基于新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策

摘 要：在数字化技术不断发展的背景下，科研单位为了提高档案管理效率，需要进行数字化建设，本文通过增强工作连贯性、提高经济效益、提升管理水平，三个方面对科研单位档案数字化管理的必要性进行了讨论，并从数字化设备不完善、数字化建设意识不高、管理标准不完善，对存在的问题进行了总结，并从提高管理人员专业能力、构建管理系统、引进数字化技术、强化建设意识、完善管理标准，对管理策略进行了讨论。

关键词：科研单位;档案数字化管理;数字化技术

在信息技术不断发展的背景下，数字化逐渐融入到生活、工作中，科研单位中，档案管理较为重要，能够为其科学研究提供理论依据，但在将数字化技术融入到其中时，存在管理人员重视程度不高、没有合理应用等问题，为了改善这一现状，需要有针对性的优化这一问题，构建科学的档案管理方法，为科研工作提供服务支撑。

一、科研单位档案数字化管理的必要性

1.增强工作连贯性。科研单位档案数字化管理，具有增强工作连贯性的必要性，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，科研单位档案整理工作较为复杂，需要消耗大量的人力、时间，但在应用数字化管理方法时，能够优化档案管理工作环节，缩短工作时长，提高档案整理效率。第二，在应用传统方法进行档案管理工作时，存档后查阅需要消耗大量时间查找，增大了档案管理人员的工作量，但在应用数字化管理方法之后，员工可以在系统中输入关键字快速查找，增强了工作的连贯性，提高档案管理效率。

2.提高经济效益。在进行科研单位档案数字化管理时，能够提高经济效益，第一，传统的档案管理工作需要占用大量的空間、人力，导致科研单位需要投入大量的成本资金，对经济效益有一定的影响，但在构建数字化档案管理工作时，可以通过计算、服务器进行工作，达到节约档案管理时间、提高经济效益的目的。第二，在应用传统方法进行档案管理时，一旦在整理中出现问题，会影响档案管理工作的整体运行效率，但在应用数字化管理技术时，能够缩短档案管理工作时间与管理有效性，提高经济效益。

3.提升管理水平。科研单位的档案在进行数字化管理之后，能够提升管理水平，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，由于科研单位的档案数量较多，在应用传统方法进行管理时容易出现管理漏洞，对相关研究分析工作准确性有影响，但在应用数字化管理方法之后，系统能够将档案进行合理整理，提高档案管理的准确性，保障其具有较高的参考价值。第二，在信息技术不断发展的背景下，各行各业都逐渐优化工作方式，科研单位对工作的精确性要求标准较高，应用数字化管理技术，能够达到节约环保、节约空间的目的，不仅提高了企业的经济效益，还能够简化管理工作，推动科研单位运行发展。

二、科研单位档案数字化管理存在的问题

1.数字化设备不完善。科研单位在进行档案数字化管理工作时，存在数字化设备不完善的问题，第一，数字化管理设备运行情况与管理质量有一定的联系，但部分科研单位在构建数字化管理技术时，没有根据科研单位的档案管理需求购置数字化设备，导致在实际应用中，容易出现应用不合理、有效性不高等问题，对科研单位档案管理工作运行发展有一定的影响。第二，现阶段，数字化技术不断发展，科研单位为了提高档案数字化管理的安全性，需要定期进行设备优化工作，但部分科研单位对这一工作的重视程度不高，没有定期进行设备管理，在应用时容易受到病毒的影响，出现档案信息丢失、泄露等问题，对科研单位运行发展有一定的影响，降低了数字化管理有效性。

2.数字化建设意识不高。现阶段，科研单位档案数字化管理工作中，存在数字化建设意识不高的问题，第一，科研单位的档案数字化管理工作运行情况与管理人员的重视程度有一定的联系，但部分科研单位领导缺乏与时俱进的思想，没有按照数字化的发展趋势进行管理，甚至没有为档案数字化管理工作提供资金支持，难以提高数字化管理工作有效性，对科研单位运行发展有一定的影响。第二，由于档案数字化管理工作与传统方法存在一定的差异，员工对这一工作的了解程度不高，在实际工作时容易出现操作失误问题，难以发挥出档案的实际应用意义，对科研单位运行发展有一定的影响。

3.管理标准不完善。在对科研单位进行档案数字化管理时，存在管理标准不完善的问题，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，规范制度能够约束员工行为，提高科研单位档案数字化管理质量，但部分科研单位对这一工作的重视程度不高，没有按照科研单位需求构建适当的管理标准，档案管理质量不高。另外，应用档案数字化管理技术能够提高档案收集整理质量，但由于部分管理人员对管理工作的重视程度不高，部分员工没有按照标准进行工作，对科研单位运行发展有一定的影响。第二，由于科研单位档案数字化管理工作量大，档案整理每个步骤都需要应用有针对性的管理制度，但部分管理人员在构建管理标准时，没有细化构建管理制度，降低了管理有效性，容易出现档案整理不规范的问题，对科研单位发展有一定的影响。

