大数据时代高校数字档案共享服务研究

摘 要：科学技术的不断发展、电脑的普及、网络的应用、数据不断的累计，社会进入了数字信息化时代，在这种局面下人们数据的需求越来越大，以往的纸质数据已经不能满足人们的需求了，在这种情况下数字档案就成了人们的首选。在大数据时代背景下，高校在校园信息化过程中产生和积累的数据已经具备了大数据特征，从海量数据中提取出有价值的信息归档保存和提供利用具有重要的意义。所以这就要求高校档案管理部门要与时俱进，极进行改革从而打破传统观念的束缚，促使是规范化、规模化的发展，高校数字档案共享服务的建立，提高了档案管理服务质量，提升了高校数字档案应用价值，促使高校档案管理现代化发展。此文会针对大数据时代高校数字档案共享服务研究，针对性的给出建议。

关键词：大数据时代;数字档案;共享服务;高校

随着移动互联网、云计算、“互联网+”、物联网等网络的发展，整个人类社会已经进入了数字信息化时代，换句话说，我们已经处在大数据的时代，不管是家庭还是社会，高校也不例外。尤其是近些年来，许多高校在科学研究与社会调查中产生的数据呈爆炸式增长，如数学中的指数函数一样，短短几年就已经积累了大量的数据。由于这些数据种类多样，形式丰富，给高校的档案管理带来了诸多的不便，传统的档案管理已经跟不上数据的产生了，这就要求我们转变观念，积极树立大数据时代档案服务理念，建立数字档案管理以应对各类档案用户的不同需求。

一、数字档案共享服务的意义

1.解决查询档案难的问题。在大数据时代下，高校改变传统档案模式，化实为虚，由纸质档案转变为数字档案。查找档案时，由于以前是纸质档案，需要数据时，需要在书山字海里找出数据，查找工作非常不便，有其是当遇到所查找的数据含糊时，经常会在相关档案馆里逐一查找排除，遇上数据不全时，导致数据分析不够全面，调研无法进行，科学研究无法开展。高校顺应大数据时代的要求，建立数字档案，将数据全部由电脑输入进网络，当需要数据时，不用去档案馆或图书馆排队等待，在家里或学校用电脑和手机随时随地可以查到自己需要的数据，将数据共享到自己的网络中，体现了在大数据时代查找信息的便捷。

2.准确定位所需档案。高校将纸质档案全部进行数据化，建立数字档案，将纸质数据全部录入电脑，整合了各档案里的全部数据，将其逐一的进行分析与整理，建立总目錄包含多个分目录，将数据进行拆分合并，建立全新的联系，逐一归到各自的目录之下，建立数据库，进行数据共享，有利于档案数据进行收集反馈，从而确定需求方向，改进服务，提高服务质量，以便更好的服务他人。这就使得整个高校的档案变得极其完整，极大地方便了高校开展学术研究、科学研究、社会调研、学科培训、课外阅读。提高了效率，使学生与学校更紧密的联系起来，更好的发挥高校的作用，以便更有价值的利用数字档案。

3.加强交流与合作。高校建立数字档案，建立档案库，共享数据，加强了学生之间的交流，学生可以通过网络查找到其他人的数据，互相交流，加强了学生之间的联系，同时学生之间相同的科学研究可以一起合作互补，增强了学生团队合作意识，同时增加新的科学研究项目与社会调研项目，学生或者老师可以将科研成果或调研结果上传到学校网络，供他人查看，从而加强学生与老师之间的交流，为自己和他人提供知识，丰富了高校知识库。数字档案的建立，扩大了服务范围，高校的服务不只是本学校的学生更是加强了同其它学校的联系，加强了学校之间的交流与合作，共同探讨学术研究，开阔了学生的眼界，提高了学校本身的文化内涵为学校成为著名学府打下了基础。共享服务还包括了高校与社会，不只是学生本身，社会上的其他社会人都可以上高校的网络查找自己需要的档案数据，促进了社会文化的发展，转变了社会风气，提高了人们文化修养，促使社会越发的稳定与繁荣。

二、数字档案共享服务存在的问题

1.数字档案存在不准确性。在大数据时代下，由于数字爆炸产生的数据多到无法形容，这时高校共享数据时，辨别数据的真伪尤其重要。众所周知，高校数字档案的建立，是为了体现了数据的便捷性，而如何在确保便捷的的情况下通过互联网发挥数字档案的准确性，就成了一个不可忽视的问题。尤其是数据不止有真数据，还能有假数据;不止有客观存在的，还有主观捏造的;不止有真实发生的，还可能有传递时人们产生误解的，不止有完整的，还有片面的。这时我们建立数字档案进行共享，数字档案的真实性就有待鉴定，录入数据是，数据的完整性就有待丰富。在整个过程中，准确性是数字档案的重心，如果通过网络下载的数据档案可以被删减、篡改，那么高校所提供的数字档案就不具备数据的可靠性，也就不具备真实效力，大大削减了高校数字档案的共享服务[3]，人们就会对高校产生不信任，高校产生信誉危机，对学生和其高校本身的发展都会产生不利影响。

