试论大数据下的行政事业单位信息化档案管理

摘 要：本篇文章首先对行政事业单位档案管理的意义进行阐述，从档案管理体系不完善、档案管理现代化水平较低、档案管理人员综合素养有待提升、缺少各类档案综合管理等多个方面，对大数据背景下行政事业单位信息化档案管理存在的问题进行解析，并以此為依据，提出大数据环境下加强行政事业单位信息化档案管理的优化对策。

关键词：大数据;行政事业单位;信息化;档案管理

在大数据背景下，随着信息化技术水平的不断提升，传统档案管理已经不能满足时代发展需求，逐渐朝着信息化管理方向发展。从信息化档案管理角度来说，其对行政事业单位档案管理发展有着直接影响。信息化档案管理可以把文字信息转变成数据信息，提升人员应用效率，并且还能延长档案信息保存时间，把行政事业单位档案信息集中整合，汇总到统一的系统中，便于信息数据应用和查阅。

一、行政事业单位档案管理的意义

在行政事业单位运营发展过程中，获取的各项结果及运营发展过程中经历的各种事件都需要记录在对应的档案中，行政事业单位运营发展需要得到历史信息的引导和支持。通过档案管理可以对历史事件发展情况进行汇总和分析，便于行政事业单位在今后运营发展中制定发展决策。行政事业单位档案作为对自身长期运营发展的汇总，对行政事业单位今后运营发展起到了关键性的作用。实现档案科学应用是档案管理的主要目标，对档案应用具体展现在行政事业单位决策及司法调查等环节中，档案内容能够真实的展现出行政事业单位历史发展状况，可以给行政事业单位制定决策提供数据支持，也是司法调查过程中核心要素，所以加强行政事业单位档案管理是非常必要的。

二、大数据背景下行政事业单位信息化档案管理存在的问题

1.档案管理体系不完善

当前，我国大部分行政事业单位在开展档案管理工作时，没有结合大数据发展需求，构建完善的档案管理体系，同时行政事业单位管理工作人员没有意识到信息化档案管理在单位发展中起到的作用，并且对档案管理执行情况监管力度不严。因为档案管理自身存在一定特点，大部分档案管理工作人员普遍认为档案管理工作比较枯燥、乏味，没有给予高度注重，没有把大量时间和精力放置在档案管理活动中。正是因为受到行政事业单位领导人员以及基础人员这种思想理念的影响，使得行政事业单位没有科学完善的档案管理体系，档案管理工作较为落后，阻碍行政事业单位档案管理水平提升，严重影响行政事业单位档案管理工作更好开展。

2.档案管理现代化水平较低

即便随着大数据时代的来临，我国社会信息技术水平得到了提升，但是档案信息化管理工作没有得到充分实施，也没有把现代化技术和理念运用到行政事业单位档案管理活动中。因为档案管理技术比较繁琐，档案管理工作过于随意。再加上行政事业单位对档案管理部门投放力度不高，诸多电子设备均不能满足现代化行政事业单位档案管理要求，部分档案管理软件无法达到档案信息传递和共享的效果，影响行政事业单位档案管理信息化效率的提高。

3.档案管理人员综合素养有待提升

档案管理工作人员作为档案管理工作实施的执行者，其综合水平和素养将直接影响行政事业单位档案管理结果。在大数据环境下，行政事业单位档案管理工作人员不但要掌握充足的专业知识，同时还要具备一定的计算机操作技巧。然而，结合当前情况得知，我国大部分行政事业单位档案管理工作人员综合水平有待提高，部分管理人员掌握的档案管理知识比较片面，普遍认为档案管理工作在行政事业单位运营发展中发挥的作用比较小，不具备较强的职责意识和荣誉感，这给行政事业单位档案管理问题出现提供了条件。

4.缺少各类档案综合管理

由于行政事业单位档案类型比较多，其中包含了会计档案、项目档案、行政档案等。现阶段，我国部分行政事业单位对各个档案管理力度不强，没有对档案类型进行细化，不同档案采用的管理方式存在差异。现阶段，行政事业单位档案管理比较混乱，严重阻碍行政事业单位档案管理水平的提升。

