信息化时代高校校史档案的价值与利用

摘 要：高校校史档案是学校在建设发展过程中经过长期积淀而形成的有价值的资料。高校校史档案的有效利用，对高校品牌建设、文化传承、教学改革、科研创新等活动具有重要意义。文章从高校校史档案的价值入手，阐述了加强校史档案利用的重要性，同时对信息化时代校史档案利用存在的问题进行了分析研究，提出了强化资源整合、推进信息化建设、提升公众参与度以及搭建微信公众号等相应对策。

关键词：高校校史档案;信息化;价值;利用

校史档案是指一所学校在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。高校校史档案是高校发展历程、文化传承的载体，也是高校创建、变迁、发展、壮大历史过程中长期积淀形成的有价值的资料，具有宣传、文化、教学、科研等多元化的价值。如今，档案管理的信息化使校史档案的收集和利用更加便利，但资源系统化整合的缺乏、档案利用服务单一、校史档案收集与利用社会参与度低等问题也在一定程度上限制了校史档案资源的进一步开发和利用。对此，高校档案工作者应充分认识到校史档案的价值，准确把握信息化时代校史档案利用存在的问题并采取相应措施，以保证校史档案能够更好地服务师生、服务高校、服务社会。

一、高校校史档案的价值

1.宣传价值

与高校其他档案资料有所区别的是，校史档案面向的对象不仅包括高校内的学生、教职工，还包括校外的社会公众。对于校内来说，校史档案涵盖了丰富多样的图文资料、实物展示，充分体现了学校发展的历史脉络和文化特色，包含了全体师生员工的良好精神风貌和行为规范等优秀元素，通过积极的宣传，使其润物细无声地不断熏陶和感染着广大师生，并在他们的思想中融入长期积淀的本校特有的大学精神，增强认同感和归属感，从而激发师生爱国爱校、奋勇拼搏、报效祖国的动力情感，进一步增强责任感和使命感，凝心聚力，营造积极向上的校园人文环境。另一方面，对于校外来说，高校的校史发挥着社会宣传功能，校史档案中杰出校友资料、办学特色、科研成就、师生获奖情况等等，这些在宣传了高校办学实力的同时，也展示了高校悠久的历史和丰厚的文化底蕴，让社会能够更全面地了解和认识高校，扩大了影响力，提升了学校的美誉度，从而获得更多的社会支持，有利于进一步推动校企合作，同时也是高校最好的招生宣传。在信息化时代，档案管理方式不断更新，校史档案的宣传也更加便利，高校应把握机遇，借助信息化手段不断整合档案资源，深刻挖掘校史档案中蕴含的宣传价值。

2.文化价值

高校一直是各种文化趋势聚集的地方。在全球化背景下，各种新事物、新思想和新理论对大学生的思想产生了重大影响，产生了本土文化和外来文化、传统文化和现代文化之间既相互冲突又相互融合的现象。目前，高校校园文化整体呈现出良好的态势，正稳步朝着健康积极的方向发展。但也存在不容忽视的问题。如：校园文化中各种亚文化的融合危机，主流校园文化可能被某些不良文化所侵蚀等等。信息化时代，如何使一脉相承的校园传统文化与多元文化在不断碰撞中相互融合并从中获取能量不断创新发展？这是值得大家深思的。高校校史档案是高校发展历程中长期积淀起来的，其逐步形成的包含办学特色和理念、校风校训等在内的独具特色的校园文化，蕴含着丰厚的大学精神和文化底蕴，是一所学校的根和灵魂，对师生的人生观、价值观等具有潜移默化的作用，是进行大学生思想政治教育的宝贵素材，促进良好氛围的形成，体现了高校主流文化的传承与发展，形成向心力和凝聚力，激发莘莘学子自强不息、爱国爱校之情。通过对高校校史档案资源的进一步开发和利用，有利于促进其文化功能的发挥，在不断传承学校主流文化精髓的同时，与时俱进，把握时代脉搏，不断创新发展，进而帮助高校在竞争激烈的环境中保持自己的个性、风格和独特的文化特色。高校文化不是一成不变的，随着教育体制改革、经济发展和教育理念的不断变化，高校文化在不同时期呈现出不同的特点。通过对校史档案资源的挖掘和利用，高校管理人员能够更直观的了解到在特定历史条件下高校文化呈现出的发展趋势，并从中找出共通的脉络，进而正确引导高校文化建设和发展的方向，营造积极向上的人文氛围和校园环境，让广大师生从中受益并全面健康发展，从而增强学校自身的竞争力。

