个大目标进行了分解，提出了知识积累、能力提高、科研成果等方面的小目标，制定了达成小目标的具体方案。这样，这名教师的自我规划就具有了动力功能，会激励教师努力拼搏、取长补短，塑造自己事业成就感。

2.以成长档案引导教师专业成长

成长档案不仅会有力地促进教师的人生成长，更会促进教师的专业成长。为了达到这样的目的，学校档案室可以引导教师自己对成长档案进行收集、整理，在这个过程中，他们会看到自己所取得的成绩，也会发现不足。自然地，也会思索成绩取得的原因，存在问题的原因，并提出扬长避短的对策。这就是反思的过程，多次的反思，会让教师的档案呈现一种不断进步的轨迹。同时，在引导教师通过成长档案进行自我反思的时候，还应该引导教师把这种反思与对自己教学行为的预料相结合，两者一旦结合，就会使教师树立起及时调整、优化教学行为的意识，这样一直坚持下去，教师就会形成习惯，即以反思调整教学行为、提升教学行为。在这个过程中，教师就会努力的专研业务，学习理论知识，了解学生，教育诊断能力、随机应变的能力也会提高，而这正是教师专业成长的过程。

3.以成长档案促进教师心理成长

现今社会，教师的工作压力极大，这种压力包括身体上的劳累，也包括精神上的压力，有调查表明，相当一部分教师存在不同程度的心理问题。因此，学校管理的精细化表现为对教师心理成长的关注。而教师成长档案可以让教师感到自己的价值实现所带来的幸福，使教师在教育行动中体验到快乐，这种精神上的满足有助于教师的心理成长。档案管理人员要在教师成长档案中对教师成长过程中的一个个成绩有全面的记录，帮助教师不断的认识到自己的理论修养与实践努力所带来的结晶，这对于提升教师的工作效能感、帮助他们体验教育成功的喜悦有积极的促进作用。按照马斯洛的需要层次理论，档案员要帮助教师在心理上一直达到满足最高层次的需要——自我价值的实现的需要，这对于教师的心理成长具有重要意义。

三、以信息的智能化促进管理的迅捷化

利用大数据时代的技术，让档案的存储、归类、提取智能化起来，当学校管理需要一个信息参考时，只要输入一个命令，相关的档案信息就会按照一定的顺序自然生成，这对于管理的迅捷化反应、反应的精准化都具有革命性的意义。学校可以充分的发挥校内档案管理人员与计算机老师的智慧，开发这样的档案管理软件，也可以与高校合作开发，有了这样的软件，信息的智能化就有了物质保证。即便暂时达不到设计出软件的水平，以目前一般学校的能力，建设专门的档案网站不是一个无法达到的目标。建立起档案网站后，通过网站的信息搜索功能同样可以达到迅速提取信息的目的。

总之，不论任何一种管理，及时而准确的信息都是保证管理科学的有效性的必要条件。作为学校的档案室，应肩负起为学校管理提供及时而精准的信息的重要职责。只有这个职责履行好了，学校管理的精准度才会有效提升。笔者根据自身的理论研究与实践探索，提出了自己对这项工作的一些粗浅认识，希望能起到抛砖引玉的作用，使越来越多的人重视档案工作、注意研究发挥档案在学校管理中作用的方式方法。

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