2.数字档案容易泄密。高校数据档案由于全部从纸质数据转化过来，通过电脑输入进网络，全部归在高校网络中，供全部人查阅。由于数字档案的特殊性，人们可以通过不同的终端进入网络查找数据，通过私人手机、电脑直接下载数字档案。尤其是有些黑客无视网络安全法，通过非法的途径下载数字档案。由于有些数字档案其本身的特殊性，如最新的研究报告、科学研究成果、学校内部人员的通知等都不是面向全体大众开放查档的，因此如何确保数字档案要不泄密，其数字档案共享服务对象的授权尤为重要。

3.数字档案过于零散。高校数字档案管理时，由于录入时缺乏合理化，没有统一性进行数据的分析整合，就将数据一股脑通过电脑录入到网络中建立数字档案，数字档案之间没有联系，同时也由于管理系统的不同，无法将数据进行统一管理，数字档案处于零散状况，不能合理有效的利用，无法发挥数字档案应有的价值，致使高校数字档案管理整个处于不理想状态。查找数据时，无法共享服务，服务质量处于低质量状态。

4.数字档案缺乏深入挖掘。在大数据时代下，高校数字档案共享服务过程中，高校数字档案处于主导地位。数字档案管理时，进行数据录入时，数据缺乏深入挖掘与利用。通过网络下载数据档案时，由于都是表面数据，无法将潜在数据利用起来，无法帮助到他人，不能提供更好的共享服务，致使高校数字档案共享服务受限。

三、数字档案共享服务解决的措施

1.对数字档案进行鉴定。要确保在大数据时代下高校数字档案的准确性，就必须对数据的真伪进行鉴定，高校数字档案的建立，是为了体现了数据的便捷性，我们不能为了数据的便捷性就牺牲了数字档案的准确定。针对于此，我们必须转变观念，掌握敏锐的思维方法和领先的技能。通过对数据的来源进行确定，防止发生在美国的事情记录成英国的某件事，通过对数据的时间记性鉴定，不能把明明没有发生的事写成过去发生过的事件，通过对数据发生的原因进行佐证，防止出现情理上说不通却发生的事录入系统。还可以综合运用数理统计方法对数据进行鉴定，通过数学统计、数学方法的多种操作对数据进行真伪检测，确保被下载的数字档案是完整的，是可靠的。通过这样的方法建立的数字档案是准确的，才能提供高质量的共享服务，以此建立高校数字档案共享服务。

2.保证数字档案安全。要确保在大数据时代下高校数字档案的保密性。其高校可以通过用户访问建立权限，通过网络授权，建立用户权限，由不同的账户密码的登录来确保数据档案的准确性。电子签章是伴随着信息网络技术的发展而出现的一种安全保障技术，目的就是通过技术手段实现传统的纸面签字或者盖章的功能，确保提供的数字化档案内容不被编辑、篡改。

3.对数字档案进行加工。要确保在大数据时代下高校数字档案的联系性，将零散的数字档案归纳整理，需要结合高校实际的档案管理现状、档案管理内容将数字档案进行统筹协调。大数据背景下，采集到的数据起初是零乱、冗余、复杂的，甚至错误的数据也被存储，这些冗余、错误的数据势必影响到后续数据分析的质量和效果，因此必须对初始的数据进行处理建立数字档案。将高校积累的数据加以建设按照金字塔形，通过录入、处理、检索、分析、展现等阶段分析数据的内在特点和规律，从而将数据进行提纯、整合建立分目录，形成多元化的，将零散的数据统合起来。高校可以通过同一个系统，将全部的数字档案归在一个大档案中，通过关键字，把不同的档案建立联系，形成一个个不同的整体，搜索数字档案时，高校提供的服务就是一个整体服务，而不是一个个零散的服务。

4.对数字档案进行深入挖掘。要确保在大数据时代下高校对数字档案进行深入挖掘。需要建立全覆盖的档案资源管理体系，对档案内部的结构与布局进行调整，实现数字档案资源共享，在共享過程中深入挖掘其中的信息。高校数字档案不仅涉及多个学科，学科之间没有太大联系，致使数据资源的挖掘、分析、存储和利用难度大。而且数字档案的资源来源于多个部门，可以是文科也可以是理科;来源的途径也多种多样，可以是手机上传还可以是电脑。高校必须为档案部门、信息化部门管理数字档案提供必要的条件，如提供数据管理和数据建设的职能，使之能够对数据资源行使统筹规划、组织协调、指导监督等职责。高校各职能部门应摆脱各自为政的管理模式，避免信息孤岛的局限，档案馆、信息中心、图书馆、党政办、人事处、财务处、学生处等诸多部门协作配合，开展信息资源共建共享，共同构建学校大一统信息资源体系，为高校数字档案共享服务提供方便。

四、结语

大数据时代下高校对数字档案共享服务的开展有重要意义，因为其共享服务有别于其它档案服务，对于高校数字档案，只有我们主动地去收集数据、保护数据、挖掘价值，维护数据有效性才能提供更好的共享服务。只有我们不断对高校数字档案进行探索，高校才能更好的为我们提供服务，才能正确引领潮流把握服务的全新方向。

参考文献：

[1]高汉松，桑梓勤.医疗行业大数据生命周期及治理[J].医学信息学杂志，2014，（9）：7-11.

[2]严霄凤，张德馨.大数据研究[J].计算机技术与发展，2013，（4）： 168-172.

[3]孟小峰，蔡 祥.大数据管理：概念、技术与挑战[J].计算机研究与发展，2013，（1）：146-169.

作者简介：苏立（1975-），男，湖南汨罗人，民族：汉，本科学历，研究方向：党建及思想政治工作。