5.档案开发利用存在问题

在大数据环境下，行政事业单位档案开发和应用都需要借助计算机技术来实现。信息化档案管理即便可以给相关人员工作开展提供便利，与此同时也会面临诸多风险因素。信息化档案管理过程中，将会受到网络安全因素的影响，容易遭受不法人员的入侵，或者由于计算机硬盘自身出现故障，给档案信息安全带来影响，导致行政事业单位档案信息出现丢失或者失效等状况。现阶段，行政事业单位档案信息应用水平有待提升，容易出现人力资源或者物力资源大量消耗状况，信息化档案管理往往需要借助档案管理软件来实现管理。当前档案管理软件存在诸多问题，功能不齐全，用户在档案寻找和应用过程中，操作不便捷，严重影响行政事业单位档案应用水平的提升。

三、大数据环境下加强行政事业单位档案信息化管理的优化对策

1.科学构建档案管理体系

随着大数据时代的来临，为了保证行政事业单位档案信息化建设工作顺利进行，需要转变思想理念，给予档案管理工作高度注重，加大档案管理执行情况监管，同时调动职工工作积极性，让其明确档案管理的必要性，各司其职，将档案管理工作落实到实处。并且，行政事业单位还要结合档案信息化管理要求，适当的加大档案管理投放力度，档案管理需要利用现代化技术和设备来满足单位应用要求。因此，行政事业单位需要结合实际状况，通过科学构建档案管理体系，规范和约束档案管理工作人员工作行为，通过构建完善的档案管理体系，可以给后续档案管理工作有序进行提供支持。

2.提升档案信息化管理水平

在大数据环境下，给档案管理工作开展提出了严格的标准。所以，行政事业单位需要结合实际情况，把现代化技术运用其中，通过实现档案信息化管理，促进档案管理效率和水平的提升。因此，行政事业单位需要注重对档案管理人员的培育，让其掌握充足的计算机操作技巧，并且让管理工作人员可以熟练的应用各种现代化设施，促进行政事业单位档案管理水平的提升。此外，互联网作为档案管理的核心要素，能够提升档案信息化管理水平。因此行政事业单位需要结合时代发展需求，积极响应信息化时代发展号召。

3.提高档案管理人员综合素养

人员专业水平将直接影响档案管理效果，行政事业单位为了实现档案信息化管理效率提高，需要給予档案培育工作充分注重，加强档案管理人员培育，给档案管理工作顺利进行提供条件。因此，行政事业单位需要定期开展专业培训工作，并要求培训机构进行引导，提升档案管理人员专业水平。并且，行政事业单位需要采用必要的激励对策，引导管理人员参与学习活动中，例如针对工作表现比较理想的职工，提供适当的激励。除了专业知识以外，行政事业单位还要重视职工素养培育，例如职业素养、价值理念等。管理人员综合水平将。决定档案管理质量，因此，行政事业单位需要注重对档案管理人员的培育。

4实现各部门档案的综合管理

行政事业单位档案管理划分为诸多类型，为了便于后续档案管理和应用工作的开展，在档案分类方面需要做到精准合理。在落实信息化档案管理工作过程中，应该保障档案信息的真实性和精准性，档案管理工作人员应该具备专业水平和职业素养，保证档案信息分类精准、规范。同时，还要全面提升行政事业单位各个部门档案管理意识，让各个部门在档案记录过程中可以秉持严谨认真的工作态度，从基础上实现行政事业单位档案管理水平的提升，引导信息化档案管理工作的有序进行。以某行政事业单位为例，在落实档案信息化管理工作时，该单位结合自身实际情况，颁布了档案信息化建设实施方案，并把数字化档案建设当作核心，把档案信息化建设当作依据，实现单位各项档案信息资源的整合，实现档案信息数字化以及标准化，从而促进行政事业单位档案综合管理质量的提升。

5.强化档案管理软件性能

在大数据环境下，在开展信息化档案管理 工作中，档案管理软件在其中起到了重要作用。所以，通过加强档案管理软件问题处理，可以保证档案管理工作的有序落实。档案管理软件的不断更新，新型软件在某种程度上能够改善旧版本中的各种漏洞，行政事业单位档案管理工作人员需要定期进行档案软件系统更新，从而引导行政事业单位信息化档案管理工作的优化和完善。

四、结束语

总而言之，档案管理作为一项管理型以及专业性的工作，在大数据环境下，信息技术成为了档案管理中的核心内容，让档案管理方式发生了改变。即便信息化档案管理能够引导行政事业单位档案管理水平的提升，但是当前行政事业单位在开展信息化档案管理工作时，依旧会存在诸多问题，因此，行政事业单位需要结合实际情况，做好档案管理方式优化工作，加强档案管理体系构建，从而促进行政事业单位档案管理水平的提升。

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作者简介：赵俊增（1976-），男，山东淄博人，档案馆员，本科学历，从事档案管理制度建设和管理水平提升。