3.教学科研价值

高校担负着人才培养和学术创新等职能，教学和科研是其主要工作方式。因此，高校拥有规范性的教育教学和浓厚的学术氛围。校史档案是高校从事教学、科研活动的缩影，涵盖的内容十分广泛，涉及了学校在各历史阶段直接形成的有纪念、收藏、展览价值的纸质类、电子类、声像类、实物类等资料，这其中就包含具有较高价值的科研档案和内容丰富的教学档案，如：记载了一些专家学者、知名教授在教学科研活动过程中的相关数据和研究成果等众多第一手资料，这些弥足珍贵的档案材料便于后人理清脉络，进行系统归纳，是学术研究和创新的重要参考依据和前提条件。此外，校史档案还记录了高校教学活动、育人理念、培养方案等教学领域相关内容的变迁，是提高教学管理水平、完成教学任务和推进改革的重要保证。

总之，校史档案记录了高校教学活动和科研活动等方面大量的信息，在展现了教学、科研的成果和实力的同时，通过分析总结发展过程中的经验教训，扬长避短，从而达到拓宽思路、科学决策的目的。

二、信息化时代高校校史档案利用存在的主要问题

1.档案缺乏系统化整合，信息化程度低。

一直以来高校都注重对校史档案的收集和整理，目前我国大多数高校都设有专门的校史档案室或校史馆用以储存校史档案，但随着高校自身的发展和档案管理方式的不断革新，校史档案的种类、数量、收集方式、保存方式与过去相比发生了极大的变化。与其他类档案有所不同的是，校史档案的种类和载体都十分广泛。如学校获得的荣誉奖状、社会名流参观学校留下的照片和演讲稿、学院各个时期重大科研成果等都属于校史档案，同时每种档案的载体也是多种多样的如实物、文字、录音、录像等。而目前我国大多高校对于校史档案没有形成较完善的资源链条，很多档案材料没有被充分利用起来。国内很多高校校史电子博物馆早在2000年就开始建设，受限于当时的技术水平，高校仅对校史档案的基本管理和利用进行了信息化规划，没有给后续的开发和利用留下空间，这就导致了校史档案的开发与利用系統要么独立于整个管理系统之外，要么就需要将电子博物馆进行“推倒重建”，这就会大大增加管理成本。并且，在电子博物馆建设完成后，很多高校忽略了其日常的更新和维护，部分高校电子博物馆网站适配的浏览器版本都已十分老旧，许多代码错误没有进行修改。由于缺乏系统化整合，信息化程度较低，使得校史档案形成了数据孤岛，封闭的环境直接影响了校史档案资源的开发与利用。

2.档案利用服务单一，社会参与度低。

社会参与度低主要体现在两个方面：一是收集工作参与度低。高校校史档案种类的复杂和数量的庞大增加了档案收集的难度，因此很多高校在进行校史档案收集时一般采用动员社会力量的方法。在高校的网站上都发布征集校史资料的信息。但从其具体的内容上看，还缺乏对资料提供人的激励，大多数的公告里只涉及征集内容、征集范围和征集内容等，资料提供人完全是凭着作为校友的荣誉感参与进来的。同时，由于涉及到很多实物档案，其在运输过程中所产生的运费由谁承担也没有做出说明，这也一定程度上影响了社会公众的积极性;二是档案利用的参与度低。如今档案信息化建设已开展多年，但系统功能较为单一。如，许多高校电子博物馆承担的功能更多的还是向公众展示信息，基本上以图文和视频浏览为主，连基本的查询、检索等功能都较为缺乏。系统功能单一的问题也造成了校史档案资源的浪费，限制了校史档案的进一步利用，很大程度上影响到校史档案价值的实现，应引起档案管理部门的足够重视。

三、高校校史档案提高利用率的途径

1.强化资源整合，推动资源共享。

高校校史档案资源主要有学校馆藏档案、异地档案复制、校史考证与采访、征集和捐赠等几种来源。首先，要对收集到的校史档案资源按照价值、载体、形成时期等几个方面进行分类，有计划地整合档案资源并全部进行数字化处理，为校史档案资源库的建立打下良好基础。其次，要通过优化档案智能检索推动校史档案的在线利用。利用管理系统信息化、校史档案资源数字化、服务方式在线化等推动校史档案提供更加全面的服务，拓宽各种渠道提高校史档案的开放程度和利用率。第三，推进高校间校史档案共享平台的建设，从历史渊源、专业建设等维度建立校史档案资源共享合作机制，集合更多高校的力量共同进行校史档案资源的开发与利用，推动高校之间校史档案的互通互联，进而促使使用个体、管理机构及其他相关机构能够在一个平台下进行更加通畅的交流与共享，资源共享有助于發挥校史档案的整体优势。

