事业单位档案数字化建设路径研究

文慧

摘 要：对于当前事业单位档案发展来说，数字化已经成为必然的趋势，通过数字化建设能够最大限度提高档案管理效率，实现档案的优化利用，有利于事业单位的日常管理。因此，本文首先分析出事业单位开展档案数字化管理的意义，然后探讨出当前数字化建设中存在的问题，最后从制度建设、人才培育、信息技术运用等方面提出建议，希望有利于事业单位档案数字化建设，促进我国档案管理事业的发展。

关键词：事业单位;档案;数字化;路径探究

1 引言

当前，我国事业单位在档案数字化领域表现出资金匮乏、技术落后、相关制度尚不完善、管理人员缺乏专业素质等问题，严重阻碍了档案数字化的建设发展，不利于提高档案管理的效率和效益，也会进一步影响事业单位其他方面的日常管理工作。为此，通过本文的研究，为事业单位档案管理提供一定的借鉴和参考，进而推动档案数字化建设的步伐，保障档案管理的科学性、合理性，实现档案管理的信息化。

2 事业单位档案数字化建设的必要性

2.1 社会发展的客观要求

由于事业单位的事业属性，具备特色的社会管理职能，与当地社会经济发展密切相关。通常来说，当事业单位的信息化程度较高时，服务社会的能力就越强，可动用的手段也会越多，将有利于形成经济效益，促进社会经济发展，改善区域内群众的生活条件。在此背景下，推进档案数字化建设显得极其重要，通过提高档案管理效率，促进事业单位管理的便利性，进而获得广大群众的支持，也能够降低员工的工作压力和工作量，形成良好的事业单位形象，产生重大社会效益。

2.2 有利于提高事业单位管理水平

通过运用形象技术去建设数字化档案，会推动事业单位的快速变革，使其管理模式产生重大变化，有利于提升管理能力，推动事业单位可持续发展。在此情况下，事业单位档案领域亟待加强数字化发展要求，构建信息管理服务渠道，不仅仅能够服务广大群众，还能够实现单位内部的互联互通，实现数据信息的高效传输。在数字化管理中，有利于事业单位发现其内部管理存在的问题，从而及时改进管理方案，促进单位管理的进步。

2.3 有利于提高档案管理效率

对档案进行数字化建设最核心的功效就是确保档案管理的效率和效益，推动传统的档案管理员转型发展，避免从事重复性的劳动。档案管理员运用信息技术，替代原有的手工作业方式，有利于最大限度的降低操作失误风险，提高档案管理工作的便利性，进而降低档案管理成本，扩大管理效益，为事业单位快速发展提供渠道。

3 事業单位档案数字化建设存在的主要问题

3.1 资金和设备不足

对于事业单位来说，开展档案数字化建设最大的问题在于缺乏资金，难以及时引进先进的信息技术，导致设备短缺，数字化工作难以有效推进。同时，存在少数单位领导认为没有数字化建设需要，不应当将有限的资金投入到档案管理设备和系统上，导致档案管理工作严重滞后，削弱管理员的工作积极性，制约着档案数字化工作的发展。此外，事业单位内部缺乏相关的数字化专业人员，难以对数字化系统进行维护，造成档案管理系统不稳定，产生诸多故障，使档案管理工作难度有所提高，其中数据安全问题也受到高度重视。

3.2 管理制度不健全

档案管理需要依托于相应的管理制度，这是档案管理工作的现实保障。但是，从当前事业单位档案管理的实践来看，缺乏完善的管理制度，员工职责难以划分，导致档案管理工作混乱，不利于发挥档案原有的信息资源效益。同时，部分单位领导忽视档案管理制度建设，依旧采用原有的管理制度，未能够及时更新和完善，难以促进档案数字化事业发展。不健全的管理制度也产生员工的违规行为，降低员工的工作热情，使得档案数字化管理工作停滞不前。

3.3 人员专业素质有待提升

在我国事业单位内，从事档案管理的人员通常缺乏专业素质，导致业务技术不精，创新能力不足。而档案管理人员是档案数字化的执行者和领导者，在推动档案数字化工作中发挥着带头引导作用，如果其专业素质不强，缺乏工作责任心，将会出现一系列违规行为，造成难以衡量的损失。同时，随着信息技术的运用，提高了对档案管理人员的要求，需要管理员运用互联网开展数据收集和分析，如果档案管理员缺乏相应的技能，则会导致档案数字化工作形同虚设。因此，当前，亟待加强档案管理人员的职业技能培训。

4 事业单位档案数字化建设的实现路径

4.1 完善管理制度

完善的管理制度有利于保障档案数字化管理工作的开展，因此事业单位必须要根据自身的实际情况，在我国法律法规允许的范围内，设置相应的档案管理制度，对违规的档案管理人员进行惩处，提高档案管理人员的工作积极性，自觉遵守管理制度的规定，做到有规可依，按规执行。

4.2 积极运用现代信息技术

档案数字化工作必须要依赖于现代信息技术，一方面要确保档案数据的安全性，另一方面还需要提高工作效率。对于事业单位而言，档案信息需要进行共享，在此过程中则应当加强对服务器的管理，设置相应的管理权限，避免出现机密泄露。同时，还需要进一步辨别档案的价值，优先将高价值和高重要性的档案纳入信息系统，并开展严格的检验，确保正确无误。

4.3 加大人才培养力度

在档案管理领域，管理员是核心，只有档案管理员具备较高的专业素质，才能够推动档案数字化工作的顺利开展。因此，事业单位需要加强对档案管理人员的职业技能培训，一方面教授最新的档案管理专业知识，另一方面开展信息技术和互联网技能培训，确保能够及时掌握档案管理中的数字化知识，提高档案管理工作的效率。同时，事业单位还需要开展职业道德教育，确保档案管理工作的合规性和档案信息的安全性，进而促进事业单位的健康发展。

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