三、新形势下科研单位档案数字化管理策略

1.提高管理人员专业能力。在新形势下，科研单位为了提高档案数字化管理有效性，需要提高管理人员专业能力，第一，档案管理人员的专业能力与管理质量有一定的影响，但档案数字化管理工作与传统档案管理方法存在差异，为了提高档案管理人员对这一工作的了解程度，需要定期开展培训工作，例如：科研单位领导可以聘请档案数字化管理专家，为管理人员讲解数字化管理方法、管理流程等，提高管理人员的专业能力，为档案数字化管理工作运行发展奠定良好的基础，满足科研单位运行发展需求。第二，由于科研单位档案管理工作量较大、较为复杂，一旦在管理环节中存在问题，会对档案管理工作运行发展有影响，为了提高档案管理人员的管理责任意识，科研单位可以借鉴国外档案管理方法，构建一支专业能力较强的队伍，例如：科研单位领导可以先分析档案管理策略，整理其中的优点与缺点，并将其中的优点融入到科研单位档案管理中，提高档案管理水平，推动科研单位运行发展。

2.构建管理系统。新形势下科研单位档案数字化管理时，需要构建管理系统，第一，完善的数据管理系统能够保障档案管理稳定稳定运行，增强各个环节的连接性，避免出现管理漏洞的问题发生。另外， 在构建完管理系统之后，为了保障这一管理系统具有应用有效性，需要在应用一段时间之后开展档案管理会议，了解这一管理系统存在的问题并优化，推动科研单位运行发展。第二，在构建管理系统之后，为了提高管理有效性，可以先了解国外应用的管理系统，并按照科研行业、数字化技术的发展方向进行构建分析，提高档案数据管理的有效性，满足行业发展需求。

3.引进数字化技术。在新形势下科研单位档案数字化管理为了能够优化发展，需要引进数字化技术，具體可以通过以下两个方面来了解，第一，档案数字化技术与科研单位发展情况有一定的联系，在数字化技术不断发展的背景下，一旦科研单位没有定期优化数字化技术，档案系统会受到网络环境的影响，出现档案丢失的问题，为了改善这一现状，提高档案应用的科学性，需要科研单位提高资金投入力度，引进先进的数字化技术，优化科研单位档案数字化管理系统，为科研单位的研究工作提供依据。第二，为了提高数字化技术引进的有效性，需要先对科研单位的发展需求进行分析，并引进相应的数字化技术，推动科研单位运行发展。另外，科研单位档案极为重要，为了提高管理技术的应用有效性，需要在引进数字化技术时，将提高档案完整性、使用率作为重点内容，发挥出档案管理的实际意义。

4.强化建设意识。科研单位档案数字化管理为了满足新形势的发展需求，需要强化档案管理人员的建设意识，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，现阶段，部分科研单位档案管理人员的数字化档案管理意识不高，在档案管理工作中容易出现失误问题，对科研单位运行发展有一定的影响，为了改善这一现状，强化管理人员的建设意识，需要科研单位领导提高对数字化建设的重视程度，深刻了解这一工作的含义，为数字化管理奠定良好的基础。第二，由于科研单位档案数字化管理工作在运行时，需要投入大量的资金，购买先进的设备，为科研工作运行发展奠定良好的基础。

5.完善管理标准。科研单位档案数字化管理在运行发展时，需要完善管理标准，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，管理标准能够约束员工的行为，在对科研单位进行档案数字化管理时，为了提高管理的有效性，需要档案管理各个部门加强联系，构建管理制度时各个部分的工作内容、工作责任明确，之后进行整理，保障这一管理制度能够满足科研单位的应用需求。例如：在完善管理标准时，为了提高管理标准的规范性，可以对其他科研单位应用的管理标准进行分析，总结其中的优点并融入到科研单位中，提高档案数字化管理的有效性。第二，由于数据库之间的类别存在差异，为了保障档案整理工作具有较高的质量，需要有针对性的进行整理分析，提高档案数字化管理的规范性。

综上所述，在新形势下进行科研单位档案数字化管理工作时，为了提高数字化管理的科学性，需要先对科研单位档案数字化管理情况进行分析，并将数字化技术融入到其中，构建具有针对性的管理制度，提高档案管理的规范性与科学性，另外，科研单位还需要定期开展数字化管理培训工作，提高档案管理人员的工作责任意识与档案管理能力，为科研工作运行发展奠定良好的基础。

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作者简介：姜霁纯（1976-），女，汉族，中级职称，硕士研究生，就职于天津社会科学院