2.推进信息化建设，创新校史档案服务方式。

将信息化运用于高校档案服务利用，要充分体现信息化建设带来的技术优势，以完备的技术支撑基础促进信息化与高校档案服务利用的深度融合。一方面，要利用现代信息技术对档案管理系统、安全体系建设等基础设施进行优化提升，有针对性地对一些服务利用的弊端进行技术上的改善。不断完善校史博物馆门户网站的建设，并搭建高速网络环境，优化查询、检索服务，定期进行维护更新工作，及时解决浏览器适配、图片显示等基础性问题。在此基础上，根据人们对信息需求的不同方式，进一步丰富创新网站的服务方式，开展在线预约、在线浏览服务，也可开设网站互动交流区，实时分享资源信息，为用户提供更为个性化和多样化的服务，形成档案信息化服务的良性循环。另一方面，要通过信息化建设逐步丰富校史档案的展出工作，在校史档案资源集成化、体系化的基础上探索电子博物馆的更多功能。目前有很多高校校史馆引进了VR技术，但在VR录音里参观者只能被动跟随录音进行参观，对此可根据参观者的身份、兴趣进行个性化讲解模块的定制，使其与虚拟现实技术相结合，进而增强参观的自主性。

3.动员社会力量，提升校史档案参与度。

校史档案的利用需要大量档案信息资源予以支撑，因此要动员社会力量进行广泛征集，以丰富校史档案资源的种类和数量。在征集过程中要注意以下几个方面：首先，高校校史档案的征集要与当地的文化和历史有机结合，从中挖掘出高校与地方一脉相承的精神内在，从而形成自己独特的精神气质和文化品质。其次，校史档案征集的主题应具体明确且可操作性强，要让捐赠者认清自己手中具有档案价值的物件并引起重视，自觉进行捐赠。再者，要提高社会公众提供档案资料的积极性，对于提供并最终采纳的有价值的资料，要适当予以奖励，以精神鼓励为主、物质奖励为辅。如，对捐赠者颁发证书，以资表彰。此外，也可采取一些有偿征集的方法，对经鉴定确有价值者，可向个人支付适当报酬。最后，要拓宽收集渠道，档案资料应以电子资料为主，可建立QQ群、微信群，让校史档案资料提供人线上发送，即简化了流程，又使得资料整理和分类更为便捷。从档案利用的角度上来看，要通过简化利用流程和丰富利用渠道提来高档案利用的参与度。简化校史档案查询流程，逐渐将纸质化申请过渡到线上申请或线上授权，对档案的保密性进行阶段性评估，逐渐放开档案查询范围。同时丰富服务渠道，同步线上和线下工作，给用户提供更多的选择，以提高校史档案的利用率。

4.借助微信公众平台，探索校史档案利用新方法。

电子博物馆网站的建设以及校史档案与信息化建设的融合周期较长，且消耗的人力物力也较高，因此高校档案管理部门同时还可以选择借助微信公众平台探索校史档案利用的新方法。首先，在微信公众平台的搭建上，要依据校史档案资源进行分类：馆藏珍品、讲解员介绍、微课堂、历史成就、近期成就等等，同时善用微信公众号的技术优势，开通在线预约、在线查询、关键词检索和回复等功能。其次，在内容上进行创新，深入挖掘馆藏资源，唤醒沉睡的历史档案。可根据微信公众号内容发布的规则进行主题创作，如周一进行杰出校友介绍、周二介绍馆藏资源、周三介绍历史事件，培养师生定时查看公众号的习惯，逐步形成常态化机制。再次，加入用户反馈体系。在公众号中设置用户反馈模块，针对公众号使用存在的问题和不足、用户感兴趣的内容等方面问题进行系统的收集。根据用户反馈的内容不断优化公众号的建设，同时通过对用户感兴趣内容的分析进行新主题活动的组织。

总之，信息化时代高校档案部门应充分认识到校史档案的重要地位和价值，与时俱进，丰富创新服务方式和方法，拓宽思路，改善措施，提高利用率，实现档案信息资源的快速交流共享，为用户提供高效便捷优质的档案服务。

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作者简介：施秀平（1974-），女，福建福安人，副研究馆员。主要研究方向：档案管理。